Трудовая книжка: электронная или бумажная

• Что такое электронная трудовая книжка
• Плюсы электронной трудовой книжки
• Минусы электронной трудовой книжки
• Плюсы бумажной трудовой книжки
• Минусы бумажной трудовой книжки
• Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки

Если вы официально трудоустроены более трех лет, то наверняка в 2019 году работодатель спрашивал вас о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК). С нововведением тогда можно было согласиться или отказаться, оставив все по-старому.

Для тех, кто начал свой профессиональный путь в 2021 году, вопрос и не стоял – для новоиспеченных работников автоматически заводят электронную версию.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – цифровой аналог привычного документа. Он также используется для учета стажа и расчета пенсии в будущем. Просто все записи хранятся не в физической книжечке, а в базе данных.

Информация в книжках одинаковая. Вкратце это: 

• данные о работнике;
• место работы с подразделением;
• запись о трудоустройстве, увольнении или переводе с датой и основанием;
• полные сведения о профессии и квалификации;
• данные о запрете на работу по решению суда.

Отличие в том, что ЭТК содержит СНИЛС работника, но не содержит данные о его наградах.

До 2020 года люди могли использовать только физический носитель. Его нужно было покупать, приносить новому работодателю для заполнения и оставлять у него.

В 2019 работникам предложили сделать выбор:

• перейти на электронную версию со следующего года,
• оставить все как есть.

Для тех, кто оказался готов к изменениям, стаж до 2020 года остался только на бумажном носителе, после 2020 – и в цифровом варианте, и на бумаге. Поэтому если вы задаетесь вопросом «нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку», – нужно! Она вам еще пригодится.

А вот новое поколение сотрудников, которое официально трудоустроилось с 2021, уже никогда не получит запись в серый документ из прошлого.

Так в каком виде лучше иметь трудовую книжку? 

В котором вам будет удобнее. Чтобы понять, в чем разница между электронной и бумажной трудовой книжкой, мы разберем преимущества и недостатки каждой. Тогда вы сами сможете сделать выбор.

Плюсы электронной трудовой книжки

• Легко найти, невозможно потерять и трудно забыть.

Явное преимущество цифрового варианта в его мобильности. У вас в любое время будет доступ к записям о стаже через портал Госуслуг или Пенсионный фонд России. Как его получить, мы пошагово расписали в отдельной статье. 

Облегченный доступ позволяет без проблем получить выписку, чтобы устроиться на подработку или оформить кредит.

• И в огне не горит, и в воде не тонет.

ЭТК хранится в базах данных, а не в картотеке работодателя или дома. Это хранит ее в безопасности от стихийных бедствий, досадных недоразумений, домашних животных и детей.

• Можно и доверять, и проверять.

В записях нередко бывают опечатки, а это может повлечь за собой проблемы, когда дело дойдет до расчета пенсии. Исправлять ошибки прошлого спустя много лет сложно: компания может закрыться, человек - переехать в другой конец страны, записи о трудоустройстве могут не найти.

Благодаря постоянному доступу к ЭТК ее владелец может оперативно проверять информацию и просить исправить ошибки. 

• Издалека не долго – ЭТК доступна даже на удаленке.

Еще одно преимущество ЭТК – возможность быстро предоставить ее работодателю, где бы он ни находился. Если обычную трудовую приходится отправлять по почте либо оставлять себя без записанного стажа, то ЭТК доступна всем и везде.

• Легко оформить пенсию.

Цифровизация позволяет государственным учреждениям получать доступ к информации без посредников. Взаимодействие органов становится быстрее, людям не нужно самим носить документы.

С ЭТК Пенсионный фонд будет всегда иметь доступ к свежей информации. А с Халвой у вас будет простой доступ к своим выплатам!

Минусы электронной трудовой книжки

• Нет времени для размышлений.

Скорость внесения информации может сыграть для работника злую шутку. Записи в бумажный вариант вносят в течение пяти дней, а в электронный – за один.

Если новому работнику не понравятся условия и он решит уйти, трудовая будет испорчена. А это может не очень хорошо отразиться на карьере в будущем. 

• Вносить корректировки не просто.

Исправить ошибки в ЭТК пока может только работодатель. И тут снова возникает проблема с тем, что спустя годы компании может просто не существовать.

Лучше быть начеку и проверять сведения сразу же.

• Система еще сырая.

У цифровых систем есть одна особенность – чтобы довести ее до идеала, нужно время. ЭТК – сравнительно новый продукт, и его все еще «обкатывают». Поэтому недочеты и недоработки на данном этапе могут возникать часто.

• Привет из прошлого, от которого не избавиться.

Сведения о работе до 2020 года останутся на бумажном носителе. Получается, что придется хранить и обычную книжку, и следить за электронной.

Плюсы бумажной трудовой книжки

• Стара как мир.

Бумажная версия хороша тем, что к ней все привыкли.

Трудовые книги в России появились в начале XX века. Многие используют их почти всю жизнь, знают, как получить и что в них находится

Отказываться от привычного в пользу новых технологий может быть непросто, особенно если для этого нет весомых причин.

• Слишком много знает.

На бумаге хранится весь трудовой стаж, а в ЭТК только после 2020.

• Легко потерять, легко купить новую, легко сделать вид, что ничего не знаешь.

Если человек стесняется своих прошлых трудовых «заслуг», он может потерять обычную книжку и попросить завести новую. А вот стереть записи из ЭТК невозможно.

Минусы бумажной трудовой книжки

• Рукописи не горят, а трудовые книжки – очень даже.

Учитывая важность документа, доверять бумаге не очень разумно. Она легко может сгореть, сгнить, пропасть и быть потеряна навсегда вместе со всеми данными. 

• Стоит денег.

ЭТК заводят и заполняют бесплатно. А вот ее аналог, во-первых, нужно купить. А во-вторых, за его заполнение могут взимать небольшую плату.

• Не универсальна.

Ее трудно использовать, когда работаешь дистанционно, хочешь проверить или использовать свои данные. Все документы и процессы не просто так стараются перевести в онлайн – это в разы удобнее бумажной волокиты.

Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки

Однозначного ответа на вопрос нет. Отказаться от нее навсегда вы все равно не сможете. А вот переход на ЭТК зависит от вашего желания.

Если дело близится к пенсии, можно оставить все как есть.А если вы только начинаете трудовой путь, можно перевести документацию в онлайн.

Выбирайте, что вам удобнее – действовать по старинке или идти в ногу со временем?