Как составляется график отпусков: правила и нюансы

• Кто должен составлять график отпусков
• Когда составляется график отпусков на следующий год
• Можно ли отказаться от графика отпусков
• Штрафы за отсутствие графика отпусков и его несоблюдение
• Правила составления графика отпусков
• Как внести изменения в график отпусков
• Работодатель изменил срок отпуска
• В штате новый работник
• Работник планирует перенести отпуск
• Сотрудник со льготами уходит в отпуск не по графику
• Даты отпуска необходимо изменить по закону
• Можно ли перенести отпуск на следующий год

Кто должен составлять график отпусков

В течение года в отпуске должен побывать каждый сотрудник. Чтобы быть в курсе, в какой месяц отдыхает бухгалтер, кадровик и любой другой работник коллектива, работодатель составляет график отпусков. Это упрощает жизнь как начальству, так и рядовым сотрудникам.

График отпусков — документ с данными о сроках оплачиваемых отпусков работников, нанятых по трудовому договору. В нем прописывают, сколько дней отпуска есть у каждого сотрудника и когда он планирует их потратить. 

Как составляется график отпусков по Трудовому кодексу, обязаны знать почти все работодатели, в том числе ИП. Исключение — микропредприятия. Вместо графика в них можно заключать письменные соглашения между каждым сотрудником и работодателем. Если наемных работников больше одного, это неудобно.

Когда составляется график отпусков на следующий год

По закону документ нужно составить и утвердить не позже чем за две недели до 1 января следующего года. По умолчанию крайний срок для этого — 17 декабря. Если дата выпадает на нерабочий день, то дедлайн переносится на следующий ближайший рабочий день.

Можно ли отказаться от графика отпусков

Необходимость составлять график отпусков прописана в Трудовом кодексе РФ. Отсутствие документа может привести работодателя к административной ответственности на основании п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. 

Сам по себе график — неоспоримое благо для компании. При возникновении разногласий с сотрудником по поводу отдыха работодатель может ссылаться на утвержденный документ.

Штрафы за отсутствие графика отпусков и его несоблюдение

Отсутствие документа и нарушение его условий может ударить по кошельку работодателя. В первый раз предусмотрены штрафы:

• для должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей;
• для предпринимателей — от 1000 до 5000 рублей;
• для юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении:

• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет;
• для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей;
• для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 руб.

Правила составления графика отпусков

Возможность взять отпуск появляется у сотрудника, когда он отработал полгода без перерыва. Это условие не распространяется на подростков до 18 лет и работающих по совместительству. График отпусков включает весь персонал, даже тех, кто оформлен по срочному трудовому соглашению.

Чтобы правильно составить график отпусков для сотрудников, работник отдела кадров должен учесть несколько нюансов.

• Ежегодный отпуск состоит из 28 дней. Однако следует помнить, что некоторым профессионалам требуется более длительный отдых. К этим категориям относятся учителя, их отпуск составляет 42 дня. Сотрудникам, не достигшим 18-летия, разрешено отдыхать не менее 31 дня.
• В отпуск не включают нерабочие праздничные дни. При этом отдых не обязательно должен начинаться в понедельник. Выходной также может стать первым днем отпуска.
• В компаниях часто принято делить отдых на несколько частей. Однако одна из них должна быть не меньше 14 календарных дней.
• Работодатель может предоставить сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск в качестве награды за работу сверх нормы. Такие полномочия прописывают в коллективном трудовом договоре или другом внутреннем документе.
• План содержит сведения о начале и продолжительности отдыха. Можно также указывать последние дни отпуска, но по закону это не обязательно. 
• Отпуск планируют в рамках одного календарного года. При этом рабочий год сотрудника может не совпадать с ним.

Предположим, сотрудник устроился на работу 23 января 2019 года. Отсчет рабочего года начался с этой даты, а не с 1 января 2019 года. 

