Чем отличаются затраты и расходы

Затраты и расходы — важные понятия бухгалтерского учета. На первый взгляд, разница между этими терминами неочевидна, но она есть. Рассказываем, как отличить одно от другого и почему это так важно.

• Почему важно отличать затраты от расходов
• Разница в теории
• Как одно превращается в другое
• Разница на практике (мнение специалистов)

Элементарный вопрос — в чем разница между затратами и расходами — порой ставит в тупик даже маститых бухгалтеров, которые за время работы прошли огонь, воду и свели тысячи дебетов с кредитами.

О разнице этих двух понятий спорят, ее пытаются объяснить, каждый понимает по-своему или не понимает вовсе. Мы опросили разных экспертов и на основании их ответов составили краткий ликбез по теме.

Почему важно отличать затраты от расходов

Прежде чем приступить к изучению различий, нужно понять: зачем отличать одно от другого и почему это так важно?

Алексей Яковлев, руководитель отдела маркетинга аутсорсинговой компании MIMINO:

«Путаница с понятиями может привести к некорректному учету финансовой деятельности.

Например, если бухгалтер отнесет затраты на производство товаров к расходам, это исказит данные о прибыли компании. А если наоборот — могут появиться ошибки в налоговой отчетности».

Ключевая проблема в том, что неверно разнесенные данные о расходах и затратах напрямую влияют на отчет о финансовых результатах компании.

Если в отчет вместо данных о расходах попадут сведения о затратах предприятия, это не только исказит представление о ходе дел, но и создаст предпосылки для новых ошибок и неверных управленческих решений. Например, собственник безосновательно может отменить премии сотрудникам, повысить рыночную стоимость товара или ошибиться с оплатой налогов.

Юлия Мазеина, собственник и директор аудиторской бухгалтерской компании «Счетовод»:

«Перепутав термины, компания может получить проблемы с отчетностью, штрафы и доначисления. При исчислении налогов используют именно расходы.

Поэтому, если бухгалтер путает понятия, нарушается принцип соответствия доходов и расходов, отчетность становится недостоверной. Это может привести не только к штрафам со стороны контролирующих органов, но и к неверным управленческим решениям».

Если вы планируете открыть свое дело, но не знаете, где найти инвестора, возьмите кредит в Совкомбанке. Рассчитать размер ежемесячных выплат и оформить заявку можно онлайн.

Разница в теории

Главное, что нужно уяснить: затраты и расходы — не синонимичные понятия. Затраты первичны. Именно из них появляются либо активы, либо расходы.

Пытаясь определить, куда отнести ту или иную операцию, важно задаться вопросом: траты привели к появлению актива, который можно использовать в будущем или нет? Если да — это затраты, если нет — расходы.

Другими словами, затраты возникают всегда, когда предприятие что-то тратит, а расход — лишь тогда, когда это не привело к появлению нового актива.

• Затраты — абсолютно любые ресурсы, которые использует бизнес. Не только и не обязательно деньги. Это может быть труд работников, сырье, счета за электроэнергию, коммунальные услуги и аренду помещений. Сюда же можно отнести амортизацию основных средств.

При этом важно, что у разных предприятий одна и та же затрата может быть расходом, а может и не быть. Это зависит от того, как формируется себестоимость продукта или услуги.

• Расходы — только те активы, которые «выбыли» из оборота, но участвуют в формировании прибыли определенного периода. Оставшаяся часть капитализируется в активах компании в виде готовой продукции, незавершенного производства, остатков полуфабрикатов для собственного потребления, незавершенных объектов капитального строительства, нематериальных активов и т. п.

Юлия Мазеина предупреждает:

«Будьте внимательны! Не все ресурсы, которые компания использовала и получила доход, могут считаться расходами и использоваться при начислении налога. Для компаний на УСН (упрощенной системе налогообложения) есть закрытый список расходов, на которые предприятие может уменьшить свою налогооблагаемую базу. Не указанные в списке нельзя учитывать при исчислении налогов».

Как одно превращается в другое

Все, что тратит предприятие, но взамен получает активы — это затраты. Если трата не привела к появлению актива — это расходы. Говоря бухгалтерским языком, активы рано или поздно будут «отгружаться», т. е. непременно превратятся в расходы — это просто вопрос времени.

