Как организовать КДП и не облажаться

• Что такое КДП
• Как правильно организовать
• Шаг 1. Изучение нормативной базы
• Шаг 2. Назначение ответственного за кадровый учет
• Шаг 3. Составление списка обязательных документов
• Шаг 4. Разработка локальных нормативных актов
• Шаг 5. Заполнение регистрационных журналов
• Шаг 6. Создание безопасных условий хранения
• Преимущества электронного делопроизводства
• Какое наказание грозит за нарушения в КДП

Что такое КДП

Кадровое делопроизводство (КДП), или кадровый учет, — деятельность по сбору, ведению и хранению документов, связанных с сотрудниками. Например, приказы о приеме на работу, составление графика отпусков, оформление налоговых отчислений и т. д. 

По закону учет нужен любой компании, у которой есть сотрудники, даже если это один человек. КДП не обязательно только для ИП, работающих без наемного персонала. 

Зачем компании нужно КДП?

1. Регулирует взаимодействие между сотрудником и работодателем, определяя их права, обязанности и ответственность.
2. Документально оформляет трудовые отношения в соответствии с действующим законодательством. У сотрудников не будет проблем с получением пенсии, пособий и других выплат.
3. Позволяет разработать эффективную систему управления персоналом. Например, должностные инструкции четко определяют, кто чем должен заниматься в организации.
4. Создает организационно-правовые основы трудовых отношений. Правильное ведение документации выгодно обеим сторонам. Поддерживает интересы работодателя, защищает от наказания со стороны контролирующих органов. А работникам, в свою очередь, гарантирует, что начальство будет соблюдать их права.
5. Помогает решить конфликты с сотрудниками. КДП четко регламентирует обязанности сотрудников, заработную плату, график отпусков и др. Персонал знает обо всех условиях и понимает, что защищен от произвола со стороны начальства. 

Делопроизводство нужно не только для самих компаний. Должностные органы, получая данные о кадрах, рассчитывают страховые взносы и пенсии, а также могут вызывать в военкомат через работодателя. 

Работу с кадровой документацией регулирует Трудовой кодекс (ТК) РФ. За несоблюдение правил грозит административная и даже уголовная ответственность (об этом рассказываем ниже). 

Давно мечтаете открыть собственный бизнес, но откладываете из-за нехватки денег? В Совкомбанке есть выгодные кредитные предложения для начинающих предпринимателей.

Как правильно организовать 

Рассмотрим, какие этапы нужно пройти, чтобы организовать КДП внутри фирмы. 

Шаг 1. Изучение нормативной базы

В первую очередь при создании эффективной системы КДП нужно опираться на требования ТК РФ, который регламентирует основные процессы: прием на работу, увольнение, порядок начисления зарплаты, права сотрудника и работодателя и др.

Кроме Трудового кодекса важно изучить и другие правовые акты. Перечислим некоторые из них:

• постановление Госкомстата №1 от 5.01.2004 —  правила использования унифицированных форм документов;
• стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 от 8.12.2016 — общие требования к оформлению документации;
• постановление правительства РФ №225 — требования к ведению и хранению трудовых книжек;
• федеральный закон №125 — правила хранения документов;
• методические рекомендации от 11.07.2017 — ведение воинского учета сотрудников в организациях.

Шаг 2. Назначение ответственного за учет

В небольших фирмах заниматься учетом может сам владелец бизнеса или бухгалтер. В крупных организациях с большим штатом без отдела кадров не обойтись. Он и занимается ведением КДП, а специалистов называют кадровиками.

Малый и большой бизнес может передать задачи на аутсорсинг, что весьма рискованно. При форс-мажоре организация может не успеть вовремя передать документы внешнему специалисту. В этом случае ей будут грозить штрафы и административка. Наиболее надежный вариант — нанять в фирму хорошего специалиста, который будет отвечать за КДП.

