Как правильно делегировать задачи
Чувствуете, что ничего не успеваете? Стали чаще задерживаться на работе? Пора делегировать полномочия. В статье — подробная инструкция, как грамотно это сделать.
Что значит делегировать
Делегировать — значит передать часть задач, обязанностей и прав другому человеку. Простыми словами, делегирование полномочий — это законный способ перепоручить дело коллеге или подчиненному, чтобы сфокусироваться на других вопросах. Как правило, на чем-то более сложном и важном, с чем не справится никто другой в команде.
Делегировать полномочия можно не только на работе, но и дома, и даже в компании друзей.
К примеру, вы затеяли деньрожденную вечеринку. Но навалилось столько дел, что вы не успеваете прибраться дома и приготовить ужин к приходу гостей. Выход есть: вы просите двух самых близких друзей прийти на пару часов раньше, чтобы они готовили, пока вы намываете полы. Так вы делегируете свои полномочия — перепоручаете часть дел заинтересованным в вечеринке людям.
Но не путайте с распределением обязанностей. Грань между ними тонкая, но все же под делегированием подразумевают передачу дел, которые изначально были в компетенции руководителя.
Руководитель IT-компании Дмитрий получает новый заказ на разработку сайта для автомагазина. Но под его крылом — два других проекта, и график Дмитрия настолько плотный, что нет времени на новую разработку.
Можно было бы от нее отказаться, но тогда он и его команда потеряют деньги. Вместо этого он перепоручает координацию работы над текущим проектом опытному менеджеру Оксане, а технические задачи — разработчику Ольге, которая проявила себя в работе над другими заказами.
Освободившееся время и силы Дмитрий бросил на новый проект.
Что можно делегировать
Со значением разобрались. Но что можно доверить подчиненным?
1. Мелкие поручения
Те задачи, для которых не нужны особенные знания и навыки. Отвечать на входящие, бронировать билеты и отель, заполнять таблицы в Excel могут другие.
2. Рутинные задания
Те, что требуют некоторой сноровки, но глобально не влияют на общий процесс. Вы можете один раз обучить человека и вычеркнуть из списка своих дел эту задачу. Например, аналитику сайта или первичный отбор потенциальных сотрудников.
3. Узкоспециализированные задачи
Как правило, у начальника есть только общее представление о том, как их выполнять. К примеру, вести социальные сети. Специалист по продвижению с этим справится гораздо лучше.
4. Большинство своих полномочий
На время, пока руководитель отсутствует, он может передать и те полномочия, которые связаны с принятием важных решений. В таком случае делегирование осуществляется на особых условиях — обязанности, например, директора ложатся на плечи других руководителей компании.
Что делегировать не стоит
Можно распределить большинство задач. Но не все. К примеру, выделять приоритетные направления в работе компании может только начальник. А еще нельзя доверять другим:
- разрабатывать стратегический план;
- принимать решения, которые напрямую повлияют на развитие бизнеса, подразделения, отдела;
- заключать рискованные, но потенциально выгодные для компании сделки;
- корректировать принятый стратегический курс даже на основе аналитических данных;
- контролировать, как выполняют задачи непосредственные подчиненные;
- проводить итоговое собеседование новых сотрудников;
- поощрять подчиненных за хорошо проделанную работу.
То есть лучше оставлять в зоне своей ответственности все, что касается глобальных вопросов, найма в команду и благодарностей сотрудникам от вашего лица.
Как делегировать обязанности
Грамотно делегируя обязанности, вы повысите эффективность компании. Строится же делегирование полномочий на следующих правилах:
1. Делегируйте только непосредственному подчиненному
Вы не может поручить дело, например, менеджеру по продажам напрямую, в обход начальника отдела. Лучше обозначить задачу начальнику отдела, чтобы он сам решил, кому из команды ее перепоручить.
2. Не поручайте задачу подчиненному не из вашей команды
Вы не может выйти на начальника отдела из другого подразделения.
3. Не отдавайте задачу сотруднику, в обязанности которого ее выполнение не входит
Об этом говорит статья 21 ТК РФ.
4. Учитывайте занятость подчиненного
Среди «претендентов» выберите того, у кого меньше задач. Обязательно учитывайте и объем этих задач.
