Этапы приема сотрудника
ИП чаще ассоциируются с небольшими суммами выручки и немногочисленным штатом сотрудников. Поэтому они подходят под определение микропредприятий.
Микропредприятия — организации с доходом до 120 миллионов рублей и численностью сотрудников до 15 человек.
Галина — бухгалтер, ведет документацию нескольких фирм. Работает она хорошо, поэтому спрос на ее услуги растет. Задумывается о том, чтобы нанять помощников и расширить круг клиентов.
В этой статье рассмотрим процесс приема сотрудников индивидуальным предпринимателем, который числится в реестре микропредприятий.
Перед тем как нанять сотрудника, продумайте будущую структуру фирмы и составьте штатное расписание. Когда станет ясно, какой именно специалист вам нужен, займитесь поисками кандидата. С утвержденным кандидатом подпишите договор и заполните трудовую книжку.
Как видите, процесс не самый сложный, но, как говорится, дьявол кроется в деталях. Расскажем подробнее о каждом пункте.
Перечень документов, которые оформляет ИП для приема сотрудника
Крупные работодатели для приема сотрудников оформляют внутренние документы. Их еще называют ЛНА — локальные нормативные акты.
Для микропредприятий действует упрощенный порядок приема персонала. Они могут не издавать ЛНА, а включить все необходимые условия в трудовой договор с работником.
Не знаете, как увеличить продажи? Станьте партнером Халвы и получите лояльных клиентов, целевой трафик и дополнительный товарооборот. Оставьте заявку на сайте Совкомбанка и продавайте еще больше.
Перечень документов, которые готовит работодатель-ИП, подходящий под статус «микропредприятие»:
- штатное расписание;
- приказ об утверждении штатного расписания;
- трудовой договор (срочный или бессрочный);
- приказ о приеме;
- трудовая книжка (заполняет и хранит в течение всего срока работы работника);
- личная карточка сотрудника (по желанию).
Галина рада, что не придется возиться с огромным количеством бумаг. Не надо писать правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, должностные инструкции, как это делают кадровики в крупных компаниях.
Штатное расписание
Обязательный документ для любого работодателя. Фактически это скелет предприятия. Штатное расписание фиксирует:
- иерархию должностей и структуру отделов;
- численность работников;
- суммы оклада, премий, бонусов в зависимости от выполнения планов и статуса.
Как только расписание составлено, издайте приказ о его утверждении. С этого момента оно легитимно, и вы можете смело приступить к приему сотрудников.
Галина уже знает, кого хочет видеть на позиции помощников и какую зарплату может выплачивать. Осталось перенести данные на бумагу по образцу — и штатное расписание готово!
Собеседование и документы соискателя для трудоустройства к ИП
Кандидатов выбирайте по своим требованиям и вкусу. В этом большой плюс маленьких фирм: при найме можно учитывать не только квалификацию и опыт будущего работника, но и психологическую совместимость и наличие общих интересов. А Совкомбанк поможет сплотить команду и проводить встречи без помех.
Проводите рабочие видеовстречи или устраивайте массовое обсуждение проекта онлайн вместе с виртуальным офисом от Яндекса. В нем собрано все, что нужно бизнесу: от почты до инструментов для совместного редактирования. А с промокодом Совкомбанка на скидку 30% начать использование сервиса будет еще проще.
Итак, кандидат выбран. Теперь нужно получить от него пакет документов для трудоустройства.
|
Документы, которые предоставляют все сотрудники |
Документы, которые предоставляют отдельные категории работников |
|
Паспорт |
Документы воинского учета для мужчин |
|
СНИЛС |
Справка об отсутствии судимости |
|
Трудовая книжка (если это работа первая — ее заведет кадровый работник при приеме) |
Медицинская книжка |
|
Аттестат, диплом об образовании |
Документы о специальных знаниях (права для водителя, лицензии для врачей, сертификат ФСФР для финансового советника) |
|
Заявление на трудоустройство — заполняется в свободной форме и хранится в личном деле у работодателя |
|
Это стандартный перечень, который претенденты предоставляют как при трудоустройстве к ИП, так и в ООО или ПАО.
Галина остановила свой выбор на Ирине, дипломированном специалисте с небольшим опытом работы. Ей понравилась скрупулезность, с которой девушка выполнила тестовое задание, и пунктуальность. Они договорились, что в среду Ирина принесет документы на оформление, а Галине еще предстоит подготовить договор.
