Баннер
Бизнесу

Как ИП нанять работника: этапы и документы

Анастасия Кочубей
/ 15 февраля 2023 09:20
2.3 тыс.
20 мин.
Текст изменился / 13 июля 2023

Вы давно на рынке, и спрос на услуги стабильно растет. Задумались о помощниках? Расскажем, как правильно ИП принять сотрудника в штат.

Прием сотрудников в штат
Прием сотрудников — ответственный этап в жизни предпринимателя

Этапы приема сотрудника

ИП чаще ассоциируются с небольшими суммами выручки и немногочисленным штатом сотрудников. Поэтому они подходят под определение микропредприятий. 

Микропредприятия организации с доходом до 120 миллионов рублей и численностью сотрудников до 15 человек. 

Галина — бухгалтер, ведет документацию нескольких фирм. Работает она хорошо, поэтому спрос на ее услуги растет. Задумывается о том, чтобы нанять помощников и расширить круг клиентов. 

В этой статье рассмотрим процесс приема сотрудников индивидуальным предпринимателем, который числится в реестре микропредприятий.

Перед тем как нанять сотрудника, продумайте будущую структуру фирмы и составьте штатное расписание. Когда станет ясно, какой именно специалист вам нужен, займитесь поисками кандидата. С утвержденным кандидатом подпишите договор и заполните трудовую книжку.

Как видите, процесс не самый сложный, но, как говорится, дьявол кроется в деталях. Расскажем подробнее о каждом пункте.

Перечень документов, которые оформляет ИП для приема сотрудника

Крупные работодатели для приема сотрудников оформляют внутренние документы. Их еще называют ЛНА — локальные нормативные акты. 

Для микропредприятий действует упрощенный порядок приема персонала. Они могут не издавать ЛНА, а включить все необходимые условия в трудовой договор с работником. 

Не знаете, как увеличить продажи? Станьте партнером Халвы и получите лояльных клиентов, целевой трафик и дополнительный товарооборот. Оставьте заявку и продавайте еще больше!

Перечень документов, которые готовит работодатель-ИП, подходящий под статус «микропредприятие»:

  • штатное расписание;
  • приказ об утверждении штатного расписания;
  • трудовой договор (срочный или бессрочный);
  • приказ о приеме;
  • трудовая книжка (заполняет и хранит в течение всего срока работы работника);
  • личная карточка сотрудника (по желанию).

Галина рада, что не придется возиться с огромным количеством бумаг. Не надо писать правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, должностные инструкции, как это делают кадровики в крупных компаниях.

Штатное расписание

Обязательный документ для любого работодателя. Фактически это скелет предприятия. Штатное расписание фиксирует:

  • иерархию должностей и структуру отделов;
  • численность работников;
  • суммы оклада, премий, бонусов в зависимости от выполнения планов и статуса.
Штатное расписание для ИП
Штатное расписание — это ваша стратегия по кадровому развитию фирмы

Как только расписание составлено, издайте приказ о его утверждении. С этого момента оно легитимно, и вы можете смело приступить к приему сотрудников. 

Галина уже знает, кого хочет видеть на позиции помощников и какую зарплату может выплачивать. Осталось перенести данные на бумагу по образцу — и штатное расписание готово!  

Собеседование и документы соискателя для трудоустройства к ИП

Кандидатов выбирайте по своим требованиям и вкусу. В этом большой плюс маленьких фирм: при найме можно учитывать не только квалификацию и опыт будущего работника, но и психологическую совместимость и наличие общих интересов. А Совкомбанк поможет сплотить команду и проводить встречи без помех.

Проводите рабочие видеовстречи или устраивайте массовое обсуждение проекта онлайн вместе с виртуальным офисом от Яндекса. В нем собрано все, что нужно бизнесу: от почты до инструментов для совместного редактирования. 

Итак, кандидат выбран. Теперь нужно получить от него пакет документов для трудоустройства. 

Документы, которые предоставляют все сотрудники

Документы, которые предоставляют отдельные категории работников

Паспорт

Документы воинского учета для мужчин

СНИЛС

Справка об отсутствии судимости

Трудовая книжка (если это работа первая — ее заведет кадровый работник при приеме)

Медицинская книжка

Аттестат, диплом об образовании

Документы о специальных знаниях (права для водителя, лицензии для врачей, сертификат ФСФР для финансового советника)

Заявление на трудоустройство — заполняется в свободной форме и хранится в личном деле у работодателя

 

Это стандартный перечень, который претенденты предоставляют как при трудоустройстве к ИП, так и в ООО или ПАО.

Галина остановила свой выбор на Ирине, дипломированном специалисте с небольшим опытом работы. Ей понравилась скрупулезность, с которой девушка выполнила тестовое задание, и пунктуальность. Они договорились, что в среду Ирина принесет документы на оформление, а Галине еще предстоит подготовить договор. 