У сотрудника были прогулы, и его отстраняли от обязанностей. Эти дни не попадают в стаж, поэтому рабочий год у работника длиннее, чем у его коллег.

После согласования необходимо ознакомить персонал с графиком отпусков. Сотрудники должны расписаться под документом. Оригинал хранится в бухгалтерии и отделе кадров. В некоторых компаниях его держат в открытом доступе, чтобы уведомить весь персонал.

Как внести изменения в график отпусков

Календарный рабочий год длится с 1 января по 31 декабря. За 12 месяцев персонал меняется: кто-то уходит в другую компанию, кто-то выходит в декрет, кого-то увольняют. Как быть в этих случаях с отпуском, рассмотрим на разных примерах.

Работодатель изменил срок отпуска

Должностному лицу нельзя самолично без учета мнения персонала менять график. Работодатель может предложить перенести отдых на другой месяц, объяснив это срочной работой. Однако за сотрудниками остается право отказаться. Это предусмотрено Трудовым кодексом.

В этом же законодательном акте подчеркивается: вернуть сотрудника с отдыха можно лишь при его согласии. Если отпуск все-таки переносят, то кадровик должен напомнить работодателю, что закон не допускает отсутствия отдыха у работника два года подряд.

В штате новый работник

Есть два варианта, как действовать в этой ситуации. Первый — сотрудник направляет заявление об отпускных днях, а работодатель его утверждает. Однако этот вариант идет в обход управленческого учета, поскольку из плана отпусков выпадает отдых одного работника.

Второй вариант предполагает изменение плана отпусков. Происходит это так же, как и согласование плана. Если на предприятии есть профсоюзная организация, то потребуется ее согласие. Когда действовали в рамках приказа, изменения также оформляются через приказ.

Работник планирует перенести отпуск

Сотрудница выходила замуж, поэтому подала заявление о переносе отпуска на несколько недель. Работодатель пошел ей навстречу. 

Такое отклонение от графика возможно при наличии уважительной причины. Работник должен прописать ее в заявлении об уходе в отпуск не по плану.

Сотрудник со льготами уходит в отпуск не по графику

В этом случае график менять не нужно. Льготники могут уходить на отдых по своему желанию. К этой категории относят:

• мужей во время отпуска жены по беременности и родам (ст. 123 ТК);
• сотрудников с тремя и более несовершеннолетними детьми, пока одному из них не исполнится 14 лет (ст. 262.2 ТК);
• родителей детей-инвалидов (ст. 262.1 ТК);
• ветеранов (ст. 14-19 Закона от 12.01.1995 г. No 5-ФЗ);
• чернобыльцев (п. 5 ст. 14 Закона от 15.05.1991 г. No 1244-1);
• жен военнослужащих (п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 г. No 76-ФЗ).

Даты отпуска необходимо изменить по закону

Работодателю придется выбрать новые даты для отпуска, если сотрудника не уведомили о начале отдыха за две недели и не начислили отпускные за три дня. Для выбора новой даты потребуется заявление работника. Отпускные дни продлеваются или переносятся, если сотрудник заболел или его призвали в армию.

Планируете ярко провести отпуск? Оформите карту «Халва» и отправляйтесь в путешествие прямо сейчас.

Можно ли перенести отпуск на следующий год

Работодатель объявил о выборе даты для отпуска, а один из сотрудников написал заявление с просьбой перенести его на следующий год. Как быть в этом случае? Роструд рекомендует отказать сотруднику в переносе.

Компания каждые 12 месяцев должна оформлять отпуск всем сотрудникам. Переносить его можно только в крайних случаях, например, когда возникла производственная необходимость или работник вышел на больничный.

Теперь вы знаете, как правильно составить график отпусков для сотрудников. Это важный документ,  при его отсутствии и несоблюдении предусмотрены штрафы для работодателя. Составить и утвердить график на следующий год необходимо за две недели до его начала.