5. Ответственность за результат несет тот, кто делегировал задачу
Если сотрудник не справился, разбираться с последствиями придется вам.
6. Подчиненный должен вести отчетность
И отражать в ней все этапы проделанной работы и нюансы, которые возникли во время выполнения задания. Так вы вовремя заметите ошибки.
7. Установите дедлайн
Учитывайте объем предстоящей работы.
8. Заложите время с запасом
На случай, если сотрудник будет работать медленнее, чем вы рассчитывали, или вовсе не справится, — тогда придется искать другого исполнителя.
9. Внятно объясните, что требуется
Лучше составьте подробное ТЗ. Особенно если сотрудник будет выполнять задачу подобного рода впервые.
Как выбрать, кому делегировать
Для начала отсейте всех сотрудников, в обязанности которых не входит дело, которое вы хотите перепоручить. Проанализируйте, насколько оставшиеся загружены.
Совет: не беспокойте тех, кто кто параллельно ведет несколько проектов. Если же других вариантов нет, разгрузите этих сотрудников: перепоручите часть их задач другим или на время освободите от их несрочных вопросов.
При выборе учитывайте компетентность и мотивацию сотрудника.
Ситуация 1: он уже выполнял подобное и готов снова взяться за работу.
Не раздумывайте — смело делегируйте. Позвольте ему самостоятельно справиться с задачей. Ограничьтесь обсуждением дедлайна и напутственными словами.
Ситуация 2: он знает, что делать, но не хочет.
Выясните, чего не хватает для мотивации. Обсудите, какой бы исход его устроил. Будьте готовы пойти на уступки. Например, выписать премию или дать несколько оплачиваемых выходных после завершения проекта.
Ситуация 3: он хочет попробовать.
Обычно такая инициатива исходит от новичков. Здесь все зависит от задачи. Если она не слишком срочная, вы можете доверить ее желающему. Устанавливайте дедлайн, учитывая, что придется что-то переделывать. Потратьте время на подробное разъяснение и контролируйте каждый этап выполнения.
Ситуация 4: у него нет ни желания, ни компетенций.
Такие сотрудники — верный признак разлада в команде. Поручать этому человеку дело не стоит. Но не оставляйте ситуацию на самотек: поговорите с сотрудником, выясните, в чем причина, и вместе найдите решение.
Как контролировать
Даже если вы делегировали задачу, ответственность за ее выполнение нести вам. Контролировать процесс выполнения все равно придется. Но от компетенций и опыта исполнителя зависит, как вы будете это делать.
|
Неопытный |
Опытный |
Компетентный (уже делал подобное) | |
|
Кто подбирает подход к задаче |
вы |
вы, учитывая мнение исполнителя |
исполнитель |
|
Как исполнитель выполняет работу |
строго по ТЗ |
по плану, который вы и исполнитель составили вместе |
по плану исполнителя, который вы утвердили |
|
Общий стиль работы |
авторитарный |
демократический |
либеральный |
Не хватает рук? Пора расширять штат. А если не хватает денег, Совкомбанк готов протянуть руку помощи. Он предлагает сразу несколько программ. Выбирайте ту, что подходит вам.
Мечтаете о своем бизнесе? Совкомбанк дает до 50 млн рублей на старт или развитие.
Для вас гибкие условия: «Легкий кредит», «Овердрафт», «Кредитная линия» и другие решения. Быстрое одобрение — минимум формальностей. Льготные программы для ИП и ООО.
Оценивайте свои финансовые возможности и риски. Изучите все условия в разделе «Бизнесу»/«Кредиты» на сайте банка sovcombank.ru
Пошаговая инструкция
Ничего не успеваете? Время делегировать. С сотрудником мы уже определились. Осталось передать полномочия.
1. Назначьте личную встречу
Побеседуйте. Расскажите, что ему предстоит делать и зачем это нужно. Сотрудник должен понимать, что от него многое зависит.
Дайте ему понять, что он может обращаться к вам по любому вопросу.
2. Распишите подробное техническое задание
Особенно если исполнитель столкнется с подобной задачей впервые. Потратьте время на ТЗ, чтобы потом не тратить его на исправление ошибок.
