Что такое счет-фактура и чем он отличается от счета на оплату

• Что такое счет-фактура
• Счет-фактура и счет на оплату: в чем разница
• Срок выставления счета-фактуры
• Когда документ не нужно оформлять
• Электронный или бумажный
• Что важно указать
• Иные особенности

Что такое счет-фактура

Это учетный документ, который подтверждает, что фирма отгрузила товар или оказала услугу по установленной стоимости. Продавец выставляет его при отпуске товарно-материальных ценностей.

А еще с его помощью налогоплательщик (в нашем случае — покупатель) вправе уменьшить общую сумму НДС на налоговые вычеты.

Счета-фактуры бывают четырех видов:

Внимательно заполняйте бумагу, иначе налоговый орган откажет в вычете НДС. Даже изменение порядка реквизитов могут признать ошибкой.

Счет-фактура и счет на оплату: в чем разница

У счета-фактуры строго установленная форма, на его основе принимают к вычету НДС. 

Счет на оплату составляют в свободной форме, и он с НДС никак не связан. Это лишь предложение продавца заплатить за продукцию, работу или услугу в объеме, который стороны обговорили заранее. Выставлять его можно в любые удобные сроки: как за уже переданные товары, так и за будущие.

Счет на оплату часто выступает в роли оферты (предложения заключить договор).

Его можно оформлять в любой удобной форме. Некоторые делают договор-счет, где указывают стоимость и основные условия сделки — это упрощает документооборот, если речь идет о небольших суммах.

Срок выставления счета-фактуры

Его готовят в течение пяти календарных (не рабочих!) дней с момента передачи товара или получения аванса. Требования по срокам одинаковы для бумажных и электронных версий.

Документ хранят в течение пяти лет — он важен для отчетности. 

Когда документ не нужно оформлять

Счет-фактура выставляется, когда операция облагается НДС, то есть налогоплательщик находится на общем режиме налогообложения. Но в ряде случаев документ не оформляют:

1. Операция не облагается НДС. Например, ее выполнила бюджетная организация по госзаданию.
2. Поставщик работает на УСН, ПСН или ЕСХН.
3. Покупатель — физическое лицо, который закупается в розницу за наличные. Для таких сделок достаточно бланка строгой отчетности или кассового чека.

Электронный или бумажный

Если нет соглашения об электронном документообороте и квалифицированных электронных подписей, использовать электронную форму нельзя. Если есть — можно. Допустимый для документа формат — xml. Иные варианты не подойдут.

Если товары подлежат прослеживаемости, счета-фактуры (в том числе корректировочные) всегда, выставляют в электронной форме. Есть три исключения:

• продажа физлицам и самозанятым;
• реализация и перемещение прослеживаемых товаров при процедуре экспорта (реэкспорта);
• реализация и перемещение прослеживаемых товаров с территории России на территорию другого государства-члена ЕАЭС.

Во всех остальных случаях стороны договора сами выбирают, бумажный или электронный счет-фактуру использовать.

Что важно указать

В документе несколько полей, которые нужно заполнить: 

• дата и порядковый номер;
• адрес, наименование компании и ИНН покупателя;
• адрес, наименование компании-отправителя. Эту строку заполняют только при отгрузке товаров. Если речь о работе и услугах либо об авансе (будущей отгрузке товаров), эти строки не заполняют;
• номер и дата платежного поручения;
• номер и дата документа об отгрузке товара (выполнения работ, оказания услуг, передаче имущественных прав). Это может быть, к примеру, договор;
• наименование валюты и цифровой код по общероссийскому классификатору валют. Если платеж в рублях, пропишите «Российский рубль, 643»;
• идентификатор государственного контракта или договора (соглашения) о субсидиях из федерального бюджета. Если такой субсидии нет, заполнять не нужно. 

Еще есть табличная часть счета-фактуры. Туда вносят информацию о товарах, работах, услугах, имущественных правах:

• порядковый номер записи поставляемых товаров, работ, услуг, переданных имущественных прав;
• их наименование;
• код вида продукции по товарной номенклатуре ВЭД ЕАЭС, если ее везут в страны ЕАЭС; 
• единица измерения товара;
• объем поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг, имущественных прав;
• тариф за единицу товара без учета налогов. Если продажа по гостарифам, цену указывают с учетом налога;
• налоговая база. Сколько стоит вся поставка целиком, без налога;
• сумма акциза, если он есть. Если нет, ставят соответствующую пометку;
• ставка налога. Если НДС не уплачивается, то указывают, почему;
• сумма налога (или запись «без НДС», если его нет);
• общая стоимость продукции или услуг с НДС. Либо сумма полученной предоплаты, если речь о будущих поставках;   
• страна происхождения, если это не Россия;
• регистрационный номер декларации или номер партии прослеживаемых товаров (при наличии);
• единица измерения;
• количество прослеживаемого товара;
• его стоимость.

Иные особенности

Документ подписывает директор организации или главный бухгалтер. Руководитель может передать право подписи кому-то по доверенности. Ее не обязательно заверять у нотариуса — можно выдать от организации за подписью руководителя. 

Печать на счет-фактуре не ставится. Получить вычет по НДС можно и без нее.

Для удобства и практической пользы предлагаем бланк-образец счета-фактуры, предоставленный справочно-правовой системой «КонсультантПлюс».