Нужна ли онлайн-касса для ИП

Многие индивидуальные предприниматели освоили новую контрольно–кассовую технику. Однако вопросы остаются. Объясняем: когда онлайн-касса обязательна, какие они бывают и как накажут, если не выполнить требование закона.

• Что такое онлайн-касса и для чего она нужна
• Когда не надо подключать КТТ
• Какие штрафы за отсутствие онлайн-кассы для ИП
• Виды онлайн-касс
• Стационарные или мобильные
• Физические или облачные
• В «сборе» или фискальный регистратор
• С кнопками или смарт-терминал
• Как начать работать

Что такое онлайн-касса и для чего она нужна

Онлайн-касса — это электронный аналог контрольно-кассовой техники (КТТ) старого образца. У нее есть фискальный накопитель — карта памяти, которая хранит сведения обо всех операциях.

Онлайн-касса выдает чеки за покупки и услуги и формирует отчеты:

• об открытии и закрытии смен;
• текущем состоянии;
• регистрации КТТ и изменении ее параметров.

Раньше предприниматели отправляли в налоговую службу фискальные документы. Теперь по интернету они уходят оператору фискальных данных (ОФД) — посреднику между предпринимателем и налоговой инспекцией, а тот передает их налоговикам.

С 1 июля 2021 года бизнес, включая средний и малый, перешел на новый формат оплаты.

Встает вопрос — нужна ли онлайн-касса ИП без работников? Да, даже если предприниматель работает в одиночку, но принимает оплату от физических лиц, он обязан установить КТТ.

Каких ИП это касается:

• тех, кто занимается производством (художники, ювелиры, фермеры и другие);
• тех, кто предоставляет услуги (сантехники, монтажники, мастера по маникюру и т. д.);
• тех, кто перепродает товары.

Когда не надо подключать КТТ

При безналичных расчетах с юрлицами и самозанятыми.

В законе перечислены представители бизнеса, которым не требуется новая ККТ:

• Самозанятые. Работают в одиночку, нанимать помощников им нельзя.

• Предприниматели, которые выбрали патентную систему (ПСН). Им необходимо уточнить профиль деятельности. Например, у портних и кондитеров есть льгота, а у водителей — нет.
  Сотрудников должно быть менее пятнадцати, а доходов — не более 60 млн в год.

• ИП с режимом НПД (налог на профессиональную деятельность). Они обязаны оформлять чеки в приложении «Мой налог» и пересылать их клиентам.

Закон поясняет, в каких еще обстоятельствах можно обойтись без нового кассового аппарата. Послабления сделали для продаж — в некоторых местах установить оборудование сложно или невозможно.

Что вошло в список:

• продажа газет, журналов, книг в киосках;
• мороженого в ларьках;
• молока, кваса, безалкогольных напитков, растительного масла и керосина на розлив и из автоцистерн;
• сезонных овощей и фруктов на уличных рынках;
• разносная розничная торговля, например с тележек в поездах.

Сюда же отнесли школьные буфеты и столовые, обувные мастерские, артели народных промыслов, уход за детьми и садово-огородные работы. Не нужна касса в библиотеке, доме культуры, на стадионе, в сельской аптеке.

Не будет нарушением отсутствие онлайн-кассы для ИП, которые работают в труднодоступной местности и там, где ограничен доступ к интернету. Списки таких территорий составляют местные власти.

Важно: для продажи маркированных и акцизных товаров касса нужна всегда.

Совкомбанк поддерживает любые инициативы и начинания. Рассчитайте на калькуляторе финансовую нагрузку и узнайте ежемесячный платеж. Оформите заявку прямо сейчас и получите быстрое одобрение.

Какие штрафы за отсутствие онлайн-кассы для ИП

Индивидуальных предпринимателей, проигнорировавших требование о КТТ, ждет штраф — 25–50% от платежа, минимум — 10 тысяч рублей. Если нарушение зафиксируют повторно, деятельность приостановят до 90 суток.

Как еще могут наказать:

• за работу с кассой, которая не соответствует требованиям законодательства, — штраф 1500–3000 рублей;
• за непредставление сведений в налоговую службу более трех дней — 1500–3000 рублей;
• за невыдачу чека — 2000 рублей.

Будьте аккуратны в финансовых вопросах. Ошибка по невнимательности может привести к крупному штрафу, который для маленьких предприятий станет фатальным.

Виды онлайн-касс

Какую выбрать, зависит от потока клиентов и специфики бизнеса — выездное обслуживание или торговля в магазине. 

Разделим их по нескольким признакам.

Стационарные или мобильные

Первые работают от сети, их устанавливают в помещении прочно и надолго. Вторые — переносные, их еще называют автономными. Они небольшие и на аккумуляторах. 

Компактность иногда становится минусом — пользоваться недорогой кассой с маленькой клавиатурой не всегда сподручно. Модели подороже оснащают сенсорными экранами, они удобнее.

Физические или облачные

Физическое оборудование находится у ИП, а облачное — у поставщика услуги. По сути, это сервис, который формирует только электронные чеки. Подходит интернет-магазинам и тем, кто принимает онлайн-оплату. 

Аренда «облачников» обходится дороже физических касс, зато не нужно ничего покупать, настраивать и подключать.

В «сборе» или фискальный регистратор

Полноценный ККТ — это самодостаточные устройства, а то и целые системы из процессора, принтера, программного обеспечения. 

Фискальный регистратор — модуль без кнопок или экрана, его нужно подключать к планшету с кассовой программой или компьютеру. Проще говоря, это принтер, выручающий, когда нужно оперативно напечатать чек.

С кнопками или смарт-терминал

Не первый год говорят, что кнопочное оборудование доживает свой век, а им продолжают пользоваться. Есть и смарт-терминалы с сенсорными экранами, но они дороже.

Важно! Убедитесь, что выбранная модель входит в список рекомендованных налоговой службой.

Как начать работать

Кассиром может быть сам ИП или нанятый человек, который подписал договор о материальной ответственности. Фамилию кассира указывают в чеке.

Кассовая дисциплина для предпринимателей мягче, чем для юридических лиц. Не нужно оформлять приходные и расходные ордеры, вести кассовую книгу, складировать бумажные чеки и отчеты. Хранят только фискальные накопители — пять лет после использования.

Что сделать перед началом работы:

1. Установите фискальный накопитель. Убедитесь, что он есть в реестре ФНС.
2. Заключите договор с оператором фискальных данных из реестра ФНС.
3. Установите и настройте программное обеспечение.

Теперь можно работать. Каждую смену кассир делает три вещи:

1. Формирует отчет о ее начале — вручную или автоматически;
2. Обслуживает клиентов — считывает штрих-код товара, принимает оплату, выдает чеки, в том числе на возврат и коррекцию.
3. Делает отчет о закрытии смены.

Длительность смены — до 24 часов.

Основные требования к работе малого бизнеса с кассовым оборудованием иногда корректируют. Следите за изменениями в законодательстве, чтобы не получить штрафы.