Что такое резолюция на документе и как правильно ее оформить

• Что такое резолюция
  • Для чего нужна резолюция
• Виды резолюций
• Структура резолюции
  • Основной текст
  • Подпись
  • Дата составления
• Оформление резолюции
• Рекомендации по составлению резолюций
• Заключение

Что такое резолюция

Буквально термин резолюция означает «разрешение». Так называют решение, которое приняли вышестоящие органы или руководители компании после серьезных раздумий и обсуждений. Оно всегда затрагивает важный вопрос и имеет бóльшую юридическую силу, чем устное заявление. 

Резолюции бывают единоличными и коллективными. В первом случае вопрос рассматривает один человек, а во втором — несколько. Это могут быть участники:

• парламента государства;
• международных организаций (ООН, ВОЗ, МККК);
• совещательных органов;
• съездов.

Резолюции используют и в научной сфере. Например, иногда их принимают во время подведения итогов научных конференций.

Но в этом тексте мы не будем разбирать резолюции в государственной, правовой или научной средах. Мы сосредоточимся на тех, которые секретари ежедневно используют в делопроизводстве.

Скорее всего, вы замечали их не раз. Это та самая надпись в углу документа, которая утверждает решение руководителя по тому или иному вопросу. Чаще всего можно увидеть слова: «утверждено», «возражений не имею» или «прошу подготовить…».

Хотя такие резолюции не связаны с глобальными вопросами, они соответствуют тем же признакам:

• участие вышестоящего лица или организации;
• изучение вопроса и вынос решения по нему;
• письменное или электронное оформление;
• юридическая сила.

Если вы еще не подписываете резолюций, а только открываете свой первый бизнес, обратитесь за поддержкой в Совкомбанк. У нас доступны кредиты на выгодных условиях.

Для чего нужна резолюция

Как мы уже сказали, основная функция резолюции — утвердить решение руководителя. Но это не все.

В делопроизводстве она также необходима для:

• замещения распорядительных документов — они одинаковы по юридической силе;
• подтверждения того, что человек или совет участвовал в обсуждении и принимал решения;
• обозначения действий исполнителя.

Руководители особенно часто пользуются резолюцией, когда решение легче представить на бумаге. В ней четко обозначают шаги, которые в перспективе должны привести к росту компании.

Кроме того, резолюция заметно экономит время секретаря. Оформить ее куда быстрее, чем очередной распорядительный документ.

Любому бизнесу нужен свой расчетный счет. Он позволяет своевременно выполнять финансовые операции и вести учет денежных средств.

Виды резолюций

В зависимости от содержания и срочности, резолюции могут быть разных видов. По содержанию выделяют поручения, указания, отметки о согласовании и визы.

• Поручения содержат постановку определенной задачи, направленной на выполнение конкретных действий или решение проблемы. Например, на разработку предложений по минимизации рисков.
• Указания дают общие направления для работы. Они могут содержать рекомендации, инструкции или советы.
• Отметки о согласовании подтверждают согласие с содержанием документа или решения.
• Визы разрешают или запрещают выполнение определенных действий или использование документов.

По срочности резолюции делятся на три вида:

• обычные — со стандартным сроком исполнения, который указан в самом документе или установлен внутренними правилами организации;
• срочные — со сроками исполнения, установленными в зависимости от важности и сложности вопроса;
• телеграфные — требующие немедленного исполнения. Раньше такие резолюции телеграфировали, теперь чаще всего отправляют по электронной почте.

Структура резолюции

Резолюцию можно условно разделить на три части: основной текст, подпись и дату составления.

Основной текст

По содержанию резолюции бывают о конкретном решении или о порядке исполнения. В первом случае надпись может ограничиваться одним словом: например, «утверждено» или «отказано».

Во втором — структура текста немного сложнее. Надпись должна содержать фамилию и инициалы исполнителя (или исполнителей, если их несколько), адресованное ему поручение и срок исполнения (необязательно).

Адресность — едва ли не самое важное в документе. Она определяет степень ответственности сотрудника. Если начальник указал несколько человек, «главным» будет первый из списка. Подчеркивать фамилию или делать рядом с ней пометки нельзя.

Затем идет само распоряжение. В нем обозначают суть и сроки исполнения. Для этого используют конструкции типа:

• «прошу проинформировать о решении»;
• «организуйте обсуждение»;
• «сообщите о результатах проекта»;
• «подготовьте финансовые отчеты» и другие.

