Баннер
Бизнесу

Правила проведения совещаний: превращаем ненавистные планерки в эффективные встречи

Ильвина Хазиева
/ 21 февраля 2023 09:20
9 мин.
Текст изменился / 24 июля 2023

Сотрудники тратят 21% рабочего времени на совещания. Нужно ли это в эпоху электронной почты и мессенджеров? И если да, то как превратить скучные обязательства в эффективную встречу? Рассказываем в статье.

деловое совещание
Совещания все чаще переходят в онлайн, но общие правила для них сохраняются

Что вы представляете при слове совещание?

Веселые и проактивные люди бодро обсуждают задачи? Или сотрудники понуро уткнулись в блокноты и телефоны, пока начальник что-то рассказывает?

Чаще всего перед глазами всплывает вторая картина.

Сотрудники не любят совещания по разным поводам:

  • отвлекает от работы;
  • демотивирует;
  • воспринимается как пережиток прошлого.

Что скрывать, иногда деловые совещания не любят даже руководители. Может, стоит отстать от сотрудников и обсудить задачи в Telegram?

На самом деле совещания могут быть похожи на первый вариант, если учесть несколько нюансов для их организации.

Факт дня
Покахонтас — не только героиня мультфильма Dysney, но и первая женщина, чье изображение появилось на долларах США.

Сами не до конца понимаете, зачем нужны совещания? Выделите главное

Казалось бы, зачем встречаться на деловых совещаниях, если разговаривать с сотрудниками можно в общих чатах или наедине.

Да, общение текстом — это быстро и удобно. Но оно не может целиком заменить встречи вживую: интонации, мимику, жесты. Встречи один на один тоже бывают эффективны не всегда. Когда информация касается всех, лучше рассказать о ней на планерке.

Совещания позволяют собраться большой команде в одно время в одном месте и решить сразу несколько рабочих моментов.

Вместо:

— Игорь, зайдите ко мне. В пятницу мероприятие, нужно найти организаторов.

— Ольга, зайдите ко мне. В пятницу мероприятие, нужно подготовить отчет.

— Виктор, зайдите ко мне. В пятницу мероприятие, нужно сообщить персоналу.

Можно собрать всех на совещании и сказать:

— Коллеги, в пятницу мероприятие. Вводные вот такие. А теперь раскидаем задачи. Записывайте: на Игоре — организаторы, на Ольге — отчет, на Викторе — информирование.

Кроме того, на встречах можно сразу получить фидбек — обратную связь. Допустим, узнать, точно ли все поняли новости и замечания, остались ли вопросы, которые нужно обсудить.

Еще одно преимущество совещаний — в дисциплине. Когда знаешь, что каждую неделю от тебя ждут отчет о проделанной работе, проще организовать свое время и выполнить задачи к указанному сроку.

Устали всех контролировать? Сместите приоритеты

Почему Антон опаздывает на работу? Какой цвет выбрать для упаковки? Сколько продаж у Марины за этот день?

О таких вещах лучше поговорить тет-а-тет. Совещания достойны большего.

Чаще всего рядовые сотрудники выполняют свою работу и не всегда знают про глобальные цели и задачи компании.

Например, вместо того, чтобы ругать Антона и Марину, куда результативнее будет сказать следующее:

— План компании — 250 тысяч продаж в год. Если выполним его, то сможем раздать всем сотрудникам новогоднюю премию. Мы сделали подсчеты, для этого каждому нужно выполнить план в 500 продаж в месяц.

Также мы хотим предоставить клиентам лучший сервис в городе. Для этого важно открывать офис вовремя, поэтому приходить на работу нужно на 30 минут раньше. 

Если мы успешно закончим этот год, то сможем масштабировать бизнес и повысить зарплату.

Совещания не должны превращаться в контроль над всеми и бесконечный разбор полетов. Они должны информировать о важном.

Когда бизнесу нужны деньги, Совкомбанк выдает кредиты быстро и без лишних формальностей.

Если ваш бизнес нуждается в дополнительном финансировании, возьмите кредит. Совкомбанк предлагает «Легкий кредит», «Программы с господдержкой», «Банковские гарантии», «Кредитная линия» и «Овердрафт». Выберите удобный вариант и оставьте заявку на сайте.

Подозреваете, что «льете много воды»? Уделите внимание подготовке

Это у самурая нет цели, есть только путь. А у руководителя должно быть четкое понимание, для чего он собирает людей.

Приходить на совещание без цели — терять время впустую. У меня был начальник, который проводил встречи по 2-3 часа. Мы обсуждали все на свете, а в итоге уходили ни с чем. Потраченного времени было откровенно жаль, ведь мы могли потратить его на работу. 

Цель позволит:

  • как следует подготовиться самому — собрать нужную информацию и вспомнить все, что нужно донести до команды;
  • попросить о подготовке сотрудников — чтобы они собрали отчеты и метрики, выписали планы на работу;
  • составить повестку совещания.

Советы эксперта

Максим Старовойтов
Главный операционный директор агентства контекстной рекламы и аналитики Finepromo

Перед проведением встречи важно определить некоторые аспекты:

  • цель встречиописание большой цели, то есть зачем это совещание необходимо в общей системе управления;
  • ожидаемые результатыконечные продукты встречи, например, согласованный план или список корректирующих действий;
  • требуемые участникиперечень конкретных сотрудников, которые нужны для достижения целей;
  • повесткапорядок и длительность встречи с указанием роли ключевых участников;
  • подготовка список действий для эффективного проведения встречи, например, заполнение отчета, который вы будете обсуждать.

