Правила проведения совещаний: превращаем ненавистные планерки в эффективные встречи
Сотрудники тратят 21% рабочего времени на совещания. Нужно ли это в эпоху электронной почты и мессенджеров? И если да, то как превратить скучные обязательства в эффективную встречу? Рассказываем в статье.
- Сами не до конца понимаете, зачем нужны совещания? Выделите главное
- Устали всех контролировать? Сместите приоритеты
- Подозреваете, что «льете много воды» ? Уделите внимание подготовке
- Совещания занимают много времени? Установите регламент
- Сотрудники отмалчиваются или много спорят? Сохраняйте баланс
- Теряются договоренности? Обговорите правила
- На совещаниях все зевают, а на фоне стрекочут сверчки? Адаптируйте формат под компанию
Что вы представляете при слове совещание?
Веселые и проактивные люди бодро обсуждают задачи? Или сотрудники понуро уткнулись в блокноты и телефоны, пока начальник что-то рассказывает?
Чаще всего перед глазами всплывает вторая картина.
Сотрудники не любят совещания по разным поводам:
- отвлекает от работы;
- демотивирует;
- воспринимается как пережиток прошлого.
Что скрывать, иногда деловые совещания не любят даже руководители. Может, стоит отстать от сотрудников и обсудить задачи в Telegram?
На самом деле совещания могут быть похожи на первый вариант, если учесть несколько нюансов для их организации.
Факт дня
Первые денежные переводы через телеграф запустили в 1872 году.
Сами не до конца понимаете, зачем нужны совещания? Выделите главное
Казалось бы, зачем встречаться на деловых совещаниях, если разговаривать с сотрудниками можно в общих чатах или наедине.
Да, общение текстом — это быстро и удобно. Но оно не может целиком заменить встречи вживую: интонации, мимику, жесты. Встречи один на один тоже бывают эффективны не всегда. Когда информация касается всех, лучше рассказать о ней на планерке.
Совещания позволяют собраться большой команде в одно время в одном месте и решить сразу несколько рабочих моментов.
Вместо:
— Игорь, зайдите ко мне. В пятницу мероприятие, нужно найти организаторов.
— Ольга, зайдите ко мне. В пятницу мероприятие, нужно подготовить отчет.
— Виктор, зайдите ко мне. В пятницу мероприятие, нужно сообщить персоналу.
Можно собрать всех на совещании и сказать:
— Коллеги, в пятницу мероприяти е. Вводные вот такие. А теперь раскидаем задачи. Записывайте: на Игоре — организаторы, на Ольге — отчет, на Викторе — информирование.
Кроме того, на встречах можно сразу получить фидбек — обратную связь. Допустим, узнать, точно ли все поняли новости и замечания, остались ли вопросы, которые нужно обсудить.
Еще одно преимущество совещаний — в дисциплине. Когда знаешь, что каждую неделю от тебя ждут отчет о проделанной работе, проще организовать свое время и выполнить задачи к указанному сроку.
Устали всех контролировать? Сместите приоритеты
Почему Антон опаздывает на работу? Какой цвет выбрать для упаковки? Сколько продаж у Марины за этот день?
О таких вещах лучше поговорить тет-а-тет. Совещания достойны большего.
Чаще всего рядовые сотрудники выполняют свою работу и не всегда знают про глобальные цели и задачи компании.
Например, вместо того, чтобы ругать Антона и Марину, куда результативнее будет сказать следующее:
— План компании — 250 тысяч продаж в год. Если выполним его, то сможем раздать всем сотрудникам новогоднюю премию. Мы сделали подсчеты, для этого каждому нужно выполнить план в 500 продаж в месяц.
Также мы хотим предоставить клиентам лучший сервис в городе. Для эт ого важно открывать офис вовремя, поэтому приходить на работу нужно на 30 минут раньше.
Если мы успешно закончим этот год, то сможем масштабировать бизнес и повысить зарплату.
Совещания не должны превращаться в контроль над всеми и бесконечный разбор полетов. Они должны информировать о важном.
Когда бизнесу нужны деньги, Совкомбанк выдает кредиты быстро и без лишних формальностей.
Если ваш бизнес нуждается в дополнительном финансировании, возьмите кредит. Совкомбанк предлагает «Легкий кредит», «Программы с господдержкой», «Банковские гарантии», «Кредитная линия» и «Овердрафт». Выберите удобный вариант и оставьте заявку на сайте.
Подозреваете, что «льете много воды»? Уделите внимание подготовке
Это у самурая нет цели, есть только путь. А у руководителя должно быть четкое понимание, для чего он собирает людей.
Приходить на совещание без цели — терять время впустую. У меня был начальник, который проводил встречи по 2-3 часа. Мы обсуждали все на свете, а в итоге уходили ни с чем. Потраченного времени было откровенно жаль, ведь мы могли потратить его на работу.
Цель позволит:
- как следует подготовиться самому — собрать нужную информацию и вспомнить все, что нужно донести до команды;
- попросить о подготовке сотрудников — чтобы они собрали отчеты и метрики, выписали планы на работу;
- составить повестку совещания.
Советы эксперта
Перед проведением встречи важно определить некоторые аспекты:
- цель встречи — описание большой цели, то есть зачем это совещание необходимо в общей системе управления;
- ожидаемые результаты — конечные продукты встречи, например, согласованный план или список корректирующих действий;
- требуемые участники — перечень конкретных сотрудников, которые нужны для достижения целей;
- повестка — порядок и длительность встречи с указанием роли ключевых участников;
- подготовка — список действий для эффективного проведения встречи, например, заполнение отчета, который вы будете обсуждать.
