Баннер
Технологии

Пошаговая инструкция: как в Outlook настроить подпись, фильтры, переадресацию и другие функции учетной записи

Александра Сенягина
/ 18 октября 2023 18:15
5.4 тыс.
13 мин.
Текст изменился / 7 декабря 2023

Мы уверены, что вы не тот самый коллега, который отправляет письма в Outlook без подписи и никогда не настраивает уведомление об уходе в отпуск. Но если вы знаете такого человека, передайте ему, пожалуйста, нашу инструкцию по настройке Outlook.

почта microsoft
У вас два новых сообщения. Оба от службы технической поддержки: просят прочитать статью и настроить свою электронку

Что умеет Outlook и как создать почту

Почта Outlook — это продукт компании Microsoft. Почтовый сервис умеет не только принимать и отправлять сообщения: с ним можно планировать задачи и создавать конференции, управлять контактами и календарем, хранить важные заметки и ставить напоминалки.

Где раздобыть «Аутлук»:

  • скачать с официального сайта Microsoft;
  • купить вместе с офисным пакетом Microsoft;
  • загрузить приложение Outlook с Google Play, AppGallery — для android, с App Store — для гаджетов компании Apple.

Почта Microsoft великолепно справляется с задачами, независимо от того, где вы работаете, — в приложении на телефоне (компьютере) или в веб-версии.

Учетная запись Microsoft понадобится и для других продуктов: OneDrive, Skype, Microsoft 365 (Office).

Создадим бесплатную учетную запись для Outlook, воспользовавшись ссылкой официального сайта Microsoft.

Интерфейс почтового сервиса может различаться — это зависит от версии Outlook (Windows, macOS, веб-версия, Microsoft 365, iOS или android), а также от года выпуска программы. Но у многих задач схожий алгоритм.

outlook создать почту
Создание учетной записи

1. Перейдите по ссылке и выберите «Создать бесплатную учетную запись». Впишите адрес будущей электронки. Обратите внимание, что «хвост» почты можно выбрать: outlook.com или hotmail.com. По сути, это одно и то же — оба сервиса принадлежат Microsoft.

2. Создайте пароль и нажмите «Далее».

outlook создать почту
Создание учетной записи

3. Впишите имя и фамилию.

4. Выберите из списка страну и укажите полную дату рождения.

5. Ознакомьтесь с информацией и нажмите «Продолжить». 

Готово! Ваша учетка создана, следом автоматически откроется почтовый ящик «Аутлука».

Мы намеренно немного сократили «басню», минуя этап доказывания системе, что мы не роботы. Между шагом 4 и 5 программа попросит подтвердить, что вы реальный человек — для этого предложат решить несложную задачку на внимательность. Иногда просят пройти этот этап дважды. Если допустите ошибку, не критично — можно проделать все заново.

Когда нужно создать учетку в приложении Outlook — откройте в левом верхнем углу вкладку «Файл» и выберите «Добавить учетную запись».

Обновить ноутбук, докупить хорошие колонки или игровую мышь — эти покупки могут быть выгодными, если есть карта «Халва». Она дает особые условия в магазинах-партнерах, выгодный кешбэк и процент на остаток средств. Если сложно выделить сразу всю сумму на крупную покупку, ее можно оформить в беспроцентную рассрочку и платить равными частями (без переплаты).

152 458 ₽кешбэк
владельцы Халвы получили вчера
Счётчик кэшбека Халвы владельцы

Как сделать подпись в Outlook

При отправке электронных писем недопустимо оставаться скромным ноунеймом — таковы правила деловой переписки. Рассказываем, как сделать подпись в outlook.

Корпоративная подпись должна стоять в конце email-сообщения. Так получатель будет знать вашу должность (если вы не знакомы) и номер телефона для оперативного решения вопросов.

Чтобы каждый раз вручную не набирать контактную информацию о себе, создадим шаблон, который будет автоматически вставать в конце писем.

как сделать подпись в outlook
Создаем шаблон подписи в Outlook

1. Нажмите на «Создать сообщение» (стрелка 1 на рисунке выше). В открывшемся окне зайдите во вкладку «Подпись» (стрелка 2) и выберите строку «Подписи» (стрелка 3).

2. Откроется окно с полем для подписи (стрелка 4). В нем прописывают, как правило, стандартную формулировку:

 «С уважением
Иванов Иван Иванович

Менеджер по продажам

г. Санкт-Петербург, ООО «Берега Невы»

Моб. тел.: +7 981 111-11-11

Email: ivanovii@yandex.ru».

В конце можно вставить логотип компании — если почтовый ящик корпоративный, а не личный.

3. В разделах под стрелками 5 выберите, в каких случаях нужна подпись: при создании новых сообщений или при ответах и пересылке (можно использовать все вместе).

4. После всех манипуляций нажмите ОК — сведения сохранились.

Как поменять подпись в «Аутлуке» — проделать те же шаги и в поле для подписи (стрелка 4) исправить данные.

Факт дня
В 16 веке в Венеции платили монетку-«газетту» за чтение публичного листка с информацией. Позже это название перешло к листку — так появилось слово «газета».

Зачем нужны автоответы и как их настроить

Автоматические ответы оповещают коллег (вызывают чувство острой зависти), если вы, к примеру, в отпуске. То есть пользователи отправляют вам сообщение, а им автоматически приходит ответ, который вы настроили заранее.

Как это сделать:

  1. В левом верхнем углу выберите вкладку «Файл», затем раздел «Автоответы» (стрелка 1) и активируйте строку «Отправлять автоответы» (стрелка 2).
  2. Поставьте галку «Отправлять только в течение следующего периода» и задайте его начало и конец. Если не указать дату окончания, почтовый сервис будет отсылать автоответы до тех пор, пока вы не отключите опцию.
  3. В поле ниже (стрелка 3) пропишите послание коллегам — до какого числа отпуск, кто может помочь в решении вопросов вместо вас и прочее.

