Баннер
Бизнесу

Разложить по полочкам: что такое диаграмма Ганта и как она помогает в управлении проектами

Ильвина Хазиева
/ 27 сентября 2023 11:29
622
13 мин.

Чтобы эффективно управлять проектами в бизнесе, используют диаграмму Ганта. Она позволяет визуализировать структуру проекта и видеть, как идет работа над задачами. Расскажем, в чем ее суть, как с ней работать, где построить бесплатно или за деньги.

диаграмма ганта
Этот способ визуализации используют руководители и менеджеры из самых разных сфер: от IT до производства самолетов

Что такое и зачем использовать

Диаграмма Ганта — это вид столбчатых диаграмм (гистограмм), который используют для планирования проектов. Звучит скучно, если не знать, какие возможности она открывает. 

Диаграмма помогает наглядно увидеть, как устроен проект, кто и в какие сроки его выполняет. Она настолько удобна для планирования и управления проектами, что ее используют в этой области практически по умолчанию. Так часто, что для построения существуют отдельные сайты.

Этот способ визуализации придумал инженер Генри Гант еще в 1910 году. Тогда гистограмму чертили на бумаге и отслеживали ход выполнения задач в производственных проектах — все ли идет по плану или где-то сотрудники отстают или перерабатывают? Сначала нововведение использовали на заводах и при строительстве различных объектов, в настоящее время — практически везде, где есть проекты.

Конечно, чертежами от руки давно никто не занимается, все данные сразу вносят в компьютеры. Современные диаграммы в разы сложнее и удобнее бумажных носителей и отражают куда больше данных.

По словам менеджера проектов Анастасии, основной плюс диаграммы Ганта в управлении проектами — возможность работать со сроками и отслеживать, сколько времени уходит на задачи. То, что менеджер держит в голове, — кто, когда и какие действия выполняет, в какое время может за них взяться, в какой последовательности они будут идти — отображается на схеме.

Как устроена

Как и во всех гистограммах, здесь есть вертикальная и горизонтальная оси:

  • по вертикали откладывают задачи и подзадачи, которые нужно сделать в ходе проекта;
  • по горизонтали — сроки их выполнения.

Начало первой задачи — стартовая точка. Конец последней — финиш. По ним можно определить продолжительность всего проекта.

Это базовое устройство диаграммы Ганта. На ней можно увидеть:

  • из каких задач состоит проект,
  • как он устроен,
  • когда начнется и закончится,
  • на какой стадии находится,
  • в каком формате работает команда — выполняются задачи последовательно или параллельно.
 диаграмма ганта управление проектами
Устройство базовой диаграммы Ганта достаточно простое, но его можно усовершенствовать. Источник: cloud.yandex.ru

Помимо этого по вертикали зачастую указывают:

  • исполнителя — это может быть один человек или несколько;
  • статус — например, открыта задача, в работе, на паузе или закрыта;
  • любую дополнительную информацию.

По горизонтали отмечают вехи — границы нескольких задач, от которых зависит результат.

Иногда для развития бизнеса нужно не только качественное планирование, но и финансовые вложения. Оформить кредит с выгодной ставкой и комфортными условиями можно в Совкомбанке.

Бизнес исчерпал предел роста? Пора менять стратегию и привлекать новые эффективные ресурсы. Один из них — кредит на расширение бизнеса от Совкомбанка. Выберите любую из трех программ льготного кредитования ИП и ООО и получите мощный финансовый поток на очень выгодных условиях.

Кто и как использует диаграмму Ганта в управлении проектами

Менеджеры и руководители используют диаграмму Ганта как в маленьких, так и в больших проектах.

Она позволяет препарировать работу на отдельные задачи, следить за зависимостями между ними, контролировать сроки, видеть, как задействованы ресурсы, планировать бюджет.

По ее внешнему виду можно определить метод организации работы:

  • Например, для модели Waterfall (с англ. waterfall — водопад) гистограмма выглядит как каскад водопадов. Это происходит из-за того, что задачи выполняют строго одну за другой, а не делают параллельно.

