Как правильно выставить счет на оплату

• Что это такое и для чего нужно
  • А это обязательно?
• Где взять счет на оплату
  • Кто должен выписать счет
  • Как его передать
• Что обязательно надо указать
• Как указать стоимость
• Какая дата должна стоять
• Договор-счет — что это
• Счет на оплату юрлицу от самозанятого
• Несколько правил для индивидуальных предпринимателей

Что это такое и для чего нужно

Оказав услуги или продав товар, исполнитель (продавец) выставляет счет на оплату заказчику (покупателю). Это такой документ, благодаря которому покупатель знает сколько, каким образом и кому он должен заплатить.

Чем он полезен?

• Во-первых, исчезает путаница с оплатой: вся сумма указана в документе.
• Во-вторых, все реквизиты исполнителя находятся в одном месте: не нужно их искать, спрашивать и ждать ответа.
• В-третьих, он дисциплинирует: в счете можно указать дату платежа.
• В-четвертых, он обладает юридической силой и в случае судебных споров может сыграть большую роль.

При этом, если вы начнете искать правила его составления и заполнения, то вы их не найдете —  строгие нормативы отсутствуют.

А это обязательно?

Счет и правда нужен не всегда.

Но в истории сказано, что договор есть, а оплаты все равно нет! Неужели это обман?

Не торопитесь жаловаться на недобросовестного неплательщика. Перечитайте соглашение. Бывает так, что там есть условие: «Оплата на основании счета». Это значит, что документ на оплату необходим. Без него исполнитель не получит денег и даже не сможет ничего требовать.

При этом счет на оплату вовсе не обладает какой-то особой силой. Он не входит в список первичных учетных документов, то есть не может подтвердить факт работы на потребителя услуги.

Но его можно таким сделать! Достаточно указать необходимые реквизиты и легким движением руки счет превращается в первичный документ, который подтверждает факт работы.

Где взять счет на оплату

Где же взять счет? У него есть единая форма или его надо составлять самостоятельно?

Вы можете воспользоваться готовым бланком — его несложно найти в интернете. Скачайте и заполните его (на компьютере или от руки — не важно). Сделайте две копии: одну отправьте будущему плательщику, другую оставьте у себя. Это важно, ведь в случае спора документ пригодится в суде.

Если вы пользуетесь бухгалтерской программой, то все становится еще проще: она сформирует документ за вас.

Существуют также различные онлайн-сервисы, которые позволяют управлять документами без установки дополнительных программ.

Для электронной версии необходимо поставить ЭЦП.

Каждый бизнес индивидуален, поэтому Совкомбанк подберет условия для расчетно-кассового обслуживания (РКО), которые подойдут именно вам. Оставьте заявку, и персональный менеджер расскажет о действующих программах и льготах.

Кто должен выписать счет

Нельзя просто так взять и выписать счет. У сотрудника должна быть доверенность (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ) или приказ, чтобы сделать это. В ряде случаев этот же сотрудник может и подписать счет.

Убедившись, что в документе нет ошибок, бухгалтер может поставить визу.

Как его передать

Вам помогут стандартные способы. Вы можете:

• отдать лично в руки;
• отправить по электронной почте;
• отправить через «Почту России».

В последнем случае помните, что на передачу уйдет несколько дней, поэтому учитывайте этот срок.

Что обязательно надо указать

Мы уже упоминали, что выставление счета — отчасти дело творческое, ведь нет каких-либо строгих требований.

Но это не значит, что внутри документа можно писать все, что угодно. Есть информация, которую нужно обязательно указать:

• Название документа, дата и его номер.
• Информация о получателе оплаты: его наименование или ФИО, банк, БИК, коррсчет, счет получателя, КПП, ИНН.
• Информация о плательщике: ФИО или наименование, счет, КПП и ИНН.
• Сведения об услугах или товарах в виде таблицы. Укажите, какую именно работу вы сделали, сколько, в каких единицах ее измерить, а также ее цену.
• Общая (итоговая) стоимость.
• НДС.
• Дата оплаты.
• Подписи сторон.

Если участники до этого заключали договор, то необходимо указать его номер.

Как указать стоимость

Задача кажется простой: нужно написать, сколько должен заплатить заказчик. Что тут может пойти не так?

Во-первых, если вам нужно указать НДС, то есть два способа:

• Вписать отдельно: укажите сумму НДС в одноименной строке, а информацию в строках «цена», «итого» — без учета налога.
• Объединить итоговую сумму и налог на добавленную стоимость: строку «НДС» замените на «В том числе НДС» и укажите размер налога. А все остальные строки с ценами и итогом будут сразу включать НДС.

