Как правильно делегировать задачи

Чувствуете, что ничего не успеваете? Стали чаще задерживаться на работе? Пора делегировать полномочия. В статье — подробная инструкция, как грамотно это сделать.

• Что значит делегировать
• Что можно делегировать
• Что делегировать не стоит
• Как делегировать обязанности
• Как выбрать, кому делегировать
• Как контролировать 
• Пошаговая инструкция
• Плюсы делегирования
• Ошибки

Что значит делегировать

Делегировать — значит передать часть задач, обязанностей и прав другому человеку. Простыми словами, делегирование полномочий — это законный способ перепоручить дело коллеге или подчиненному, чтобы сфокусироваться на других вопросах. Как правило, на чем-то более сложном и важном, с чем не справится никто другой в команде.

Но не путайте с распределением обязанностей. Грань между ними тонкая, но все же под делегированием подразумевают передачу дел, которые изначально были в компетенции руководителя.

Что можно делегировать

Со значением разобрались. Но что можно доверить подчиненным?

1. Мелкие поручения

Те задачи, для которых не нужны особенные знания и навыки. Отвечать на входящие, бронировать билеты и отель, заполнять таблицы в Excel могут другие.

2. Рутинные задания

Те, что требуют некоторой сноровки, но глобально не влияют на общий процесс. Вы можете один раз обучить человека и вычеркнуть из списка своих дел эту задачу. Например, аналитику сайта или первичный отбор потенциальных сотрудников.

3. Узкоспециализированные задачи

Как правило, у начальника есть только общее представление о том, как их выполнять. К примеру, вести социальные сети. Специалист по продвижению с этим справится гораздо лучше.

4. Большинство своих полномочий

На время, пока руководитель отсутствует, он может передать и те полномочия, которые связаны с принятием важных решений. В таком случае делегирование осуществляется на особых условиях — обязанности, например, директора ложатся на плечи других руководителей компании.

Что делегировать не стоит

Можно распределить большинство задач. Но не все. К примеру, выделять приоритетные направления в работе компании может только начальник. А еще нельзя доверять другим:

• разрабатывать стратегический план;
• принимать решения, которые напрямую повлияют на развитие бизнеса, подразделения, отдела;
• заключать рискованные, но потенциально выгодные для компании сделки; 
• корректировать принятый стратегический курс даже на основе аналитических данных;
• контролировать, как выполняют задачи непосредственные подчиненные;
• проводить итоговое собеседование новых сотрудников;
• поощрять подчиненных за хорошо проделанную работу.

То есть лучше оставлять в зоне своей ответственности все, что касается глобальных вопросов, найма в команду и благодарностей сотрудникам от вашего лица.

Как делегировать обязанности

Грамотно делегируя обязанности, вы повысите эффективность компании. Строится же делегирование полномочий на следующих правилах:

1. Делегируйте только непосредственному подчиненному

Вы не может поручить дело, например, менеджеру по продажам напрямую, в обход начальника отдела. Лучше обозначить задачу начальнику отдела, чтобы он сам решил, кому из команды ее перепоручить.

2. Не поручайте задачу подчиненному не из вашей команды

Вы не может выйти на начальника отдела из другого подразделения.

3. Не отдавайте задачу сотруднику, в обязанности которого ее выполнение не входит

Об этом говорит статья 21 ТК РФ. 

4. Учитывайте занятость подчиненного

Среди «претендентов» выберите того, у кого меньше задач. Обязательно учитывайте и объем этих задач.

5. Ответственность за результат несет тот, кто делегировал задачу

Если сотрудник не справился, разбираться с последствиями придется вам.

6. Подчиненный должен вести отчетность

И отражать в ней все этапы проделанной работы и нюансы, которые возникли во время выполнения задания. Так вы вовремя заметите ошибки.

7. Установите дедлайн

Учитывайте объем предстоящей работы.

8. Заложите время с запасом

На случай, если сотрудник будет работать медленнее, чем вы рассчитывали, или вовсе не справится, — тогда придется искать другого исполнителя.

9. Внятно объясните, что требуется

Лучше составьте подробное ТЗ. Особенно если сотрудник будет выполнять задачу подобного рода впервые.

Как выбрать, кому делегировать

Для начала отсейте всех сотрудников, в обязанности которых не входит дело, которое вы хотите перепоручить. Проанализируйте, насколько оставшиеся загружены.

Совет: не беспокойте тех, кто кто параллельно ведет несколько проектов. Если же других вариантов нет, разгрузите этих сотрудников: перепоручите часть их задач другим или на время освободите от их несрочных вопросов.

При выборе учитывайте компетентность и мотивацию сотрудника.

