Определение
Инвойс – это документ, объединяющий функции товарной накладной, акта выполненных работ и счета на оплату; он подтверждает цену и государство, где был произведен продукт. С английского invoice так и переводится – счет.
Часто документ путают с привычным для отечественной практики счетом-фактурой, но между ними есть существенные различия: счет-фактура нужна для учета налогов и формируется при заключении сделок внутри страны, а инвойс – часть пакета необходимого для сопровождения товара при внешнеторговой сделке и нужен для таможенного учета.
Особенности:
- составитель – продавец;
- язык – английский (или государственный язык той страны, куда вы отправляете товар);
- форма – произвольная, в виде текста или таблицы;
- содержание – точные данные об отправляемых изделиях, производителе, цене, продавце.
Перевод инвойса можно заказать в бюро переводов, которое специализируется на экономической документации, – так меньше шансов допустить ошибки или по-разному перевести одно и то же наименование. Заверить перевод также можно в бюро.
Заказывая перевод, уточните требования к сопроводительным бумагам для ввозимой продукции в той стране, куда вы отправляете. Где-то на таможне требуют предоставлять данные на государственном языке, где-то достаточно перевода на английский.
У руководителя компании всегда много забот: контролировать производство, вовремя выполнять обязательства, вести документацию. Доверьте отчетность надежному партнеру – Совкомбанку.
Не хотите нанимать бухгалтера в штат, а сами не справляетесь с налоговой отчетностью? У клиентов Совкомбанка есть простой выход из такой ситуации — онлайн-отчетность в ФНС.
Виды инвойсов
Существует два варианта инвойсов.
- Инвойс-проформа – содержит описание и счет на оплату, поставщик направляет его покупателю для согласования. Проформу направляют заказчику, если предметы или услуги предоставляют по предоплате или в дар (например, в рамках благотворительной помощи). После согласования всех деталей формируют коммерческий инвойс.
- Коммерческий инвойс (инвойс-фактура) – бумага, сопровождающая товар для внешнеторгового договора, по ней производится фактическая оплата. Коммерческий счет требуется для формирования экспортной декларации, по нему производится платеж.
В проформе можно указать предварительные данные, а в окончательном варианте – изменить количество или уточнить модификацию изделия. В финальном документе (фактуре) все данные должны строго соответствовать тому, что отправлено.
Как оформить инвойс
Катерина – владелица небольшого ателье, она шьет детскую и женскую одежду. Недавно женщина заключила договор с владельцем магазина в Ереване, теперь она будет регулярно поставлять небольшую партию товаров за рубеж.
Для покупки партии от Катерины Георгий взял в банке кредит для бизнеса, он рассчитал, сколько времени потребуется на транспортировку, растаможку и реализацию товара.
Но Катерина неточно оформила сопроводительные документы, и товар задержался на таможне. Значит, первые взносы по кредиту Георгию придется выплачивать из собственных средств, так как продавать товар он начнет не раньше чем через месяц.
Бывает, что бизнесу нужно немного помочь – рассчитаться по срочным обязательствам, выйти из форс-мажорной ситуации. На помощь придет Совкомбанк и программы кредитования для бизнеса.
Не хватает денег, чтобы пополнить оборотные средства или исполнить контракты? «Легкий кредит» от Совкомбанка поможет решить эти проблемы. Оформите за пару кликов и получите индивидуальную сумму на срок до двух лет.
Избежать трудностей оформления поможет инструкция.
Законодательно инвойс не формализован, то есть вы можете оформить его в любом виде: напечатать на бланке А4, заполнить в Excel или от руки, распечатать заполненный.
Что обязательно вписывают в бланк:
- дату отправления;
- фамилии и имена, адреса продавца и покупателя;
- номер накладной для авиаперевозок;
- данные импортера, если отправление получает другая компания или лицо;
- страну происхождения продукции;
- наименование принимающего государства;
- опись товаров;
- дату составления;
- подписи составителя и продавца;
- реквизиты банка и данные о платеже: номер счета, срок оплаты, название, адрес и код банковской организации, номер координационного счета;
- реквизиты получателя.
Важно: расхождения в бумагах, сопровождающих сделки с участием зарубежных покупателей, могут привести к дополнительным проверкам.
Что указать при описании товара:
- перечень всех экспортируемых предметов;
- их наименование;
- формальные характеристики: модель, артикул, серийный номер и др.;
- точное количество, код по товарной номенклатуре;
- стоимость каждого экземпляра;
- вес, объем и другие характеристики;
- количество отправленных предметов, цена каждого и общая стоимость;
- страна-производитель продукции.
Данные должны соответствовать указанным в спецификации к контракту ВЭД и экспортной декларации.
Допустимо включить следующую информацию о транспортировке:
- стоимость услуг перевозки;
- цену страховки;
- стоимость упаковки и маркировки;
- размер налогов, которые должен оплатить продавец.
Как составить опись товара
Опись – это исчерпывающие данные обо всех перевозимых изделиях.
Что входит в описание продукта/товара:
- наименование (без сокращений);
- артикул (если есть);
- информация о документах на экспорт, дата выдачи (бланк заказа, договор поставки);
- назначение вывозимых предметов;
- количество;
- номера по списку ВЭД (опционально);
- тип упаковки;
- вес (с уточнением единиц измерения);
- цена за один экземпляр;
- количество мест.
Что учесть: идентичные продукты вносятся в перечень один раз, в графе количество указывается число; одинаковые изделия, отличающиеся серийными номерами, также вписываются один раз, в специальной графе переписываются все номера.
Названия, количество, стоимость экспортируемых продуктов вписывают в опись без изменений по данным контракта на поставку.
Важно: если покупатель будет оплачивать счет в валюте своей страны, а в договоре указана, например, валюта страны-производителя, то продавец должен прописать, по курсу на какой день будет рассчитываться финальная сумма к оплате. Для экспорта из России указывают код ОК 014-2000 (Общероссийский классификатор валют).
Инвойс на специфические товары
Если планируете экспортировать биообразцы, текстиль, химвещества (отдельные продукты и моющие средства), настенные или напольные часы, то изучите, какие специальные характеристики указывают в инвойсе.
- Биологические образцы – укажите тип образцов (растительного, животного или человеческого происхождения), цель посылки (исследования, медицина и др.), тип перевозки (вакуум, заморозка, перевозка в сухом льду), период хранения. Для этого вида товаров потребуется разрешение на экспорт (впишите номер).
- Текстильная продукция – распишите точный состав, тип плетения, назначение (одежда, бельевые изделия, материалы для рукоделия). Если отправляете образцы для демонстрации, сделайте пометку Samples – Not for resale (перевод – «Образцы, не для перепродажи»).
- Химвещества – впишите наименование, подробно опишите его. Для этой группы необходимо подтверждение, что вывозимые продукты не входят в перечень веществ, подлежащих контролю (по нормам TSCA).
- Часы – отметьте цену всех составляющих (корпус, стрелки, гальванические камни).
Инвойс объединяет функции товарной накладной , акта выполненных работ и счета на оплату. Заполняют бумагу на английском языке или переводят на государственный язык принимающей стороны.
