Баннер
Работа

Все об электронном больничном: как закрывать, как рассчитывать

Татьяна Мищенко
/ 10 февраля 2023 08:45
9.5 тыс.
15 мин.
Текст изменился / 1 сентября 2023

Отказ от бумажных листков нетрудоспособности — значимый шаг для системы социального страхования России. Рассказываем, почему использование электронных документов гораздо экономичнее, экологичнее и проще, чем работа с заполненными вручную бланками.

электронный больничный лист социальный фонд россии
Переход на электронные документы упростил работу сотрудникам учреждений здравоохранения, бухгалтерии и Социального фонда России

Что изменилось в работе с больничными

В начале 2022 года в силу вступили новые правила документооборота, которые изменили порядок работы организаций при назначении социальных выплат.

  • Беззаявительный порядок назначения социальных выплат

Многие выплаты Социальный фонд России (далее — СФР) теперь назначает без заявлений, в том числе и пособие по временной нетрудоспособности. Для этого ведомство заранее собирает от нанимателей информацию о сотрудниках по специальной форме «Сведения о застрахованном лице» (далее — СоЗЛ).

  • Срок передачи сведений в СФР

Раньше у организаций было пять рабочих дней, чтобы предоставить СФР запрошенные сведения. Теперь этот срок сократили до трех дней с даты отправки запроса Фондом. Для подтверждения подлинности данные заверяют усовершенствованными квалифицированными электронными подписями (далее — УКЭП) руководителя и главного бухгалтера.

  • Возврат излишне уплаченного пособия

Если СФР начислит застрахованному лицу слишком большую сумму из-за ошибок в предоставленных данных, виновнику ошибки (получателю пособия, работодателю или медучреждению) придется компенсировать лишние расходы.

  • Листки нетрудоспособности в электронном формате

Год назад бумажный листок нетрудоспособности помахал своим голубым уголком и канул в Лету. Теперь выбирать, на каком носителе получать информацию о болезни для предоставления работодателю, нельзя. Документ оформляют только в электронной форме.

Вся дальнейшая работа со сведениями о временном отсутствии сотрудника тоже происходит онлайн. Работодатели получают данные не от него, а из уведомления от Единой интегрированной информационной системы «Соцстрах» (далее — ЕИИС). 

Что такое ЭЛН

Электронный листок нетрудоспособности (далее — ЭЛН) — это медицинский документ, оформленный в ЕИИС по утвержденному стандарту. Он доказывает, что сотрудник не мог находиться на работе и выполнять должностные обязанности из-за того, что болел или ухаживал за больным членом семьи.

То есть ЭЛН — это тот же больничный лист для ФСС и работодателя, который раньше медицинские организации выдавали на бумаге, а теперь заполняют, передают и хранят с помощью специальных программ.

До 1 января 2022 года оформить ЭЛН можно было не всегда. У работодателя и клиники должны были быть технические возможности и соглашение с СФР. Каждый раз при выборе документа на цифровом носителе пациент заполнял письменное согласие.

Теперь оформление ЭЛН — не право, а обязанность.

госуслуги больничный лист
Посмотреть свой больничный лист на «Госуслугах» можно в разделе «Здоровье»

Порядок взаимодействия между организациями при оформлении больничного

После получения бумажного больничного листа для ФСС и работодателя сотрудник должен был заверить его печатями в регистратуре клиники, затем правильно заполнить и отнести в бухгалтерию компании.

Использование цифровых носителей информации значительно упростило и ускорило работу с документом для всех участников процесса: работника, врача, работодателя и СФР.

Участник процесса

Действия

Пациент

Обращается в лицензированную медицинскую организацию для получения помощи

Врач

  • Открывает ЭЛН в ЕИИС;
  • заполняет данные пациента: ФИО и дату рождения, период и код нетрудоспособности;
  • заполняет данные медучреждения: название клиники, свои ФИО и специальность;
  • подписывает документ УКЭП.

