Начиная с 2023 года, все, кто занимается продажами или оказанием услуг частным лицам, должны выписывать чеки через онлайн-кассы (Федеральный закон № 54-ФЗ). В том числе индивидуальные предприниматели без наемных работников. Не касается это правило только самозанятых.
Для упрощения официальных расчетов разработали сервис облачной кассы. В законе ее называют «расположенной вне места совершения расчета». Предприятие арендует такую онлайн-кассу для интернет-магазина у дата-центра, затем через интернет подключается к ней и оформляет чеки.
Информация о расчетах попадает в «облако». Знакомую с советских времен контрольно-кассовую технику заменил облачный сервис. Это удобно для электронной торговли, в том числе крупного и среднего ритейла, или для тех, кто ведет мобильный бизнес.
Облачная касса ─ что это такое
Что мы представляем при слове «касса»? Правильно, аппарат, который выдает чек после расчета. Но что, если такое оборудование находится далеко от места расчета?
Можно провести аналогию с облачным хранилищем данных, когда пользователь загружает некий объем информации «в облако» и после обращается к нему при необходимости.
Облачная касса действует по тому же принципу. По сути это удаленный фискальный накопитель. Он аккумулирует сведения обо всех расчетах, зафиксированных на нескольких терминалах оплаты. Данные поступают для хранения в «облако».
На месте расчета не нужен физический кассовый аппарат. Все финансовые операции происходят в сети. Однако облачная касса не витает на просторах интернета, а существует физически в дата-центре.
Центр обработки данных (ЦОД) или дата-центр 一 это помещение или здание с серверным и сетевым оборудованием. Внутри сохраняется особая температура и влажность. Доступ посторонним лицам в центр запрещен.
Облачная касса 一 собственность юрлица или ИП. Они могут подключаться и управлять ею в любой момент времени. Арендовать, использовать или очистить удаленный фискальный накопитель невозможно.
Как работает облачная касса
Облачная фискализация по принципу действия не отличается от ставшего уже привычным онлайн-расчета.
Цепочка действий выглядит так:
- клиент оплачивает покупку через интернет (самостоятельно на сайте или на месте в приложении на смартфоне у курьера или сотрудника компании);
- банк передает сведения о расчете на облачную кассу;
- фискальный накопитель формирует чек и направляет его в ОФД;
- ОФД направляет чек клиенту (по электронной почте или SMS) и в ФНС;
- облачный сервис сохраняет сведения об операциях.
Удаленные фискальные накопители формируют не физические чеки, а электронные. Выглядит процесс как чек без кассы.
Начинаем выдавать чеки без кассы
Процесс подключения удаленного фискального накопителя начинается с поиска специализированного сервиса для аренды места в дата-центре под облачную кассу.
После этого вы получите доступ в личный кабинет и сможете:
- следить за платежами и чеками;
- вручную составлять чеки;
- при необходимости изменять ранее сформированные чеки;
- открывать и закрывать кассовые смены.
Удаленные кассовые аппараты можно включить:
- в платежную форму, чтобы автоматически создавать чеки при оплате на сайте компании;
- в товароучетную систему;
- в мобильное приложение для приема оплаты в любом месте;
- в онлайн-эквайринг.
Работать с облачными кассами просто. Главное 一 рассчитать тип эквайринга и выбрать банк-партнер. В Совкомбанке разработано выгодное предложение для бизнеса в сети. Защищенная система для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей позволяет проводить платежи без задержек.
У вас есть бизнес в интернете? Подключите интернет-эквайринг от Совкомбанка и пользуйтесь всеми преимуществами торговли онлайн.
Одного облачного сервиса хватит для фискализации расчетов одновременно в разных местах. В один момент клиент оплатил покупку на сайте и курьер доставил товар другому человеку: удаленный сервис выстроит расчеты в очередь и последовательно сформирует чеки.