Совещания занимают много времени? Установите регламент
Если тратить на еженедельные планерки по 2-3 часа, у сотрудников будет мало времени, чтобы выполнить запланированное.
Чтобы не растекаться мыслью по древу, ограничьте время для выступлений.
Например:
- 15 минут, чтобы подвести итоги недели;
- по 2 минуты на выступление ключевых людей;
- 10 минут на обсуждение планов.
Во-первых, это задаст ритм встрече. Во-вторых, все будут знать, к чему готовиться. В-третьих, все смогут уделять больше времени работе, а не ее обсуждению.
Спустя время мой руководитель перешел в другую компанию, где проводил по 4-5 совещаний в день. Чтобы успевать все, он стал засекать время и ставить будильники на начало и конец. Это сделало его более дисциплинированным в отношении времени и подготовки.
Кроме того, важно соблюдать периодичность. Внезапные совещания застают людей врасплох и отвлекают от текущих задач.
Помните, что вы не устраиваете людям экзамен, а решаете вопросы вместе с командой. Когда человек знает, что к определенному дню ему нужно выступить на конкретную тему, он готовится и чувствует себя более комфортно и уверенно. А также планирует остальные задачи в своей рабочей неделе.
Важно управлять не только своим временем, но и деньгами. Удобнее всего сделать это вместе с Халвой.
С зарплатной картой «Халва» ваши сотрудники смогут позволить себе больше! Подключите зарплатный проект, а ваши работники сами решат, как им расплачиваться за товары и услуги: своими средствами или деньгами банка в рассрочку. В их распоряжении будет большой выбор банковских и страховых продуктов на специальных условиях.
Сотрудники отмалчиваются или много спорят? Сохраняйте баланс
Когда после совещания все хором говорят, что вопросов нет, — хорошо это или плохо? А если, наоборот, разговоры не утихают?
Дело может быть в том, что руководитель слишком авторитарный или мягкий. Чтобы получать нужный результат там, где это нужно — балансируйте.
К соблюдению регламента можно вполне обоснованно относиться строго. А вот во время мозгового штурма уместно шутить и давать людям расслабиться. В любом случае следует сохранять адекватность и не вдаваться в крайности.
Чувство равновесия позволит вам сохранять авторитет и не терять доверия ваших коллег. А значит, они будут в меру собраны и в меру раскрепощены.
Теряются договоренности? Обговорите правила
Мнение эксперта
Как-то один известный бизнес-тренер присутствовал на совещании, где топ-менеджеры умирали от скуки. А потом они же пригласили его поиграть в покер после работы, где с огромным удовольствием общались друг с другом до самой ночи. Бизнес-тренер сделал вывод, что все дело в правилах, — в покере они четко очерчены и все с ними согласны.
Таким образом, стоит составить список правил для совещаний в компании, с которыми все согласятся и будут следовать им неукоснительно. Правила должны касаться как формы, так и содержания.
Форма:
- начинайте и заканчивайте встречи вовремя;
- приглашайте только тех, кто нужен;
- делайте любые высказывания в вежливой, тактичной и аргументированной форме;
- высказывайте претензии в форме ненасильственного общения — «я-сообщения»;
- учитывайте мнение каждого;
- не уходите от темы встречи;
- отправляйте повестку всем участникам до совещания;
- фиксируйте решения в письменном виде с указанием ответственных и сроков, а потом вносите в CRM.
Пожелания участникам:
- приходить вовремя;
- укладываться в выделенное время в повестке и не сильно отвлекаться на детали обсуждения;
- не отвлекаться на теле фоны: никаких звонков, мессенджеров и соцсетей;
- не перебивать друг друга;
- не отмалчиваться.
Содержание:
- в начале встречи рассматривайте вопросы, которые можно решить, не затрагивая противоположных интересов, — это задаст позитивный фон;
- обсуждайте лишь рабочие моменты — при этом, если вы случайно затронете личные темы, не выносите обсуждаемое за пределы совещания;
- во время встречи не переходите на личности или не пытайте сваливать ответственность на коллег;
- в повестке напишите вопрос в формате «Что нужно сделать?», укажите цель выполнения действия, установите ответственного и срок реализации;
- ругайте наедине, хвалите при всех.
Это примерные правила проведения деловых совещаний. Каждая команда может их изменять и дополнять под свои задачи.
На совещаниях все зевают, а на фоне стрекочут сверчки? Адаптируйте формат под компанию
Вы не обязаны проводить деловые совещания по конкретному сценарию.
Вам лучше всех известно:
- на что стоит обращать внимание в вашем бизнесе;
- какие проблемные места и точки роста нужно подсветить;
- в каком виде ваши сотрудники воспринимают информацию.
Подключите креативное мышление и постарайтесь сделать формат удобным для коллег. Встречи могут быть максимально структурированными и сухими или неформальными и творческими. Вы можете генерировать идеи в процессе, обсуждать итоги или вместе планировать будущее. Полезно вести протоколы или записывать все на стикерах.
Соблюдайте правила и учитывайте интересы вашей команды — успех деловых совещаний зависит от вас.
Бизнес-рассылка для занятых
Подпишитесь на рассылку избранных статей о бизнесе. Все об открытии своего дела, налогах, новых законах и других нюансах предпринимательства.
Хотите узнавать о новых публикациях не заходя на сайт?
Подписывайтесь на анонсы в Дзене и Телеграме
Расскажу интересно о скучном и сложном. И пусть ваши финансовые страхи исчезнут!
Комментарии
Комментарии пользователей проходят модерацию, поэтому появляются не сразу
