Помощник руководителя: чем занимается, какие навыки должен иметь

• Обязанности помощника руководителя
• Составляет график начальника
• Работает с документами
• Налаживает коммуникацию с коллегами и партнерами
• Решает оперативные задачи
• Ведет административные дела
• Какие навыки пригодятся
• Организаторские способности
• Коммуникабельность и уверенность
• Технические навыки
• Многозадачность
• Ответственность и внимание к деталям
• Стрессоустойчивость
• Образование
• Карьера
• Управление
• Смена сферы деятельности
• Собственное дело
• Зарплата
• Как ускорить карьерный рост

Помощник руководителя может быть незаметен для посторонних, но без него не обходится ни один день. Он превращает хаос в порядок: вносит изменения в плотное расписание начальника, отвечает на письма, готовит документы, организует командировки и так далее.

Его главная задача — создать условия, при которых руководитель сможет заниматься развитием компании и не утонет в рутинных задачах. Как же стать ассистентом руководителя? 

Обязанности помощника руководителя 

Он занимается стратегическим планированием, решает сложные задачи и умеет предвосхищать потребности самого влиятельного человека в компании. 

Вот чем занимается личный помощник руководителя. 

Составляет график начальника 

Одна из ключевых задач. Помощник составляет расписание начальника, планирует встречи, конференции и командировки. При этом он должен учитывать приоритетность задач и их нюансы.

Например, помощник составляет график встреч начальника с инвесторами и подготавливает документы для презентации новых проектов.

Работает с документами

Ассистент отвечает на письма, готовит отчеты, договоры и презентации. Он также несет ответственность за точность данных и соблюдение сроков.

Так, в юридической фирме ассистент проверяет договоры на соответствие закону перед подписанием.

Налаживает коммуникацию с коллегами и партнерами

Помощник — связующее звено между руководителем и коллегами. Он координирует внутренние встречи, ведет деловую переписку, общается с клиентами и партнерами.

К примеру, в строительной компании он организует встречи с подрядчиками, следит за графиком поставок и ведет деловую переписку с клиентами.

Решает оперативные задачи

Каждый день приносит новые вызовы: организация корпоративного мероприятия, решение проблем с поставками или бронирование поездок. Помощник должен быть готов быстро реагировать на изменения.

Так, в производственной компании часто требуется организовать срочную доставку комплектующих или договориться с подрядчиками о переносе сроков.

Ведет административные дела

Помощник координирует работу офиса, заказывает канцтовары, зачастую организует корпоративы и праздники — закупает все необходимое.

Например, в крупной корпорации помощник может отвечать за организацию обучения для сотрудников: от выбора тренеров до составления расписания.

Какие навыки пригодятся

Помощник руководителя должен обладать разными навыками. Рассмотрим их подробнее. 

Организаторские способности

Помощник руководителя должен уметь эффективно планировать рабочее время и организовывать процессы так, чтобы ничего не упустить. Так, на конференции помощник отвечает за точность тайминга, список участников и контроль логистики.

Коммуникабельность и уверенность

Помощник работает с разными людьми от коллег до топ-менеджеров и клиентов. Навыки общения помогают устанавливать контакты и выстраивать долгосрочные отношения. 

Например, в PR-агентстве помощник может вести переговоры с журналистами и организовывать интервью для руководителя.

Технические навыки

Современный специалист обязан владеть офисными программами и инструментами. YouGile пригодится для управления проектами, а Google Calendar — для организации встреч.

Многозадачность

В условиях постоянного потока задач важно сохранять концентрацию и не терять контроль над ситуацией. Помощнику руководителя нередко приходится одновременно организовывать деловую поездку, готовить отчет и проводить брифинг с сотрудниками.

Ответственность и внимание к деталям

От помощника требуется точность в выполнении задач и соблюдение дедлайнов. В отчете каждая цифра имеет значение.

Стрессоустойчивость

Работа помощника часто связана с высокой ответственностью и неожиданными ситуациями. Важно всегда сохранять спокойствие и находить решения даже в условиях стресса.

Образование

Высшее образование обязательно далеко не всегда, иногда достаточно средне-специального. Но у выпускников вуза есть конкурентное преимущество. 

Востребованные специальности:

• Менеджмент. Для тех, кто хочет развить организационные навыки и научиться эффективно управлять процессами.
• Экономика. Дает знания в области финансового управления, которые всегда полезны в работе.
• Юриспруденция. Навыки работы с правовой документацией и знание законодательства — преимущество для помощников руководителей в крупных компаниях.

Карьера 

Это отличная стартовая точка для карьерного роста. Ассистент может быстро занять более высокие позиции и даже сам стать руководителем направления. Все зависит от размера компании, амбиций и компетенций. Какие есть карьерные траектории?

Управление

Ассистент может вырасти до следующих должностей:

• Координатор проектов. Отвечает за конкретные проекты, работает с командами исполнителей.
• Заместитель руководителя. Занимается более сложными задачами, включая стратегическое планирование и управление отделами.

Так, помощник руководителя в крупной IT-компании может со временем занять должность менеджера проекта, а затем — руководителя отдела разработки.

Смена сферы деятельности

Помощник руководителя может сравнительно легко сменить сферу занятости:

• HR-менеджмент. Если ассистент активно общается с персоналом и часто участвует в подборе сотрудников, возможно, ему стоит задуматься о росте в области управления кадрами.
• PR и коммуникации. Если в обязанности помощника входит организация мероприятий, общение с прессой и написание официальных текстов и ему это нравится, он может перейти в отдел по связям с общественностью.
• Бизнес-аналитика. Ассистент работает с отчетностью и анализом данных? Возможно, ему стоит задуматься о переходе в отдел аналитики.

Собственное дело

Опыт на позиции помощника руководителя помогает понять, как работает бизнес изнутри. Это может стать трамплином для открытия собственного дела. 

Помощники руководителей хорошо умеют планировать, организовывать, управлять. Все это пригодится при открытии бизнеса.

Задумываетесь о своем деле? Приходите в Совкомбанк. Пусть мечты становятся реальностью! 

Зарплата 

Средняя зарплата помощника руководителя в Москве в 2024 году составила 100 000 рублей. При переходе на должности офис-менеджера, координатора проектов или заместителя руководителя доход может вырасти до 150 000–200 000 рублей и более. Так, координаторы крупных проектов в IT-сфере могут получать до 250 000 рублей в месяц.

В Санкт-Петербурге зарплата помощника руководителя начинается от 70 000 рублей.

В Самаре личный ассистент может зарабатывать на старте от 50 000 рублей.

Как ускорить карьерный рост

Чтобы расти в профессии, важно постоянно развиваться. Вот несколько советов:

1. Совершенствуйте «мягкие» навыки. Коммуникабельность, стрессоустойчивость, лидерские качества. Любая сложная задача будет вам по плечу. 
2. Учитесь новому. Курсы по управлению проектами, работе с современными системами документооборота и тайм-менеджменту — лишних знаний не бывает. Благодаря им вы станете более ценным сотрудником.
3. Проявляйте инициативу. Берите на себя больше ответственности, участвуйте в проектах за пределами ваших прямых обязанностей.
4. Налаживайте связи. Хорошие отношения с коллегами и партнерами могут открыть перед вами новые двери. 

Должность помощника руководителя — отличный старт для тех, кто хочет понять, как работает бизнес, и освоить универсальные навыки управления. Этот опыт откроет множество карьерных возможностей.