Если хочешь достичь успеха и выиграть в конкурентной борьбе, будь готов работать на пределе возможностей. Но чтобы количество затраченного времени переходило в качество, нужно уметь его правильно организовать. Иначе привет, выгорание, неврозы и синдром хронической усталости.
Впервые техниками тайм-менеджмента я заинтересовалась, когда ушла работать на фриланс. Мне повезло — я нашла идеальную, как мне казалось, работу. Полная свобода — никаких дедлайнов и месячных планов. Оплата сдельная, а задания есть всегда — пиши сколько хочешь.
Перед тем как приступить, я посчитала примерный размер будущей зарплаты. Платить мне обещали 150 рублей за 1000 знаков. В нормальном темпе я пишу по 12 000 знаков за восемь часов. Получается, при пятидневной рабочей неделе зарплата должна была составлять:
150 х 12 х 22 = 39 600 рублей.
Но уже через месяц стало понятно, что такой режим сильно расхолаживает. Если с самодисциплиной проблемы (как у меня), о нормальном доходе можно не мечтать.
Когда я получила свою первую зарплату, то не знала, плакать мне или смеяться. Она оказалась почти в два раза меньше, чем я рассчитывала. Тем не менее отказываться от идеальной работы не хотелось. Пришлось взять себя в руки и искать способы повысить продуктивность.
После тщательного анализа я выделила свои основные проблемы:
- отсутствие нормального режима дня;
- ворох накопившихся дел;
- привычка откладывать важные задания на потом;
- неумение расставлять приоритеты;
- быстрая утомляемость;
- отсутствие мотивации к повышению заработка.
Первые попытки организовать режим дня и уменьшить список накопившихся дел с треском провалились. Стало понятно, что нужен системный подход. Пришлось перелопатить кучу литературы по личной эффективности, чтобы дело сдвинулось с мертвой точки.
Я составила список техник тайм-менеджмента, которые показались мне наиболее интересными, и собрала их в единую систему. Ей я и хочу поделиться в статье.
Все техники можно условно разделить на три категории в соответствии с целями, которые они преследуют:
- первые посвящены расстановке приоритетов;
- вторые — грамотному планированию;
- третьи — организации рабочего процесса.
Начинать лучше с первых, а затем подключать остальные.
Расстановка приоритетов
Четкая система приоритетов помогает поддерживать стабильную мотивацию и не тратить энергию на ерунду. Если человек хорошо понимает, чего хочет от жизни и какие шаги должен предпринять для достижения целей, ему будет проще справляться с текущими задачами.
Поэтому первое, что я сделала, — разобралась со своими ценностями и сформулировала глобальные цели. Помогла мне в этом техника тайм-менеджмента, придуманная одним из отцов-основателей США.
Пирамида Франклина
Суть ее в том, чтобы все ежедневные дела увязать с главными жизненными приоритетами. Для этого нужно нарисовать пирамиду и выделить в ней шесть уровней:
- Жизненные ценности. Это основание пирамиды, главная опора личности. Этот уровень отражает то, что для человека наиболее значимо, что вносит смысл в его жизнь. Для себя главными ценностями я определила саморазвитие и самореализацию.
- Глобальная цель. Это то, как человек видит воплощение своих ценностей в реальности. Если, например, главная ценность — творчество, то целью может быть карьера известного художника. Моя глобальная цель — писать тексты, достойные серьезного издания, или выпустить собственную книгу.
- Генеральный план. Ключевые шаги, которые предстоит сделать, чтобы осуществить глобальную цель. В примере с карьерой художника это может быть получение художественного образования, участие в международных конкурсах, и т. п. Мои шаги получились скромнее: пройти несколько курсов по писательскому мастерству, завести свой блог и писать туда регулярно.
- Долгосрочный план. Ключевые этапы выполнения генерального плана на ближайшие несколько лет.
- Краткосрочный план. Задачи на ближайшие несколько месяцев.
- План на день. Сюда попадают ежедневные задачи, которые так или иначе связаны с достижением глобальной цели. У художника это может быть практика рисования три часа в день, чтение книг об искусстве и т. п. У меня главные ценности напрямую связаны с работой. Поэтому к рабочим задачам я должна относиться с особой ответственностью и трепетом.
