Инвентаризация в общепите: как учитывать продукты питания

• Виды инвентаризации в общепите
• Этапы
  • Подготовка
  • Учет остатков
  • Бухгалтерская сверка
  • Подведение итогов
• Зачем нужна инвентаризация

Виды инвентаризации в общепите

Инвентаризация простыми словами — это сверка товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Сколько числится в документах, столько должно быть в наличии.

В ресторанах, бистро, кондитерских нужно контролировать объем сырья и готовой продукции, кухонное и кассовое оборудование, мебель. Поскольку кухня — сердце заведений, основное внимание уделяют проверке запасов на складе.

По охвату инвентаризация бывает двух типов:

• сплошная — контролируют все товарные запасы и основные средства. Чаще всего проводят перед годовым отчетом, аудитом, ликвидацией компании, сменой материально-ответственных лиц или владельцев;
• частичная — охватывают отдельные позиции, например, дорогостоящие ТМЦ, а также работу конкретных сотрудников или подразделений, если возникли подозрения в недостаче, порче, хищении.

В законе нет ответственности за непроведение инвентаризации. Но актуализировать учетные сведения необходимо, чтобы платить налоги и не получать штрафы за недостоверную отчетность. Решение о периодичности инвентаризаций руководители предприятий принимают самостоятельно.

Регулярные инспекции проводить проще — это реальный рычаг управления бизнесом. Практика показывает, что инвентаризация на ПОП нужна минимум раз в месяц.

По назначению сверка ТМЦ бывает:

• плановой — проводится по утвержденному графику (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, в пересменку);
• внеплановой — экстренная, чтобы проверить сигнал о нарушении, а также в связи с кражами, пожарами, стихийными бедствиями;
• повторной — для подтверждения ранее полученных сведений;
• контрольной — когда членов инвентаризационной группы уличили в недобросовестности.

Порядок проведения регулируют «Закон о бухгалтерском учете» и методические указания Министерства финансов. Документацию оформляют по формам, утвержденным Госкомстатом.

Этапы

Инвентаризация в заведениях общественного питания требует четкого соблюдения регламента. Там, где подходят к делу формально и нарушают установленную законодательством процедуру, фактически зря теряют время. Результат такой сверки бесполезен для оценки деятельности компании.

Подготовка

Руководитель приказом утверждает состав контрольной комиссии. Важный момент — в рабочую группу обязательно включают независимых экспертов, например, сотрудников бухгалтерии, чтобы результаты проверки можно было использовать в суде или в бухгалтерском отчете. Не стоит поручать инспекцию единственному сотруднику.

Задача комиссии — подготовить инвентаризационные описи.

Перед сверкой необходимо привести в порядок приходно-расходные документы, учесть списания, перемещения продукции, согласовать технологические карты.

Учет остатков

Комиссия пересчитывает товар и фиксирует данные в описи. Продукты взвешивают, определяют процент испорченных и просроченных. Если нужно, вскрывают упаковки.

К ревизии приступают после закрытия или перед открытием заведения. Общий порядок таков:

• склады и места хранения проверяют последовательно: начинают с кухни, затем переходят в бар;
• ТМЦ не перемещают;
• единицы измерения товаров выбирают согласно учетной системе;
• заполненные инвентаризационные описи ТМЦ (в том числе переданных на хранение) подписывают все члены комиссии.

Готовые блюда, полуфабрикаты, заготовки и сырье при инвентаризации в ресторане подсчитывают отдельно, поскольку это разные позиции. Существуют тонкости контроля овощей и фруктов. К примеру, процент отходов молодого картофеля меньше, чем у пролежавшего зиму — это отражают в техкарте.

В заведениях, работающих на вынос, в калькуляцию включают упаковку.

Особого внимания требует алкоголь. Подсчет ведут в литрах либо в бутылках. В первом случае объем напитков из открытых емкостей измеряют с помощью мерных стаканов.

Инвентаризацию в буфете начинают с проверки документов на получение готовой еды.

Бухгалтерская сверка

Сотрудники бухгалтерии сопоставляют фактические и оприходованные остатки. Инвентаризация выявляет:

• недостачу — нехватка товаров;
• излишки — товаров больше, чем числится в системе учета;
• пересортицу — недостача одной позиции компенсируется излишком другой;
• порчу — лом, бой и другие повреждения.

Результаты сводят в сличительную ведомость. Отдельно подписывают акты по ТМЦ, которые есть в базе, но не поступили на склад или уже отгружены. Оформляют документы на порчу, бой и списания.

Подведение итогов

Информацию вносят в ведомость учета результатов. На ее основе директор издает приказ.

Руководствуясь им, в бухгалтерии обновляют сведения в системе учета:

• излишки приходуют на кредит 91 счета «Прочие расходы и доходы»;
• недостачи проводят как расходы по дебету 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
• пересортицу оформляют как излишки и недостачи с взаимозачетом сумм;
• порчу списывают как естественную убыль либо сверхнормативную без учета в составе валовых расходов.

Заметно ускоряют дело программы складского учета. Вместо ручного подсчета и бумажных журналов — автоматическая система, ноутбук, сканер штрих-кодов. Воспользуйтесь кредитом от Совкомбанка для автоматизации учета на продуктовом складе.

Зачем нужна инвентаризация

Продуктовая позволяет сопоставить реальный запас с информацией в учетной системе. Это, в первую очередь, важно для закупок. Скажем, локальная инвентаризация сырья в пекарне проводится, чтобы понять, сколько и каких продуктов необходимо заказать. А еще выявить и изъять просрочку.

Движение товара отслеживают, чтобы определить слабые места предприятия и исключить возможности для злоупотреблений персонала. Это помогает понять, где можно увеличить прибыль, а где нужно сократить расходы.

Крупные и частые недостачи — повод для анализа. К примеру, значительные складские остатки подсказывают, что лучше заказывать меньше, но чаще.

Если продукт регулярно уходит «в минус», то логично предположить, что повара нарушают технологию. Возможно, неверно составлена технологическая карта или зашкаливает процент отходов и испорченных товаров и стоит сменить поставщика.

Как действовать, если есть несоответствия по конкретным продуктам:

• написать список проблемных позиций;
• сопоставить товарные накладные и учетную базу;
• рассмотреть технологические карты, исправить недочеты;
• проконтролировать, соблюдают ли сотрудники рецептуру и технологию приготовления;
• разработать чек-лист по рабочим процессам, в которых используется продукт, ознакомить с ним персонал;
• продумать контрольные точки для отслеживания процессов.

Расхождения возникают не только из-за ошибок, но и хищений. Сотрудники могут проносить более дешевое сырье или не выбивать чеки. Частые внеплановые выборочные инвентаризации — способ их остановить.

Внимательный анализ сделает затраты предприятия более рациональными и увеличит доходность.

Вся информация о ценах актуальна на момент публикации статьи.