Как КПД не может составлять 100%, так и проекты не могут проходить идеально и без всяких случайностей.
Компания сорвала поставку, бухгалтер неверно рассчитал смету, исполнители затянули работу, заказчики не торопятся с согласованием или готовый проект пришлось переделывать — знакомо?
В любом деле случаются непредвиденные ситуации, и это нормально.
Что называют рисками в проекте и зачем ими управлять
Риски в проекте — это незапланированные события, которые могут произойти, а могут и нет. Причем они не всегда окрашены негативно и влияют на проект как отрицательно, так и положительно.
- Отрицательное влияние
Стартап «Илон-М» пообещал инвестору закончить разработку бота через один месяц. Но на третьей неделе оказалось, что разработчик затянул с другими проектами и не успевает сдать его в срок.
В результате инвестору пришлось вложиться в другой проект, а стартапу — искать нового спонсора.
- Положительное влияние
Фармацевтическая компания выпускает определенное количество таблеток за одну смену. Но благодаря оптимизации, которую по своей инициативе произвел один из инженеров, выход лекарственных препаратов увеличился на 15%, что положительно повлияло на прибыль.
Не зря говорят, предупрежден — значит вооружен. К любым рискам лучше подготовиться заранее: если вы будете начеку, событие не успеет превратиться в проблему.
Управление рисками в проекте или, другими словами, риск-менеджмент позволяет находить риски, оценивать их последствия и составлять запасные планы.
Например, в случае с «Илон-М» ситуация может выглядеть так:
- Негативное событие — сорвать сроки.
- Проблема — потерять инвестора.
- Решение — отслеживать промежуточный результат.
Пять причин контролировать риски
Перейдем от теории к практике — ведь внедрять нужно то, что дает ощутимый результат для бизнеса.
Управление рисками позволит вам:
- Не срывать дедлайны
Управление рисками подобно дару провидения — помогает ловко жонглировать задачами и рабочими силами, чтобы в итоге все получалось вовремя.
Именно грамотный риск-менеджмент позволяет счастливчикам не гореть во время очередного дедлайна из-за чьих-то ошибок, ведь рабочее время специалистов верно распределили, а всевозможные слабые места учли заранее.
- Экономить
Устранение ошибок влетает в копеечку. А в стрессовых ситуациях, когда счет идет на минуты и на кону стоят большие деньги, потерять средства еще проще. Продумывание запасных ходов заранее здорово сэкономит ваш бюджет.
Если многое зависит от поставщика, а полной уверенности в нем нет, нелишним будет держать под рукой контакты других продавцов.
- Работать без стресса
Если все будет распланировано заранее, сотрудники смогут работать спокойнее.
На заводах существуют специальные документы, в которых прописывают возможные риски на предприятии, допустим, поломку оборудования. Рядом указывают, что делать в такой ситуации. Получается такой мануал по возможным ЧП и способам их устранения. Когда решение ситуаций продумали за тебя — это удобно.
- Быть лучше конкурентов
Управление рисками позволяет быть на шаг впереди конкурентов. Пока они думают, как справиться с форс-мажором, вы можете действовать.
В пандемию многим заведениям и магазинам неожиданно запретили работать в течение долгого времени. На плаву остались те компании, которые оперативно среагировали на все запреты и внедрили доставку: магазины продуктов, аптеки, кафе, химчистки и другие представители малого и среднего бизнеса.
- Сохранять лояльность заказчиков
Точность — вежливость королей и признак добросовестной компании. Согласитесь, приятнее работать с подрядчиками, которые не срывают дедлайны и не выходят за рамки установленного бюджета.
Срыв договоренностей «Илон-М» подпортил репутацию стартапа. Проработка негативных событий помогла бы ребятам удержать инвестора и сохранить свое доброе имя.
Отнюдь не всем компаниям нужно скрупулезно идентифицировать и прорабатывать риски. Если проект простой и быстрый, достаточно обговорить возможные события с командой. Но если он объемный и связан с привлечением большого количества людей, отнестись к управлению рисками нужно со всей серьезностью. Ведь в будущем это позволит сэкономить много времени, сил, финансов и успешно завершить работу.
С какими рисками чаще всего сталкивается бизнес
Приведем примеры самых распространенных рисков в проектах:
- Выход за рамки бюджета
Если не уложиться в заданный бюджет, придется потратить больше или сэкономить на качестве.
- Недостаток времени
Сорванные сроки оборачиваются переработками, потерей средств, конфликтами с заказчиками и сдвигом всех планов.
- Увеличенный объем работ
Долгие согласования, новые требования и подзадачи в итоге влияют на весь рабочий процесс. Все снова упирается во время и деньги.
- События извне
К ним относятся обстоятельства, которые не зависят от вас. Пандемия, закрытые границы, новые законы и так далее.
- Нарушения в зависимостях
Это взаимосвязь этапов работы.
Например, пока сырье не подготовят, не начнут формировать таблетки. Пока таблетки не сделают, лаборанты не приступят к анализу. Пока анализ не будет готов, не перейдут к фасовке по блистерам. А если сырье подготовят неправильно, весь технологический процесс застрянет на этом этапе.
Зависимость может возникать как внутри проекта — допустим, сотрудники неправильно замешивают сырье, так и снаружи — если для подготовки сырья не привезли одного компонента.
- Единая точка отказа
Событие, которое способно разом остановить работу всего проекта. Это может быть отключение электричества на производстве, запрет на работу из-за коронавируса или атака на сайт.
