Все об электронном больничном: как закрывать, как рассчитывать

• Что изменилось в работе с больничными
• Сокращенный срок
• Повышение стоимости одного дня
• Отмена налога
• Что такое электронный больничный
• Порядок взаимодействия между организациями 
• Что нужно для работы
• Как работать с электронными больничными листами
• Как отслеживать
• Как определить сумму пособия в 2025 году
• Пример расчета
• Плюсы перехода 
• Мнение эксперта

Что изменилось в работе с больничными

С сентября 2025 года в силу вступят три важных изменения. В первую очередь они коснутся работников, которые часто уходят на больничный. Кроме того, планируют повысить выплаты по электронным больничным листам. Разберемся детально.

Сокращенный срок больничного

Как было раньше: врач оформлял электронный больничный лист на срок не более 15 календарных дней, а фельдшер и стоматолог — не более 10. Временно нетрудоспособный сотрудник мог продлить вынужденный «отпуск», но только после того, как заявление рассмотрит врачебная комиссия.

С 1 сентября 2025 года установят лимит на отпуск по временной нетрудоспособности. Если сотрудник за последние шесть месяцев четыре раза уходил на больничный, то следующий, пятый, ему оформят максимум на три дня.

Лечение можно будет продлить — нужно созвать комиссию не через 15 дней, а через три.

Новые правила не действуют, если больному диагностировали:

• психические расстройства;
• туберкулез;
• гепатиты В или С;
• инфекции, которые передаются половым путем;
• сахарный диабет;
• онкологическое заболевание;
• заболевания, которые сопровождаются повышенным артериальным давлением;
• заболевания, которые вызвал вирус иммунодефицита человека.

Также нововведения не работают, если:

1. Человек ложится в больницу: врач выписывает больничный на все время лечения и на 10 дней после него. 
2. Работник лечится от болезни, которая требует почечной терапии.
3. Сотрудник ухаживает за заболевшим родственником: может взять больничный на 15 дней по уходу за ребенком и на 7 дней — за взрослым.

Повышение стоимости одного дня

С 1 января 2025 года МРОТ увеличился до 22 440 рублей. Это напрямую повлияло и на выплаты по больничным листам.

Минимальная сумма за один календарный день:

• 723,87 рублей — если в месяце 31 день;
• 748 рублей — если в месяце 30 дней;
• 801,43 рубля — если в месяце 28 дней.

Максимальная сумма — 5673,97 рубля за один календарный день.

Отмена налога

По старым правилам каждый сотрудник уплачивает НДФЛ от суммы, которую ему выплатили по листку нетрудоспособности. С осени все изменится и отдавать 13% не придется.

Что такое электронный больничный

Электронный листок нетрудоспособности (далее — ЭЛН) — медицинский документ, оформленный в единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» (ЕИИС «Соцстрах»). 

То есть ЭЛН — это тот же больничный лист для ФСС, который раньше выдавала медицинская организация на бумаге. Теперь его заполняют, передают и хранят с помощью специальных программ.

Порядок взаимодействия между организациями

Раньше после того, как сотрудник получал бумажный лист на руки, ему нужно было заверить его в регистратуре поликлиники. Потом документ относили в бухгалтерию компании. 

Использование цифровых носителей информации значительно упростило и ускорило работу с документом для всех участников процесса: работника, врача, работодателя и СФР.

Далее выплачивают пособие. Первые три дня временной нетрудоспособности — за счет работодателя, остальные даты уплачивает Социальный фонд.

Если ЭЛН оформили по беременности и родам, для ухода за больным родственником, в связи с карантином, протезированием по медпоказаниям, при травмировании в рабочее время или получении профзаболевания, то пособие полностью выплачивает СФР.

Что нужно для работы

Для работы с ЭЛН организация должна выполнить несколько подготовительных шагов.

• Шаг 1. Выберите подходящую программу

Бухгалтер скачивает программу с сайта СФР. Потом авторизуется в личном кабинете страхователя, чтобы работать с ЭЛН. Также есть платные сервисы от операторов электронного документооборота (ЭДО).

• Шаг 2. Подключитесь к социальному ЭДО

Необходимо подключиться к специальной системе социального ЭДО. Для этого нужно создать электронно-цифровую подпись и заключить договор с СФР об электронном взаимодействии.

• Шаг 3. Передайте сведения о застрахованных лицах в СФР

Чтобы СФР мог начислять пособия, организации направляют в фонд данные для расчета выплат по каждому сотруднику организации в течение трех дней с момента трудоустройства и обновляют сведения по мере необходимости.

Как работать с электронными больничными листами

Когда врач загрузит листок нетрудоспособности в ЕИИС «Соцстрах», информация поступает в СФР. Работодателю сразу приходит оповещение от фонда, что сотрудник открыл ЭЛН. Также социальная организация информирует об изменениях статуса документа — продлении, закрытии, аннулировании.

Работодатель должен проверить достоверность сведений, когда получит от СФР уведомление о закрытии ЭЛН. В течение трех дней нужно подтвердить корректность данных или внести изменения в документ при обнаружении неточностей. Проверка больничного листа — важный этап, потому что из-за ошибок сотрудник может остаться без пособия.