Допустим, при постройке дома этапы будут следующими: создание проекта, возведение фундамента, стен, крыши, проведение коммуникаций, отделка, проверка, сдача в эксплуатацию. Невозможно возвести стены без фундамента или провести электричество после поклейки обоев.
Диаграмма помогает наглядно изобразить последовательность действий и время, отведенное на каждый этап.

  • В модели Agile (с англ. agile — гибкий) задачи идут параллельно, и это отражается на схеме — временные отрезки располагаются друг под другом.
    Диаграмма помогает увидеть, какие действия выполняются командой в тот или иной промежуток времени.
  • Модели зачастую пересекаются, ведь некоторые действия можно делать одновременно, а к некоторым переходить строго после выполнения первых. Такая модель называется гибридной.
    Например, для выпуска журнала можно одновременно писать статьи и готовить фотографии. А вот редактура, корректура и верстка начнутся только после того, как все материалы будут готовы, — эти этапы будут идти последовательно.

Предоставьте сотрудникам больше выгод. С картой «Халва» приятно не только получать зарплату. Ее выгодно использовать и в повседневной жизни. Высокий кешбэк и процент на остаток, удобный мобильный банк и заемный лимит до 500 тысяч рублей — Халва открывает своим клиентам большие возможности.

С зарплатной картой «Халва» ваши сотрудники смогут позволить себе больше! Подключите зарплатный проект, а ваши работники сами решат, как им расплачиваться за товары и услуги: своими средствами или деньгами банка в рассрочку. В их распоряжении будет большой выбор банковских и страховых продуктов на специальных условиях.

Как построить вручную

Для простых проектов или личных планов можно построить диаграмму Ганта вручную.

Для этого вооружитесь:

  • бумагой,
  • ручкой,
  • линейкой,
  • фломастерами и карандашами.

В столбик напишите, чем именно будете заниматься. А в строку — время, которое потратите на эти дела. Временные промежутки можно раскрасить в разные цвета.

Если по какой-либо задаче случится просрочка, сдвинуть сроки на бумаге не получится. Придется строить новую схему.

Чтобы подстраховаться, используйте Excel, онлайн-варианты — «Гугл Таблицы» или более навороченные сервисы. Это удобнее, а если вы уверенный пользователь ПК, то еще и быстрее. Чем крупнее и сложнее проект — тем более специализированную программу используют для работы.

Как построить в Excel

Сделать диаграмму Ганта в Excel можно по аналогии с построением вручную.

Готовой гистограммы с таким названием вы не найдете. Сначала пропишите массив данных — задачи и сроки, на основе которых будет построена диаграмма. А далее выберите линейчатую гистограмму с накопительным эффектом и доработайте ее до нужного вида.

Но в разы удобнее скачать готовые бесплатные шаблоны от Microsoft:

  • они красивые — выполнены в трех цветах;
  • подробные — учтено много деталей;
  • вариативные — можно внести необходимые данные, удалить лишнее, изменить шаблон под себя.

Вот только вся информация в них написана на английском языке. Это не критично, если вы понимаете принцип работы диаграммы. В любом случае вам придется удалить всю старую информацию и внести собственные описания.

как в excel сделать диаграмму ганта
Так выглядит один из шаблонов Excel

Шаблон от сервиса GanttPro бесплатный и выполнен на русском языке. Его можно использовать в самом сервисе, скачать для Excel или «Гугл Таблиц».

Как построить в Google таблицах

Работа в Google таблицах удобнее тем, что файл могут видеть все, кто получит к нему доступ, а изменения отображаются в режиме реального времени.

Чтобы сделать диаграмму Ганта в «Гугл Таблицах»:

  1. Скачайте готовый шаблон.
  2. Адаптируйте его под себя — подробно распишите задачи, установите их продолжительность, дату старта и финиша.
  3. Пропишите дополнительную информацию — кто станет исполнителем, какой у задач статус.
  4. Обновляйте данные по ходу работы — вносите корректировки в даты, изменяйте статусы.
  5. Поделитесь диаграммой с теми, кому это важно, — коллеги смогут следить за проектом вместе с вами.
диаграмма ганта управление проектами
Шаблон от GanttPro можно использовать в «Гугл Таблицах»

Программы для построения диаграммы Ганта

Рассмотрим автоматизированные сервисы для работы с диаграммой.

