Какие задачи решают СЭД
Внедрение электронного документооборота – почти абсолютная панацея от офисной бюрократии. Главных задач у любой СЭД три: ускорить принятие решений, надежно защитить конфиденциальные данные и сделать работу команды эффективнее.
В последние годы популярность СЭД растет по экспоненте. Почему так? Во-первых, в 2021 году Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» разрешил кадровикам полностью отказаться от бумажной волокиты и вести делопроизводство только в «цифре».
Во-вторых, электронный документооборот (ЭДО) входит в число ключевых требований для участия в госзакупках и работы с маркированными товарами. В-третьих, сказались локдауны: удаленка стала обычной практикой, работа с бумагами и корпоративное общение перетекли в онлайн-формат. Как говорится, нет худа без добра.
Сегодня внедрение электронного документооборота — показатель надежности и современности организации, а его отсутствие — наоборот, может стать причиной отказа от сотрудничества. Особенно, когда речь идет о работе с государственными заказчиками и крупными корпорациями, которые без автоматизации бизнес-процессов просто утонули бы в тоннах бумаг.
Что компании, независимо от ее масштабов, может дать СЭД:
- Облегчить совместную работу с документами: создание, редактирование, согласование, раздачу прав доступа и т. д.
- Упростить архивную работу — классификацию и быстрый поиск бумаг даже пятилетней давности с помощью понятных фильтров и ключевых слов.
- Обеспечить работу с КЭП. Для этого СЭД должна находиться в реестре аккредитованных государством операторов данных.
- Поддерживать обмен документами с госслужбами. Например, отправлять счета-фактуры и отчетность в налоговые органы.
- Обмениваться данными со сторонними сервисами. От GoogleDocs до «семьи» «1С».
- Взаимодействовать с другими СЭД для обмена документами.
- Поддерживать интеграцию и конвертацию файлов, если компания использует собственное ПО для автоматизации бизнес-процессов.
- Работать с любого персонального устройства и из любой системы: не только на Windows, но также на Android и iOS.
Для бизнеса время — это всегда деньги. Поэтому важное требование при внедрении электронного документооборота — оперативная и адекватная техническая поддержка в режиме онлайн 24/7.
Прежде чем приступить к обзору конкретных СЭД, упомянем, что все они делятся на платные и бесплатные. В большинстве случаев, главное отличие в том, что со вторыми можно работать только внутри компании, а обмен файлами с контрагентами либо полностью отсутствует, либо ограничен. Например, можно подписать и отправить партнерам только 50 документов в один период.
Впрочем, большинство платных платформ дает временный свободный доступ (например, на неделю), чтобы познакомиться с сервисом. Потом потенциальный пользователь может решить, готов ли он платить за предлагаемые удобства.
Теперь, когда вы знакомы с ключевыми особенностями и требованиями к системам электронного документооборота, рассмотрим несколько популярных в нашей стране. Выбрали те, которые «умеют» все перечисленное, при этом имеют и дополнительный функционал, который не ограничивается возможностями автоматизации делопроизводства.
Старт собственного дела — это не только большие ожидания, но и траты, к которым нужно быть готовым. Как минимум, на материально-техническую базу и зарплаты сотрудникам. Чтобы волнение из-за новых начинаний было только приятным, а мысли о возможных финансовых проблемах не погасили энтузиазм, застрахуйте бизнес в Совкомбанке!
Предпринимательство — деятельность, полная рисков, и многих из них нельзя избежать. Самое разумное — подобрать проверенную компанию с большим количеством услуг по страхованию бизнеса (сотрудников, транспорта, товаров, грузов, ответственности). Широкий выбор предлагает своим клиентам Совкомбанк Страхование. Разделим с вами риски!
«Битрикс24»
Одна из лучших систем электронного документооборота и чемпион по количеству пользователей среди юридических лиц. Этой российской системой управления бизнес-процессами пользуются порядка 12 млн компаний в стране.
«Битрикс24» — это не только СЭД, но и CRM. В ней легко настроить работу команды. Можно ставить задачи, контролировать этапы их выполнения, вести всю переписку внутри фирмы, распределив ее по чатам различных департаментов, прикреплять документы в разных форматах (например, тексты, таблицы, презентации) и тут же их совместно дорабатывать.
Система электронного документооборота фиксирует каждое изменение файла в организации. При желании легко вернуться к предыдущей версии. Доступны разные режимы согласования и цифровая подпись.
Бухгалтеру шаблоны «Битрикс24» помогут автоматизировать оплату счетов или подписать заявки на выдачу наличности, а кадровику вести учет отпусков и командировок. Есть и удобная загрузка документов в базу, и поддержка других операторов ЭДО, и мобильная версия.
Цена: самая простая версия с числом пользователей до пяти человек и электронной подписью стоит 1990 рублей в месяц.
Если нужно работать с документами онлайн — то от 5 500 рублей в месяц (до 50 сотрудников) до 27 100 рублей (до 250 пользователей).
