Понятие «документ»: что это
Документ — это материальный или виртуальный носитель с информацией в виде текста, аудио, видео или графики. На документе обязательно есть реквизиты, которые помогают его идентифицировать. Такое определение приводится в федеральном законе.
По ГОСТу документ — это закрепленная на материальном носителе идентифицируемая информация, которую получили и хранят физические лица или организации, чтобы использовать в качестве доказательства в деловой деятельности или в правовых спорах.
Если говорить простым языком, это носитель информации, который подтверждает какой-либо факт.
Как его распознать
У документов есть ряд признаков, по которым их можно «опознать»:
- информация хранится на материальном или виртуальном носителе;
- данные отображены в виде письменной или печатной записи, фотографии, изображения, видео, звука или комбинации нескольких форматов;
- есть уникальные реквизиты: дата, подписи, адресат и адресант, номер или серия;
- информацию можно передать из точки А в точку Б;
- данные можно хранить: в архивах, ящиках рабочего стола, на компьютере, в «облаке».
Простой пример: паспорт. На нем есть идентификатор — серия и номер; реквизиты — ФИО, дата рождения человека, подпись; текстовые данные напечатаны на бумаге, их можно хранить и передавать.
Не все документы оформляются по шаблону. Некоторые можно написать «на коленке», например расписку о получении денег. Нет строго утвержденной формы, достаточно указать паспортные данные сторон, сумму и условия возврата, если деньги надо вернуть, а еще поставить дату и подписи. Несмотря на отсутствие шаблона, расписку примут в суде.
Недавно мы с мужем радостные и счастливые после шопинга выезжали с парковки торгового центра. Хорошее настроение испортил водитель, который забыл посмотреть по сторонам и не обратил внимания на кричащие парктроники — в нас врезались.
Мы решили не вызывать ГАИ — машина сильно не пострадала. Виновник перевел моему мужу деньги на покраску двух деталей, они составили расписки, что не имеют друг к другу претензий, и разъехались по своим делам. Если бы виновник аварии решил вызвать сотрудников Госавтоинспекции, расписка бы доказала, что мы не покидали место ДТП.
Ремонт машины — дорогое удовольствие. С нас за покраску одного элемента взяли 13 тысяч рублей. А что если деталей 10? В такой ситуации поможет Халва, которой можно оплатить ремонт в автосервисе в рассрочку.
Универсальная карта «Халва» — не просто удобное платежное средство. Она, словно швейцарский нож, содержит десятки полезных финансовых инструментов в одном пластике и мобильном приложении. Кешбэк до 10%, рассрочка в 250 000+ магазинов и доход на остаток до 17% с подпиской «Халва.Десятка». Сделайте свою жизнь слаще и удобнее!
Какие функции выполняет
Документ не был бы документом, если бы не выполнял важные функции. Для доступности я собрала их в сводной таблице.
|
Функция |
Объяснение |
|
Правовая |
Документы устанавливают, закрепляют, отменяют и изменяют правоотношения и правовые нормы. Пример: акты, договоры, паспорта, дипломы об образовании, расписки |
|
Информационная |
Документ — источник какой-либо информации и знаний. Пример: объяснительная записка |
|
Коммуникативная |
Средство связи между людьми, организациями, ведомствами. Пример: жалоба, деловая или личная переписка |
|
Социальная |
В документе содержится информация о личности или обществе, социальных связях, роде деятельности. Пример: досье |
|
Культурная |
Передача культурных традиций и социального опыта. Пример: произведения искусства, карты |
|
Обучающая |
Передача знаний. Пример: методички, чек-листы, гайды |
|
Управленческая |
Управление, планирование, регулирование и организация коллективной деятельности. Пример: должностная инструкция, приказ, распоряжение, постановление |
|
Учетная |
Учет результатов какой-либо деятельности. Пример: товарный чек, акт выполненных работ, авансовый отчет |
|
Мемориальная |
Источник исторических сведений. Пример: судовые журналы, географические карты, периодика |
Виды документов
Их еще больше, чем функций. Самое примитивное разделение — личный и официальный. К первым относятся те, что не касаются общественной и служебной деятельности человека.
|
Классификация |
Виды документов |
|
По назначению |
|
|
По способу предоставления |
|
|
По времени создания |
|
|
По способу изготовления |
|
|
По содержанию |
|
|
По направлению |
|
|
По уровню секретности |
|
|
По подлинности |
|
|
По сроку хранения |
|
Итак, документы — это материальный или виртуальный носитель данных, представленный в виде текста, картинки, видео, звука. Его можно хранить, передавать, использовать в своих целях.
Вся информация о ценах актуальна на момент публикации статьи.
