Как организовать интересный выпускной и не разориться

• Бюджет выпускного
• Цветы учителям
• Место проведения выпускного
• Ведущий на праздник
• Диджей и фотограф
• Декорации
• Транспорт до места
• Что учесть еще
• Как собрать деньги с участников
• Как получить скидки

Я — мама девятиклассницы и не понаслышке знаю, что такое организовать выпускной. Уже полгода классный чат гудит разговорами о шарах, цветах и бальных платьях. Признаю, нам повезло: родители единогласно решили, что праздник будет недорогим. Сократить расходы без видимой экономии нам помогает смекалка.

Бюджет выпускного

Составление сметы — первый шаг к разумным тратам. Она отражает реальное положение дел на рынке и показывает, насколько запросы детей совпадают с возможностями взрослых.

Базовая смета на выпускной в 2025-м выглядит так:

• аренда зала и банкет;
• услуги ведущего, диджея и фотографа;
• подарки школе, классному руководителю;
• цветы учителям на последний звонок и вручение аттестатов;
• транспорт до места торжества; 
• ленты выпускникам и другая атрибутика.

Готовый финансовый план выпускного подгоняем под идею. Если бюджет позволяет, добавляем что-то особенное, например прогулку на катере или фейерверк на рассвете. Не позволяет — убираем пункты и экономим. Касаемо класса дочери — мы экономим.

Цветы учителям

Это одна из крупных статей расхода и, на субъективный взгляд нашего класса, необоснованная. Сокращать траты мы решили на цветах. 

В нашей параллели шесть девятых классов. По традиции каждый класс должен подарить цветы своим педагогам. В нашем 9-м «Е» преподает 20 учителей. Если покупать небольшие букеты до 2000 рублей, получается 40000 рублей только на цветы.

Чтобы снизить нагрузку, родители всех классов объединились. Оказалось, что учителя-предметники во всех классах повторяются, а значит, купить цветы разумно от параллели.

На шесть классов мы насчитали 24 педагога. При цене за букет в 2000 рублей получается 48000 рублей с параллели и 8000 рублей с класса. Экономия составила 32000 рублей.

Место проведения выпускного

Каждый выпускник мечтает о бале в ресторане. Но незабываемый выпускной можно сделать и в недорогом кафе.

Что важно для праздничной локации:

• Несколько залов. В одном зале будут выпускники и ведущий, в другом — родители и гости.
• Стильная фотозона. Даже без фотографа подростки сделают классные фото и видео.
• Танцпол. Им станет свободное пространство, отделенное от «взрослого» зала.

Классический вариант — аренда кафе с двумя банкетными залами вместимостью до 40 человек.

Как альтернатива кафе подойдет гостевой дом или база за городом. На природе банкетные залы часто размещают в отдельных комфортабельных беседках, а фотозону и танцпол оборудуют на улице.

Если денег на выпускной нет, организуйте праздник в школе. Профессиональный ведущий и стильные декорации силами родителей создадут атмосферу.

Ведущий на выпускной

Родители бывших старшеклассников и педагоги говорят, что ведущий нужен.

Современный тамада — это полноценный менеджер. Он помогает заказчикам во всех вопросах: проведении праздника, поиске диджея и фотографа, подборе места, соответствующего тематике вечера. Часто у ведущих есть партнеры, которые с хорошей скидкой предоставляют услуги кейтеринга, декорации, праздничную атрибутику. 

Опытный ведущий подскажет:

• что в тренде у выпускников;
• где выгоднее заказать фотоальбомы и ленты на последний звонок;
• какое меню выбрать, чтобы понравилось участникам торжества;
• где и когда арендовать помещение, чтобы не платить втридорога.

Эти детали позволяют значительно экономить. Так, наш класс забронировал банкетные залы в загородной резиденции со скидкой в 15 000 рублей, выбрав вечер четверга вместо субботы.

Диджей и фотограф

Профессиональный ведущий всегда работает со своим диджеем. Они заранее готовятся к мероприятию, обдумывают звук и составляют плейлист. Если вы наймете специалистов в паре, переплачивать за звукорежиссера не придется.