Проследим процесс превращения затрат сначала в активы, а затем в расходы на примере жизненного цикла стандартного предприятия по производству мебели.

На ресурсы компании куплено сырье и техника — это затраты, потому что «выбытия» актива и уменьшения выгоды не произошло. Просто один актив (деньги) превратился в другой (технику и сырье).

Перед тем, как один актив превратится в другой, может возникнуть дебиторская задолженность. Предположим, что предприятие внесло аванс поставщику за сырье и оборудование. Это не актив, но и не расход.

Как только закупки поступят на склад, дебиторская задолженность превратится в актив в виде сырья и техники.

Со склада сырье отправляется на производство. Актив не выбыл, и выгода не уменьшилась. Вместо сырья, лежащего на складе, у предприятия появилось незавершенное производство (это тоже относится к затратам).

Далее незавершенное производство превращается в готовую продукцию. Она может лежать на складе и относиться к затратам, а может быть реализована. В момент отгрузки происходит уменьшение экономической выгоды предприятия — так и появляются расходы.

Чтобы обезопасить свой бизнес, воспользуйтесь страховкой от Совкомбанка. Это надежный партнер, который всегда будет рядом. Выбирайте подходящую программу страхования и не переживайте о рисках.

Разница на практике (мнение специалистов)

Тема отличий расходов от затрат легка в теории, но вызывает немало споров на практике. Дискуссии возникают и внутри комьюнити бухгалтеров, и между управленцами и бухгалтерами. Многое зависит от профиля организации и режима налогообложения. Чтобы осветить тему с разных сторон, мы попросили специалистов дать разъяснения на конкретных примерах.

Алексей Яковлев считает так:

«Затраты — это деньги, которые компания тратит на производство товаров или оказание услуг. Например, покупку сырья и материалов, аренду помещений, выплаты работникам и т. д.

Расходы — это траты, связанные с текущей деятельностью. Они учитываются в отчетном периоде и снижают прибыль компании. Например, оплата рекламы, коммунальных услуг, транспорта и т.д.

Пример: Компания А производит кресла. Затраты компании А — это деньги, потраченные на закупку древесины, инструментов, аренду производственных помещений и оплату труда работникам. Расходы компании А — это деньги, потраченные на рекламу, транспортировку кресел до магазинов и т. д.»

Юлия Мазеина объясняет:

«Затраты — это стоимость ресурсов, которые компания использовала. Приведу пример: если компания-производитель мебели закупила ЛДСП и положила на склад — затратами это не является. А вот когда ЛДСП начинают обрабатывать для изготовления изделий, тогда они и становятся затратами. Бухгалтер списывает ЛДСП в производство; так формируются затраты.

Расходы — это стоимость ресурсов, которые «покидают» компанию, образуя доход. Поясню на том же примере. Как только из ЛДСП изготовили изделия, продали покупателям и получили подписанные акты выполненных работ — затраты становятся расходами. То есть без подтвержденных доходов нет расходов».

Анжела Коршунова, руководитель Академии финансов Анжелы Коршуновой, поясняет:

«Затраты — это ресурсы, которые необходимо потратить на производство товаров или оказание услуг. Это может быть зарплата сотрудников, материалы, электроэнергия, аренда помещения и т.д. Затраты могут быть постоянными или переменными в зависимости от объема производства.

Расходы — это траты, которые уже были произведены на текущий период, но которые не будут влиять на объем производства и доходы в будущем (кроме случаев амортизации оборудования). Это могут быть издержки на рекламу и маркетинг, на продажи, аренду офиса и т.д.

Таким образом, разница заключается в том, что затраты являются необходимыми ресурсами для производства продукции или услуг, тогда как расходы являются тратами, которые уже были осуществлены и не будут влиять на производство и доходы в будущем».

Подытожим

Говоря простыми словами, из ресурсов бизнеса формируются затраты. Из затрат формируются активы или расходы. Активы с течением времени обязательно станут готовой продукцией, которая, в свою очередь, превратится в складские запасы (это тоже активы) или в отгруженную продукцию (расходы).