Электронный документооборот — это создание и передача бумаг компании в виде онлайн-файлов с помощью специального программного обеспечения. Оно предлагает шаблоны: формуляры, соглашения, квитанции. Вкратце это выглядит так: пользователь формирует документ в программе и пересылает по защищенным каналам связи, а принимающая сторона получает и ставит отметку о приеме.
Владелец файла должен подтвердить его подлинность электронной подписью (ЭП). Если организация отправляет отчеты, например, в Федеральную налоговую службу, значит, у нее уже есть цифровая подпись. Если ЭП нет, ее нужно оформить. Цифровую подпись применяют для подтверждения подлинности при дистанционном обмене договорами, счет-фактурами и др.
Функции ЭДО
Перечислим основные функции системы.
- Сокращение сроков создания и передачи документов, уменьшение ошибок при их формировании и в целом оптимизация работы компании.
- Облегчение работы бухгалтерии, финансовой отчетности юрлица или индивидуального предпринимателя.
- Сохранение конфиденциальности — компьютерные файлы и их быстрая передача делают расчеты удобнее и позволяют сохранить тайну деловой переписки.
- Юридическая защищенность — если вы пересылаете файлы по обычной почте без КЭП и криптозащиты, они юридически ничтожны. Акт или счет, заверенный подписью и отправленный по официальным каналам для ЭДО, будет действительным с точки зрения права. Например, его могут принимать в расчет при судебных тяжбах.
- Контроль работы подчиненных — руководитель может анализировать время, потраченное на работу, а также предпринятые действия, их качество благодаря системе маркеров и отметок внутри ЭДО.
На практике компании часто используют смешанный документооборот: часть формируют вручную на бумажных носителях, часть — в онлайн-формате. Например, первичку гораздо легче создавать в специальных программах.
При этом многие продолжают распечатывать бумаги и передавать контрагентам из рук в руки. Кто-то делает это из экономии, чтобы не платить за специальный канал передачи информации, кто-то — перестраховывается, кто-то вынужден так работать, потому что у партнеров нет ЭДО.
Как организовать обмен документами в ЭДО
Первый шаг для организации электронного обмена документами — получить электронную подпись. По закону она удостоверяет подлинность акта или соглашения, которые становятся полным аналогом традиционной бумаги с рукописными подписями. Оформить ЭП можно в удостоверяющем центре, их список представлен на сайте Министерства цифрового развития.
Второй шаг — выбрать оператора услуг ЭДО, то есть компанию, зарегистрированную и работающую в России, предоставляющую программное обеспечение для формирования онлайн-документации и ее безопасной онлайн-передачи.
Третий шаг — подключить систему, обучить сотрудников и начать работу.
Краткий алгоритм работы:
- Составитель формирует файл по подходящему шаблону.
- Отправитель проверяет составленный бланк и заверяет его цифровой подписью.
- Адресат принимает файл и также заверяет с помощью электронной подписи (опционально).
- Отправитель получит уведомление о том, что письмо приняли и подписали.
Четвертый шаг — узнать у представителя контрагента, услугами какого оператора он пользуется. Если оператор один, просто отправьте ему приглашение. Если операторы разные, нужно будет запросить у контрагента ID их организации, передать представителю своей и настроить канал связи.
Важно: получатель не должен вносить в договор, смету или другой файл исправления без согласования и отправки уточняющего запроса. Информация об изменениях поступит отправителю.
Плюсы и минусы электронного документооборота
Перечислим преимущества ЭДО.
- Снижение расходов — если посчитать стоимость почтовых расходов за год, то накопится ощутимая сумма, а если для важных документов вы используете курьерскую доставку, то траты будут еще выше.
- Экономия времени — вместо нескольких дней и даже недель, которые вы потратите на доставку физического носителя, на отправку электронного файла потребуется несколько минут.
- Удобство — доступ можно получить с любого устройства, на котором установлена ваша ЭП.
- Высокая степень киберзащиты — вся документация защищена от несанкционированного доступа, вирусов и взломов. Конфиденциальность переписки гарантируют логины, пароли и соблюдение протоколов безопасности со стороны оператора.
- Доступность архива — пользователь в любой момент может найти в системе необходимый документ по запросу — это гораздо удобнее, чем перебирать папки и стопки с бумагами.
- Облачное хранение — архив ЭДО хранится в облаке, пользователь может зайти туда в любой момент. Такой вариант хранения не занимает много места, в отличие от стеллажей и коробок, а по закону компания должна хранить документацию за последние пять лет.