Информация об открытии ЭЛН сразу передается в СФР

СФР

  • Проверяет, есть ли в системе СоЗЛ от организации, в которой работает пациент;
  • сообщает работодателю об открытии ЭЛН;
  • информирует работодателя о закрытии ЭЛН и отправляет ему цифровой документ с предзаполненными данными на проверку

Работодатель

Не позднее трех рабочих дней с момента поступления уведомления:

  • подтверждает корректность сведений или актуализирует их при обнаружении неточностей;
  • возвращает заполненный документ в СФР

Далее происходит начисление пособия. Первые три дня временной нетрудоспособности оплачивает наниматель, а сумму за остальной период до даты закрытия ЭЛН переводит СФР.

Если ЭЛН оформили по беременности и родам, для ухода за больным родственником, в связи с карантином, протезированием по медпоказаниям, при травмировании в рабочее время или получении профзаболевания, то пособие полностью выплачивается из СФР.

На покупку лекарств и оплату медицинских услуг может уйти целое состояние. На случай непредвиденных расходов удобно иметь под рукой карту «Халва». С ней оплачивать любые покупки у партнеров можно в рассрочку.

Халва знает, как заставить цвести ваше «денежное дерево» в любых условиях: покупать в беспроцентную рассрочку товары более чем в 250 000 магазинов-партнеров на сумму до 500 000 рублей, получать кешбэк до 10% и приумножать сбережения в удобной онлайн-копилке до 12,5% годовых. Оформите карту и получите «золотой ключик» финансового благополучия!

Что нужно для работы с электронным документом

Для работы с ЭЛН организация должна выполнить несколько подготовительных шагов.

  • Шаг 1. Выбор подходящей программы

Для начала нужно позаботиться о настройке рабочего места бухгалтера. Работать с ЭЛН можно через личный кабинет страхователя в СФР (для удобства там бесплатно можно скачать специальную программу) или с помощью платных сервисов от операторов электронного документооборота (далее — ЭДО). И в том, и в другом случае необходимо выполнить регистрацию в системе.

  • Шаг 2. Подключение к социальному ЭДО

Для работы с ЭЛН необходимо подключиться к специальной системе социального ЭДО. Для этого нужно создать электронно-цифровую подпись и заключить договор с СФР об электронном взаимодействии.

  • Шаг 3. Передача сведений о застрахованных лицах в СФР

Чтобы СФР мог начислять пособия, организации направляют в Фонд данные для расчета выплат по каждому сотруднику организации в течение трех дней с момента трудоустройства и обновляют сведения по мере необходимости.

С 2023 года в СФР нужно передавать информацию и о тех, кто выполняет работу на основании договора ГПХ, если в предыдущем году работодатели или заказчики делали отчисления на их лицевые счета в системе социального страхования. Чтобы получать пособие в 2023 году, сумма взносов за прошлый год должна быть не менее 4833,7 рубля.

Факт дня
Юлий Цезарь стал первым императором, чей портрет появился на монете при его жизни.

Как работать с электронными больничными листами

После того как врач загружает листок нетрудоспособности в ЕИИС «Соцстрах», информация поступает в СФР. Фонд сразу же оповещает работодателя об открытии ЭЛН и информирует об изменениях статуса документа — продлении, закрытии, аннулировании.

листок нетрудоспособности фсс больничный
Открыть листок нетрудоспособности может не только врач-терапевт, но и специалист узкого профиля: невролог, кардиолог, ортопед и т. д.

После получения от СФР уведомления о закрытии ЭЛН работодатель обязан проверить достоверность предзаполненных сведений, необходимых для расчета и выплаты пособия. В течение трех дней нужно дать ответ, подтверждающий корректность данных, или внести изменения в документ при обнаружении неточностей.

СФР может направить запрос на представление дополнительной информации. На предоставление ответа, подписанного УКЭП, работодателю также дается всего три рабочих дня.

СФР определяет размер пособия, опираясь на имеющиеся в системе данные, и перечисляет сотруднику свою часть суммы в течение десяти рабочих дней.

Если сотрудник отсутствовал на рабочем месте по причине собственной болезни, пособие за первые три дня оплачивает работодатель. Обычно деньги поступают на счет в ближайший день выплаты аванса или зарплаты.

Как определить сумму пособия в 2023 году

Чтобы посчитать, какое пособие положено сотруднику в связи с временной нетрудоспособностью, необходимо знать предельные допустимые значения выплаты для всех застрахованных лиц: минимум и максимум.

