ECM-система: что это
Аббревиатура ECM расшифровывается как Enterprise Content Management, а в переводе с английского означает «управление корпоративным контентом».
ЕСМ-системы — это приложения, которые помогают управлять цифровым контентом. Они позволяют создать единое организованное пространство для всей информации, которая имеет отношение к компании.
Корпоративный контент — это не только офисная документация. К нему относятся:
- документы из отдела кадров и бухгалтерии;
- email-переписка, сообщения из корпоративных чатов;
- контент с портала компании;
- внутренняя библиотека, хранящая информацию о разработке продуктов и услуг предприятия, инструкции, методички;
- графика и мультимедиа (рекламные ролики, фотографии и видео, имеющие отношение к компании);
- база данных.
|
Технологии ЕСМ |
|
|
Область применения |
Для чего используют |
|
Документы, записи, заметки |
Импорт и экспорт данных, безопасность, хранение. Например, страховая компания имеет множество договоров с клиентами. Все документы загружают на ЕСМ-платформу, чтобы можно было сохранить их в архиве и получить доступ в случае надобности |
|
Почтовые сообщения, социальные сети |
Работа с информацией, которая поступает на email, мессенджеры. Например, страховщики получают заявки на оформление полиса ОСАГО через соцсети и загружают их в общую корпоративную базу, чтобы у других сотрудников был доступ к этим данным |
|
Рабочие процессы |
Назначение заданий сотрудникам, контроль за выполнением. Допустим, директор раздал задачи своим подчиненным. Чтобы было проще наблюдать за этапами выполнения и не забыть, кто какое задание получил, их загружают на платформу |
|
Веб-контент |
Создание и управление корпоративными сайтами. Отслеживание посещений, взаимодействий с рекламными виджетами (небольшие плашки на главном экране, на которые можно нажать и получить больше информации или перейти на другую страницу по интегрированной ссылке), учет времени, проведенного пользователем на странице |
Развитие бизнеса требует постоянных затрат. Что делать, если денег на банковском счете не хватает? Оформите кредит в Совкомбанке по выгодной ставке.
Если вам нужно взять кредит на развитие бизнеса, покупку квартиры, авто или просто на личные цели, то вы всегда найдете выгодное решение в Совкомбанке. Мы выдаем кредиты до 5 млн рублей на срок до пяти лет, а комфортный ежемесячный платеж вы можете рассчитать на нашем кредитном калькуляторе.
Какие функции выполняет
Основная задача ЕСМ — собрать воедино данные по всем процессам компании, структурировать их и автоматизировать работу с ними.
Функции платформы:
- хранение данных в электронном формате;
- обеспечение безопасности;
- разделение пользовательских прав, чтобы защитить закрытую информацию;
- планирование задач, контроль за их выполнением;
- объединение с другими программами предприятия.
Что должно уметь программное обеспечение (ПО), чтобы выполнять эти функции:
- хранить информацию разного формата в больших объемах;
- создавать электронные файлы, медиа, веб-формы;
- сканировать, распознавать информацию с бумажных носителей;
- копировать данные;
- создавать базы данных;
- искать документы в системе;
- защищать информацию;
- предоставлять сотрудникам документы;
- автоматизировать процессы;
- следить за изменениями общедоступных документов;
- анализировать данные.
Классификация систем
У системы управления корпоративным контентом есть разновидности. Каждая из них отвечает за свой тип информации.
Какие бывают системы:
- СЭД (Document management system, DMS) — один из важных «секторов» ECM, система документооборота;
- Records Management (RM) — контроль за записями с момента их создания и до уничтожения;
- Email Archiving&Management (EAM) — работа с электронной почтой;
- Web Content Management (WCM) — управление веб-контентом;
- Digital Rights Management (DRM) — программа по защите авторских прав на цифровые данные (музыка, книги, фильмы);
- Digital Asset Management (DAM) — работа с медиафайлами;
- Knowledge Management (KM) — сбор знаний и навыков и их передача внутри компании;
- Business Process Management (BPM) — управление бизнес-процессами (БП).
Как выбрать
Чтобы выбрать программу управления контентом, необходимо обратить внимание на следующие моменты:
- Наличие в российском реестре программного обеспечения. Такой софт не зависит от иностранных компаний, внутри нет уязвимостей.