Не всегда руководитель принимает решение сам. Иногда он передает эту инициативу своему заместителю или доверенному лицу. Этот момент тоже отражается в тексте. Сравните:

Еще один нюанс, на который надо обратить внимание, — характер ситуации в компании. Если она постоянно повторяется, используйте в резолюции одну и ту же формулировку. Так сотрудники быстрее поймут суть распоряжения и решат вопрос.

Любая резолюция должна быть понятной. Если у исполнителя возникли вопросы по распоряжению, его необходимо переписать. 

Принимая решение и назначая ответственного, начальник обращает внимание, насколько загружен сотрудник. Если у него много активных задач, он определяет их приоритетность.

Иногда в документе хочется обозначить несколько поручений. Но это не самое верное решение: скорее всего, оно затянет сроки исполнения. Поэтому лучше не указывать в одном документе более двух задач.

Если их будет больше, придется готовить несколько бумаг. Но чтобы сэкономить время и ускорить процессы, распределите поручения между разными сотрудниками. Так вопросы решатся быстрее.

В резолюции также указывают дату, к которой исполнитель должен решить задачу. Для него это будет в некотором роде стимулом к действию, а для руководителя — формой контроля.

Как только сотрудник решит задачу, он должен об этом сообщить, а иногда еще и подготовить отчет о проделанной работе.

Подпись

Руководитель всегда заверяет документ подписью. Без нее он считается недействительным.

Дата составления

Здесь все просто: укажите число, месяц и год принятия решения. Дату ставят после подписи.

Оформление резолюции

Резолюцию оформляют либо электронно, либо на бумаге. Объявить решение устно недостаточно. Наложить ее можно на любой документ.

Конкретное место для резолюции не предусмотрено. При написании от руки ее размещают в верхней части первой страницы документа на свободном от другого текста участке.

Если на бумаге нет места, можно перенести резолюцию на обратную сторону или на другой лист. В этом случае указывают регистрационный номер и дату документа, к которому прилагается резолюция. Прибегать к этому способу нежелательно: возникает риск, что лист потеряется.

После заполнения документ проверяет секретарь или другой ответственный человек и передает исполнителю. Иногда они же составляют основной текст. Тогда от начальника требуются только подпись и печать.

Также в организациях используют типовые и электронные резолюции. Типовые проставляют в виде штампа или прикрепляют на отдельном бланке размера А6. При электронном документообороте к документу прикрепляют форму, которая после заполнения автоматически направляется исполнителю по электронной почте или через внутреннюю систему постановки задач.

Примеры резолюций

Пример готовой резолюции с поручением выглядит так:

Указания обычно касаются более глобальных мероприятий, влияющих на работу компании и затрагивающих большое количество сотрудников. Например, «разработать стратегию развития компании на ближайшие пять лет» или «усилить контроль за соблюдением техники безопасности на производстве».

Согласование может состоять из одного слова — «согласовано». Визирующая резолюция тоже лаконична: в зависимости от решения руководитель пишет «разрешаю» или «запрещаю».

Рекомендации по составлению резолюций

Вот несколько рекомендаций по составлению резолюций:

• Четко определите цель и предмет резолюции. Это поможет четко донести до исполнителя, какие вопросы нужно решить и какой результат вы хотите увидеть.
• Разместите надпись на видном месте, чтобы ее можно было легко найти и ознакомиться с содержанием.
• Назначьте ответственных за исполнение в соответствии с компетенциями и нагрузкой.
• Обозначьте разумные сроки.
• Не забудьте указать дату принятия резолюции и поставить подпись.

После подписания отправьте копии резолюции всем заинтересованным сторонам. Убедитесь, что решение понятно и не вызывает вопросов у исполнителя. При необходимости опишите проблему или задачу более детально устно или в сопроводительном письме.

Заключение

Подведем небольшой итог. Многие считают резолюцию ненужной бумажкой, лишним бюрократизмом. Но ее роль куда важнее: документ дисциплинирует сотрудников и помогает руководителю отслеживать порядок исполнения.

Однако так получается только при отлаженном делопроизводстве. Когда на стол руководителя без задержек попадают нужные документы. В иных случаях кипа бумаг приведет лишь к путанице и сорванным срокам. Учитывайте эти моменты, и в работе вашей компании все будет хорошо с документооборотом.