- При необходимости любой файл можно распечатать, на нем появится метка ЭЦП, также ему будет присвоен уникальный ID в системе.
Остановимся на недостатках ЭДО.
- Утрата или временная блокировка данных — по теории вероятности есть шансы, что система даст сбой.
- Ведение параллельного бумажного архива — если ваши контрагенты не подключены к системе, придется распечатывать бумаги, отправлять по почте и хранить свои экземпляры.
- Человеческий фактор — на первом этапе внедрения новой системы на предприятии нужно будет учить персонал пользоваться программой и преодолевать возможное сопротивление.
Вложение времени и средств в ЭДО окупится сторицей. Большинство компаний в той или иной мере уже перешли на онлайн-отчетность, государственные учреждения принимают от ИП и юрлиц бумаги в электронном формате, поэтому затраченные ресурсы впоследствии позволят сэкономить и время, и деньги.
Сотрудники — это один из ресурсов компании, а довольные сотрудники — это хорошо работающий ресурс. Зарплатный проект от Халвы — это всегда довольные работники, ведь они получают удобную карту с бесплатным обслуживанием, возможность взять беспроцентную рассрочку и выгодные условия по вкладам.
С зарплатной картой «Халва» ваши сотрудники смогут позволить себе больше! Подключите зарплатный проект, а ваши работники сами решат, как им расплачиваться за товары и услуги: своими средствами или деньгами банка в рассрочку. В их распоряжении будет большой выбор банковских и страховых продуктов на специальных условиях.
Виды ЭДО
Виды ЭДО определяются по тому, кто участвует в обмене документацией.
По сфере правовых отношений:
- внутрикорпоративный обмен предполагает передачу документации между различными подразделениями и филиалами одной организации, отдельными сотрудниками, подчиненными и руководством;
- межкорпоративный — компании и организации передают документацию по защищенным каналам друг другу;
- с официальными органами — компании отправляют отчеты в госучреждения.
По типу документации ЭДО делится на:
- бухгалтерский;
- управленческий;
- кадровый;
- логистический;
- производственный;
- архивный.
Крупные участники рынка услуг ЭДО позволяют пересылать любые типы документации, но наиболее распространенный вариант — это создание первичной бухгалтерской документации.
Основные принципы электронного документооборота
Главный принцип — безопасность данных при обмене файлами. Простая онлайн-передача не гарантирует сохранности, поэтому для защиты данных и удобства хранения компании обращаются к операторам ЭДО. Они используют специальное программное обеспечение для пересылки актов, счетов и договоров по защищенным каналам связи.
Еще один важный принцип — оптимизация работы компании:
- своевременное уведомление ФНС о присоединении к системе обмена данными;
- гарантия безопасности;
- соблюдение законодательных норм;
- проверка электронных подписей.
Важные параметры работы операторов:
- качество техподдержки пользователей;
- быстрое подключение;
- консультации при организации документооборота для новых пользователей.
Грамотная организация работы на всех уровнях — это порядок в бумагах, архивах, на складе, но главное — в финансах. Хорошо, когда у компании есть отдельные статьи расходов на развитие, замену оборудования, фонд оплаты труда и немного про запас. А сохранить и приумножить запас поможет депозит от Совкомбанка.
Любой бизнес нуждается в подушке безопасности. Специальный депозит от Совкомбанка поможет защитить накопления от инфляции. Закажите обратный звонок на сайте банка и подключите депозит онлайн.
Как перейти на электронный документооборот
Начать пользоваться услугами оператора ЭДО могут юридические и физические лица. Процесс перехода включает несколько этапов.
- Выбор поставщика услуг — обратите внимание на опыт, отзывы, технические возможности компании, это важно при обеспечении непрерывной работы.
- Изучение обучающих материалов в свободном доступе, работы техподдержки и стоимости пакетов.
- Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП).
- Заполнение заявления с применением КЭП. Подписанный файл нужно сохранить с расширением .sig.
- Отправка заявки и пакета документов поставщику (заявление, файл подписи, скан-копия паспорта, обычно — селфи с документами).
- Информирование контрагентов.
Работа без ЭДО сегодня — это потеря времени и возможных клиентов для вашего бизнеса: все хотят работать быстро, без бумажной волокиты, потерянных договоров и ошибок. А время и средства на распечатку, хранение, поддержание порядка в архивах и физическую пересылку можно направить на решение других бизнес-задач.
