Умное планирование: что такое SMART-цели

• SMART – что это
• Критерии SMART
• S – Specific
• M – Measurable
• A – Achievable
• R – Relevant
• T – Time bound
• Преимущества «СМАРТ»
• Недостатки
• Когда стоит применять SMART
• Ликбез по основным ошибкам
• Как правильно поставить цели по методике SMART

SMART – что это

Но если бы предприниматель с самого начала поставил грамотную проработанную цель сотрудникам, то и рассуждать бы об ошибках не пришлось.

Ему нужно было воспользоваться планированием по технике SMART. С английского smart переводится как «умный». И название полностью оправдано, ведь каждая буква – это название критерия, который помогает правильно ставить цель.

Благодаря целям SMART вы не просто донесете задачу своим сотрудникам, а будете четко понимать ее в глобальном смысле: чего должны достигнуть компания, отдел, подразделение и каждый работник.

Впервые использовать такую методику предложил Джордж Т. Доран в 1981 году. Он работает своего рода профессиональным «планировщиком» в мире бизнеса. По его задумке, новый подход должен превращать желаемое в реализуемое: абстрактные цели становятся конкретными, простыми и понятными.

Методика не раз подтвердила свою эффективность на практике, а применять ее можно не только для создания бизнес-планов для целых компаний, но и даже для постановки личных целей в учебе и работе.

Если вы, как и Михаил, хотите расширить бизнес или вовсе начать свое дело, то без денежных средств – никуда. Кредит на развитие бизнеса – это хороший вклад в будущее, ведь вложенные деньги вернутся и принесут прибыль.

Критерии SMART

Чтобы понять, из чего состоит система планирования SMART, достаточно рассмотреть ее критерии, которые зашифрованы в каждой букве названия.

Каждый критерий описывает, какой должна быть цель, чтобы ее можно было реализовать.

S – Specific

Означает, что цель должна быть конкретной.

Т. е. цель нужно формулировать так, чтобы все участники понимали ее в деталях и одинаково. Если задача прозрачно отражает конечный результат, то сотрудники будут яснее видеть, как надо работать, чтобы достичь успеха.

Как сформулировать конкретную цель? Для этого ответьте на несколько вопросов:

• Чего вы хотите?
• Какой результат вы желаете видеть в итоге?
• Кто будет работать над целью?
• Есть ли ограничения, нужны ли дополнительные ресурсы для достижения цели?

Не нужно забывать и о важных правилах:

• У каждой цели должен быть только один результат.

Бывает так, что в ходе рассуждений человек понимает, что хочет видеть несколько результатов. Тогда и целей должно быть несколько.

• Все задачи должны быть в рамках специфики работы компании и соответствовать компетенциям сотрудников.

Если это не так, задумайтесь, может, это вообще не ваша цель?

M – Measurable

Цель должна быть измеримой.

Это значит, что нужно знать, как оценивать достигнутый результат. Ведь без этого вы не поймете, насколько сотрудники справились с заданием и в каком объеме его выполнили.

При этом измерять только конечный результат – не единственный способ проверки. Важно отслеживать и промежуточные стадии, ведь настоящий эффективный менеджер всегда должен уметь подстроить систему работы под текущую ситуацию.

Разработать систему оценки помогут два вопроса:

• Какой критерий показывает, что цель выполнена?
• Какой показатель у этого критерия будет браться за 100%?

Например, в случае Михаила – это количество продаж. Он может поставить своему отделу цель: совершить 100 продаж за 2 месяца. Если сотрудники заключат договоры с сотней клиентов, значит, цель выполнена на 100%. Если они продадут только 50 франшиз, то план будет закрыт только на 50%.

Запомните: формулировка цели должна быть такой, чтобы ее итог можно было просто измерить. Если сделать это затруднительно, то перефразируйте ее.

A – Achievable

Любая цель должна быть достижимой.

Всегда ориентируйтесь на ресурсы и возможности, которые у вас есть. Их должно хватать для достижения конечного результата.

Сформулировать достижимый реалистичный план вам помогут следующие вопросы:

• Какие ресурсы и сотрудники нужны в работе над целью?
• Что может им помешать?
• Что может понадобиться дополнительно?

В отличие от предыдущего критерия смена формулировки цели никак не влияет на ее реалистичность. Если вы понимаете, что план заведомо провальный, лучше откажитесь от него, ведь у сотрудников не будет ни мотивации, ни возможностей его выполнить.

