Что такое цифровой этикет: как быть приятным в сети для коллег, друзей и незнакомцев

• Что такое цифровой этикет
• Зачем нужен цифровой этикет
• Как начать общение и где его вести
• Как общаться в мессенджерах
• Как общаться в электронной почте
• Как общаться на онлайн-конференциях
• Почему важна цифровая репутация

Что такое цифровой этикет

Цифровой этикет — это правила поведения в интернете: новые, динамичные и еще не до конца установленные.

Их появление закономерно, ведь мир не стоит на месте. С одной стороны, распространение гаджетов должно делать жизнь проще. С другой — когда в семейном чате ты тонешь под лавиной видео с котиками и открытками с днем дня, технологии уже не кажутся спасением.

Цифровой этикет помогает установить границы допустимого и вполне обоснованно не отвечать на голосовые сообщения или звонки с незнакомых номеров.

Зачем нужен цифровой этикет

Массовый переход на удаленку привел к смешению рабочего и личного.

Это в офисе видно, что после 18:00 человека на месте нет, и значит, он занимается своими делами — беспокоить неловко. А вот аккаунту из телефона, казалось бы, можно писать и звонить в любой момент.

Однако концепция work-life balance подразумевает разграничение работы и личной жизни. Если поначалу все охотно отвечали на сообщения 24/7, то теперь это уже не кажется здоровой идеей.

Общаться как попало — моветон. Думать о комфорте собеседника, обсуждать нормы взаимодействия и придерживаться корпоративных правил общения — реальность, находиться в которой приятно и безопасно.

Если вы любите покупать книги, то наверняка заметили, что цены на них сильно выросли. Оплачивайте покупки картой «Халва», чтобы получить высокий кешбэк. А если планируете большую покупку, используйте заемный лимит и платите частями без переплаты.

Как начать общение и где его вести

Если вы заводите знакомство — пишете новому коллеге, клиенту, заказчику или человеку с сайта знакомств, уточните, где собеседнику удобно вести общение.

• Кто-то использует мессенджеры и социальные сети исключительно для общения с друзьями и родственниками. Фотографии профиля или описание такого канала могут быть только «для своих», поэтому вмешиваться в личное пространство без спросу не стоит.
• Телефонные звонки должны быть по согласованию. Вас раздражают звонки с незнакомых номеров? Будьте уверены, они наверняка напрягают и вашего собеседника тоже.
• Рабочую коммуникацию лучше всего вести в электронной почте или других корпоративных сервисах. Это обезопасит конфиденциальные данные и поможет не потерять важный диалог.
• Не нужно «стучаться» в социальные сети коллег без договоренности. Это довольно навязчивое вторжение в личную жизнь. К тому же оно ставит человека в неловкую ситуацию — никому не хочется обижать коллег отказом.

А что делать, если в друзья добавляется начальник? Скрывать фотографии в купальнике из прошлогоднего отпуска и перестать постить смешные мемы о работе? Или собраться с духом, отклонить заявку, а потом оправдываться?

Лучше, если никто не будет ставить вас перед неприятным выбором.

Как общаться в мессенджерах

Рабочие чаты в Телеграме стали обычным делом. Друзьям мы можем простить что угодно — странные стикеры, сообщения в три утра, 133 фотографии песика. Но как общаться с коллегами?

• Голосовые сообщения нужно обговаривать

Чаще всего аудиосообщения удобны только тем, кто их записывает, — они освобождают руки и экономят время.

А собеседник должен найти в своем расписании время на воспроизведение, нервы на «ммм», «эээ», «нуу» и наушники для комфортного прослушивания.

Если же всех устраивают голосовые и на три секунды, и на три минуты, значит, технологией можно пользоваться.

Иногда аудиосообщения удобны, когда вам что-то нужно от лица важного и занятого. При помощи голосовых собеседник сэкономит свое время, а вы получите долгожданный ответ.

Но лучше использовать их по договоренности, чтобы удобно было всем.

Я часто опрашиваю экспертов для статей, и сразу говорю, что если человек занят, меня вполне устроит аудиосообщение. Так я могу получить комментарии даже у людей с очень плотным графиком.