  • GanttPRO — интерактивный онлайн-сервис, заточенный только под работу с диаграммой Ганта. Его удобно использовать для крупных команд. Например, можно одновременно вести и большие проекты, и собственные задачи. А доступ предоставлять не ко всей информации сразу, а только для проектов конкретных исполнителей.

Еще одно преимущество — комфортная работа с распределением ресурсов. В программе можно выставить стоимость ресурса в час и затрачиваемое время, на основе чего система рассчитает стоимость работ и проекта в целом.

Стоимость: для команд от пяти пользователей и более базовый тариф стоит 7,99 $, PRO — 12,99 $, business —19,99 $.

  • Miro — российская платформа для совместной работы. А точнее, интерактивная доска, которая помогает визуализировать данные. В функционале есть готовый конструктор диаграмм Ганта. Подойдет для маленьких команд и проектов.

Стоимость: бесплатно. Есть платные версии за 10 $ и 20 $ в месяц для каждого участника. За годовую подписку делают скидки.

диаграмма ганта управление проектами
В специальных сервисах схемы выглядят красивее, а возможностей для управления больше. Источник: miro.com
  • Microsoft Project — специализированная программа для управления проектами и распределения ресурсов. Данные о проектах отображаются в диаграмме Ганта.

В программе есть несколько уровней — простой для одного пользователя, корпоративный для команд с совместным доступом, расширенный для анализа проектов и ключевых показателей эффективности.

Менеджер проектов Анастасия поделилась опытом использования Microsoft Project:

«Я использую диаграмму Ганта для всех проектов и в каждом случае выстраиваю новую — так как в моей работе проекты, сроки и ресурсы всегда разные.

Я не занимаюсь построением вручную, а использую Microsoft Project — передовой инструмент для управления проектами. В нем я составляю проектный план, на основе которого выстраивается готовая диаграмма Ганта.

Сначала я детально прописываю, из каких задач и подзадач состоит проект, выстраиваю зависимости между ними, назначаю даты. Затем на каждую задачу назначаю людей, которые будут ими заниматься.

Например, я знаю, что у меня есть условный Вася Пупкин на восемь часов в день, но подходящей для него работы на все 16. При этом я держу в голове, что задачей может заниматься и Витя Лисичкин, который доступен на четыре часа в день. В Microsoft Project я могу комбинировать время этих людей, учитывать все нюансы и зависимости, а на выходе получить наглядный план работ со сроками».

Недостаток в том, что с 30 сентября 2023 года пользователи из России не смогут продлевать лицензии на программное обеспечение.

  • Yandex Tracker — сервис для управления проектами и автоматизации процессов в компании. Составить календарный план работ можно в диаграмме Ганта.

Стоимость: от 440 ₽ в месяц за каждого пользователя для первых 100 человек. При подключении более 250 участников — 360 ₽ в месяц.

  • Asana — платформа для управления, существует в виде мобильного и веб-приложения. У Asana есть отдельное веб-приложение для работы с диаграммой Ганта под названием Instagantt.

Стоимость: 7 $ в месяц для индивидуального использования, 5 $ в месяц за пользователя для команды. 

Надеемся, что с этими шаблонами и сервисами планирование ваших проектов станет еще более эффективным. Желаем продуктивной работы!

Вся информация о ценах и тарифах актуальна на момент публикации статьи.

Для тех, кто ценит свое время

Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.
Хотите узнавать о новых публикациях не заходя на сайт?
Подписывайтесь на анонсы в ВК и Телеграме
banner image
622
Ильвина Хазиева
Ильвина Хазиева
Расскажу интересно о скучном и сложном. И пусть ваши финансовые страхи исчезнут!
Баннер