Трудовой договор, ГПХ и самозанятость

Определитесь, в каком формате будете оформлять отношения с работником. Можно заключить:

  • трудовой договор;
  • договор ГПХ с физическим лицом;
  • договор ГПХ с самозанятым гражданином.

В таблице представлены основные детали договоров, чтобы вы смогли сделать правильный выбор.

 

Трудовой договор

Договор ГПХ с физическим лицом

Договор ГПХ с самозанятым гражданином

Правовое регулирование

Гл. 11 Трудового кодекса

Гражданский кодекс

Гражданский кодекс

Стороны в договоре

Работодатель и работник

Заказчик и исполнитель

Заказчик и исполнитель

Функции

Закреплены в должностной инструкции, нет конечного результата, в договоре закреплены права и обязанности

В договоре указывают определенный результат, который исполнитель должен достичь  в нужный срок

В договоре указывают определенный результат, который исполнитель должен достичь в нужный срок

Срок

Срочный, например, устройство на декретную ставку, или бессрочный

На время выполнения услуги/работ

На время выполнения услуги/работ

Личность исполнителя

Трудится человек, с которым заключен договор

Работу могут выполнять друзья, родственники, единомышленники

Работу могут выполнять друзья, родственники, единомышленники

Рабочее место

Предоставляется работодателем

По договоренности, чаще работы выполняются удаленно и на своем оборудовании

По договоренности, чаще работы выполняются удаленно и на своем оборудовании

Трудовая дисциплина

Сотрудник подчиняется штатному расписанию, дресс-коду, выполняет задачи руководителя в рабочее время

Свобода действий в процессе исполнения

Свобода действий в процессе исполнения

Социальный пакет

Ежегодный оплачиваемый отпуск и больничные, ДМС

Нет

Нет

Прием на работу

Приказ о назначении, запись в трудовой книжке

Договор

Договор

Расторжение договора

Регулируется трудовым законодательством, увольнение должно быть обосновано статьей

Основания расторжения указывают в договоре

Основания расторжения указывают в договоре

Налоги сотрудника/исполнителя

Сотрудник уплачивает 13% НДФЛ от з/п

Исполнитель перечисляет 13% от дохода в налоговую

Исполнитель самостоятельно оплачивает 4% или 6% от дохода

Налоги и взносы работодателя

Работодатель по общему правилу с 2023 года платит за пенсионное, медицинское и социальное (ВНиМ) страхование работников по единому тарифу 30%. Есть исключения для определенных категорий

Работодатель перечисляет взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Не платит страховые взносы по временной нетрудоспособности и материнству и взносы по страхованию от травматизма и профессиональных болезней

Работодатель оплачивает только сумму, согласованную сторонами в договоре за выполненные работы/услуги



Трудовой договор обеспечивает максимальную защиту работника и дает социальные привилегии. Но и требования работодатель предъявляет повышенные: трудовой распорядок, дресс-код, распоряжения и задачи в течение рабочего дня.

Мнение эксперта

Сергей Гебель
Генеральный директор юридической компании «Гебель и партнеры»

Если ИП относится к субъектам малого предпринимательства с численностью работников менее 35 (для сферы розничной торговли и бытового обслуживания 20), он вправе по соглашению с работником заключить срочный трудовой договор без учета характера работы и условий ее выполнения.

Договор ГПХ предоставляет свободу действий исполнителю в части планирования дня, подхода к решению задачи. 

Работодателю с финансовой точки зрения выгоднее заключить гражданско-правовые договоры — так налоговая нагрузка существенно меньше.

Василий трудится менеджером по продажам с 10:00 до 19:00. Перерыв на обед 45 минут. Специфика работы требует постоянного присутствия в офисе, выполнения ежемесячного плана. О конечной цели/результате речи не идет. В этом случае подойдет трудовой договор.  

Светлана специализируется на создании онлайн-курсов. Она договорилась разработать курс по финансовой грамотности для новичков. Работает удаленно, никто не отслеживает, в какое время суток она выполняет задание. Заказчика интересует только результат и сроки. В такой ситуации можно заключить договор гражданско-правового характера. 

Будьте внимательны: нельзя заключать договоры ГПХ со всеми сотрудниками в целях экономии это чревато штрафами.

Обязательные пункты в трудовом договоре

Образец типового трудового договора можно найти в интернете. 

Достаточно один раз потрудиться и отразить в нем информацию, подходящую под ваши условия и требования. В дальнейшем при приеме сотрудников останется внести данные нового работника и подписать договор.

Сергей Гебель
Генеральный директор юридической компании «Гебель и партнеры»

В любой трудовой договор стороны должны обязательно включить все существенные для них условия. По соглашению может быть установлен режим работы, порядок предоставления выходных дней и ежегодных оплачиваемых отпусков. При этом продолжительность рабочей недели не может быть больше, а длительность отпуска меньше, чем это предусмотрено ТК РФ.