Минимальная сумма, исходя из которой допускается расчет дневного пособия, зависит от размера МРОТ на начало года, в котором произошло страховое событие.

Минимальное среднее значение дневного заработка определяют по формуле: МРОТ х 24 : 730.

МРОТ на 1 января 2023 года — 16 242 рубля. Таким образом, минимальная выплата за день временной нетрудоспособности в этом году — 533,98 рубля (считаем как 16 242 х 24 : 730).

В начале 2022 года ежемесячная зарплата Степана Ивановича выросла с 90 до 130 тысяч рублей. Он знал, что размер выплаты по ЭБЛ определяется по среднему дневному значению, и рассчитывал, что пособие за 10 дней болезни в январе 2023 года окажется существенно больше, чем за такой же период в ноябре 2022-го. Однако сумма, поступившая на счет, разочаровала мужчину.

Он обратился за разъяснениями к бухгалтеру. Оказалось, что не все так просто — пособие не может превышать допустимого максимума.

Чтобы определить верхний предел размера дневной выплаты, нужно знать максимальные суммы, на которые начислялись страховые взносы за каждый год расчетного периода. В качестве базы для расчета предельного порога в 2023 году берут значения за 2021 и 2022 годы. Это 966 000 и 1 032 000 рублей соответственно.

Для расчета максимального дневного пособия эти суммы нужно сложить, а затем разделить полученное значение на 730 дней. Выходит, что предельный среднедневной заработок, который принимают за основу для расчета максимального возможного пособия в 2023 году, равен 2 736,99.

отсутствие по болезни фонд социального страхования
Сотрудник не обязан предупреждать работодателя о болезни. О начале периода временной нетрудоспособности уведомляет Социальный фонд

При определении размера пособия для конкретного работника необходимо учесть:

  • его средний заработок за календарный день в расчетном периоде;
  • страховой стаж на дату начала болезни;
  • количество дней по ЭЛН (считаются все дни, не только рабочие).

Для вычисления среднедневного заработка сотрудника нужно сложить его трудовые доходы за два предыдущих года и разделить полученное значение на 730. Если результат меньше минимального пособия за один день временной нетрудоспособности, то для расчета выплаты в 2023 году используют значение, равное 533,98. Если результат превышает предельный среднедневной заработок, то пособие за день болезни приравнивают к 2 736,99.

Страховой стаж на дату открытия ЭЛН нужен, чтобы правильно рассчитать итоговую сумму. Дело в том, что сотрудник получает 100% от среднедневного заработка за каждый день больничного, только если его стаж превышает восемь лет. При стаже от пяти до восьми лет размер пособия сокращается до 80%, а заболевшему со стажем менее пяти лет заплатят только 60% от среднего заработка.

Чтобы рассчитать условия по кредиту в Совкомбанке, нужно знать только желаемую сумму, остальное подскажет наш калькулятор.

Пример расчета

Рассмотрим, как определить размер выплаты, на конкретном примере.

Общий страховой стаж Савельевой В. С.

6 лет

Продолжительность болезни по ЭЛН

8 дней (с 20.01.2023 по 28.01.2023)

Период для определения среднедневного заработка сотрудницы

2021 и 2022 годы

Заработок за расчетный период

В 2021 году — 650 тысяч рублей;

в 2022 году — 710 тысяч рублей

Суммы, которые Савельева заработала в 2021 и 2022 годах, меньше, чем максимальные предельные значения за эти периоды (966 000 и 1 032 000 рублей), поэтому для расчета заработка за один календарный день используем фактические значения.

(650 000 + 710 000) : 730 = 1863 (рубля) — средний заработок сотрудницы за каждый день расчетного периода. Это больше, чем минимальное дневное пособие по временной нетрудоспособности в 2023 году, то есть сумму для определения размера выплаты оставляем без изменений.

Стаж Савельевой В. С. — 6 лет. Это значит, что размер пособия по временной нетрудоспособности за один календарный день составляет 80% от среднедневного заработка: 1863 : 100 х 80 = 1490,4.

