Управление корпоративным контентом: зачем компании устанавливают ECM-системы

В условиях многозадачности долго работать продуктивно — сложно. Если «текучка» вышла из-под контроля, есть способ избежать проблем в бизнесе. Спасение компаний — ЕСМ-платформы, которые автоматически решают задачи. А для чего именно они нужны — в статье.

• ECM-система: что это
  • Какие функции выполняет
  • Классификация систем
  • Как выбрать
• Зачем компании их внедряют
• Пять лучших ЕСМ-систем
  • «1С:Документооборот»
  • Directum RX
  • «СБИС»
  • PayDox
  • LanDocs

ECM-система: что это

Аббревиатура ECM расшифровывается как Enterprise Content Management, а в переводе с английского означает «управление корпоративным контентом».

ЕСМ-системы — это приложения, которые помогают управлять цифровым контентом. Они позволяют создать единое организованное пространство для всей информации, которая имеет отношение к компании. 

Корпоративный контент — это не только офисная документация. К нему относятся:

• документы из отдела кадров и бухгалтерии;
• email-переписка, сообщения из корпоративных чатов;
• контент с портала компании;
• внутренняя библиотека, хранящая информацию о разработке продуктов и услуг предприятия, инструкции, методички;
• графика и мультимедиа (рекламные ролики, фотографии и видео, имеющие отношение к компании);
• база данных.

Развитие бизнеса требует постоянных затрат. Что делать, если денег на банковском счете не хватает? Оформите кредит в Совкомбанке по выгодной ставке.

Какие функции выполняет

Основная задача ЕСМ — собрать воедино данные по всем процессам компании, структурировать их и автоматизировать работу с ними.

Функции платформы:

• хранение данных в электронном формате;
• обеспечение безопасности;
• разделение пользовательских прав, чтобы защитить закрытую информацию;
• планирование задач, контроль за их выполнением;
• объединение с другими программами предприятия.

Что должно уметь программное обеспечение (ПО), чтобы выполнять эти функции:

• хранить информацию разного формата в больших объемах;
• создавать электронные файлы, медиа, веб-формы;
• сканировать, распознавать информацию с бумажных носителей;
• копировать данные;
• создавать базы данных;
• искать документы в системе;
• защищать информацию;
• предоставлять сотрудникам документы;
• автоматизировать процессы;
• следить за изменениями общедоступных документов;
• анализировать данные.

Классификация систем

У системы управления корпоративным контентом есть разновидности. Каждая из них отвечает за свой тип информации.

Какие бывают системы:

• СЭД (Document management system, DMS) — один из важных «секторов» ECM, система документооборота;
• Records Management (RM) — контроль за записями с момента их создания и до уничтожения;
• Email Archiving&Management (EAM) — работа с электронной почтой;
• Web Content Management (WCM) — управление веб-контентом;
• Digital Rights Management (DRM) — программа по защите авторских прав на цифровые данные (музыка, книги, фильмы);
• Digital Asset Management (DAM) — работа с медиафайлами;
• Knowledge Management (KM) — сбор знаний и навыков и их передача внутри компании;
• Business Process Management (BPM) — управление бизнес-процессами (БП).

Как выбрать

Чтобы выбрать программу управления контентом, необходимо обратить внимание на следующие моменты:

• Наличие в российском реестре программного обеспечения. Такой софт не зависит от иностранных компаний, внутри нет уязвимостей.

• Простой интерфейс. Изучение системы не должно отнимать много рабочего времени.

• Кроссплатформенность. Программа должна работать на разных устройствах: ПК, ноутбуках, смартфонах и планшетах.

• Многоязычность. Платформа должна поддерживать разные языки. Этот фактор важен для компаний, которые работают на международном уровне.

• Техподдержка. Многие платформы подразумевают бесплатную и круглосуточную помощь технических специалистов. Чтобы защитить себя от возможных проблем, выбирайте платформу с техподдержкой.

Предприниматели часто рискуют, чтобы обойти конкурентов и добраться до поставленной цели. Чтобы последствия рискованных решений не ударили по бизнесу, застрахуйте компанию.

Зачем компании их внедряют

Внедрение ЕСМ-систем необходимо, чтобы перейти от хаоса к порядку. Управление корпоративным контентом улучшает ежедневные рабочие процессы и снижает накладные расходы. 

Правильно подобранная платформа удалит ненужный контент, дублирующиеся файлы, устаревшие документы. Она сократит объем используемой бумаги и писем, отправляемых через почтовые службы.

Для чего еще нужна ЕСМ:

• Улучшение бизнес-процессов, повышение производительности. Часть задач становится автоматизированной. Сотрудники работают более эффективно и продуктивно благодаря удобному доступу к файлам и задачам. 
• Гарантия непрерывности рабочих процессов. ПО делает резервные копии аккаунтов, архивирует и хранит данные. Есть функция аварийного восстановления — на случай технического сбоя.

• Снижение эксплуатационных расходов. Все данные, которые могли быть на бумаге, хранятся в системе. 

• Сокращение затрат на хранение информации. Не надо арендовать огромные помещения под архивы и покупать бесконечное число стеллажей. Достаточно перенести все файлы в ЕСМ.

• Обеспечение комфортных условий работы. Сотрудник может самостоятельно найти нужную информацию, не обращаясь за помощью к третьим лицам.

Пять лучших ЕСМ-систем

Платформ по управлению корпоративным контентом очень много. Мы выбрали лучшие — их в своей деятельности используют многие российские компании.

«1С:Документооборот»

Одна из самых популярных платформ. Многие слышали про «1С» и сложности работы с ней. Разработчики этой версии сделали программу более понятной и простой.

Основные функции:

• автоматизирует работу с файлами;
• упорядочивает данные;
• ускоряет процессы планирования.

Directum RX

Программа доступна в облачной версии и в «коробке». Есть мобильные приложения для разных групп работников компании:

• Directum Jazz — для рядовых сотрудников;
• Directum Bot — для всех работников предприятия;
• Directum Solo — для начальства.

Основные функции:

• наводит порядок в документах;
• хранит информацию.

«СБИС»

Комплекс приложений для бизнеса. Кроме электронного документооборота, нужен для сдачи отчетов, ведения бухгалтерии, анализа закупок.

Основные функции:

• создание, обработка, получение и отправка документов;
• архивирование файлов;
• защита каналов передачи данных;
• согласование и подписание документов электронной подписью;
• планирование задач.

PayDox

Платформа для документооборота. Бесплатная версия рассчитана на пять пользователей.

Основные функции:

• сбор и хранение информации;
• объединение с аналитическими системами.

LanDocs

Есть несколько подсистем: по автоматизации электронного документооборота (ЭДО), планированию совещаний и контролю за выполнением задач, проверке контрагентов.

Основные функции:

• перевод бумажных документов в цифровой формат;
• выставление задач сотрудникам и контроль их выполнения;
• архивирование документов.

Итак, если вы устали от бумажной волокиты, множества папок на рабочем столе компьютера, создания корпоративных чатов и мечтаете быстро назначать задачи сотрудникам и контролировать их работу — внедрите ЕСМ-платформу. Эти системы решают множество задач: снижают расходы, упрощают работу и автоматизируют данные.

Вся информация о ценах актуальна на момент публикации статьи.