- Простой интерфейс. Изучение системы не должно отнимать много рабочего времени.
- Кроссплатформенность. Программа должна работать на разных устройствах: ПК, ноутбуках, смартфонах и планшетах.
- Многоязычность. Платформа должна поддерживать разные языки. Этот фактор важен для компаний, которые работают на международном уровне.
- Техподдержка. Многие платформы подразумевают бесплатную и круглосуточную помощь технических специалистов. Чтобы защитить себя от возможных проблем, выбирайте платформу с техподдержкой.
Предприниматели часто рискуют, чтобы обойти конкурентов и добраться до поставленной цели. Чтобы последствия рискованных решений не ударили по бизнесу, застрахуйте компанию.
Предпринимательство — деятельность, полная рисков, и многих из них нельзя избежать. Самое разумное — подобрать проверенную компанию с большим количеством услуг по страхованию бизнеса (сотрудников, транспорта, товаров, грузов, ответственности). Широкий выбор предлагает своим клиентам Совкомбанк Страхование. Разделим с вами риски!
Зачем компании их внедряют
Внедрение ЕСМ-систем необходимо, чтобы перейти от хаоса к порядку. Управление корпоративным контентом улучшает ежедневные рабочие процессы и снижает накладные расходы.
Правильно подобранная платформа удалит ненужный контент, дублирующиеся файлы, устаревшие документы. Она сократит объем используемой бумаги и писем, отправляемых через почтовые службы.
Для чего еще нужна ЕСМ:
- Улучшение бизнес-процессов, повышение производительности. Часть задач становится автоматизированной. Сотрудники работают более эффективно и продуктивно благодаря удобному доступу к файлам и задачам.
- Гарантия непрерывности рабочих процессов. ПО делает резервные копии аккаунтов, архивирует и хранит данные. Есть функция аварийного восстановления — на случай технического сбоя.
- Снижение эксплуатационных расходов. Все данные, которые могли быть на бумаге, хранятся в системе.
- Сокращение затрат на хранение информации. Не надо арендовать огромные помещения под архивы и покупать бесконечное число стеллажей. Достаточно перенести все файлы в ЕСМ.
- Обеспечение комфортных условий работы. Сотрудник может самостоятельно найти нужную информацию, не обращаясь за помощью к третьим лицам.
Пять лучших ЕСМ-систем
Платформ по управлению корпоративным контентом очень много. Мы выбрали лучшие — их в своей деятельности используют многие российские компании.
«1С:Документооборот»
Одна из самых популярных платформ. Многие слышали про «1С» и сложности работы с ней. Разработчики этой версии сделали программу более понятной и простой.
Основные функции:
- автоматизирует работу с файлами;
- упорядочивает данные;
- ускоряет процессы планирования.
Directum RX
Программа доступна в облачной версии и в «коробке». Есть мобильные приложения для разных групп работников компании:
- Directum Jazz — для рядовых сотрудников;
- Directum Bot — для всех работников предприятия;
- Directum Solo — для начальства.
Основные функции:
- наводит порядок в документах;
- хранит информацию.
«СБИС»
Комплекс приложений для бизнеса. Кроме электронного документооборота, нужен для сдачи отчетов, ведения бухгалтерии, анализа закупок.
Основные функции:
- создание, обработка, получение и отправка документов;
- архивирование файлов;
- защита каналов передачи данных;
- согласование и подписание документов электронной подписью;
- планирование задач.
PayDox
Платформа для документооборота. Бесплатная версия рассчитана на пять пользователей.
Основные функции:
- сбор и хранение информации;
- объединение с аналитическими системами.
LanDocs
Есть несколько подсистем: по автоматизации электронного документооборота (ЭДО), планированию совещаний и контролю за выполнением задач, проверке контрагентов.
Основные функции:
- перевод бумажных документов в цифровой формат;
- выставление задач сотрудникам и контроль их выполнения;
- архивирование документов.
Итак, если вы устали от бумажной волокиты, множества папок на рабочем столе компьютера, создания корпоративных чатов и мечтаете быстро назначать задачи сотрудникам и контролировать их работу — внедрите ЕСМ-платформу. Эти системы решают множество задач: снижают расходы, упрощают работу и автоматизируют данные.
Вся информация о ценах актуальна на момент публикации статьи.