Пирамида помогла мне обрести стабильную и сильную мотивацию к работе. Если раньше пользу от нее я измеряла только в деньгах, то теперь появился еще один мощный стимул.
Как можно спокойно бездельничать и прокрастинировать, когда знаешь, что тем самым предаешь самое дорогое в жизни? Чувство вины и стыд в таких случаях действительно приносят пользу.
Чтобы сосредоточиться на работе и не отвлекаться на другие задачи, нужно как можно скорее разгрести ворох накопившихся дел. Для этого я воспользовалась следующей техникой расстановки приоритетов.
Правило «1-3-5»
Замечали, как незаконченные дела высасывают из вас энергию? Мозг возвращается к ним снова и снова и заставляет испытывать неприятные эмоции. Чем больше этот «багаж», тем больше внимания он на себя перетягивает.
В определенный момент я дала себе обещание не откладывать задачи в долгий ящик, а выполнять вовремя. Чтобы быстрее избавиться от уже накопленных дел, я записала их в единый список, а затем применила правило «1-3-5».
Суть его в том, чтобы каждый день выполнять одно крупное дело, три средних и пять мелких. Распределять задачи нужно заранее, чтобы с самого утра приступать к выполнению. Девять дел в день это много, учитывая, что еще нужно успевать работать.
Как примерно это выглядело:
- одно большое дело — пройти медосмотр для замены водительского удостоверения;
- три средних — вылечить зуб, установить плинтуса в кладовке, сдать пылесос в ремонт;
- пять мелких — помыть окно на кухне, разобрать бардак в шкафу, написать жалобу в управляющую компанию, пересадить цветок в новый горшок, почистить память в телефоне.
Примерно через неделю я зачеркнула последний пункт в списке накопленных дел. Легкость, которую я при этом ощутила, не передать словами. Но праздновать победу было рано — предстояло проделать еще много работы.
Целеполагание и планирование
Важность постановки целей и грамотного планирования сложно переоценить. Когда человек заранее знает, что предстоит сделать и зачем, мозгам не нужно лишний раз тратить энергию на обдумывание следующих шагов. Как говорится — делай что должно, и будь что будет.
Первое, что я сделала в этом направлении, — завела ежедневник.
Ведение ежедневника
Автор книги «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови советует за единицу планирования принимать одну неделю. Я попробовала и поняла, что это действительно удобно. Распределил все дела на следующие семь дней в воскресенье, и можно сосредоточиться на их выполнении.
Я купила удобный ежедневник, где на каждом развороте помещалась одна неделя, и начала добросовестно его вести. Теперь ни одно важное дело не ускользало от моего внимания. Также стало намного проще распределять нагрузку.
Интеллект-карты
Еще один инструмент планирования, который я взяла на вооружение, — интеллект-карты. Записи в ежедневнике — это практично и удобно, но порой они казались мне слишком бездушными. Хотелось внести чуточку креатива и драйва в нудный процесс планирования.
На карте можно отразить все свои планы на неделю, месяц, год и так далее. Я рисовала разные карты для разных сфер жизни, чтобы не запутаться. Важное преимущество метода в том, что он позволяет отобразить связи между задачами и их иерархию.
Постановка целей по SMART
SMART — известный метод целеполагания. С помощью него можно формулировать правильные цели, которые будет легко достичь. В блоге методу посвящена отдельная статья, поэтому я лишь тезисно обозначу основные моменты.
Каждая цель должна соответствовать пяти критериям — по количеству букв в аббревиатуре:
- Specific (конкретная). Никаких абстрактных формулировок типа «заработать много денег», «стать популярным» и т. п. Только объективные результаты, которые можно «потрогать». Например, «заработать миллион рублей», «получить диплом программиста», «купить дом за городом».
- Measurable (измеримая). Должны быть четкие критерии, по которым можно судить, что цель достигнута.
- Achievable (достижимая). Нельзя ставить слишком сложные и отдаленные по времени цели. Лучше разбить их на более мелкие задачи и сосредоточиться на ближайшей.
- Relevant (согласованная). Цель должна вписываться в ваш образ жизни и систему приоритетов.
- Time-bound (ограниченная по времени). У каждой цели должен быть четкий и адекватный дедлайн.
Я «прогоняла» через систему SMART все свои долгосрочные и краткосрочные цели. Многие из них не проходили фильтр пяти критериев и отсеивались на начальном этапе. Благодаря этому мне удалось сэкономить кучу времени и сил.