Трудовой договор, ГПХ и самозанятость
Определитесь, в каком формате будете оформлять отношения с работником. Можно заключить:
- трудовой договор;
- договор ГПХ с физическим лицом;
- договор ГПХ с самозанятым гражданином.
В таблице представлены основные детали договоров, чтобы вы смогли сделать правильный выбор.
|
|
Трудовой договор |
Договор ГПХ с физическим лицом |
Договор ГПХ с самозанятым гражданином |
|
Правовое регулирование |
Гл. 11 Трудового кодекса |
Гражданский кодекс |
Гражданский кодекс |
|
Стороны в договоре |
Работодатель и работник |
Заказчик и исполнитель |
Заказчик и исполнитель |
|
Функции |
Закреплены в должностной инструкции, нет конечного результата, в договоре закреплены права и обязанности |
В договоре указывают определенный результат, который исполнитель должен достичь в нужный срок |
В договоре указывают определенный результат, который исполнитель должен достичь в нужный срок |
|
Срок |
Срочный, например, устройство на декретную ставку, или бессрочный |
На время выполнения услуги/работ |
На время выполнения услуги/работ |
|
Личность исполнителя |
Трудится человек, с которым заключен договор |
Работу могут выполнять друзья, родственники, единомышленники |
Работу могут выполнять друзья, родственники, единомышленники |
|
Рабочее место |
Предоставляется работодателем |
По договоренности, чаще работы выполняются удаленно и на своем оборудовании |
По договоренности, чаще работы выполняются удаленно и на своем оборудовании |
|
Трудовая дисциплина |
Сотрудник подчиняется штатному расписанию, дресс-коду, выполняет задачи руководителя в рабочее время |
Свобода действий в процессе исполнения |
Свобода действий в процессе исполнения |
|
Социальный пакет |
Ежегодный оплачиваемый отпуск и больничные, ДМС |
Нет |
Нет |
|
Прием на работу |
Приказ о назначении, запись в трудовой книжке |
Договор |
Договор |
|
Расторжение договора |
Регулируется трудовым законодательством, увольнение должно быть обосновано статьей |
Основания расторжения указывают в договоре |
Основания расторжения указывают в договоре |
|
Налоги сотрудника/исполнителя |
Сотрудник уплачивает 13% НДФЛ от з/п |
Исполнитель перечисляет 13% от дохода в налоговую |
Исполнитель самостоятельно оплачивает 4% или 6% от дохода |
|
Налоги и взносы работодателя |
Работодатель по общему правилу с 2023 года платит за пенсионное, медицинское и социальное (ВНиМ) страхование работников по единому тарифу 30%. Есть исключения для определенных категорий |
Работодатель перечисляет взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Не платит страховые взносы по временной нетрудоспособности и материнству и взносы по страхованию от травматизма и профессиональных болезней |
Работодатель оплачивает только сумму, согласованную сторонами в договоре за выполненные работы/услуги |
Трудовой договор обеспечивает максимальную защиту работника и дает социальные привилегии. Но и требования работодатель предъявляет повышенные: трудовой распорядок, дресс-код, распоряжения и задачи в течение рабочего дня.
Мнение эксперта
Если ИП относится к субъектам малого предпринимательства с численностью работников менее 35 (для сферы розничной торговли и бытового обслуживания — 20), он вправе по соглашению с работником заключить срочный трудовой договор без учета характера работы и условий ее выполнения.
Договор ГПХ предоставляет свободу действий исполнителю в части планирования дня, подхода к решению задачи.
Работодателю с финансовой точки зрения выгоднее заключить гражданско-правовые договоры — так налоговая нагрузка существенно меньше.
Василий трудится менеджером по продажам с 10:00 до 19:00. Перерыв на обед 45 минут. Специфика работы требует постоянного присутствия в офисе, выполнения ежемесячного плана. О конечной цели/результате речи не идет. В этом случае подойдет трудовой договор.
Светлана специализируется на создании онлайн-курсов. Она договорилась разработать курс по финансовой грамотности для новичков. Работает удаленно, никто не отслеживает, в какое время суток она выполняет задание. Заказчика интересует только результат и сроки. В такой ситуации можно заключить договор гражданско-правового характера.
