Как ИП нанять работника: этапы и документы

Вы давно на рынке, и спрос на услуги стабильно растет. Задумались о помощниках? Расскажем, как правильно ИП принять сотрудника в штат.

• Этапы приема сотрудника
• Перечень документов, которые оформляет ИП для приема сотрудника
  • Штатное расписание
  • Собеседование и документы соискателя для трудоустройства к ИП
  • Трудовой договор, ГПХ и самозанятость
  • Обязательные пункты в трудовом договоре
  • Запись в трудовой книжке
  • Личная карточка работника
• Ответственность ИП за нарушения правил приема
• Вывод

Этапы приема сотрудника

ИП чаще ассоциируются с небольшими суммами выручки и немногочисленным штатом сотрудников. Поэтому они подходят под определение микропредприятий. 

Микропредприятия — организации с доходом до 120 миллионов рублей и численностью сотрудников до 15 человек. 

В этой статье рассмотрим процесс приема сотрудников индивидуальным предпринимателем, который числится в реестре микропредприятий.

Перед тем как нанять сотрудника, продумайте будущую структуру фирмы и составьте штатное расписание. Когда станет ясно, какой именно специалист вам нужен, займитесь поисками кандидата. С утвержденным кандидатом подпишите договор и заполните трудовую книжку.

Как видите, процесс не самый сложный, но, как говорится, дьявол кроется в деталях. Расскажем подробнее о каждом пункте.

Перечень документов, которые оформляет ИП для приема сотрудника

Крупные работодатели для приема сотрудников оформляют внутренние документы. Их еще называют ЛНА — локальные нормативные акты. 

Для микропредприятий действует упрощенный порядок приема персонала. Они могут не издавать ЛНА, а включить все необходимые условия в трудовой договор с работником. 

Перечень документов, которые готовит работодатель-ИП, подходящий под статус «микропредприятие»:

• штатное расписание;
• приказ об утверждении штатного расписания;
• трудовой договор (срочный или бессрочный);
• приказ о приеме;
• трудовая книжка (заполняет и хранит в течение всего срока работы работника);
• личная карточка сотрудника (по желанию).

Штатное расписание

Обязательный документ для любого работодателя. Фактически это скелет предприятия. Штатное расписание фиксирует:

• иерархию должностей и структуру отделов;
• численность работников;
• суммы оклада, премий, бонусов в зависимости от выполнения планов и статуса.

Как только расписание составлено, издайте приказ о его утверждении. С этого момента оно легитимно, и вы можете смело приступить к приему сотрудников. 

Собеседование и документы соискателя для трудоустройства к ИП

Кандидатов выбирайте по своим требованиям и вкусу. В этом большой плюс маленьких фирм: при найме можно учитывать не только квалификацию и опыт будущего работника, но и психологическую совместимость и наличие общих интересов. А Совкомбанк поможет сплотить команду и проводить встречи без помех.

Итак, кандидат выбран. Теперь нужно получить от него пакет документов для трудоустройства. 

Это стандартный перечень, который претенденты предоставляют как при трудоустройстве к ИП, так и в ООО или ПАО.

Трудовой договор, ГПХ и самозанятость

Определитесь, в каком формате будете оформлять отношения с работником. Можно заключить:

• трудовой договор;
• договор ГПХ с физическим лицом;
• договор ГПХ с самозанятым гражданином.

В таблице представлены основные детали договоров, чтобы вы смогли сделать правильный выбор.

Трудовой договор обеспечивает максимальную защиту работника и дает социальные привилегии. Но и требования работодатель предъявляет повышенные: трудовой распорядок, дресс-код, распоряжения и задачи в течение рабочего дня.

Договор ГПХ предоставляет свободу действий исполнителю в части планирования дня, подхода к решению задачи. 

Работодателю с финансовой точки зрения выгоднее заключить гражданско-правовые договоры — так налоговая нагрузка существенно меньше.

