Что такое дорожная карта проекта: как создать и зачем

Двигаясь к реализации большой идеи, легко сбиться с пути. Описание шагов и четкая стратегия помогут не упустить важное. Рассказываем, как составить дорожную карту проекта и ничего не забыть.

• Плюсы
• Чем карта лучше плана
• Типы и виды
• С чего начать
• Сервисы-помощники
• Эффективность

Плюсы

Дорожная карта проекта (от англ. roadmap) — способ долгосрочного стратегического планирования в иллюстрациях. 

Пример: крупное предприятие по выпуску резиновой обуви «Антошкины галоши» готовится перейти на следующий уровень и за пять лет расширить ассортимент с двух до шести позиций. 

Чтобы достичь результата, организация обобщенно прорабатывает каждый этап. Топ-менеджерам надо исследовать способы повышения технико-экономических показателей, определить необходимое дополнительное оборудование, расширить коллектив специалистов, подсчитать расходы и записать все возможные варианты производства резиновых сапог, ботинок, сандалий и туфель.

Специалисты указывают сроки, исполнителей и способы реализации задуманного. Основная часть документа состоит из иллюстраций процесса, а также графиков, которые показывают производственные и финансовые изменения.

Такой инструмент упрощает работу. Он сравним с инструкцией по эксплуатации: изучив его, все сотрудники «Антошкиных галош» или другого предприятия понимают, что именно нужно сделать, чтобы дать потребителям новые продукты. 

Чем карта лучше плана

Карта и план — два разных динамических документа, необходимых для повышения эффективности любого бизнеса. Если дорожная карта проекта больше про обобщенную стратегию, то план — про тактику и конкретику. 

При этом в последнем прописаны четкие действия и отдельные задачи, которые надо предпринять и выполнить, чтобы выпустить то или иное количество сапог и туфель без финансовых издержек.

Состав дорожной карты по реализации проекта:

1. Цель.
2. Задача.
3. Срок.
4. Риски.
5. Список участников.
6. Проблематика.
7. Идеи для проекта.
8. Дополнительные действия.
9. Результаты.

Нередко предприниматели и менеджеры указывают в стратегических документах непредвиденные ситуации и дополнительные расходы. Одним из инструментов для выхода из экономической ямы становятся внешние инвестиции и кредит. 

Прежде всего план и карта — руководство для внутреннего пользования. С их помощью сотрудники из разных отделов, задействованные в проекте, понимают, кто занимается подготовкой выпуска нового товара, а кто — его внедрением на рынок. 

Не всегда карту создают только для себя. Часто бизнесмены составляют ее для инвесторов или потенциальных партнеров, чтобы рассказать о преимуществах, выгодах и перспективах сотрудничества в понятной инфографике.

Дорожная карта и план помогают:

• определить шаги;
• установить сроки;
• упростить процессы;
• найти/сэкономить деньги;
• контролировать выполнение задач;
• выбрать отдельного специалиста на каждую задачу.

Кроме того, с их помощью можно отслеживать результаты проекта, предотвращать риски и учитывать изменения в целях ради высокой эффективности.

Типы и виды

Руководители компаний вправе строить дорожные карты так, как считают нужным, поэтому каждый документ получается уникальным. Тем не менее они делятся на два типа: 

• agile (гибкий) — адаптивный вариант с краткосрочными целями на месяц/квартал при гибкой модели управления;
• waterfall (каскадный) — неадаптивный вариант с четко выстроенными задачами на год и более без возможности отката к начальным этапам. 

В менеджменте насчитывают семь видов дорожных карт для любой производственной отрасли и разного бизнеса. Наиболее популярные — корпоративные и проектные. 

С чего начать

Потренируйтесь на семье или друзьях. Соберите условные задачи для компании, с которой собираетесь в отпуск. 

Можно установить маршрут, общий и личный бюджеты на путешествие, перечислить предположительные риски и способы выхода из непредвиденных ситуаций, указать исполнителей и прописать для каждого из них отдельную задачу. 

Чтобы понять, как сделать дорожную карту проекта, надо определить целевую аудиторию и ключевые метрики, сформулировать идею, собрать стратегическую информацию, обозначить темы, расставить их в приоритетном порядке, определить ресурсы, сроки выполнения и изложить все в виде иллюстрированной презентации. 

Помните, что она нужна не всегда, а только при реализации крупных проектов компании или личного бренда. Ее следует составлять обобщенно, чтобы понять, на каком этапе находится бизнес, к какому результату надо прийти, каких партнеров привлечь.

Сервисы-помощники

Некоторые менеджеры используют стандартные программы: Trello, Excel, Jira, Google-таблицы, PowerPoint, Google Slides, Keynote. В интернете много сервисов, в которых можно выстроить дорожную карту с иллюстрациями, сносками, схемами, графиками и презентациями. 

• Visme

Онлайн программа-конструктор предоставляет пользователям бесплатные шаблоны. С помощью сервиса можно создавать яркие графики без дизайнерского опыта и знаний. 

• RoadMunk

Инструмент разработан для высокоэффективных команд. Сервисом пользуются такие компании, как Visa, Hulu, Microsoft, McDonald’s, Dell. 

В течение бесплатного периода в 14 дней можно использовать любые шаблоны и конструкторы сервиса, менять дизайн, цвет, структуру, содержимое. Для длительного использования надо выбрать один из пяти тарифов — стартовый стоит 19$. 

• ClickUp

Удобное, но дорогостоящее онлайн-пространство только на английском языке. Доступ для каждого участника к дорожной карте по подписке обойдется руководству в 10$. 

Можно использовать и бесплатную версию с хранилищем размером не более 100 мегабайт. Рабочее пространство сервиса интересно устроено и содержит несколько инструментов планирования.

• GanttPRO

Сервис на русском языке. Бесплатный период — 14 дней. Подписка на коллектив обойдется в 8,9$ для каждого сотрудника. Для личного пользования установлен отдельный ежемесячный тариф — 15$. 

• Aha!

Популярный сервис с бесплатным периодом в течение 30 дней. Стоимость для одного пользователя в месяц — 59$, для компании — 99$ за каждого сотрудника. 

Пользователи могут построить дорожную карту, создать стратегию, получить отзывы клиентов, отчеты членов команды, провести голосование за идеи и подключить программистов через отдельные инструменты. 

• Venngage

Веб-сервис на русском и других языках. Пользователям доступно более 100 шаблонов для планирования задач и проектов. Месячный тариф для бизнеса — 49$, для частных лиц — 19$. Можно сначала попробовать демо. 

Эффективность

Экономико-математические методы впервые появились в сфере менеджмента в 1940-х, а в 1960-х — принципы сетевого управления и планирования. Спустя десять лет компании на международном рынке уже применяли мультипроектное управление, автоматизируя системы проектирования и управления. 

Эволюция менеджмента упростила работу многих иностранных корпораций. Компания Motorola Inc использовала технологические дорожные карты в 1970-х, показав конкурентам эффективный инструмент. 

В 1980-е актуальным стало программно-целевое управление. Дорожная карта превратилась в инструмент для прогнозирования, распределения ресурсов и оптимизации стоимости крупных задач. 

Отечественные компании и государственные структуры присмотрелись к ним после президентского указа в 2011 году в рамках проекта «Национальной предпринимательской инициативы». Однако в России так и не появилась единая методология: небольшие компании и госорганы составляют сетевой график и называют его дорожной картой.  

Если корпорации будут внедрять на рынок качественные примеры, возможно, классификация дорожных карт появится на законодательном уровне.