• Сделайте несколько чатов для разных целей и общайтесь по делу

Каждому свое: богу — богово, кесарю — кесарево, флудилке — чат. Чтобы важная информация не терялась в потоке стикеров, мемов и поздравлений с днем рождения, разделите чаты на сугубо рабочие и остальные.

Создавать «болталки» для неформального общения важно, потому что в эпоху удаленки они выполняют роль кулера, «курилки» и столовой. Люди, которые работают из офиса, обычно собираются в этих локациях и общаются на разные темы, что помогает им наладить более теплые отношения.

В удаленной работе такого нет, а необходимость знать коллег ближе для комфортной работы остается. Реализовать ее можно через подобные чаты.

Так, например, в нашей редакции помимо основного рабочего чата есть «болталка» для обсуждения самых разных тем, «книжный клуб» — для книг, еще один — для музыки и кино и отдельный для тех, кто играет в квиз.

• Фильтруйте эмодзи и стикеры

В общении с малознакомыми людьми, особенно с коллегами и партнерами, стоит аккуратнее использовать эмодзи и стикеры. Во-первых, они могут показаться неуместными, во-вторых, вас могут не понять, в-третьих, их могут использовать против вас в суде, и это не шутка.

Ростовский суд признал эмодзи с большим пальцем вверх эквивалентом подписи под документом. Заказчик оплатил поставку киоска, но не получил его вовремя и обратился в суд. Поставщик стал ссылаться на то, что они не согласовали цвет киоска.

Однако в переписке в мессенджере на предложение по выбору цвета заказчик все же ответил — но не словами, а эмодзи с большим пальцем вверх. В результате суд счел эмодзи равносильным подписи в документе и встал на сторону заказчика.

• Пишите и отправляйте цельные предложения в деловой переписке

А

вот

так

не

пишите.

Уважайте время собеседника и формулируйте предложения в одном сообщении.

• Учитывайте распорядок дня

Здесь тоже работает правило «каждому свое». Рабочие вопросы следует решать в рабочее время.

Более того, писать малознакомым людям до 9:00 и после 21:00, если вы не договорились об этом заранее, считается дурным тоном.

И даже общаясь со знакомыми, задумайтесь, может, человек на важном совещании, спит, отдыхает от гаджетов или укладывает спать ребенка. Если это так, отправьте сообщение без звука или напишите позже, потому что отвлечь его может даже светящийся экран.

• Не затягивайте с ответом

Считается вежливым отвечать на сообщения в мессенджере в течение нескольких часов.

Ждать ответа сразу не стоит — даже если собеседник онлайн, он может заниматься более приоритетными задачами.

На ответ в электронной почте выделяют сутки.

Если вы понимаете, что не можете ответить в течение этого времени, предупредите собеседника, чтобы успокоить его. Уместно написать: «Привет! Смогу дать ответ во вторник после обеда».

Как общаться в электронной почте

Электронная почта по-прежнему остается основным каналом для деловых коммуникаций. Про навыки делового общения даже написаны целые книги. Например, «Новые правила деловой переписки» Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой. Мы же рассмотрим базовые тезисы.

• Придумайте адрес, за который вам не будет стыдно

vasya555 или solnce1984 — плохая идея для деловой переписки. Оставьте эти адреса для покупки билетов в сети и рассылок от магазинов. Для работы заведите что-то более солидное с упоминанием имени и фамилии. Например, vasily_ivanov@pochta.ru. Так вам не придется каждый раз краснеть за почту, которую вы придумали в пятом классе.

• Разберитесь в особенностях рассылки

В строку «Кому» вписывают основных получателей письма, от которых ждут ответа или каких-либо действий.

В строку «Копия» вписывают людей, которых хотят просто ознакомить с содержанием письма и держать в курсе переписки.

Если наблюдатель хочет остаться в тени, превратите его в серого кардинала при помощи строчки «Скрытая копия». Так основной получатель не будет видеть, кто еще наблюдает за перепиской.

Также важно понимать различие между кнопками «Ответить» и «Ответить всем». В первом случае ответ уйдет одному человеку (или нескольким, если вы вручную добавите кого-то еще), а во втором — сразу всем.