При этом не стоит уж слишком занижать конечный результат. Найдите золотую середину, которую работники смогут достичь; сделайте так, чтобы она могла мотивировать их стремиться к лучшему.

R – Relevant

В переводе это слово означает «актуальный, компетентный, относящийся к делу, профильный». И это очень важно, ведь все, что делает компания, должно совпадать с ее миссией, ценностями и направлением работы.

Любая цель должна гармонировать с общим направлением деятельности компании.

Главный вопрос, на который стоит ориентироваться: «Зачем?». Если вы не сможете на него ответить, значит, и цель вам не подходит.

Помните, любой план должен:

• приносить выгоду;
• отражать ценности компании;
• не идти в разрез с другими направлениями работы и общей ситуации на рынке.

Михаил хочет продавать франшизы и увеличивать объем клиентов. Но по сути продажи – это не основная цель его юридической фирмы. Ее миссия – помочь как можно большему количеству людей. А продажи франшиз в данном случае – способ это делать.

T – Time bound

Нужно не только объяснить, что и как делать, но и когда это должно быть сделано. Сроки выполнения работы очень важны при планировании.

Если не обозначить временные рамки, то разговоры о плане останутся простыми словами. Сроки замотивируют сотрудников не откладывать все до последнего. А руководителю будет проще следить за выполнением работы.

Выставить оптимальный срок тоже непросто. Не нужно брать даты «с потолка». Подумайте, за сколько дней или месяцев надо выполнить задачу и как скоро вы сможете ее реализовать. А затем найдите оптимальные временные рамки.

Не стоит выставлять слишком короткие сроки – сотрудники не успеют справиться со своей задачей. Но и слишком растягивать их тоже не нужно – иначе о работе просто забудут, она потеряет актуальность.

Преимущества «СМАРТ»

Методика «СМАРТ» настолько укоренилась в профессиональной сфере, что ее широко используют во многих компаниях. Возможно, она действует и в вашей, только вы этого не знали.

Мы уже упоминали, что не обязательно быть бизнесменом, постановка целей по SMART может пригодиться всем, кто хочет грамотно распланировать свое время и работу.

Кроме этого, у системы есть и другие преимущества:

• Конкретика

Когда все участники видят, ради чего они стараются, это значительно облегчает работу. Понимание будущего результата помогает совершать меньше ошибок.

• Мотивация

Связана с предыдущим пунктом: подробное объяснение цели показывает сотрудникам их вклад на пути к результату. Они поймут, что даже мелкая и рутинная работа может быть важной.

• Простота применения

Несмотря на целых пять критериев, поставить цель по всем правилам гораздо проще, чем кажется. Как только вы сформулируете четкую задачу, то не заметите, как сами начнете следовать всем остальным шагам.

Знаете, что еще просто? Защитить средства и компанию. Собственная фирма – это всегда риск, особенно, если речь идет о малом или среднем бизнесе. Поэтому важно, чтобы рядом был тот, кто всегда подстрахует. «Совкомбанк Страхование» предлагает предпринимателям множество вариантов поддержки и защиты.

• Продуктивность

Сотрудники будут точно знать, что делать. Следовательно, они сэкономят время и не будут тратить силы на ненужные действия.

• Привычка

Чем чаще вы работаете по умным принципам, тем быстрее это войдет в привычку. Вы не заметите, как сами начнете конкретизировать свои задачи и перестанете тратить время на ненужные мелочи.

Этот метод позволит вам объективно оценить время и возможности для выполнения того или иного плана.

Недостатки

В мире нет ничего идеального. И даже система «СМАРТ» не стала исключением:

• У сотрудников могут возникнуть вопросы даже к самой четкой и подробной инструкции.
• Ежедневные обязательные задачи будут непременно вмешиваться в рабочий процесс.
• Система умного целеполагания неуниверсальна. Ее нельзя применить к каким-то абстрактным задачам, например, к разработке стратегий.

Важно понимать: «СМАРТ» поможет вам детально сформулировать цель. Если вы понимаете, что чего-то хотите, но не знаете, чего именно, – методика позволит разобраться.

Но это вовсе не волшебная палочка, которая гарантирует успешную постановку и выполнение задачи. Объяснить все сотруднику и мотивировать – миссия руководителя.

Когда стоит применять SMART

Прочитав предыдущий пункт, вы, наверное, спросите: а в каких случаях можно использовать эту систему?