СФР может запросить дополнительную информацию. У работодателя будет три рабочих дня, чтобы предоставить ответ, подписанный УКЭП.

Чтобы определить размер пособия, СФР опирается на данные, которые уже загружены в систему. В течение десяти рабочих дней деньги поступают на счет сотрудника.

Как отслеживать

Где сотруднику посмотреть больничный лист в электронном виде? Всю необходимую информацию можно найти на двух сайтах: Госуслугах и портале Социального фонда. В личном кабинете будут отображаться все ЭЛН и пособия.

Проще посмотреть больничный на Госуслугах. Объясним, как это сделать:

1. Откройте сайт и введите логин и пароль от учетной записи.
2. Перейдите во вкладку «Здоровье».
3. Найдите пункт «Электронный больничный лист» и нажмите на него.
4. Найдите действующий больничный — выберите нужные даты и номер документа. 

Что означает номер ЭЛН в больничном листе: идентификатор из 12 цифр, который автоматически сформировался в ЕИИС «Соцстрах».

Как определить сумму пособия в 2025 году

Чтобы посчитать, какое пособие положено сотруднику, необходимо знать предельные допустимые значения выплаты: минимум и максимум.

Минимальная сумма зависит от размера МРОТ на начало года, в котором произошло страховое событие.

Минимальное среднее значение дневного заработка определяют по формуле: 

МРОТ х 24 : 730.

МРОТ на 1 января 2025 года — 22 440 рублей. 

Расчет: 22 440 х 24 : 730 — минимальная выплата за день временной нетрудоспособности в 2025 году. 

Чтобы определить верхний предел дневной выплаты, нужно знать максимальные суммы, на которые начислялись страховые взносы за каждый год расчетного периода. Для расчета предельного порога в 2025 году берут значения за 2023 и 2024 годы — 1 917 000 и 2 225 000 рублей рублей.

Для расчета максимального дневного пособия эти суммы нужно сложить, а затем разделить полученное значение на 730 дней. Выходит, что предельный среднедневной заработок, который принимают за основу максимально возможного пособия в 2025 году, — 5 673,9 рубля.

Когда определяют размер пособия для конкретного работника, учитывают:

• средний заработок за календарный день в расчетном периоде;
• страховой стаж;
• количество дней по листку нетрудоспособности.

Чтобы вычислить среднедневной заработок, сложите трудовые доходы за два предыдущих года и разделите на 730. Если сумма меньше минимального пособия или заработка не было, для расчета используют МРОТ.

Пример: МРОТ × 24 / 730.

22 440 (без учета регионального коэффициента) × 24 / 730 = 737,7 рубля.

Если сумма больше, то рассчитывают по максимальному размеру выплаты за день больничного. В 2025 году — 5673,97 рубля. 

Размер выплаты напрямую зависит от страхового стража, а именно:

• стаж меньше шести месяцев — рассчитывают по МРОТ;
• от одного года до пяти лет — 60% от средней зарплаты;
• от пяти до восьми лет — 80%;
• более восьми лет — 100%.

Чтобы рассчитать условия по кредиту в Совкомбанке, нужно знать только желаемую сумму, остальное подскажет наш калькулятор.

Пример расчета

Рассмотрим, как определить размер выплаты, на конкретном примере.

Плюсы перехода

Одной из главных предпосылок отказаться от бумажных больничных листов — легко отслеживать изменения. Переход на ЭЛН объединил данные по всем документам в единую систему и снизил число мошеннических операций с больничными.

Есть и другие плюсы перехода на цифровую форму.

• Экологичность

Согласно данным, опубликованным на сайте Росстата, численность занятого населения России в возрасте от 15 лет — 76,3 млн человек. Если предположить, что хотя бы треть раз в год ходит на больничный, то это почти 25,4 млн листков нетрудоспособности.

Из одного дерева можно получить примерно 17 пачек бумаги по 500 листов. Выходит, что для обеспечения бумажными бланками всех нуждающихся нужно срубить и переработать около 2988 деревьев. Переход на ЭДО избавляет от этой необходимости.

• Экономия времени и пространства

Вся информация по больничным поступает заинтересованным лицам онлайн, больше не требуется передавать бланк из медучреждения работодателю, а затем в СФР. Кроме того, бухгалтеру не нужно вручную производить расчеты пособий по ЭЛН — это происходит автоматически на основании данных, загруженных в систему.

Не нужно выделять место для хранения бумажных документов.

• Сокращение вероятности ошибок

При работе с бумажными документами врачи и работодатели нередко допускали ошибки. В таких случаях листок нетрудоспособности считался испорченным, и работникам приходилось повторно обращаться в медучреждение для получения дубликата. Это приводило к задержке начисления пособия.

Заполнять ЭЛН гораздо проще. Не нужно следить за такими тонкостями, как цвет чернил, размер букв, расположение печати и так далее.

• Надежность

Электронный документ, в отличие от бумажного, нельзя повредить или потерять.

Мнение эксперта

Поговорили с экспертом, чтобы узнать мнение о введении электронных листков нетрудоспособности.

Преимущества цифровизации документооборота очевидны. От перехода на ЭЛН выиграли все, кому раньше приходилось работать с ворохом бумаг и тратить много времени и труда на заполнение, проверку, обработку и хранение данных.