Как подписать документ электронной подписью: простая инструкция для Word, Excel, PDF
Электронный документооборот упростил жизнь физическим лицам и представителям бизнеса. Большая часть справок, деклараций, выписок и заявок теперь подают онлайн. Главное — научиться подписывать их электронной подписью (ЭП).
Если кратко, электронная цифровая подпись (в некоторых источниках ее сокращают до ЭЦП) — аналог подписи на бумаге, но для цифрового пространства. Она может выглядеть по-разному: как штамп, росчерк ручкой на бумаге или строка символов. Но нередко ЭП невидимая, однако «вшита» в файл и определяется специальной проверкой. Например, через Госуслуги.
Подтвердить, что вы составили электронный договор или отчет, прочитали и согласны с его содержанием немного сложнее и дольше, чем расписаться на бумаге. Но если подобрать удобный способ и пару раз им воспользоваться, дальше будете делать это за несколько секунд на автомате.
Что понадобится:
- ЭП (набор файлов);
- цифровой документ, который нужно подписать;
- программное обеспечение (ПО) или интернет, чтобы воспользоваться одним из онлайн-сервисов.
Если все это у вас под рукой, переходите к инструкции. Если «токена» или компонентов цифровой подписи на вашем устройстве нет, в двух словах расскажем, где их взять.
Где взять электронную подпись и что можно ею подписывать
Электронная подпись — это способ удостоверить подлинность документа в цифровом формате. По закону ее приравнивают к обычной собственноручной.
Как получить ЭП:
- Физическим лицам — установите приложение «Госключ» и пользуйтесь им через Госуслуги. Либо обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр Минцифры.
- Индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам — обратитесь в удостоверяющий центр ФНС или к доверенным лицам, чтобы купить сертификат и носитель с файлами. Сделать это можно офлайн или онлайн.
Виды электронной подписи
Федеральный закон «Об электронной подписи» выделяет три ЭП:
- Простую — чаще всего это комбинация логина, пароля и кода из СМС в онлайн-сервисе. Генерируют автоматически, не равнозначна подписи на бумаге. Но подтверждает некоторые действия по согласию сторон, например вход в приложение или онлайн-банк.
- Усиленную неквалифицированную ЭП (УНЭП) — создают специальные программы, работает в корпоративных системах. Сотрудники могут подписывать ими заявления в отдел кадров и другие внутренние документы.
- Усиленную квалифицированную ЭП (КЭП или УКЭП) — выдают удостоверяющие центры, приравнивают к подписи на бумаге без дополнительных условий. Ее используют везде, за исключением случаев, когда документы по закону должны быть в бумажном виде (например, журнал инструктажей по охране труда).
Ей можно подписывать дистанционно любые договоры, акты, заявления, отправлять декларации и отчеты в налоговую, СФР и другие госорганы, участвовать в тендерах и торгах, заверять отчетность и официальные письма.
После получения подписи установите ее на компьютер или ноутбук либо подключите к ним .
ЭП бывает совмещенной с документом или отделенной от него. В первом случае — он изменит расширение на .sig или .sgn, и его невозможно будет открыть без ПО для распознавания цифровой подписи.
А во втором — формат документа не изменится, в нем только появятся сведения о подписании, но в папке с ним добавится еще один — подпись в формате .sig или .sgn. Тогда подписанную версию контрагент сможет открыть в любой программе.
Как подписать документ электронной подписью: простые инструкции
Есть несколько ответов на вопрос, как подписать PDF-файл или документ Ворд электронной подписью. Это можно сделать в офисных программах и сторонних сервисах.
Рассмотрим первый вариант.
Как подписать ЭЦП в Word или Excel
Чтобы сделать электронную подпись в Ворде или Экселе, нажмите «Файл» и в верхнем разделе «Сведения» выберите подпункт «Защита документа», а в нем — строчку «Добавить цифровую подпись» (чтобы ваши сертификаты отображались в списке, понадобится оплаченная или пробная версия «КриптоПро Office Signature»).
Далее выберите в появившемся окошке сертификат (из папки или с носителя), цель подписания и тип подтверждения. Документ автоматически сохранится как окончательная версия.
Если подписанный файл отредактировать или изменить, ЭП «слетит» и процедуру придется повторить. Подписывайте окончательный вариант, который не придется корректировать.
Обратите внимание, что этот вариант подписи — невидимый. Нужно добавить на страницу визуальное отображение ЭП? В поле «Вставка» настройте его во вкладке «Текст» (в шаблонах найдите «Строку подписи КриптоПРО»).
Но без видимого отображения она так же действительна, как и с ним. Единственный нюанс: чтобы ее могли проверить контрагенты, у них, как и у вас, должен быть «КриптоПро Office Signature».
Налаживаете работу бизнеса, надумали расширяться или открывать новые горизонты? Чтобы все прошло быстро и успешно, понадобятся ресурсы.
Мечтаете о своем бизнесе? Совкомбанк дает до 50 млн рублей на старт или развитие.
Для вас гибкие условия: «Легкий кредит», «Овердрафт», «Кредитная линия» и другие решения. Быстрое одобрение — минимум формальностей. Льготные программы для ИП и ООО.
Оценивайте свои финансовые возможности и риски. Изучите все условия в разделе «Бизнесу»/«Кредиты» на сайте банка sovcombank.ru
Как подписать PDF-файл
PDF-файлы подписывают аналогичным способом и в других программах — например, Adobe Acrobat Reader или PDF-XChange Editor. Чтобы в них подгрузились сертификаты, на ПК установите плагин «КриптоПро PDF» с официального сайта разработчика.
Откройте документ и найдите в меню программы необходимый раздел. В Adobe Acrobat Reader это вкладка «Инструменты», подпункт «Сертификаты». В PDF-XChange Editor — вкладка «Защита», подпункт «Подписать документ» на главном экране. Далее выбираем сертификат, настраиваем ЭП и подписываем документ.
Одна из самых популярных программ для подписания документов ЭЦП — «КриптоАРМ ГОСТ», ViPNet PKI Client и бесплатная SignMachineW32 (но для работы все равно нужно купить сертификаты «КриптоПро CSP» или VipNet CSP).
Принцип у них схожий. ПО устанавливаете на компьютер, затем загружаете файл, который необходимо подписать, выбираете сертификат и настраиваете подпись.
Как подписать электронный документ онлайн: от Госуслуг до специальных сервисов
Если не хотите устанавливать программы, можно подписать документ онлайн. Физлицам эта опция доступна на Госуслугах, достаточно предварительно установить приложение «Госключ» на смартфон или планшет. Документ загружается на портал, а оттуда пересылается в приложение для подписи.
Представителям бизнеса нужно оплатить сервис: «Контур.Крипто», СБИС, Sign.Me или любой другой. Большинство из них можно протестировать бесплатно.
Поставить заранее оформленную и установленную электронную подпись на документ не сложно, но для этого придется купить специальные плагины и программы либо оплатить онлайн-сервис.
ЭП — это быстро, удобно и надежно. Так можно удостоверить почти все документы дистанционно, что заметно сокращает время на решение рабочих задач. Главное — использовать проверенные инструменты и хранить подпись в безопасности.
Для тех, кто ценит свое время
Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.
Лучшие статьи у вас под рукой!
А еще интерактивы и мемы — просто подпишитесь на наши соцсети
Со мной вы легко найдете выгоду и узнаете о финансовых возможностях. Расскажу, как приумножать доходы и тратить с удовольствием.
Комментарии
Комментарии пользователей проходят модерацию, поэтому появляются не сразу