Для определения суммы выплаты по больничному листу дневной размер пособия умножаем на количество дней болезни: 1490,4 х 8 = 11 923,2. Из них 4471,2 рубля должна выплатить организация, остальные 7452 рубля будут начислены из СФР.

В чем плюсы перехода на электронные больничные листы

Одной из главных предпосылок для отказа от бумажных больничных листов для ФСС стала необходимость создания единой базы данных, изменения в которой легко отследить. Переход на ЭЛН позволил объединить данные по всем документам в единую систему и свести возможность мошенничества с больничными практически к нулю.

Есть и другие плюсы перехода на цифровую форму.

  • Экологичность

Согласно последним данным, опубликованным на сайте Росстата, численность занятого населения России в возрасте от 15 лет — 72 153,2 тысячи человек. Если предположить, что хотя бы треть раз в год ходит на больничный, то это почти 24 051,1 тысячи листков нетрудоспособности.

Из одного дерева можно получить примерно 17 пачек бумаги по 500 листов. Выходит, что для обеспечения бумажными бланками всех нуждающихся нужно срубить и переработать около 2830 деревьев. Переход на ЭДО избавляет от этой необходимости.

  • Экономия времени

Вся информация по больничным поступает заинтересованным лицам онлайн, больше не требуется передавать бланк из медучреждения работодателю, а затем в СФР. Кроме того, бухгалтеру не нужно вручную производить расчеты пособий по ЭЛН — это происходит автоматически на основании данных, загруженных в систему.

  • Экономия пространства

Не нужно выделять место для хранения бумажных документов.

  • Сокращение вероятности ошибок

При работе с бумажными документами врачи и работодатели нередко допускали ошибки. В таких случаях листок нетрудоспособности считался испорченным, и работникам приходилось повторно обращаться в медучреждение для получения дубликата. Это приводило к задержке начисления пособия.

Заполнять ЭЛН гораздо проще. Не нужно следить за такими тонкостями, как цвет чернил, размер букв, расположение печати и так далее.

  • Надежность

Электронный документ, в отличие от бумажного, нельзя повредить или потерять.

Мнение эксперта

Ирина Смирнова
Управляющий владелец группы компаний «Ваш Бухгалтер», эксперт по налоговым рискам, безопасности бизнеса и международным стандартам финансовой отчетности

Переход больничных в электронный вид упростил работодателю некоторые процессы. Ушла в прошлое бумага, которая сейчас стоит дорого. 

Раньше, получив от врача больничный на руки, сотрудник передавал его ответственному сотруднику работодателя, который:

  • проверял наличие печатей и правильность внесенной информации;
  • заполнял необходимые поля;
  • рассчитывал сумму выплат.

С появлением ЭЛН одновременно отпала необходимость в проверке этих моментов и подлинности документа. При недостоверности данных был риск доначисления налогов, так как выплаты по больничному налогом не облагаются.

Бумажные носители постоянно проверяли уполномоченные ведомства. Теперь информацию по больничному работодателю направляет СФР, а это гарантирует достоверность сведений.

Первое время после введения ЭЛН работник направлял работодателю номер документа, теперь СФР уведомляет организацию в программе вплоть до статуса документа: когда открыт, продлен, закрыт. Это удобно, когда сотрудник не вышел на работу и не смог сообщить о болезни.

Еще одно преимущество ЭЛН – нет процедуры возмещения. До введения ЭЛН работодатель полностью оплачивал период болезни сотруднику, а потом частично возмещал деньги из фонда. Сейчас все просто: первые три дня нетрудоспособности оплачивает организация, все последующие СФР оплачивает напрямую работнику.

Преимущества цифровизации документооборота очевидны. От перехода на ЭЛН выиграли все, кому раньше приходилось работать с ворохом бумаг и тратить много времени и труда на заполнение, проверку, обработку и хранение данных.

Для тех, кто ценит свое время

Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.
Хотите узнавать о новых публикациях не заходя на сайт?
Подписывайтесь на анонсы в ВК и Телеграме
banner image
9.5 тыс.
Татьяна Мищенко
Татьяна Мищенко
Считаю, что сила — в знаниях! С радостью делюсь «фишками» банковских продуктов, которые сделают вашу жизнь лучше.
Баннер