Она подойдет, если результат работы предсказуем. Например, вам нужно составить инструкцию для чего-нибудь или передать функции другому подразделению.

Ликбез по основным ошибкам

Чтобы вы могли полностью оценить все плюсы системы, важно правильно ей воспользоваться. Для этого мы привели самые распространенные ошибки для ознакомления:

• Неясная формулировка задачи

Руководитель дает сотруднику задание, подразумевая одно, а сотрудник выполняет работу так, как понимает формулировку сам. Звучит знакомо? Такое случается довольно часто, и вины работника в этом нет, ведь никто не умеет читать мысли.

Задача руководителя – объяснять поручения максимально доступно, чтобы не тратить время на исправления. Поэтому надо уделить внимание даже, казалось бы, понятным деталям: от сроков до методов выполнения работы.

Лучше всего, когда задачи поступают сотрудникам в виде диалога, – так проще прояснить ситуацию.

Например, фразу «Задачу надо выполнить за три дня» замените на «Какой срок будет оптимальным, чтобы выполнить работу в самые быстрые сроки?». Или поинтересуйтесь, есть ли у сотрудника все необходимое для работы.

• Некорректные сроки

Нужно помнить, что что-то всегда может пойти не так. Поэтому ставить сроки выполнения работы впритык – плохая затея.

Не зависящие ни от кого причины могут затормозить задачу в любой момент. Помните об этом и выделяйте дополнительное время для форс-мажоров.

• «Негибкое» управление

Помните, мы говорили, что «СМАРТ» – это прежде всего про гибкость и актуальность? Это значит, что задачу нужно отслеживать не только с целью контроля процесса, а для того, чтобы вовремя вносить коррективы и подстраивать работу под новые реалии.

Политика и приоритеты компании могут меняться, и задачи должны им соответствовать. Если вовремя этого не сделать, то сотрудник будет работать впустую, а результат в итоге станет никому не нужен.

• Немотивированные работники

Кто-то скажет, что деньги – лучшая мотивация. И это подтвердят многие. Разработайте KPI для работников, и выполнение задачи пройдет в разы быстрее.

Если нет возможности наградить материально, то поищите иные способы: например, сокращение рабочего дня или организация вкусного обеда.

• Перегруженная задача

Соблюдайте правило «одна цель – одна задача». Порой может казаться, что предстоящая работа проста. Но при более близком рассмотрении окажется, что она состоит из множества этапов, которые непосильны сотрудникам: отсутствуют компетенции, инструменты, необходимо больше времени или вовсе нужно разделить поручение между отделами.

Например, Михаил поставил задачу увеличить продажи франшиз. Но это задание состоит из множества других отдельных этапов: от составления статистики до проработки продукта.

Как правильно поставить цели по методике SMART

Учитывая все вышесказанное, давайте разберемся, как Михаилу из нашего примера следует поступить, если он захочет применить «умную» методику.

Пошаговая инструкция:

• Определитесь, что нужно исправить или улучшить.

Прежде всего надо посмотреть на ситуацию и ответить на главные вопросы: «Что у меня есть на данный момент?», «Что из этого мне не нравится?» и «Что я хочу изменить?».

• Поищите смысл.

Ответьте на главный вопрос: «Зачем мне это нужно?». Зачем это нужно для деятельности организации, сотрудников? Если вы хотите больше заработать, то на что пойдут эти деньги? Как ваша цель согласована с текущим направлением компании?

• Подумайте о возможностях.

Определиться вам помогут вопросы: «Чего я хочу достигнуть?», «За какое время я успею это сделать?» и «Какие инструменты для этого необходимы?».

• Поищите ресурсы.

Проанализируйте, сможете ли вы выполнить поставленную задачу при помощи ресурсов, которые у вас есть. Возможно, вам требуются дополнительные силы?

• Установите сроки.

Нельзя оставлять цель на потом. Нужно поставить срок и прописать конкретный день. Но будьте реалистом и выбирайте такую дату, к которой вы точно успеете.

Что в итоге? 

SMART – это уникальная система, которая превратит менеджмент организации в действительно эффективный инструмент.

Она поможет ясно ставить задачи, находить общий язык с коллегами и сотрудниками, видеть перспективы и подстраивать работу под новые условия.

Пусть «СМАРТ» подходит и не к абсолютно всем ситуациям, но систему можно применять для решения 80% задач, как деловых, так и личных.