Что такое резолюция
Буквально термин резолюция означает «разрешение». Так называют решение, которое приняли вышестоящие органы или руководители компании после бурных обсуждений. Оно всегда затрагивает важный вопрос и имеет бóльшую юридическую силу, чем устное заявление.
Резолюции бывают единоличными и коллективными. В первом случае вопрос рассматривает один человек, а во втором – несколько. Например, участники:
- парламента государства;
- международных организаций: ООН, ВОЗ, МККК;
- совещательных органов;
- съездов.
Резолюции используют и в научной сфере. Например, иногда их принимают во время научных конференций, подводя итоги.
Но в этом тексте мы не будем разбирать резолюции в государственной, правовой или научной средах. Мы сосредоточимся на тех, которые секретари ежедневно используют в делопроизводстве.
Скорее всего, вы видели их не раз. Эта та самая надпись в углу документа, которая утверждает решение руководителя по тому или иному вопросу. Обычно это слова: «утверждено», «возражений не имею» или «прошу подготовить…».
Хотя такие резолюции не связаны с глобальными вопросами, они соответствуют тем же признакам:
- участие вышестоящего лица или организации;
- изучение вопроса и вынос решения по нему;
- письменное или электронное оформление;
- юридическая сила.
Если вы только открываете свой первый бизнес, обратитесь за поддержкой в Совкомбанк. У нас доступны кредиты по выгодным условиям.
Если ваш бизнес нуждается в дополнительном финансировании, возьмите кредит. Совкомбанк предлагает «Легкий кредит», «Программы с господдержкой», «Банковские гарантии», «Кредитная линия» и «Овердрафт». Выберите удобный вариант и оставьте заявку на сайте.
Для чего нужна резолюция
Как мы уже сказали, основная функция резолюции – утвердить решение руководителя. Но это не все.
В делопроизводстве она также необходима для:
- замещения распорядительных документов – они одинаковы по юридической силе;
- подтверждения того, что человек или совет участвовал в обсуждении и принимал решения;
- обозначения действий исполнителя.
Руководители особенно часто пользуются резолюцией, когда решение легче представить на бумаге. В ней четко обозначают шаги, которые в перспективе должны привести к росту компании.
Кроме того, резолюция заметно экономит время секретаря. Оформить ее куда быстрее, чем очередной распорядительный документ.
Любому бизнесу нужен свой расчетный счет. Он позволяет своевременно выполнять финансовые операции и вести учет денежных средств.
Есть прекрасная возможность открыть расчетный счет в Совкомбанке с выгодными предложениями для предпринимателей! Подайте заявку, чтобы узнать индивидуальные условия, которые банк подберет для вас.
Как правильно оформить резолюцию
Резолюцию оформляют либо электронно, либо на бумаге. Объявить решение устно недостаточно. Наложить ее можно на любой документ.
Обычно текст ставят в правый верхний угол. Если на бумаге нет места, можно перенести резолюцию на обратную сторону или на другой лист.
Во втором случае укажите регистрационный номер и дату документа, к которому прилагается резолюция. Но прибегать к этому способу нежелательно: велика вероятность того, что лист потеряется.
Теперь перейдем к оформлению документа по ГОСТу. Он состоит из трех частей.
- Основной текст
По содержанию резолюции бывают о конкретном решении или о порядке исполнения. В первом случае надпись может ограничиваться одним словом: например, «утверждено» или «отказано».
Во втором – структура текста немного сложнее. Сначала указывают ФИО исполнителя, иногда – его должность и структурное подразделение.
Адресность – едва ли не самое важное в документе. Она определяет степень ответственности сотрудника. Если начальник указал несколько человек, «главным» будет первый из списка. Подчеркивать фамилию или делать рядом с ней пометки нельзя.
Затем идет само распоряжение. В нем обозначают суть и сроки исполнения. Для этого используют конструкции типа:
- «прошу проинформировать о решении»;
- «организуйте обсуждение»;
- «сообщите о результатах проекта»;
- «подготовьте финансовые отчеты» и другие.
Не всегда руководитель принимает решение сам. Иногда он передает эту инициативу своему заместителю или доверенному лицу. Этот момент тоже отражается в тексте. Сравните:
«Прошу направить в командировку Иванова И.И»
и «Прошу командировать двух сотрудников…».
Еще один нюанс, на который надо обратить внимание, – характер ситуации в компании. Если она постоянно повторяется, используйте в резолюции одну и ту же формулировку. Так сотрудники быстрее поймут суть распоряжения и решат вопрос.
Любая резолюция должна быть понятной. Если у исполнителя возникли вопросы по распоряжению, его необходимо переписать.
Принимая решение и назначая ответственного, начальник обращает внимание, насколько загружен сотрудник. Если у него много активных задач, он определяет их приоритетность.
Иногда в документе хочется обозначить несколько поручений. Но это не самое верное решение: скорее всего, оно затянет сроки исполнения. Поэтому лучше не указывать в одном документе более двух задач.
Если их будет больше, придется готовить несколько бумаг. Но чтобы сэкономить время и ускорить процессы, распределите поручения между разными сотрудниками. Так вопросы решатся быстрее.
Важно: при выборе исполнителей хороший руководитель всегда учитывает, насколько успешно человек справится с поручением и сколько у него уйдет времени.
В резолюции также указывают дату, к которой исполнитель должен решить задачу. Для него это будет в некотором роде стимулом к действию, а для руководителя – формой контроля.
Как только сотрудник решит задачу, он должен об этом сообщить, а иногда еще и подготовить отчет о проделанной работе.
- Подпись
Руководитель всегда заверяет документ подписью. Без нее он считается недействительным.
- Дата составления
Здесь все просто: укажите число, месяц и год принятия решения. Дату ставят после подписи.
Пример готовой резолюции выглядит так:
Сергееву С.С.
Прошу подготовить макет проекта до 15.02.2023 года
Подпись
09.01.2023 год
После этого документ проверяет секретарь или другой ответственный человек и передает исполнителю. Иногда они же составляют основной текст. Тогда от начальника требуются только подпись и печать.
Подведем небольшой итог. Многие считают резолюцию ненужной бумажкой, лишним бюрократизмом. Но ее роль куда важнее: документ дисциплинирует сотрудников и помогает руководителю отслеживать порядок исполнения.
Однако так получается только при отлаженном делопроизводстве. Когда на стол руководителя без задержек попадают нужные документы. В иных случаях кипа бумаг приведет лишь к путанице и сорванным срокам. Учитывайте эти моменты, и в работе вашей компании все будет хорошо.