Если вы решили пригласить на праздник фотографа, выбирайте специалиста с навыками репортажной съемки. Большинство фото с праздника будут в движении, студийный фотограф может не подойти. Зато подойдут свободные фотохудожники, специализирующиеся на «живых» съемках. Часто они берут за услуги недорого. Найти их можно в соцсетях.

Декорации

Оформление банкетного зала — статья расходов, на которой можно сэкономить.

• Первая хитрость: воспользуйтесь сервисом Pinterest. В приложении представлены десятки оригинальных идей для выпускных в 9-м и 11-м классах. Материалы для декораций есть на Ozon или Wildberries. Многое можно сделать своими руками.
• Вторая хитрость: ищите сразу красивую локацию. Бронирование эстетичного места дороже, но стоимость оформления безликого зала (даже своими руками) все равно выше.

Родители нашего класса выбрали беседку в живописном саду. Цветочная арка в качестве фотозоны и красивое освещение вечером достались нам бесплатно. Пункт с оформлением мы вычеркнули из сметы.

Транспорт до места

Нужен ли транспорт на выпускной? Речь не о лимузине для выпускников (хотя это, бесспорно, эффектное появление), а об аренде такси или автобуса для организованной доставки.

Если выпускной проходит в школе или вблизи нее, это не обязательная трата. Большинство детей живут недалеко от школы, поэтому поздним вечером, после праздника, доберутся до дома самостоятельно.

Когда выпускной за городом, как у нас, можно арендовать автобус. Мы заказываем автобус от школы до локации и обратно. Это гарантирует, что все дети в безопасности вернутся домой.

Еще есть вариант добраться на машинах. Он возможен, если на выпускном планируют быть родители, которые водят авто. Даже при условии, что не все взрослые за рулем, можно посчитать количество свободных мест в машинах, которые точно едут. Рассадить детей и гостей по свободным местам, а стоимость бензина поделить на всех пассажиров. Это самый выгодный вариант для участников. Главное, чтобы хватило мест.

Что учесть еще

Выпускной не повторяется, поэтому хочется подарить ребенку праздник, даже если нет средств. Вопрос денег решит карта «Халва». С комфортными условиями рассрочки и выгодным кешбэком вы оплатите наряды и прическу, а сократить организационные траты помогут лайфхаки.

Как собрать деньги с участников

В начале статьи я рекомендовала составить смету. Это удобно не только для оптимизации трат, но и для сбора денег с класса.

Если у вас расписана смета, в которую включено все (подарки учителям, букеты, выпускные ленты и даже булавки к ним), вы точно знаете, сколько должен внести каждый ученик. Это позволит:

• заранее объявить стоимость, чтобы родители могли найти деньги;
• разделить сумму на несколько платежей. Рассрочка снизит финансовую нагрузку и позволит семьям с небольшим доходом подарить ребенку яркий праздник.

В классе дочери мы поделили платеж. Каждый родитель получил информационное сообщение с датами рассрочки. Так выглядит мое:

«Добрый день, Ирина. 

Пишу вам по оплате выпускного. В соответствии со сметой получаются следующие суммы:

• обязательный взнос с учащегося — 8262 рубля;
• банкет (родители) — 5000 рублей.

Вычитаем 1000 рублей предоплаты. Конечная сумма 12 262 рубля.

Мы можем разделить остаток на три части:

• до 1 марта — 4262 рубля;
• до 1 апреля — 4000 рублей;
• до 1 мая — 4000 рублей.

Удобно ли вам оплатить так?»

Обязательно ведите учет сбора и сообщайте участникам о тратах. 

Как получить скидки

Еще можно воспользоваться скидками или бонусами, например:

• оплатить пробковый сбор, привезти шампанское с собой и не заказывать в баре;

• искать заведения, которые предлагают скидки на проведение выпускных. Это не редкость в сезон;
• просить скидку на услуги ведущего, диджея и фотографа, если заказываете всех специалистов в одном агентстве;
• заказать малоизвестный кейтеринг и попросить скидку за рекламу их услуг.

Выпускной — праздник, который ребенок запомнит навсегда, если грамотно подойти к его организации. Желаю, чтобы после вашего торжества осталось приятное послевкусие воспоминаний и красивые фото на десерт!