К минусам программы можно отнести интерфейс, который сложно назвать интуитивно понятным.
A2B
Компания, которая на рынке с 2012 года, позиционирует себя как портал для ведения бизнеса. Эта российская система электронного документооборота позволяет работать с базой клиентов, вести активные продажи, контролировать постановку и этапы выполнения задач.
На платформе удобно вести корпоративный портал с публикацией новостей, общением и офисным календарем. Но главное — можно работать с файлами в электронном виде с возможностью доступа с компьютера или со смартфона из любого уголка мира — нужен только интернет. Сервис автоматизирует кадровый, бухгалтерский и налоговый учеты, а также передачу сведений в контролирующие органы.
Отдельно стоит отметить функцию контроля достижений сотрудников. Статистика отдела выгружается пользователем на один экран, чтобы мгновенно сложилось полное впечатление о том, кто, когда и чем занят. Многие виды отчетов по работе команды формируются регулярно и автоматически.
Цена: от 350 рублей в месяц за пользователя.
В кризисные времена ведение бизнеса подобно аттракциону: никогда нельзя быть уверенным, что там впереди — резкий подъем или спуск. Свести дебет с кредитом даже в сложные для предприятия периоды получится благодаря кредиту под залог коммерческой недвижимости. Узнайте о выгодных программах для предпринимателей в Совкомбанке!
К простоте, удобству и максимальной выгоде стремятся все. Совкомбанк предлагает физлицам расширить возможности кредитования при помощи залога коммерческой недвижимости. Оставьте простую заявку и узнайте, какими условиями можете воспользоваться именно вы.
«Контур.Диадок»
Компания на рынке более 10 лет, и ей доверяют уже 1,5 млн российских организаций.
Сильные стороны этой системы электронного документооборота — быстрые создание, отправка, согласование и подписание актов, накладных, счетов-фактур и другой базовой бухгалтерской документации. Контрагент из любого региона страны получит их в считанные секунды. Дублировать на бумаге ничего не надо.
Наличие электронной подписи гарантирует неизменность документа после подписания. В архивной базе легко найти первичку, оформленную несколько лет назад. А если нужно отправить бумаги в надзорные органы, сделать это получится в пару кликов.
При необходимости коды продукции автоматически передаются в систему маркировки. Также у «Контур.Диадок» есть мобильная версия, позволяющие мгновенно подписывать бумаги в режиме онлайн.
Важное преимущество — при использовании этой системы электронного документооборота можно подключать новых пользователей без дополнительных расходов. А если оплаченный период закончился, оформленные в ней бумаги все равно будут доступны и вы их не потеряете. Минусом можно назвать спорный интерфейс — не такой легкий, как у A2B.
Цена: от 1900 рублей в год.
«СБИС»
Эту экосистему для учета, управления и обмена электронными документами уже используют 3,5 млн компаний. Она обладает всем стандартным набором возможностей: создание архивов, управление потоками бумаг, работа с внешними контрагентами и налоговыми органами.
Есть интеграция в учетную систему клиента: часть бумаг перенесется автоматически, а что-то нужно будет заводить вручную: зато такие файлы сами конвертируются в нужный формат.
У «СБИС» есть пакетные решения, упрощающие бумажную рутину для компаний различных сфер: например, для общепита, ритейла, производства, банков, медицинских учреждений, торговли, закупок и складского учета.
Можно автоматизировать бухгалтерский и налоговый учеты, а также работать с госзаказами, маркировкой, системами ЕГАИС, «Честный знак» и «Меркурий». Еще одно преимущество — личный кабинет на английском для ведения документооборота с иностранными партнерами.
Цена: обмен с контрагентами — от 2,5 рублей за документ. Весь внутренний документооборот — от 6000 рублей в год. Есть много различных дополнительных платных модулей.
TrustDoc
Если вы никогда не пользовались СЭД и слабо представляете, насколько полезно это будет для вашей организации, можете протестировать этот бесплатный сервис. Обычно платформы со свободным доступом ограничены по своим возможностям. Впрочем, если понравится, можно приобрести и полную версию.
Платформа TrustDoc при свободном доступе позволяет вести работу с бумагами внутри компании, а также отправлять бухгалтерские документы внешним партнерам. Даже в бесплатной версии доступен почти весь функционал — в том числе использование квалифицированной электронной подписи. Ограничение только в количестве документов, которые получится отправить — не более сотни за период. А также передача файлов возможна только между фирмами, которые используют СЭД TrustDoc.
В платной версии (стоимость — от 2,5 рублей за один отправленный файл) работать получится в том числе с любыми другими операторами документооборота. А еще есть полезная опция — отправка бумаг напрямую из «1С». Входящие документы в TrustDoc всегда бесплатны.
В России существуют и другие системы электронного документооборота. У всех есть свои минусы и плюсы, но в целом они более или менее повторяют функционал описанных выше. Выбрав любую СЭД в нашей статье, вы не прогадаете.
Успеха вашему бизнесу!
Вся информация о ценах актуальна на момент публикации статьи.