Но есть и свои исключения. Например, если у предпринимателя льготный налоговый режим, то он не платит НДС и не включает его в счет. Нужно лишь сделать пометку «Без НДС».

Во-вторых, после таблицы продублируйте итоговую сумму прописью, т. е. буквами. Это поможет избежать недопониманий, если кто-то поставил лишнюю или неверную цифру.

Какая дата должна стоять

Нет единого правила для указания даты, ведь это не первичный документ.

Однако стороны могут прописать в договоре, когда и как надо направить счет. Например, приложить его к акту оказанных услуг.

Конкретную дату оплаты можно не устанавливать. Вместо этого укажите период поступления средств: например, заказчик должен заплатить в течение 7 рабочих дней со дня оформления бланка.

В случаях, когда документ стал первичным, начинают действовать иные правила. Должны стоять две даты:

• Первая — дата подписания счета уполномоченным лицом;
• Вторая — если дата формирования документа отличается от даты совершения работы, то не забудьте отдельно указать последнюю.

Договор-счет — что это

Не всегда обязательно составлять полноценный договор для приобретения товаров и услуг. Например, если компания заказывает единоразовую доставку. В таких случаях его можно заменить другими соглашениями, тем более закон это позволяет.

Договор-счет объединяет в себе свойства двух документов и помогает избежать бумажной волокиты.

При его составлении надо учитывать несколько особенностей:

• Он считается полноценной офертой. Иными словами, исполнитель, выставляя договор-счет, предлагает услуги на определенных условиях (наименование услуг, количество, цена и т. д.).
• Согласие (акцепт) контрагента с условиями наступает в момент оплаты.
• Документ содержит всю информацию о сделке (что, сколько, кому, в какие даты, за какую цену и т. д.).

Обязательно напишите реквизиты исполнителя и заказчика, имена ответственных за выполнение работы, а в конце поставьте подписи сторон.

Печать организации не будет лишней.

Интернет — это масса возможностей, особенно для бизнеса. Улучшить торговлю поможет онлайн-эквайринг. Узнав все преимущества Совкомбанка, вы уже не сможете их забыть.

Счет на оплату юрлицу от самозанятого

Анастасия не является юрлицом, но у нее есть статус самозанятой. Поэтому общие правила на нее не распространяются. Как в таком случае быть?

Для начала разберемся, может ли самозанятый создать счет на оплату?

Закон обязывает производить все расчеты через приложение «Мой налог». Происходит это так: самозанятый создает чек за услуги, отправляет его потребителю на оплату, а затем отчитывается ФНС о полученной прибыли.

Но бывают ситуации, когда юрлицо просит у самозанятого сформировать классический счет. Как тогда быть?

Плательщики налога на профессиональный доход могут создать счет, но через приложение «Мой налог» сделать этого не получится — там нет такой функции. Однако не стоит отчаиваться.

Помните, мы говорили, что у счета нет регламентированной формы? Самозанятый может поступить двумя способами:

• Создать форму самостоятельно.
• Запросить в организации бланк, которым они сами обычно пользуются для выставления счета подрядчикам.

Если вы решили воспользоваться первым вариантом, то можете поискать образец в интернете. Только убедитесь, что вы указали всю информацию об услуге и реквизитах обеих сторон. Мы уже писали выше, что обычно вносят в документ, поэтому воспользуйтесь этим списком.

Несколько правил для индивидуальных предпринимателей

Индивидуальным предпринимателям повезло больше — правила для них ничем не отличаются. Они могут пользоваться обычными бланками для юрлиц. Но есть несколько особенностей:

• В информации об исполнителе нужно указать полные ФИО человека и обязательно написать, что он является ИП. Выглядит это так:

Исполнитель: Индивидуальный предприниматель Смирной Алексей Иванович

• Нужно указывать только ИНН, а графу с КПП пропустить — у ИП нет такой информации.
• На бланке достаточно только одной подписи от предпринимателя.
• Печать, если ее нет, не требуется.

Несмотря на то, что счет не всегда нужен, необходимо знать, как его составить, ведь он пригодится всем, даже самозанятым. Порою он может и вовсе заменить договор. Гораздо проще пользоваться электронными сервисами создания документа. Но, если такой возможности нет, вы можете воспользоваться и готовыми образцами.