Баннер
Бизнесу

Как ИП нумеровать документы

Анастасия Кузнецова
/ 21 февраля 2023 15:05
1.3 тыс.
7 мин.
Текст изменился / 28 февраля 2023

Процесс хранения и ведения официальных документов может сбить с толку начинающих бизнесменов. Задачу легко выполнить, если есть немного знаний и практики. Расскажем, как ИП навести порядок в документах и системно его поддерживать.

как правильно нумеровать документы
Нумерация документов позволяет ИП находить нужный документ в случае необходимости. Источник: piqsels.com

Правила нумерации страниц в документах

Каковы правила нумерации страниц в документах индивидуального предпринимателя (ИП)? Ответ очень прост: все листы должны быть пронумерованы последовательно — начиная с первого и заканчивая последним.

Нельзя присвоить один и тот же номер двум бумагам. Чтобы избежать повторений, придумайте собственную систему генерации порядковых значений. Например, укажите тип документа, месяц или год его создания, введите другие сокращения.

Нумерация в бизнес-документах идет в порядке возрастания. Ее можно обнулять каждый период — раз в месяц, квартал или год.

Номера страниц размещаются в одном и том же месте на каждой странице. Это может быть верхний, нижний колонтитул или угол страницы.

Распространенные ошибки

Готовы поспорить, что предприниматели-новички поначалу не могут привыкнуть к нумерации официальных документов. Но стоит им только освоиться, как они находят процесс простым.

Одна из распространенных ошибок работодателя — забыть дать порядковый номер титулу документа. Помните, что каждая страница файла должна быть пронумерована.

Случается, что бизнесмены используют символы неправильного размера или стиля шрифта для номеров страниц. Важно убедиться, что литера легко читается и соответствует остальной части документа.

Как правильно хранить документы

Быстро найти документ в архиве легко, если под рукой есть специальные учетные программы. Это может быть 1С, «Контур» или любые другие. Если нет желания и финансовой возможности платить за платный софт, записывайте номера договоров и ссылки на документы в стандартном Excel.

Лайфхак: если постоянных клиентов немного, выносите данные о каждом контрагенте на отдельный лист, чтобы ориентироваться в архиве было проще.

Каждый владелец бизнеса мечтает о надежной клиентской базе. Избежать сделок с мошенниками предпринимателям поможет Совкомбанк.

Хотите проверить контрагента на благонадежность, но не знаете, как это сделать? Используйте специальный сервис «Проверка контрагентов» в интернет-банке. С его помощью можно получить информацию о партнерах и быть спокойным за свой бизнес.

Хотите проверить контрагента на благонадежность, но не знаете, как это сделать? Клиенты Совкомбанка не задаются этим вопросом, а пользуются специальным сервисом «Проверка контрагентов» в интернет-банке. Проверяйте партнеров и будьте спокойны за свой бизнес.

Если пользуетесь таблицами в офлайн-доступе, сохраняйте версию файла после любых, даже самых незначительных изменений. Делайте это системно, тогда важная информация не потеряется в неподходящий момент.

Альтернатива «дедовскому» Excel — облачные таблицы от Google. С ними легко внести правки в документы с любого компьютера, если у вас есть Google-аккаунт.

Главное преимущество «облачных» таблиц — открыть файлы с документацией можно без подключения к интернету. Если в офис приехать не получается, подготовить срочный отчет можно удаленно из дома или коворкинга. Достаточно послать бухгалтеру ссылку с таблицей.

В целях безопасности не советуем давать доступ к документам по активной ссылке. Указывайте электронную почту тех пользователей, которым хотите доверить просмотр и редактирование файла. Так легче избежать утечки данных.

номер трудового договора как присвоить
ИП должны соблюдать определенные требования по нумерации документов, установленные законодательством. Источник: piqsels.com

Как ИП присвоить номер трудового договора сотруднику

Присвоение номера трудового договора (ТД) является обычным процессом для больших компаний, но может быть в новинку для владельцев малого бизнеса.

Рассмотрим на примере, как не тратить много времени на бумажную волокиту.