 

виды деловых совещаний
На деловых совещаниях важно сохранять баланс между регламентированными правилами и свободой самовыражения

Совещания занимают много времени? Установите регламент

Если тратить на еженедельные планерки по 2-3 часа, у сотрудников будет мало времени, чтобы выполнить запланированное.

Чтобы не растекаться мыслью по древу, ограничьте время для выступлений.

Например:

  • 15 минут, чтобы подвести итоги недели;
  • по 2 минуты на выступление ключевых людей;
  • 10 минут на обсуждение планов.

Во-первых, это задаст ритм встрече. Во-вторых, все будут знать, к чему готовиться. В-третьих, все смогут уделять больше времени работе, а не ее обсуждению.

Спустя время мой руководитель перешел в другую компанию, где проводил по 4-5 совещаний в день. Чтобы успевать все, он стал засекать время и ставить будильники на начало и конец. Это сделало его более дисциплинированным в отношении времени и подготовки.

Кроме того, важно соблюдать периодичность. Внезапные совещания застают людей врасплох и отвлекают от текущих задач.

Помните, что вы не устраиваете людям экзамен, а решаете вопросы вместе с командой. Когда человек знает, что к определенному дню ему нужно выступить на конкретную тему, он готовится и чувствует себя более комфортно и уверенно. А также планирует остальные задачи в своей рабочей неделе.

Важно управлять не только своим временем, но и деньгами. Удобнее всего сделать это вместе с Халвой.

С зарплатной картой «Халва» ваши сотрудники смогут позволить себе больше! Подключите зарплатный проект, а ваши работники сами решат, как им расплачиваться за товары и услуги: своими средствами или деньгами банка в рассрочку. В их распоряжении будет большой выбор банковских и страховых продуктов на специальных условиях.

Сотрудники отмалчиваются или много спорят? Сохраняйте баланс

Когда после совещания все хором говорят, что вопросов нет, — хорошо это или плохо? А если, наоборот, разговоры не утихают?

Дело может быть в том, что руководитель слишком авторитарный или мягкий. Чтобы получать нужный результат там, где это нужно — балансируйте.

К соблюдению регламента можно вполне обоснованно относиться строго. А вот во время мозгового штурма уместно шутить и давать людям расслабиться. В любом случае следует сохранять адекватность и не вдаваться в крайности.

Чувство равновесия позволит вам сохранять авторитет и не терять доверия ваших коллег. А значит, они будут в меру собраны и в меру раскрепощены.

повестка совещания
Приглашайте на планерки только тех людей, которым полезно на них быть

Теряются договоренности? Обговорите правила

Мнение эксперта

Лариса Столетова
Руководитель тренингового центра Столетовой

Как-то один известный бизнес-тренер присутствовал на совещании, где топ-менеджеры умирали от скуки. А потом они же пригласили его поиграть в покер после работы, где с огромным удовольствием общались друг с другом до самой ночи. Бизнес-тренер сделал вывод, что все дело в правилах, — в покере они четко очерчены и все с ними согласны. 

Таким образом, стоит составить список правил для совещаний в компании, с которыми все согласятся и будут следовать им неукоснительно. Правила должны касаться как формы, так и содержания. 

Форма:

  • начинайте и заканчивайте встречи вовремя;
  • приглашайте только тех, кто нужен; 
  • делайте любые высказывания в вежливой, тактичной и аргументированной форме;
  • высказывайте претензии в форме ненасильственного общения — «я-сообщения»;
  • учитывайте мнение каждого;
  • не уходите от темы встречи; 
  • отправляйте повестку всем участникам до совещания;
  • фиксируйте решения в письменном виде с указанием ответственных и сроков, а потом вносите в CRM. 

Пожелания участникам:

  • приходить вовремя; 
  • укладываться в выделенное время в повестке и не сильно отвлекаться на детали обсуждения;
  • не отвлекаться на телефоны: никаких звонков, мессенджеров и соцсетей;
  • не перебивать друг друга;
  • не отмалчиваться.

Содержание:

  • в начале встречи рассматривайте вопросы, которые можно решить, не затрагивая противоположных интересов, — это задаст позитивный фон;
  • обсуждайте лишь рабочие моменты — при этом, если вы случайно затронете личные темы, не выносите обсуждаемое за пределы совещания;
  • во время встречи не переходите на личности или не пытайте сваливать ответственность на коллег; 
  • в повестке напишите вопрос в формате «Что нужно сделать?», укажите цель выполнения действия, установите ответственного и срок реализации;
  • ругайте наедине, хвалите при всех.

Это примерные правила проведения деловых совещаний. Каждая команда может их изменять и дополнять под свои задачи.

На совещаниях все зевают, а на фоне стрекочут сверчки? Адаптируйте формат под компанию

Вы не обязаны проводить деловые совещания по конкретному сценарию. 

Вам лучше всех известно:

  • на что стоит обращать внимание в вашем бизнесе;
  • какие проблемные места и точки роста нужно подсветить;
  • в каком виде ваши сотрудники воспринимают информацию.

Подключите креативное мышление и постарайтесь сделать формат удобным для коллег. Встречи могут быть максимально структурированными и сухими или неформальными и творческими. Вы можете генерировать идеи в процессе, обсуждать итоги или вместе планировать будущее. Полезно вести протоколы или записывать все на стикерах.

Соблюдайте правила и учитывайте интересы вашей команды — успех деловых совещаний зависит от вас.

Для тех, кто ценит свое время

Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.
Хотите узнавать о новых публикациях не заходя на сайт?
Подписывайтесь на анонсы в ВК и Телеграме
banner image
Ильвина Хазиева
Ильвина Хазиева
Расскажу интересно о скучном и сложном. И пусть ваши финансовые страхи исчезнут!
Баннер