Путевой лист автомобиля: кто и когда должен его оформлять

• Зачем нужен путевой лист
• Кто должен оформлять путевой лист в 2025 году
• Бумажный и электронный варианты  
• Срок действия путевого листа 
• Штрафы за отсутствие путевого листа 

Зачем нужен путевой лист

Документ подтверждает, что водитель и транспортное средство готовы к рейсу: пройден медицинский и технический осмотр, зафиксирована дата и маршрут поездки.

В бизнесе его используют для: 

• налоговых расчетов — учитывает расходы на топливо, амортизацию и обслуживание транспорта. Без него налоговая может не принять эти затраты в учет;
• подтверждения трудовых отношений и занятости водителя — фиксирует, когда и на каком маршруте сотрудник выполнял рабочие задачи. Это учитывают при расчете зарплаты и суточных, а также при трудовых спорах;
• обеспечения безопасности перевозок — до выхода на маршрут водитель обязан пройти медосмотр, а транспортное средство — технический осмотр. Если в документе нет отметки о медосмотре или выпуске автомобиля на линию, возможен штраф;
• доказательства при проверках ГАИ, Ространснадзора, ФНС — документ обоснует поездку и докажет ее правомерность.
  
  

Оформление этого документа обязательно для любого транспорта. Независимо от массы и типа кузова, главное — факт использования машины в коммерческих целях. Отсутствие правильного документа или ошибки в оформлении могут привести к штрафу, а иногда — к доначислениям налогов и отказу в вычете.

Кто должен оформлять путевой лист в 2025 году

Выделим основные категории:

• Юридическое лицо

Компании оформляют его на каждую машину (грузовую и легковую), которая выходит на линию. Документ нужен для контроля маршрута, пробега, водителя, а также для обоснования расходов на топливо и ремонт.

• Индивидуальный предприниматель

Если предприниматель использует транспорт в бизнесе, путевой лист для него обязателен. Неважно, управляет он машиной сам или привлекает наемного водителя. При проверке налоговая вправе запросить этот документ как подтверждение расходов.

• Сотрудник, который ездит в рабочее время на личной машине

Если автомобиль используют с согласия работодателя для встреч с клиентами или поездок между филиалами — организация тоже обязана оформить это документально для правильного расчета топлива и компенсации амортизации автомобиля. 

• Арендованный автомобиль с водителем 

Оформляет арендодатель — он отвечает за допуск транспорта на линию и прохождение предрейсовых проверок. 

• Самозанятый, который работает в такси

Бумажный и электронный варианты 

Закон допускает оба варианта. Бумажные листы проще внедрить при небольшом автопарке, электронные — удобнее для учета, автоматизации и хранения в крупной компании.

Бумажная форма:

• подходит для любого масштаба бизнеса;
• требует заполнения от руки и хранения оригиналов; 
• обязательна подпись водителя, медика и механика (при наличии).

Электронная форма:

• сокращает время на оформление и проверку;
• документ подписывают квалифицированной электронной подписью;
• данные легко хранить и искать при проверке;
• не используют, если автомобилем управляют несколько водителей с разными путевыми листами.

Срок действия путевого листа 

Документ оформляют до того, как автомобиль выйдет на линию. Если это сделают задним числом, он будет недействительным.

Срок действия зависит от характера работы:

• на один рейс — поездка длится больше одной смены или охватывает несколько дней (например, при междугородней перевозке), путевой лист оформляют на весь период рейса;
• на один рабочий день — водитель совершает одну или несколько поездок в рамках одной смены;
• на каждого водителя отдельно — если управление машиной передают другому сотруднику. Электронный формат использовать нельзя.

Если лист оформляют на один день, достаточно одной даты. Если на несколько — вносятся обе: начало и окончание. Это помогает избежать ошибок в учете, особенно при длительных командировках или разъездной работе.

Штрафы за отсутствие путевого листа

Если путевой лист не оформили, это может повлечь административную ответственность — для водителя, организации или ИП. 

В таблице актуальные штрафы в 2025 году.

Оспорить штраф за отсутствие путевого листа можно, если поездка действительно была личной и есть доказательства. Но при регулярном использовании автомобиля в работе документ лучше оформлять заранее — это снижает риски и упрощает учет.

Если избежать штрафа не удалось, его можно оплатить со скидкой — действует в течение 30 дней с момента вынесения постановления. Сделать это удобно с картой рассрочки «Халва»: в приложении доступна оплата штрафов и других платежей без комиссии.

Что важно знать о путевых листах в 2025 году

• Путевой лист — обязательный документ для организаций, ИП и самозанятых, которые используют транспорт в бизнесе.
• Нужен для контроля поездок, налогового и бухгалтерского учета расходов.
• Заполняют до начала рейса, в бумажной или электронной форме.
• Вносят сведения о водителе, транспорте, маршруте, техническом и медицинском контроле.
• Если нарушить порядок, то будет штраф — для водителя, должностного лица и компании.
• В отдельных случаях (поездки в личных целях) путевой лист можно не оформлять, но при проверке важно доказать нерабочий характер маршрута.
• Документ снижает налоговые риски, подтверждает расходы на ГСМ и защищает организацию при проверках.