Василий трудится менеджером по продажам с 10:00 до 19:00. Перерыв на обед 45 минут. Специфика работы требует постоянного присутствия в офисе, выполнения ежемесячного плана. О конечной цели/результате речи не идет. В этом случае подойдет трудовой договор.  

Светлана специализируется на создании онлайн-курсов. Она договорилась разработать курс по финансовой грамотности для новичков. Работает удаленно, никто не отслеживает, в какое время суток она выполняет задание. Заказчика интересует только результат и сроки. В такой ситуации можно заключить договор гражданско-правового характера. 

Будьте внимательны: нельзя заключать договоры ГПХ со всеми сотрудниками в целях экономии — это чревато штрафами.

Обязательные пункты в трудовом договоре

Образец типового трудового договора можно найти в интернете. 

Достаточно один раз потрудиться и отразить в нем информацию, подходящую под ваши условия и требования. В дальнейшем при приеме сотрудников останется внести данные нового работника и подписать договор.

Обратите внимание на пункты, которые нужно отразить в договоре обязательно:

• ФИО сторон и данные документов, удостоверяющих личность, и ИНН;
• дата и место заключения договора;
• место работы;
• трудовые функции сотрудника с указанием должности;
• срок действия договора (если он бессрочный, указывается только дата начала);
• условия оплаты и режим;
• гарантии, компенсации и бонусы.

Если вы забыли внести какие-то сведения — это не значит, что договор недействительный или надо переподписать задним числом исправленную форму. Просто заключите дополнительное соглашение к нему с указанием недостающей информации. Это поможет избежать штрафа.

Запись в трудовой книжке

С 2022 года ведение электронной книжки — обязанность работодателя. Если сотрудник неопытен и ваша работа у него первая, заведите ему электронную трудовую книжку. О приеме сотрудника уведомите Социальный фонд России в форме отчета СЗВ-ТД с отметкой «Прием».

Если сотрудник принес бумажную трудовую книжку, сделайте запись по правилам, закрепленным в законе. Информацию впишите по столбцам.

На надписи поставьте печать и подпись. Вы как работодатель храните трудовую и несете ответственность за ее целостность. Наличие бумажной книжки не освобождает от необходимости вести электронную.

Личная карточка работника

Это кадровый документ, своеобразное досье на каждого сотрудника. В нее вносят полную информацию о сотруднике:

• персональные данные;
• паспорт, СНИЛС, номер водительского удостоверения;
• ФИО близких родственников;
• стаж и наименование прежних мест работы;
• номера и даты приказов, касающиеся работника.

С 2022 года ее ведение на предприятии не обязательно. Если вы решите вести карточки, ориентируйтесь на рекомендованную законом форму № Т-2. 

Ответственность ИП за нарушения правил приема

Порядок приема на работу, расторжение договоров и взаимоотношения работодатель — работник регулирует закон. Трудовая инспекция следит за его соблюдением. Налоговая инспекция, в свою очередь, контролирует отчисления в Социальный фонд России. 

Рассмотрим ситуации, когда работодатель-ИП может быть привлечен к ответственности за нарушение трудовых норм закона.

Заключение трудового договора по закону избавит вас как от ненужных проблем с представителями власти, так и от споров с работниками.

Вывод

Отметим главное в процессе найма у ИП:

• если не оформить сотрудника или заключить договор ГПХ вместо трудового, можно получить штраф;
• есть возможность заключать разные виды договора найма, но нужно внимательно подходить к выбору;
• для небольших компаний действует упрощенный порядок ведения документации, в том числе и кадровой;
• образцы и рекомендованные формы всех документов можно найти в законе.

Документы — важная часть рабочего процесса в любой компании, даже совсем маленькой. Скрупулезность и ответственный подход обеспечат отсутствие проблем. Потратьте время на качественную настройку процесса приема один раз, чтобы уверенно и легко справляться с этим в будущем.