Воплотить действительно важные замыслы вам поможет кредит от Совкомбанка. Рассчитайте срок и размер платежа на калькуляторе.
Организация рабочего процесса
Приоритеты расставлены, планы построены — можно переходить непосредственно к работе. Моей целью было организовать рабочий процесс так, чтобы:
- меньше уставать;
- больше успевать;
- не отвлекаться на ерунду;
- использовать ресурсы организма по максимуму.
Из множества техник и принципов я выделила пять самых эффективных на мой взгляд.
Fresh or Fried
Согласно этому принципу, ум человека после пробуждения «свеж» (fresh) и чист. Замечали, наверное, каким ясным кажется сознание по утрам. Еще не успели пробудиться привычные страхи и сомнения, мыслительный поток более осознанный и управляемый.
По прошествии нескольких часов ум теряет хватку и «поджаривается» (fried). Теперь требуется больше усилий, чтобы сосредоточиться и не отвлекаться.
Поэтому желательно приступать к работе как можно раньше после пробуждения. Я так и делаю — встаю в 7.00, быстро умываюсь, завтракаю и сразу сажусь за работу. К счастью, мне не нужно никуда ехать.
Важное правило — никакого интернета с утра! Ни мессенджеров, ни соцсетей, ни новостей. Иначе эффекта не будет. Мозг ухватится за эмоционально насыщенную информацию, и переключить внимание на работу будет очень сложно.
Поедание лягушек на завтрак
Этот принцип отлично дополняет предыдущий. Он предписывает самые сложные и энергозатратные задачи (те самые «лягушки») выполнять в первую очередь, а затем уже приступать к более простым.
Почему так, а не иначе? Если вы отложите «лягушек» на потом, то будете испытывать стресс и мысленно держать их в фокусе внимания. Если же сделаете их в первую очередь, то почувствуете облегчение и заряд энергии на выполнение более простых задач.
Метод помидора
Одна из самых запоминающихся и простых техник тайм-менеджмента. Названа в честь кухонного таймера, выполненного в виде помидорки. Суть ее в том, чтобы чередовать периоды сосредоточенной работы и продуктивного отдыха.
В классическом варианте период работы составляет 25 минут, а период отдыха — пять минут. Но временные отрезки можно изменять и подстраивать под себя.
Я поступаю так: 40 минут непрерывно работаю, потом десять минут отдыхаю. Через четыре таких цикла делаю перерыв на час. При этом во время работы придерживаюсь строгих правил:
- не беру в руки смартфон;
- ставлю все мессенджеры на беззвучку;
- не отвлекаюсь на попить, покушать, посмотреть в окно и т. п.
Правило двух минут
Если у меня есть задача, на выполнение которой требуется не больше двух минут, я выполняю ее сразу. Раньше даже такие мелочи я откладывала на потом.
Например, предстоящие телефонные звонки записывала в список дел, а потом выкраивала на них время в плане. В итоге на эту «возню» уходило больше времени, чем на выполнение самой задачи.
Кстати, не больше двух минут у меня теперь занимает оплата коммунальных услуг. Раньше я вносила платежи на сайте управляющей компании, а потом узнала, что это можно делать в официальном приложении карты «Халва». Достаточно просто отсканировать QR-код с платежки и нажать «Оплатить».
При этом банк не только не берет комиссию за операции, но и начисляет неплохой кешбэк!
Последовательная смена задач
Суть принципа в том, чтобы выполнять все дела последовательно, не перескакивая с одного на другое. Завершили одну задачу — беретесь за следующую. На переключение мозг тратит энергию и время — лучше пустить их в дело.
Я, например, распределяю рабочие задачи так:
- перед написанием статьи читаю источники;
- пишу текст от начала до конца;
- занимаюсь поиском изображений;
- привожу статью к стандартам оформления.
На внедрение всех указанных методов у меня ушло около двух месяцев. Результат превзошел мои ожидания. За третий месяц работы я получила 45 200 рублей, при этом излишне напрягаться и перерабатывать не пришлось. Я поняла, что это не предел и можно постепенно повышать планку.
В любом деле главное — начать. Проложите русло для позитивных изменений, и поток сам понесет вас к успеху. Можете воспользоваться моей системой или создать свою методом проб и ошибок.