Регистрация
Перед началом работы с удаленным сервисом необходимо получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Она дает возможность подписывать электронные документы.
Получить УКЭП онлайн невозможно, посетить и написать заявление на бумаге в отделении ФНС нужно обязательно.
Переходим к процессу регистрации удаленного сервиса.
Выбор дата-центра и получение личного кабинета.
- Оформление договора с ОФД и оплата тарифа.
- Регистрация контрольно-кассового аппарата в ФНС.
Сделать это можно:
- удаленно в личном кабинете на сайте;
- через ОФД;
- лично в территориальных налоговых органах.
- Подключение ОФД.
- Интеграция удаленного фискального накопителя в платежные системы и сервисы.
За исключением получения УКЭП все шаги по регистрации можно сделать онлайн.
Кому подходит
В работе с удаленным сервисом действует условие: продавец и клиент не контактируют между собой в момент расчета.
Самая распространенная ситуация 一 это интернет-торговля, когда покупатель оплачивает покупки на сайте или в приложении. Когда клиент покупает непосредственно в магазине, то облачная касса не подходит.
Исключения:
- оплата курьеру;
- расчет проводит водитель или кондуктор в транспортном средстве;
- оказание услуг на дому или на выезде.
Примеры распространенных ситуаций с использованием удаленного сервиса:
- в интернет-магазине, в том числе в торговле через социальные сети;
- для оплаты товаров и услуг через мобильное приложение;
- для оплаты через автоматическое устройство: подходит для автоматов по продаже билетов, автоматической мойки автомобиля и прочего. На экране аппарата должен появиться QR-код, перейдя по которому клиент получит свой чек;
- для оплаты поездки в транспорте, когда пассажир покупает билет, находясь внутри транспортного средства;
- в сфере ЖКХ, если возможна оплата в интернете;
- услуги с выездом на место.
Для выдачи чеков через удаленный сервис подойдут оплата наличными (например, курьеру) и безналичный расчет.
Плюсы виртуальной кассы
О преимуществах работы с удаленным сервисом по формированию чеков я спросила у практика.
Мнение эксперта
Плюсы облачного фискального накопителя:
- простота использования;
- не нужно выделять место для аппарата;
- удаленный доступ;
- экономия на покупке физического кассового оборудования и его обслуживания;
- упрощенное взаимодействие с налоговыми органами: можно напрямую передавать данные в ФНС.
К нам обратился предприниматель, которому требовался бизнес-план для интернет-магазина велосипедов. В процессе работы мы обнаружили, что значительную часть его расходов занимает аренда кассовых терминалов, которыми пользовались курьеры при доставке заказов.
Мы посоветовали оптимизировать расходы с помощью перехода на облачную кассу. Решение оказалось удачным.
Заказчик отказался от терминалов и установил на смартфоны курьеров специальное приложение облачной кассы.
Для оплаты клиентам было достаточно приложить карту к смартфону, а чек приходил им по SMS. Таким образом заказчику удалось сэкономить приличную сумму.
Из-за своих особенностей облачная касса для интернет-магазина 一 то что надо. Это доступный способ оптимизировать расходы и заметно упростить себе работу, сосредоточившись на развитии предприятия.
Бизнес набирает обороты, но нет свободных средств для увеличения роста? Проблема разрешима с кредитом для расширения бизнеса от Совкомбанка. Не останавливайтесь на достигнутом.
Бизнес исчерпал предел роста? Пора менять стратегию и привлекать новые эффективные ресурсы. Один из них — кредит на расширение бизнеса от Совкомбанка. Выберите любую из трех программ льготного кредитования ИП и ООО и получите мощный финансовый поток на очень выгодных условиях.
Онлайн-касса без кассового аппарата 一 это и есть облачная касса.
Все ИП с лета 2021 года должны выписывать чеки через кассы в Сети. Чтобы следовать букве закона, но не покупать или арендовать кассовый аппарат, можно перейти на облачный сервис.
