Баннер
Бизнесу

Лучшие системы электронного документооборота

Оксана Есарева
/ 13 сентября 2023 18:05
13 мин.

Надоело искать нужные бумаги часами и ждать согласования от шефа неделями? На семь офисных бед — один ответ: программа электронного документооборота. Выбрать оптимальную, чтобы автоматизировать офисную рутину, поможет эта статья.

системы электронного документооборота
Любой документ в электронной базе найдется в пару кликов  

Какие задачи решают СЭД

Внедрение электронного документооборота – почти абсолютная панацея от офисной бюрократии. Главных задач у любой СЭД три: ускорить принятие решений, надежно защитить конфиденциальные данные и сделать работу команды эффективнее. 

В последние годы популярность СЭД растет по экспоненте. Почему так? Во-первых, в 2021 году Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» разрешил кадровикам полностью отказаться от бумажной волокиты и вести делопроизводство только в «цифре». 

Во-вторых, электронный документооборот (ЭДО) входит в число ключевых требований для участия в госзакупках и работы с маркированными товарами. В-третьих, сказались локдауны: удаленка стала обычной практикой, работа с бумагами и корпоративное общение перетекли в онлайн-формат. Как говорится, нет худа без добра. 

Сегодня внедрение электронного документооборота — показатель надежности и современности организации, а его отсутствие — наоборот, может стать причиной отказа от сотрудничества. Особенно, когда речь идет о работе с государственными заказчиками и крупными корпорациями, которые без автоматизации бизнес-процессов просто утонули бы в тоннах бумаг.

Что компании, независимо от ее масштабов, может дать СЭД:

  1. Облегчить совместную работу с документами: создание, редактирование, согласование, раздачу прав доступа и т. д.
  2. Упростить архивную работу классификацию и быстрый поиск бумаг даже пятилетней давности с помощью понятных фильтров и ключевых слов.
  3. Обеспечить работу с КЭП. Для этого СЭД должна находиться в реестре аккредитованных государством операторов данных.
  4. Поддерживать обмен документами с госслужбами. Например, отправлять счета-фактуры и отчетность в налоговые органы.
  5. Обмениваться данными со сторонними сервисами. От GoogleDocs до «семьи» «1С».
  6. Взаимодействовать с другими СЭД для обмена документами.
  7. Поддерживать интеграцию и конвертацию файлов, если  компания использует собственное ПО для автоматизации бизнес-процессов. 
  8. Работать с любого персонального устройства и из любой системы: не только на Windows, но также на Android и iOS. 

Для бизнеса время — это всегда деньги. Поэтому важное требование при внедрении электронного документооборота  — оперативная и адекватная техническая поддержка в режиме онлайн 24/7. 

Прежде чем приступить к обзору конкретных СЭД, упомянем, что все они делятся на платные и бесплатные. В большинстве случаев, главное отличие в том, что со вторыми можно работать только внутри компании, а обмен файлами с контрагентами либо полностью отсутствует, либо ограничен. Например, можно подписать и отправить партнерам только 50 документов в один период. 

Впрочем, большинство платных платформ дает временный свободный доступ (например, на неделю), чтобы познакомиться с сервисом. Потом потенциальный пользователь может решить, готов ли он платить за предлагаемые удобства.

Теперь, когда вы знакомы с ключевыми особенностями и требованиями к системам электронного документооборота, рассмотрим несколько популярных в нашей стране. Выбрали те, которые «умеют» все перечисленное, при этом имеют и дополнительный функционал, который не ограничивается возможностями автоматизации делопроизводства. 

российские системы электронного документооборота
Когда нет избытка документов, в офисе легче организовать эргономичное рабочее место. Источник: сгенерировано нейросетью Совкомбанка

Старт собственного дела — это не только большие ожидания, но и  траты, к которым нужно быть готовым. Как минимум, на материально-техническую базу и зарплаты сотрудникам. Чтобы волнение из-за новых начинаний было только приятным, а мысли о возможных финансовых проблемах не погасили энтузиазм, застрахуйте бизнес в Совкомбанке!

Предпринимательство деятельность, полная рисков, и многие из них нельзя избежать. Самое разумное — подобрать проверенную компанию с большим количеством услуг по страхованию бизнеса (сотрудников, транспорта, товаров, грузов, ответственности). Широкий выбор предлагает своим клиентам Совкомбанк Страхование. Разделим с вами риски!

 «Битрикс24»

Одна из лучших систем электронного документооборота и чемпион по количеству пользователей среди юридических лиц. Этой российской системой управления бизнес-процессами пользуются порядка 12 млн компаний в стране. 

«Битрикс24» — это не только СЭД, но и CRM. В ней легко настроить работу команды. Можно ставить задачи, контролировать этапы их выполнения, вести всю переписку внутри фирмы, распределив ее по чатам различных департаментов, прикреплять документы в разных форматах (например, тексты, таблицы, презентации) и тут же их совместно дорабатывать. 

Система электронного документооборота фиксирует каждое изменение файла в организации. При желании легко вернуться к предыдущей версии. Доступны разные режимы согласования и цифровая подпись. 

Бухгалтеру шаблоны «Битрикс24» помогут автоматизировать оплату счетов или подписать заявки на выдачу наличности, а кадровику вести учет отпусков и командировок. Есть и удобная загрузка документов в базу, и поддержка других операторов ЭДО, и мобильная версия.

Цена: самая простая версия с числом пользователей до пяти человек и электронной подписью стоит 1990 рублей в месяц. 

Если нужно работать с документами онлайн — то от 5 500 рублей в месяц (до 50 сотрудников) до 27 100 рублей (до 250 пользователей).