3. Установите дедлайн
Ставьте реальные сроки. Учитывайте объем задачи и загруженность подчиненного. Оставьте временной люфт на случай, если исполнитель не справится.
4. Дайте исполнителю все необходимое
Базу данных, номера телефонов и так далее.
5. Контролируйте выполнение задачи
Это не значит, что нужно раздавать ценные комментарии на каждом шагу. Достаточно периодически следить, на каком этапе находится исполнитель. Вмешивайтесь только тогда, когда он явно не успевает или делает что-то не так.
Плюсы делегирования
Чем активнее компания развивается, тем больше задач у руководителя. Делегировать ответственность — не прихоть, а необходимость, чтобы компания продолжала расти.
В примере выше Дмитрий мог бы не подключать к работе Ольгу и Оксану, а справиться сам в ущерб свободным вечерам и выходным. Уже через пару недель Дмитрий бы выгорел, а вся работа застопорилась. В итоге IT-компания не только потеряла бы новый заказ, но и не справилась с текущими проектами.
Так что же даст делегирование полномочий?
- Освободит вас от рутинных задач и даст сосредоточиться на более важных вопросах, когда это необходимо.
- Позволит сотрудникам проявить себя и поспособствует их профессиональному росту.
- Улучшит взаимодействие внутри коллектива и укрепит командный дух.
- Поможет быстрее адаптироваться при любых изменениях: как внешних, так и внутри команды.
- Позволит эффективнее использовать время и ресурсы.
Все это повысит конкурентоспособность команды в целом и увеличит прибыль компании.
Не поддавайтесь распространенным заблуждениям.
|
Заблуждение |
Действительность |
|
Лучше тебя самого никто не сделает |
Если грамотно распределить задачи и достаточно подробно разъяснить, что и как делать, команда справится со всем быстрее и не менее качественно. |
|
Проще сделать самому, чем объяснять |
На разъяснение действительно уйдет какое-то время. Но в дальнейшем вы сможете каждый раз перепоручать похожие задачи, тем самым освободите свое время. У сотрудника же появится возможность профессионально расти. |
|
Я утрачу контроль |
Грамотный руководитель не бросает все на подчиненного. Он продолжает следить за процессом, хоть и не вмешивается в него без необходимости. |
|
Перегружу сотрудников |
Вы начнете с того, что проанализируете нагрузку в коллективе. В процессе может выясниться, что кто-то действительно завален работой, пока другие не заняты вовсе. Это шанс оптимизировать работу, равномерно распределить задачи на всех. |
Ошибки
Делегирование полномочий не будет работать так, как надо, если:
1. Плохо разъяснить задачу
Исполнители почти наверняка наделают ошибок. Скорее всего, придется начинать все заново.
2. Делегировать только простое
Безусловно, стратегическое развитие компании (направления, отдела) лучше не доверять никому. Но сложную работу, с которой сотрудник вполне может справиться, можно и перепоручить. Иначе подчиненные не смогут проявить себя и потеряют мотивацию к работе.
3. Чрезмерно контролировать каждый шаг
Недоверие приведет к конфликту, а вы рискуете быстро выгореть, если будете вникать в каждую деталь. Тогда какой смысл в делегировании?
4. Не учитывать опыт и навыки сотрудника
Так вы скорее всего поручите дело некомпетентному человеку.
5. Не установить дедлайн
Тогда исполнитель отложит срочную работу в долгий ящик.
6. Настаивать на определенных инструментах и методах
Лучший способ подрезать подчиненному крылья. В следующий раз он будет трудиться без особого энтузиазма.
Как завершите проект, обязательно поощрите подчиненного за его вклад. Если он приложил много усилий и времени, одних слов благодарности будет мало. Материальное вознаграждение вдохновит на новые свершения не только исполнителя, но и его коллег.
Для тех, кто ценит свое время
Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.
Лучшие статьи у вас под рукой!
А еще интерактивы и мемы — просто подпишитесь на наши соцсети
Знаю, как трудно найти исчерпывающий ответ на интересующий вопрос. Я собрала и обработала всю полезную информацию за вас.
Комментарии
Комментарии пользователей проходят модерацию, поэтому появляются не сразу