Обратите внимание на вкладки «В пределах организации» и «За пределами» (стрелка 4) — их тоже можно настроить. По умолчанию активна первая вкладка.

outlook настройка
Настраиваем автоматические ответы на время отсутствия

Переадресация входящих сообщений

В продолжение прекрасной темы об отпуске: можно не настраивать автоответ с координатами вашего временного заместителя, а организовать на это время пересылку сообщений на его электронную почту.

Как это сделать:

1. В левом верхнем углу выберите вкладку «Файл», затем раздел «Управление правилами и оповещениями» (стрелка 1).

2. Нажмите на «Новое» (стрелка 2).

3. Щелкните на строку «Применение правила к полученным мной сообщениям» (стрелка 3) и кнопку «Далее».

4. В открывшемся окне ничего не меняйте (курсор стоит на первой строке) и снова «Далее».

5. Система выдаст уведомление, что данное правило применяется к каждому полученному сообщению, — подтвердите кнопкой «Да».

outlook
Задаем условия для переадресации

7. В новом окне выберите строку «Перенаправить для…» (стрелка 1).

8. В нижнем окне щелкните на активную надпись «Адресаты или общедоступная группа» (стрелка 2). Откроется список контактов, через поисковик найдите нужного сотрудника (легко искать по фамилии) и дважды щелкните на него. Коллега отразится в нижней строке «Кому».

9. Жмите ОК.

10. Откроется новое окно, где можно выбрать правила для исключения, — в каких случаях письма не должны уходить вашему коллеге. Не отмечайте ничего галочками и снова «Далее».

11. Откроется последнее окно, где нужно задать имя правилу (стрелка 3) и зафиналить настройку переадресации кнопкой «Готово».

outlook
Задаем условия для переадресации

Настройка фильтрации сообщений

Это опция помогает упорядочить важные письма от руководства или заказчиков — они будут автоматически разложены по нужным папкам. Или можно, например, объединять в папку сообщения с определенными словами в теме письма. Настройка такой задачи по некоторым параметрам схожа с предыдущей — переадресацией.

Как это сделать:

1. Создайте отдельную папку, куда будут падать письма от конкретного адресата: наведите курсор на список папок и нажмите правую кнопку мыши.

2. Из появившегося списка выберите строку «Создать папку» (стрелка 1).

3. Задайте ей имя — инициалы коллеги, от которого будут приходить письма, или название проекта.

4. В левом верхнем углу выберите вкладку «Файл», затем раздел «Управление правилами и оповещениями» (стрелка 2).

5. Нажмите на «Новое» (стрелка 3).

6. В появившемся окне выберите шаблон «Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата» (стрелка 4). Или щелкните на другой шаблон, подходящий под задачу.

почта microsoft
Как установить фильтры для входящих сообщений

7. Выберите, чьим письмам зададите фильтр (стрелка 5) и в какую папку их надо складывать (стрелка 6).

8. Нажмите «Далее». Следующие окна с условиями отбора, исключения и действия оставьте без изменения.

9. В последнем окне дайте название правилу и удостоверьтесь, что стоит галочка «Включить правило».

10. Если необходимо, то поставьте галку «Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке "Входящие"», — это нужно, если хотите отсортировать не только новые входящие, но и старые, полученные до включения фильтрации.

11. Жмите «Готово».

Как пользоваться календарем

Почта Microsoft — настоящий кладезь пользы для бизнеса, позволяющий держать все под контролем. Календарь Outlook не исключение: можно создавать задачи, отслеживать предстоящие события, собирать людей на совещания и созвоны в Skype.

Как это сделать:

1. Найдите в «Аутлуке» календарь. Он, как правило, находится в левом нижнем углу (под папками с сообщениями — стрелка 1) или прячется в левом верхнем углу за значком с квадратами (зависит от используемой версии). Когда нужно вернуться обратно в почту, нажмите на иконку с изображением конверта, находящуюся рядом.

outlook создать почту
Основные опции календаря в Outlook

2. Вверху на панели инструментов находятся все необходимые функции. Нажмите на кнопку «Новые элементы» (стрелка 2): там все компактно собрано и дополнительно есть опция «Задачи». Создание интуитивно понятное, главное — не забыть нажать на кнопку «Пригласить участников» или выбрать нужных коллег из адресной книги.

Можно просматривать календарь на неделю или месяц вперед — для этого нажмите необходимую кнопку («День», «Неделя», «Месяц»).

3. Дважды нажмите на имеющуюся запись в календаре (стрелка 3), чтобы увидеть подробности о ней.

Обратите внимание на кнопку с галочкой в нижнем левом углу (стрелка 4). Там собраны все письма (список дел), которые вы отмечали красным флажком. Удобно просматривать важные сообщения, собранные в список, заодно и снимать флажок с неактуальных задач. В каждую можно провалиться двойным щелчком мыши.

Возможности почтового сервиса Outlook не ограничиваются теми настройками, о которых мы рассказали, — их в разы больше. Но начинать работу с почтой удобнее с рассмотренных нами опций.

 

Статьи про технологии у вас в почте

Подпишитесь на подборку статей на тему технологий. Все самое интересное из рубрики Технологии будем присылать вам на почту.
Хотите узнавать о новых публикациях не заходя на сайт?
Подписывайтесь на анонсы в ВК и Телеграме
banner image
5.4 тыс.
Александра Сенягина
Александра Сенягина
Из работы бухгалтером вынесла важное — в финансовых вопросах не бывает мелочей. Помогу разобраться и ничего не упустить.
Баннер