Баннер
Глоссарий

Что такое документ: понятие и определение термина

761
9 мин.

В «Песенке бюрократа» поэт написал: «Без бумажки ты букашка, а с бумажкой человек». Под бумажкой он подразумевал документ. В статье рассказала, что это такое, какие у него признаки, функции и виды.

термин документ
Чтобы легко найти нужную бумагу, рассортируйте все документы по папкам

Понятие «документ»: что это

Документ — это материальный или виртуальный носитель с информацией в виде текста, аудио, видео или графики. На документе обязательно есть реквизиты, которые помогают его идентифицировать. Такое определение приводится в федеральном законе.

По ГОСТу документ — это закрепленная на материальном носителе идентифицируемая информация, которую получили и хранят физические лица или организации, чтобы использовать в качестве доказательства в деловой деятельности или в правовых спорах.

Если говорить простым языком, это носитель информации, который подтверждает какой-либо факт.

Как его распознать

У документов есть ряд признаков, по которым их можно «опознать»:

  • информация хранится на материальном или виртуальном носителе;
  • данные отображены в виде письменной или печатной записи, фотографии, изображения, видео, звука или комбинации нескольких форматов;
  • есть уникальные реквизиты: дата, подписи, адресат и адресант, номер или серия;
  • информацию можно передать из точки А в точку Б;
  • данные можно хранить: в архивах, ящиках рабочего стола, на компьютере, в «облаке».

Простой пример: паспорт. На нем есть идентификатор — серия и номер; реквизиты — ФИО, дата рождения человека, подпись; текстовые данные напечатаны на бумаге, их можно хранить и передавать.

Не все документы оформляются по шаблону. Некоторые можно написать «на коленке», например расписку о получении денег. Нет строго утвержденной формы, достаточно указать паспортные данные сторон, сумму и условия возврата, если деньги надо вернуть, а еще поставить дату и подписи. Несмотря на отсутствие шаблона, расписку примут в суде.

Недавно мы с мужем радостные и счастливые после шопинга выезжали с парковки торгового центра. Хорошее настроение испортил водитель, который забыл посмотреть по сторонам и не обратил внимания на кричащие парктроники — в нас врезались.

Мы решили не вызывать ГАИ — машина сильно не пострадала. Виновник перевел моему мужу деньги на покраску двух деталей, они составили расписки, что не имеют друг к другу претензий, и разъехались по своим делам. Если бы виновник аварии решил вызвать сотрудников Госавтоинспекции, расписка бы доказала, что мы не покидали место ДТП.

Ремонт машины — дорогое удовольствие. С нас за покраску одного элемента взяли 13 тысяч рублей. А что если деталей 10? В такой ситуации поможет Халва, которой можно оплатить ремонт в автосервисе в рассрочку.

Универсальная карта «Халва» — не просто удобное платежное средство. Она, словно швейцарский нож, содержит десятки полезных финансовых инструментов в одном пластике и мобильном приложении. Кешбэк до 10%, рассрочка в 250 000+ магазинов и доход на остаток до 17% с подпиской «Халва.Десятка». Сделайте свою жизнь слаще и удобнее!

Какие функции выполняет

Документ не был бы документом, если бы не выполнял важные функции. Для доступности я собрала их в сводной таблице.

Функция

Объяснение

Правовая

Документы устанавливают, закрепляют, отменяют и изменяют правоотношения и правовые нормы. Пример: акты, договоры, паспорта, дипломы об образовании, расписки

Информационная

Документ — источник какой-либо информации и знаний. Пример: объяснительная записка

Коммуникативная

Средство связи между людьми, организациями, ведомствами. Пример: жалоба, деловая или личная переписка

Социальная

В документе содержится информация о личности или обществе, социальных связях, роде деятельности. Пример: досье

Культурная

Передача культурных традиций и социального опыта. Пример: произведения искусства, карты

Обучающая

Передача знаний. Пример: методички, чек-листы, гайды

Управленческая

Управление, планирование, регулирование и организация коллективной деятельности. Пример: должностная инструкция, приказ, распоряжение, постановление

Учетная

Учет результатов какой-либо деятельности. Пример: товарный чек, акт выполненных работ, авансовый отчет

Мемориальная

Источник исторических сведений. Пример: судовые журналы, географические карты, периодика

Виды документов

Их еще больше, чем функций. Самое примитивное разделение — личный и официальный. К первым относятся те, что не касаются общественной и служебной деятельности человека.

Классификация

Виды документов

По назначению

  • идентификационные: паспорт, СНИЛС, ИНН
  • распорядительные: постановление, указ, распоряжение
  • организационные: устав, расписание, должностная инструкция
  • нормативные: правила, инструкция
  • справочные: пояснительная записка, перечень, заключение, справка
  • учетно-расчетные: накладная, счет-фактура, чек

По способу предоставления

  • бумажные
  • электронные

По времени создания

  • первичные: накладная, кассовый чек, бухгалтерский отчет
  • вторичные: реферат, диссертация, курсовая

По способу изготовления

  • рукописные
  • печатные
  • электронные

По содержанию

  • текстовые
  • звуковые
  • графические
  • мультимедиа

По направлению

  • входящие
  • исходящие

По уровню секретности

  • открытые
  • засекреченные

По подлинности

  • оригиналы
  • копии
  • дубликаты

По сроку хранения

  • краткосрочные (до 10 лет)
  • долгосрочные (более 10 лет)

Итак, документы — это материальный или виртуальный носитель данных, представленный в виде текста, картинки, видео, звука. Его можно хранить, передавать, использовать в своих целях.

Вся информация о ценах актуальна на момент публикации статьи.

Для тех, кто ценит свое время

Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.
Хотите узнавать о новых публикациях не заходя на сайт?
Подписывайтесь на анонсы в ВК и Телеграме
banner image
761
Анастасия Андреева
Анастасия Андреева
Не так важно количество денег, как важна привычка правильно обращаться с ними. Расскажу простыми словами, как это делать.
Баннер