Что должен знать кадровик? В первую очередь — нормы трудового законодательства и основы делопроизводства. Он также знает, когда и какие документы составлять, кому их передать на подпись и сколько хранить. 

Шаг 3. Составление списка обязательных документов

Кадровая документация должна быть в любой организации. Согласно Трудовому кодексу, документы могут быть как обязательными, так и необязательными.

Обязательные должны присутствовать в КДП любого бизнеса. Именно эти документы и спрашивают должностные органы при проверке чаще всего:

• трудовая книжка;
• приказ о приеме на работу;
• распоряжение о предоставлении отпуска;
• штатное расписание;
• договор о переводе работника (например, на другую должность);
• журнал о прохождении инструктажа по технике безопасности

К обязательным также относят приказ об увольнении, договор о переводе сотрудника на другую должность. Чтобы документы не противоречили законодательным нормам, их нужно составлять по унифицированным формам. 

К необязательным документам относят рабочие инструкции.

У каждого документа есть определенный срок хранения. Информацию можно найти в Приказе Росархива. 

Шаг 4. Разработка локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты (ЛНА) регламентируют работу персонала. Как правило, их разрабатывает руководство. 

К ЛНА относят:

• положение об оплате труда;
• согласие работника на обработку персональных данных;
• правила внутреннего распорядка;
• приказ о начислении премии;
• положение о коммерческой тайне;
• положение об охране труда. 

Список документов может отличаться в разных организациях. Например, микропредприятиям не обязательно иметь правила внутреннего распорядка. 

Шаг 5. Заполнение регистрационных журналов

Без них невозможна качественная организация учета. Журналы содержат информацию о проверке компании должностными органами, в них фиксируют несчастные случаи, произошедшие на предприятии, и др.

Шаг 6. Создание безопасных условий хранения

Законодательство устанавливает строгие требования к хранению документов и их конфиденциальности. Работодатель должен позаботиться о создании надежного архива данных. По закону каждая фирма обязана строго следить за сроком хранения документов. Несоблюдение этих правил  влечет юридическую ответственность. 

Предпринимателю важно позаботиться не только о правильном оформлении документов, но и о страховании сотрудников. 

Преимущества электронного делопроизводства 

Все больше компаний переходят на электронное КДП, отказываясь от использования бумажных документов и ручного ведения кадровых процессов. 

Преимущества электронного кадрового делопроизводства:

• увеличение эффективности и экономия времени. Электронные системы хранения и обработки данных позволяют быстро находить необходимые документы и информацию, например, об образовании и стаже персонала. Это позволяет сократить время и увеличить производительность всего отдела кадров;

• улучшение безопасности и конфиденциальности данных. Электронные системы контроля надежно защищают данные, что снижает риск утечки информации и несанкционированного доступа;
• легкий доступ к информации из любой точки мира. Электронными системами КДП можно управлять удаленно. Это особенно удобно, если сотрудники работают в разных городах. Кадровики могут быстро найти необходимую информацию и вносить изменения — независимо от местоположения.

Какое наказание грозит за нарушения в КДП

КДП бизнеса контролирует Государственная инспекция труда. Она смотрит, правильно ли оформлены документы, вовремя ли выплачивают сотрудникам заработную плату, в каких условиях трудится персонал. 

Инспекция может проверить документацию в целом или только ее часть, например, положения об оплате труда и другие договоры. За нарушения в КДП организации грозит ответственность:

• административная — штраф до 500 тысяч рублей. Сумма зависит от нарушения. Например, если нет трудового договора, компанию могут оштрафовать на 100 тысяч, а индивидуального предпринимателя — на 10 тысяч;
• уголовная. За выдачу зарплаты «в конверте» могут лишить свободы до двух лет или назначить штраф на сумму до 500 тысяч рублей.

Если юридическое лицо повторно совершило нарушение трудового законодательства, за которое уже наказывалось, ему может грозить дисквалификация на срок до трех лет. 

Вся информация о ценах актуальна на момент публикации статьи.