Что такое счет-фактура
Это учетный документ, который подтверждает, что фирма отгрузила товар или оказала услугу по установленной стоимости. Продавец выставляет его при отпуске товарно-материальных ценностей.
А еще с его помощью налогоплательщик (в нашем случае — покупатель) вправе уменьшить общую сумму НДС на налоговые вычеты.
Счета-фактуры бывают четырех видов:
|
Отгрузочный |
Авансовый |
Корректировочный |
Исправленный |
|
Подтверждает, что продавец отгрузил товар |
Подтверждает, что продавец получил часть суммы от покупателя до того, как передал товар или оказал услугу |
Фиксирует, что изменилось количество продуктов или цена |
Указывает на то, что в прошлом документе были ошибки (в реквизитах или описании) |
Внимательно заполняйте бумагу, иначе налоговый орган откажет в вычете НДС. Даже изменение порядка реквизитов могут признать ошибкой.
Счет-фактура и счет на оплату: в чем разница
У счета-фактуры строго установленная форма, на его основе принимают к вычету НДС.
Счет на оплату составляют в свободной форме, и он с НДС никак не связан. Это лишь предложение продавца заплатить за продукцию, работу или услугу в объеме, который стороны обговорили заранее. Выставлять его можно в любые удобные сроки: как за уже переданные товары, так и за будущие.
Счет на оплату часто выступает в роли оферты (предложения заключить договор).
Его можно оформлять в любой удобной форме. Некоторые делают договор-счет, где указывают стоимость и основные условия сделки — это упрощает документооборот, если речь идет о небольших суммах.
Срок выставления счета-фактуры
Его готовят в течение пяти календарных (не рабочих!) дней с момента передачи товара или получения аванса. Требования по срокам одинаковы для бумажных и электронных версий.
Документ хранят в течение пяти лет — он важен для отчетности.
Когда документ не нужно оформлять
Счет-фактура выставляется, когда операция облагается НДС, то есть налогоплательщик находится на общем режиме налогообложения. Но в ряде случаев документ не оформляют:
- Операция не облагается НДС. Например, ее выполнила бюджетная организация по госзаданию.
- Поставщик работает на УСН, ПСН или ЕСХН.
- Покупатель — физическое лицо, который закупается в розницу за наличные. Для таких сделок достаточно бланка строгой отчетности или кассового чека.
Электронный или бумажный
Если нет соглашения об электронном документообороте и квалифицированных электронных подписей, использовать электронную форму нельзя. Если есть — можно. Допустимый для документа формат — xml. Иные варианты не подойдут.
Если товары подлежат прослеживаемости, счета-фактуры (в том числе корректировочные) всегда, выставляют в электронной форме. Есть три исключения:
- продажа физлицам и самозанятым;
- реализация и перемещение прослеживаемых товаров при процедуре экспорта (реэкспорта);
- реализация и перемещение прослеживаемых товаров с территории России на территорию другого государства-члена ЕАЭС.
Во всех остальных случаях стороны договора сами выбирают, бумажный или электронный счет-фактуру использовать.
Без электронной цифровой подписи предпринимателю никак нельзя. Участвовать в закупках, дистанционно подписывать счета, договоры, контракты и другие необходимые документы — все это удобно делать онлайн. Оформите электронную подпись в Совкомбанке. Процесс создания заявки займет всего пять минут. Наш курьер приедет к вам, чтобы удостоверить личность и доставить токен.
Что важно указать
В документе несколько полей, которые нужно заполнить:
- дата и порядковый номер;
- адрес, наименование компании и ИНН покупателя;
- адрес, наименование компании-отправителя. Эту строку заполняют только при отгрузке товаров. Если речь о работе и услугах либо об авансе (будущей отгрузке товаров), эти строки не заполняют;
- номер и дата платежного поручения;
- номер и дата документа об отгрузке товара (выполнения работ, оказания услуг, передаче имущественных прав). Это может быть, к примеру, договор;
- наименование валюты и цифровой код по общероссийскому классификатору валют. Если платеж в рублях, пропишите «Российский рубль, 643»;
- идентификатор государственного контракта или договора (соглашения) о субсидиях из федерального бюджета. Если такой субсидии нет, заполнять не нужно.
Еще есть табличная часть счета-фактуры. Туда вносят информацию о товарах, работах, услугах, имущественных правах:
- порядковый номер записи поставляемых товаров, работ, услуг, переданных имущественных прав;
- их наименование;
- код вида продукции по товарной номенклатуре ВЭД ЕАЭС, если ее везут в страны ЕАЭС;
- единица измерения товара;
- объем поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг, имущественных прав;
- тариф за единицу товара без учета налогов. Если продажа по гостарифам, цену указывают с учетом налога;
- налоговая база. Сколько стоит вся поставка целиком, без налога;
- сумма акциза, если он есть. Если нет, ставят соответствующую пометку;
- ставка налога. Если НДС не уплачивается, то указывают, почему;
- сумма налога (или запись «без НДС», если его нет);
- общая стоимость продукции или услуг с НДС. Либо сумма полученной предоплаты, если речь о будущих поставках;
- страна происхождения, если это не Россия;
- регистрационный номер декларации или номер партии прослеживаемых товаров (при наличии);
- единица измерения;
- количество прослеживаемого товара;
- его стоимость.
Иные особенности
Документ подписывает директор организации или главный бухгалтер. Руководитель может передать право подписи кому-то по доверенности. Ее не обязательно заверять у нотариуса — можно выдать от организации за подписью руководителя.
Печать на счет-фактуре не ставится. Получить вычет по НДС можно и без нее.
Для удобства и практической пользы предлагаем бланк-образец счета-фактуры, предоставленный справочно-правовой системой «КонсультантПлюс».