Будьте внимательны: нельзя заключать договоры ГПХ со всеми сотрудниками в целях экономии — это чревато штрафами.
Обязательные пункты в трудовом договоре
Образец типового трудового договора можно найти в интернете.
Достаточно один раз потрудиться и отразить в нем информацию, подходящую под ваши условия и требования. В дальнейшем при приеме сотрудников останется внести данные нового работника и подписать договор.
В любой трудовой договор стороны должны обязательно включить все существенные для них условия. По соглашению может быть установлен режим работы, порядок предоставления выходных дней и ежегодных оплачиваемых отпусков. При этом продолжительность рабочей недели не может быть больше, а длительность отпуска меньше, чем это предусмотрено ТК РФ.
Обратите внимание на пункты, которые нужно отразить в договоре обязательно:
- ФИО сторон и данные документов, удостоверяющих личность, и ИНН;
- дата и место заключения договора;
- место работы;
- трудовые функции сотрудника с указанием должности;
- срок действия договора (если он бессрочный, указывается только дата начала);
- условия оплаты и режим;
- гарантии, компенсации и бонусы.
Если вы забыли внести какие-то сведения — это не значит, что договор недействительный или надо переподписать задним числом исправленную форму. Просто заключите дополнительное соглашение к нему с указанием недостающей информации. Это поможет избежать штрафа.
Галина оформила трудовой договор и приняла сотрудницу в штат. Договор ГПХ им не подходит, ведь Ирина должна быть в офисе постоянно в течение рабочего дня, консультировать клиентов по бухгалтерским вопросам и помогать с отчетностью.
Запись в трудовой книжке
С 2022 года ведение электронной книжки — обязанность работодателя. Если сотрудник неопытен и ваша работа у него первая, заведите ему электронную трудовую книжку. О приеме сотрудника уведомите Социальный фонд России в форме отчета СЗВ-ТД с отметкой «Прием».
Если сотрудник принес бумажную трудовую книжку, сделайте запись по правилам, закрепленным в законе. Информацию впишите по столбцам.
|
Столбец в трудовой книжке |
Информация, которую вносят |
|
«номер записи» |
порядковый номер записи в книжке |
|
«дата» |
день начала работы в организации |
|
«сведения о приеме…» |
|
|
«наименование, дата и номер документа» |
данные приказа о приеме |
На надписи поставьте печать и подпись. Вы как работодатель храните трудовую и несете ответственность за ее целостность. Наличие бумажной книжки не освобождает от необходимости вести электронную.
Личная карточка работника
Это кадровый документ, своеобразное досье на каждого сотрудника. В нее вносят полную информацию о сотруднике:
- персональные данные;
- паспорт, СНИЛС, номер водительского удостоверения;
- ФИО близких родственников;
- стаж и наименование прежних мест работы;
- номера и даты приказов, касающиеся работника.
С 2022 года ее ведение на предприятии не обязательно. Если вы решите вести карточки, ориентируйтесь на рекомендованную законом форму № Т-2.
Ответственность ИП за нарушения правил приема
Порядок приема на работу, расторжение договоров и взаимоотношения работодатель — работник регулирует закон. Трудовая инспекция следит за его соблюдением. Налоговая инспекция, в свою очередь, контролирует отчисления в Социальный фонд России.
Рассмотрим ситуации, когда работодатель-ИП может быть привлечен к ответственности за нарушение трудовых норм закона.
|
Статья |
Вид наказания |
Нарушение |
|
|
|
+ штраф 20% от недоимки или + штраф до 40% от недоимки, если совершено умышленно |
|
|
|
|
|
|
|
Заключение трудового договора по закону избавит вас как от ненужных проблем с представителями власти, так и от споров с работниками.
Вывод
Отметим главное в процессе найма у ИП:
- если не оформить сотрудника или заключить договор ГПХ вместо трудового, можно получить штраф;
- есть возможность заключать разные виды договора найма, но нужно внимательно подходить к выбору;
- для небольших компаний действует упрощенный порядок ведения документации, в том числе и кадровой;
- образцы и рекомендованные формы всех документов можно найти в законе.
Документы — важная часть рабочего процесса в любой компании, даже совсем маленькой. Скрупулезность и ответственный подход обеспечат отсутствие проблем. Потратьте время на качественную настройку процесса приема один раз, чтобы уверенно и легко справляться с этим в будущем.
