Что такое документ: понятие и определение термина

В «Песенке бюрократа» поэт написал: «Без бумажки ты букашка, а с бумажкой человек». Под бумажкой он подразумевал документ. В статье рассказала, что это такое, какие у него признаки, функции и виды.

• Понятие «документ»: что это
• Как его распознать
• Какие функции выполняет
• Виды документов

Понятие «документ»: что это

Документ — это материальный или виртуальный носитель с информацией в виде текста, аудио, видео или графики. На документе обязательно есть реквизиты, которые помогают его идентифицировать. Такое определение приводится в федеральном законе.

По ГОСТу документ — это закрепленная на материальном носителе идентифицируемая информация, которую получили и хранят физические лица или организации, чтобы использовать в качестве доказательства в деловой деятельности или в правовых спорах.

Если говорить простым языком, это носитель информации, который подтверждает какой-либо факт.

Как его распознать

У документов есть ряд признаков, по которым их можно «опознать»:

• информация хранится на материальном или виртуальном носителе;
• данные отображены в виде письменной или печатной записи, фотографии, изображения, видео, звука или комбинации нескольких форматов;
• есть уникальные реквизиты: дата, подписи, адресат и адресант, номер или серия;
• информацию можно передать из точки А в точку Б;
• данные можно хранить: в архивах, ящиках рабочего стола, на компьютере, в «облаке».

Простой пример: паспорт. На нем есть идентификатор — серия и номер; реквизиты — ФИО, дата рождения человека, подпись; текстовые данные напечатаны на бумаге, их можно хранить и передавать.

Не все документы оформляются по шаблону. Некоторые можно написать «на коленке», например расписку о получении денег. Нет строго утвержденной формы, достаточно указать паспортные данные сторон, сумму и условия возврата, если деньги надо вернуть, а еще поставить дату и подписи. Несмотря на отсутствие шаблона, расписку примут в суде.

Недавно мы с мужем радостные и счастливые после шопинга выезжали с парковки торгового центра. Хорошее настроение испортил водитель, который забыл посмотреть по сторонам и не обратил внимания на кричащие парктроники — в нас врезались.

Мы решили не вызывать ГАИ — машина сильно не пострадала. Виновник перевел моему мужу деньги на покраску двух деталей, они составили расписки, что не имеют друг к другу претензий, и разъехались по своим делам. Если бы виновник аварии решил вызвать сотрудников Госавтоинспекции, расписка бы доказала, что мы не покидали место ДТП.

Ремонт машины — дорогое удовольствие. С нас за покраску одного элемента взяли 13 тысяч рублей. А что если деталей 10? В такой ситуации поможет Халва, которой можно оплатить ремонт в автосервисе в рассрочку.

Какие функции выполняет

Документ не был бы документом, если бы не выполнял важные функции. Для доступности я собрала их в сводной таблице.

Виды документов

Их еще больше, чем функций. Самое примитивное разделение — личный и официальный. К первым относятся те, что не касаются общественной и служебной деятельности человека.

Итак, документы — это материальный или виртуальный носитель данных, представленный в виде текста, картинки, видео, звука. Его можно хранить, передавать, использовать в своих целях.

Вся информация о ценах актуальна на момент публикации статьи.