Алгоритм управления рисками
Всю систему управления рисками можно разделить на шесть шагов:
- Выявить — подумать, какие незапланированные негативные и позитивные события могут произойти.
- Оценить — определить их влияние на работу.
- Составить план управления — прописать, какие ситуации возможны и что с ними делать в случае возникновения.
- Реагировать согласно плану — то есть использовать готовую методичку по возникновению внештатных ситуаций.
- Отслеживать новые события — мониторить, что еще происходит в процессе работы.
- Обновлять информацию — добавлять новые риски в план управления.
Как выявить и оценить риски проекта
Для обнаружения рисков можно воспользоваться различными способами. Идентифицировать и оценить их может как один человек, так и команда.
- Узнайте, может, списки с рисками уже существуют. Тогда вам нужно будет изучить их и дополнить своими вариантами.
- Опросите людей, который погружены в проект и влияют на него. Их опыт позволит вам обнаружить слабые места и придумать способы предотвратить их.
- Устройте мозговой штурм вместе с участниками проекта. Это люди, которые погружены в работу, у них может быть свой взгляд на ситуацию и более глубокое понимание возможных рисков.
Важно не просто перебирать все возможные события, но и проверять их на вероятность возникновения. Предположения из разряда нашествия инопланетян использовать не стоит.
Для качественного анализа определите:
- описание риска;
- когда он может произойти;
- вероятность его наступления;
- к чему может привести;
- влияние на проект.
Для количественного анализа нужно определить, сколько времени и денег компания рискует потерять.
Методы анализа
Чтобы вам не приходилось выискивать риски из состояния полной неизвестности, при анализе можно опираться на следующие методики:
- SWOT-анализ
Расшифровка метода в названии. Strengths, weaknesses, opportunities, threats переводится с английского как сильные стороны, слабые стороны, возможности и угрозы. Эти четыре фактора нужно учесть при анализе рисков бизнес-процессов.
Допустим, контент-агентство решило запустить образовательный курс.
- Согласно SWOT-анализу получается, что сильная сторона — востребованный продукт.
- Слабая сторона — высокая стоимость, которая может оттолкнуть клиентов; сложности в работе с платформой, на которой будут размещены уроки.
- Возможности — получение дохода, подготовка новых кадров, повышение узнаваемости агентства.
- Угрозы — стереотипы о низкой эффективности онлайн-курсов.
Зная слабые стороны и угрозы, можно проработать их заранее. Например, продумать систему скидок, если продаж будет недостаточно. Создать мануал по работе с платформой, подготовить ответы на вопросы. Использовать факты и донести информацию о том, насколько востребованы специалисты в данной сфере; доказать, что начать работу можно без опыта.
- Спираль рисков
Это график, похожий на розу ветров. На нем можно увидеть, в какую сторону будет направлен флюгер опасности. Точнее, какие риски окажутся более вероятными и значимыми для проекта.
Если в офисе IT-компании перестанет работать принтер, никто не пострадает. А если отключат интернет, работа остановится.
- Диаграмма Исикавы
Или «рыбьи кости». Метод, который позволяет выявить причины, ведущие к проблеме.
Представьте рыбий скелет. Его головой станет риск, а костями — причины его возникновения. К ним можно добавлять мелкие косточки — менее очевидные причины.
Например, событие звучит как «затянуть сроки». Причинами могут стать:
- отсутствие отслеживания промежуточных результатов;
- задержка сырья;
- долгое согласование;
- появление новых задач.
Причинами второго порядка могут стать:
- отсутствие менеджеров и системы контроля;
- ненадежный поставщик и транспортная компания;
- неверная трактовка исходного ТЗ;
- нечеткая постановка ТЗ.
Как составить план по управлению рисками
Идентифицированные риски нужно записать в отдельный реестр, который будет содержать информацию о том, как на них реагировать. А именно:
- в чем заключается риск — допустим, сотрудники впервые сталкиваются с подобной задачей и выполняют ее слишком долго;
- ответственное лицо — менеджер проекта;
- как на него воздействовать — купить обучающий курс или попросить старших коллег поделиться опытом;
- стоимость — стоимость курса и затраченного рабочего времени или размер премии для наставников.
Оформить план можно в Google Doc, Excel или на онлайн-доске. Удобнее всего использовать документ, в который можно вносить изменения, а доступ к нему будет у всей команды. Дату последних изменений можно обозначить в шапке документа.
Методы управления рисками проекта
Управление негативными рисками можно свести к четырем стратегиям:
- Уклониться
Если риск несет серьезные последствия, его можно избежать. Например, заменить ненадежного поставщика.
- Принять
Везде соломку не подстелишь — если последствия не очень серьезные, допускается потренировать смирение.
При этом можно принять риск и не делать ничего, а можно принять, но подстраховать себя.
- Уменьшить
Чтобы событие повлияло на работу не так сильно, к его последствиям можно подготовиться, то есть произвести митигацию рисков. Например, заранее купить генератор на производство, если остановка оборудования недопустима.
- Передать
Если справиться самим не получается, можно передать работу с рисками специалистам.
Положительными рисками тоже можно управлять. Например, использовать их как новые возможности для роста. Причем можно не только обращаться к уже возникшим проблемам, но и усиливать те стороны, которые находятся под угрозой.
Риски окружают нас повсюду. Чтобы неожиданное событие не стало катастрофой, лучше потратить немного времени до начала проекта на составление плана по управлению рисками. Так рабочий процесс, деньги и репутация будут в безопасности.