К минусам программы можно отнести интерфейс, который сложно назвать интуитивно понятным. 

A2B

Компания, которая на рынке с 2012 года, позиционирует себя как портал для ведения бизнеса. Эта российская система электронного документооборота позволяет работать с базой клиентов, вести активные продажи, контролировать постановку и этапы выполнения задач. 

На платформе удобно вести корпоративный портал с публикацией новостей, общением и офисным календарем. Но главное — можно работать с файлами в электронном виде с возможностью доступа с компьютера или со смартфона из любого уголка мира — нужен только интернет. Сервис автоматизирует кадровый, бухгалтерский и налоговый учеты, а также передачу сведений в контролирующие органы.

Факт дня
Юлий Цезарь стал первым императором, чей портрет появился на монете при его жизни.

Отдельно стоит отметить функцию контроля достижений сотрудников. Статистика отдела выгружается пользователем на один экран, чтобы мгновенно сложилось полное впечатление о том, кто, когда и чем занят. Многие виды отчетов по работе команды формируются регулярно и автоматически.

Цена: от 350 рублей в месяц за пользователя.

В кризисные времена ведение бизнеса подобно аттракциону: никогда нельзя быть уверенным, что там впереди  резкий подъем или спуск. Свести дебет с кредитом даже в сложные для предприятия периоды получится благодаря кредиту под залог коммерческой недвижимости. Узнайте о выгодных программах для предпринимателей в Совкомбанке!

К простоте, удобству и максимальной выгоде стремятся все. Совкомбанк предлагает физлицам расширить возможности кредитования при помощи залога коммерческой недвижимости. Оставьте простую заявку и узнайте, какими условиями можете воспользоваться именно вы.

«Контур.Диадок» 

Компания на рынке более 10 лет, и ей доверяют уже 1,5 млн российских организаций. 

Сильные стороны этой системы электронного документооборота — быстрые создание, отправка, согласование и подписание актов, накладных, счетов-фактур и другой базовой бухгалтерской документации. Контрагент из любого региона страны получит их в считанные секунды. Дублировать на бумаге ничего не надо. 

Наличие электронной подписи гарантирует неизменность документа после подписания. В архивной базе легко найти первичку, оформленную несколько лет назад. А если нужно отправить бумаги в надзорные органы, сделать это получится в пару кликов. 

При необходимости коды продукции автоматически передаются в систему маркировки. Также у «Контур.Диадок» есть мобильная версия, позволяющие мгновенно подписывать бумаги в режиме онлайн. 

Важное преимущество — при использовании этой системы электронного документооборота можно подключать новых пользователей без дополнительных расходов. А если оплаченный период закончился, оформленные в ней бумаги все равно будут доступны и вы их не потеряете. Минусом можно назвать спорный интерфейс — не такой легкий, как у A2B. 

Цена: от 1900 рублей в год.

лучшие системы электронного документооборота
Переведя всю работу в электронный формат, вам не придется хранить старые копии актов, счетов-фактур и договоров на бесчисленных стеллажах, которые загромождают пространство   

«СБИС» 

Эту экосистему для учета, управления и обмена электронными документами уже используют 3,5 млн компаний. Она обладает всем стандартным набором возможностей: создание архивов, управление потоками бумаг, работа с внешними контрагентами и налоговыми органами. 

Есть интеграция в учетную систему клиента: часть бумаг перенесется автоматически, а что-то нужно будет заводить вручную: зато такие файлы сами конвертируются в нужный формат.

У «СБИС» есть пакетные решения, упрощающие бумажную рутину для компаний различных сфер: например, для общепита, ритейла, производства, банков, медицинских учреждений, торговли, закупок и складского учета. 

Можно автоматизировать бухгалтерский и налоговый учеты, а также работать с госзаказами, маркировкой, системами ЕГАИС, «Честный знак» и «Меркурий». Еще одно преимущество — личный кабинет на английском для ведения документооборота с иностранными партнерами. 

Цена: обмен с контрагентами — от 2,5 рублей за документ. Весь внутренний документооборот — от 6000 рублей в год. Есть много различных дополнительных платных модулей.

TrustDoc

Если вы никогда не пользовались СЭД и слабо представляете, насколько полезно это будет для вашей организации, можете протестировать этот бесплатный сервис. Обычно платформы со свободным доступом ограничены по своим возможностям. Впрочем, если понравится, можно приобрести и полную версию. 

Платформа TrustDoc при свободном доступе позволяет вести работу с бумагами внутри компании, а также отправлять бухгалтерские документы внешним партнерам. Даже в бесплатной версии доступен почти весь функционал — в том числе использование квалифицированной электронной подписи. Ограничение только в количестве документов, которые получится отправить — не более сотни за период. А также передача файлов возможна только между фирмами, которые используют СЭД TrustDoc. 

В платной версии (стоимость — от 2,5 рублей за один отправленный файл) работать получится в том числе с любыми другими операторами документооборота. А еще есть полезная опция — отправка бумаг напрямую из «». Входящие документы в TrustDoc всегда бесплатны.

В России существуют и другие системы электронного документооборота. У всех есть свои минусы и плюсы, но в целом они более или менее повторяют функционал описанных выше. Выбрав любую СЭД в нашей статье, вы не прогадаете. 

Успеха вашему бизнесу!

Вся информация о ценах актуальна на момент публикации статьи.




Для тех, кто ценит свое время

Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.
Хотите узнавать о новых публикациях не заходя на сайт?
Подписывайтесь на анонсы в ВК и Телеграме
banner image
Оксана Есарева
Оксана Есарева
Разбираюсь в банковских продуктах и актуальном законодательстве. Со мной ваши финансы точно не запоют романсы.
Баннер