Обратите внимание на пункты, которые нужно отразить в договоре обязательно:

  • ФИО сторон и данные документов, удостоверяющих личность, и ИНН;
  • дата и место заключения договора;
  • место работы;
  • трудовые функции сотрудника с указанием должности;
  • срок действия договора (если он бессрочный, указывается только дата начала);
  • условия оплаты и режим;
  • гарантии, компенсации и бонусы.

Если вы забыли внести какие-то сведения это не значит, что договор недействительный или надо переподписать задним числом исправленную форму. Просто заключите дополнительное соглашение к нему с указанием недостающей информации. Это поможет избежать штрафа.

Галина оформила трудовой договор и приняла сотрудницу в штат. Договор ГПХ им не подходит, ведь Ирина должна быть в офисе постоянно в течение рабочего дня, консультировать клиентов по бухгалтерским вопросам и помогать с отчетностью. 

Запись в трудовой книжке

С 2022 года ведение электронной книжки обязанность работодателя. Если сотрудник неопытен и ваша работа у него первая, заведите ему электронную трудовую книжку. О приеме сотрудника уведомите Социальный фонд России в форме отчета СЗВ-ТД с отметкой «Прием».

Если сотрудник принес бумажную трудовую книжку, сделайте запись по правилам, закрепленным в законе. Информацию впишите по столбцам.

Столбец в трудовой книжке

Информация, которую вносят

«номер записи»

порядковый номер записи в книжке

«дата»

день начала работы в организации

«сведения о приеме…»

  • полное наименование организации и сокращенное;
  • запись о приеме с указанием должности

«наименование, дата и номер документа»

данные приказа о приеме

На надписи поставьте печать и подпись. Вы как работодатель храните трудовую и несете ответственность за ее целостность. Наличие бумажной книжки не освобождает от необходимости вести электронную.

Личная карточка работника

Это кадровый документ, своеобразное досье на каждого сотрудника. В нее вносят полную информацию о сотруднике:

  • персональные данные;
  • паспорт, СНИЛС, номер водительского удостоверения;
  • ФИО близких родственников;
  • стаж и наименование прежних мест работы;
  • номера и даты приказов, касающиеся работника.
Личная карточка сотрудника у ИП
Личная карточка содержит полную информацию о работнике и его службе на предприятии

С 2022 года ее ведение на предприятии не обязательно. Если вы решите вести карточки, ориентируйтесь на рекомендованную законом форму № Т-2

Ответственность ИП за нарушения правил приема

Порядок приема на работу, расторжение договоров и взаимоотношения работодатель — работник регулирует закон. Трудовая инспекция следит за его соблюдением. Налоговая инспекция, в свою очередь, контролирует отчисления в Социальный фонд России. 

Рассмотрим ситуации, когда работодатель-ИП может быть привлечен к ответственности за нарушение трудовых норм закона.

Статья

Вид наказания

Нарушение

5.27 КоАП

  • штраф до 5000 рублей
  • несвоевременная выдача трудовой книжки
  • изменение записи в трудовой книжке
  • отсутствие трудового договора с сотрудником
  • отсутствие утвержденного штатного расписания

122 Налогового кодекса

  • взыскание всей неуплаченной суммы

+ штраф 20% от недоимки или

+ штраф до 40% от недоимки, если совершено умышленно

  • неуплата страховых взносов за сотрудника
  • неполная уплата взносов за сотрудника

123 Налогового кодекса

  • штраф в размере 20% от суммы
  • в случаях, когда работодатель не удержал и не перечислил НДФЛ у сотрудника

198 Уголовного кодекса

  • штраф в размере от 100 000 до 300 000 рублей
  • взыскание дохода за 1-2 года
  • принудительные работы на срок до 1 года
  • арест до 6 месяцев
  • лишение свободы на срок до 1 года

 

  • уклонение от уплаты налогов и взносов
  • непредставление налоговой декларации
  • подача заведомо ложных сведений

Заключение трудового договора по закону избавит вас как от ненужных проблем с представителями власти, так и от споров с работниками.

Вывод

Отметим главное в процессе найма у ИП:

  • если не оформить сотрудника или заключить договор ГПХ вместо трудового, можно получить штраф;
  • есть возможность заключать разные виды договора найма, но нужно внимательно подходить к выбору;
  • для небольших компаний действует упрощенный порядок ведения документации, в том числе и кадровой;
  • образцы и рекомендованные формы всех документов можно найти в законе.

Документы важная часть рабочего процесса в любой компании, даже совсем маленькой. Скрупулезность и ответственный подход обеспечат отсутствие проблем. Потратьте время на качественную настройку процесса приема один раз, чтобы уверенно и легко справляться с этим в будущем.

Для тех, кто ценит свое время

Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.
Хотите узнавать о новых публикациях не заходя на сайт?
Подписывайтесь на анонсы в ВК и Телеграме
banner image
2.3 тыс.
Баннер