Индивидуальный предприниматель Мария ищет нового офис-менеджера. Она проводит собеседования с несколькими потенциальными кандидатами и выбирает для этой работы Сашу — высококвалифицированного и замотивированного человека.

Мария составляет трудовой договор, в котором изложены условия занятости Саши, включая его должностные обязанности, рабочее время и заработную плату.

Далее Мария предоставляет Саше копию трудового договора, в том числе номер трудового договора 1234567. Новичок знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об охране труда, о коммерческой тайне и должностными инструкциями.

Тем временем Мария подготавливает кадровые документы: приказ о приеме сотрудника на работу с указанием номера его регистрационного номера, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции, личную карточку работника, положения об оплате труда, о премировании, отпуске и др.

Начальница регистрирует трудовой договор и подает документы в Фонд социального страхования. Сделать это ей необходимо в течение 30 дней с момента приема на работу первого сотрудника.

Мария делает все возможное, чтобы новый сотрудник успешно влился в коллектив — дает необходимое обучение и безграничную поддержку.  Саша благодарен за профессиональный подход и рад приступить к своей новой должности.

Вы опытный и трудолюбивый специалист, который мается в поиске интересных проектов? Мы знаем, как амбициозному специалисту построить карьеру.

Работа в Совкомбанке – это возможность для самореализации и достойная заработная плата. Банк предоставляет ДМС для сотрудников и детей, а также коворкинг на море и другие приятные бонусы. Хотите так же? Ищите подходящие вакансии в вашем городе и присоединяйтесь к команде мечты!

Работа в Совкомбанке это возможности для самореализации и достойная заработная плата; это интересные проекты и неформальное общение; это ДМС для сотрудников и детей и коворкинг на море. Хотите так же? Ищите подходящие вакансии в вашем городе и присоединяйтесь к команде мечты!

Найти работу мечты

Какие документы нужно регистрировать ИП

Чтобы построить сильный и успешный бизнес с компетентной командой, надо потратить немного времени на создание рабочего процесса и эффективную стратегию.

Вот список документов, которые необходимо регулярно регистрировать индивидуальному предпринимателю в России:

  1. Налоговые декларации. Каждый индивидуальный предприниматель обязан отчитываться правительству о проделанной работе.
  2. Годовые финансовые отчеты. Предоставьте документы о финансовой деятельности за год. На забудьте учесть доходы, расходы и активы.
  3. Изменения в бизнес-информации. Например, после переезда в новый офис юридический рабочий адрес станет другим.
  4. Документация по безопасности на рабочем месте. Если у ИП есть сотрудники, предпринимателю необходимо хранить документацию о мерах безопасности на рабочем месте и предоставлять ее для проверки государственным органам.
  5. Лицензии и разрешения. В зависимости от сферы бизнесу могут потребоваться различные лицензии и разрешения.

Важно хранить все документы в порядке и держать в одном месте, чтобы избежать возможных юридических проблем в будущем.

Регулярный пересмотр и обновление деловой документации обеспечат дальнейший успех индивидуального предпринимательского бизнеса на фоне конкурентов.

Входящие и исходящие документы

Чтобы вести бизнес успешно, отслеживайте важную информацию. Вот где вступают в игру входящие и исходящие деловые документы.

Входящая документация — это та, которая получена компанией. Например, счета-фактуры, счета или заказы на покупку. В некотором смысле они представляют собой деньги, поступающие в бизнес, или услуги, за которые бизнесу нужно платить.

Ведение точного учета входящих документов помогает видеть расходы и управлять денежными потоками.

Исходящие документы необходимы для учета официальных бумаг, которые отправляет ваша компания клиентам. Например, напоминания об оплате.

Ведите точный учет исходящих документов. Это поможет оставаться в курсе актуальных и предстоящих платежей.

Для тех, кто ценит свое время

Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.
Хотите узнавать о новых публикациях не заходя на сайт?
Подписывайтесь на анонсы в ВК и Телеграме
banner image
1.3 тыс.
Баннер