Ситуация 1: он уже выполнял подобное и готов снова взяться за работу.

Не раздумывайте — смело делегируйте. Позвольте ему самостоятельно справиться с задачей. Ограничьтесь обсуждением дедлайна и напутственными словами.

Ситуация 2: он знает, что делать, но не хочет.

Выясните, чего не хватает для мотивации. Обсудите, какой бы исход его устроил. Будьте готовы пойти на уступки. Например, выписать премию или дать несколько оплачиваемых выходных после завершения проекта.

Ситуация 3: он хочет попробовать.

Обычно такая инициатива исходит от новичков. Здесь все зависит от задачи. Если она не слишком срочная, вы можете доверить ее желающему. Устанавливайте дедлайн, учитывая, что придется что-то переделывать. Потратьте время на подробное разъяснение и контролируйте каждый этап выполнения.

Ситуация 4: у него нет ни желания, ни компетенций.

Такие сотрудники — верный признак разлада в команде. Поручать этому человеку дело не стоит. Но не оставляйте ситуацию на самотек: поговорите с сотрудником, выясните, в чем причина, и вместе найдите решение.

Как контролировать 

Даже если вы делегировали задачу, ответственность за ее выполнение нести вам. Контролировать процесс выполнения все равно придется. Но от компетенций и опыта исполнителя зависит, как вы будете это делать.

Не хватает рук? Пора расширять штат. А если не хватает денег, Совкомбанк готов протянуть руку помощи. Он предлагает сразу несколько программ. Выбирайте ту, что подходит вам.

Пошаговая инструкция

Ничего не успеваете? Время делегировать. С сотрудником мы уже определились. Осталось передать полномочия.

1. Назначьте личную встречу

Побеседуйте. Расскажите, что ему предстоит делать и зачем это нужно. Сотрудник должен понимать, что от него многое зависит. 

Дайте ему понять, что он может обращаться к вам по любому вопросу.

2. Распишите подробное техническое задание

Особенно если исполнитель столкнется с подобной задачей впервые. Потратьте время на ТЗ, чтобы потом не тратить его на исправление ошибок.

3. Установите дедлайн

Ставьте реальные сроки. Учитывайте объем задачи и загруженность подчиненного. Оставьте временной люфт на случай, если исполнитель не справится.

4. Дайте исполнителю все необходимое

Базу данных, номера телефонов и так далее. 

5. Контролируйте выполнение задачи

Это не значит, что нужно раздавать ценные комментарии на каждом шагу. Достаточно периодически следить, на каком этапе находится исполнитель. Вмешивайтесь только тогда, когда он явно не успевает или делает что-то не так.

Плюсы делегирования

Чем активнее компания развивается, тем больше задач у руководителя. Делегировать ответственность — не прихоть, а необходимость, чтобы компания продолжала расти.

Так что же даст делегирование полномочий?

1. Освободит вас от рутинных задач и даст сосредоточиться на более важных вопросах, когда это необходимо.
2. Позволит сотрудникам проявить себя и поспособствует их профессиональному росту.
3. Улучшит взаимодействие внутри коллектива и укрепит командный дух.
4. Поможет быстрее адаптироваться при любых изменениях: как внешних, так и внутри команды.
5. Позволит эффективнее использовать время и ресурсы.

Все это повысит конкурентоспособность команды в целом и увеличит прибыль компании.

Не поддавайтесь распространенным заблуждениям. 

Ошибки

Делегирование полномочий не будет работать так, как надо, если:

1. Плохо разъяснить задачу

Исполнители почти наверняка наделают ошибок. Скорее всего, придется начинать все заново.

2. Делегировать только простое

Безусловно, стратегическое развитие компании (направления, отдела) лучше не доверять никому. Но сложную работу, с которой сотрудник вполне может справиться, можно и перепоручить. Иначе подчиненные не смогут проявить себя и потеряют мотивацию к работе.

3. Чрезмерно контролировать каждый шаг

Недоверие приведет к конфликту, а вы рискуете быстро выгореть, если будете вникать в каждую деталь. Тогда какой смысл в делегировании?

4. Не учитывать опыт и навыки сотрудника

Так вы скорее всего поручите дело некомпетентному человеку.

5. Не установить дедлайн

Тогда исполнитель отложит срочную работу в долгий ящик.

6. Настаивать на определенных инструментах и методах

Лучший способ подрезать подчиненному крылья. В следующий раз он будет трудиться без особого энтузиазма. 

Как завершите проект, обязательно поощрите подчиненного за его вклад. Если он приложил много усилий и времени, одних слов благодарности будет мало. Материальное вознаграждение вдохновит на новые свершения не только исполнителя, но и его коллег.