Если начальник поздравляет всех с Новым годом в общей рассылке и вы хотите поблагодарить его, не используйте кнопку «Ответить всем» — остальным 300 работникам отвлекаться от работы ради вашего «Спасибо» не стоит.

• Прописывайте тему письма

На почтовые ящики сыплются десятки и сотни сообщений. Сделайте так, чтобы найти ваше письмо среди остальных было легко даже спустя время.

Название «Коммерческое предложение о размещении баннеров от рекламного агентства “Мир”» будет лучше, чем просто «Коммерческое предложение».

• Давайте уникальные названия файлам

Под уникальными подразумеваются понятные названия, по которым можно найти файл среди остальных. Например, не «скриншот1», а «квитанция_парковка_август».

Подобную кодировку можно обговорить, чтобы все руководствовались в названиях одними принципами — так в документах будет порядок, а сотрудники смогут быстрее находить нужную информацию.

• Открывайте доступ заранее

Если отправляете google-документ, сразу откройте доступ к нему и напишите, чего ждете от получателя — следует просто прочесть или внести правки?

Запрос на открытие доступа требует дополнительного внимания и времени, что задерживает работу.

• Форматируйте текст

Чтобы сообщение было понятным, используйте форматирование. Базовые функции, как правило, есть даже в функционале самой почты.

Используйте списки, отступы, курсив и жирный шрифт, чтобы выделить важное. Не увлекайтесь раскрашиванием в разные цвета. Текст должен быть понятным и читаемым.

• Перечитывайте тест

Это важно, чтобы найти ошибки и понять, как выглядит письмо со стороны. Не слишком ли оно жесткое или истеричное — так может показаться из-за капслока и обилия вопросительных и восклицательных знаков.

Помните о вежливости, ведь от этого зависит эффективность коммуникации.

Как общаться на онлайн-конференциях

Созвоны — неотъемлемая часть удаленной работы. И в них тоже появились свои правила этикета.

• Решите, точно ли нужен созвон

Созвоны отнимают много времени, особенно если в них участвуют все, а обсуждают задачи конкретных сотрудников. Возможно, что-то можно перенести в переписку или в звонок один на один и сэкономить время других коллег для более серьезных задач.

• Решите вопрос с камерами заранее

Для начала решите, нужны ли они вам. Компании стараются сделать общение более живым и близким при помощи включенных камер. На деле это зачастую заставляет людей чувствовать себя неловко. А если просьба присоединиться с видео звучит неожиданно или камера включена только у одного человека, в то время как другие прячутся за аватарками, становится неприятно.

Кроме того, работа из дома не всегда удобна для видеозвонков, так как условия проживания у всех разные и демонстрировать их коллегам захотят не все.

• Отключайте звук, если ничего не говорите

Чтобы собеседники не слышали дыхания, лая собаки или других звуков.

О том, как организовать эффективное и комфортное совещание, мы рассказывали в отдельной статье.

Почему важна цифровая репутация

Цифровой след, который мы оставляем, может не только нанести репутационный ущерб нам самим, но и повлиять на трудоустройство.

Расскажем, как соблюдать цифровую гигиену.

• Следите за тем, что публикуете

Не секрет, что компании проверяют социальные сети кандидатов при трудоустройстве.

Имейте это в виду, если ваш профиль открыт и его легко найти. Откровенные фотографии и резкие радикальные высказывания не прибавят вам баллов в глазах HR-специалиста.

• Не пишите о работе плохо

Негативные посты в адрес коллег, руководства, прошлой или текущей работы могут плохо сказаться на вашей карьере. Если компания узнает, что вы портите ее репутацию в сети, не исключено, что с вами поспешат распрощаться.

• Проверьте настройки приватности

Если хотите делиться личной жизнью и при этом сохранить ее втайне от коллег, проверьте настройки приватности. И в любом случае не постите то, что может вас скомпрометировать.

Заодно проверьте, на каких фотографиях вас отметили и в какие группы вы вступили, — эта информация тоже может оказаться лишней для службы безопасности работодателя или коллег.

Искренне верим, что после этой статьи вы станете самым приятным собеседником в сети для своих коллег, друзей и родных.