Когда и как правильно использовать электронный акт выполненных работ

• Что такое акт выполненных работ и зачем он нужен
• Формат акта в ЭДО
• Что включает документ
• Как подписать акт выполненных работ электронной подписью
• Преимущества

Что такое акт выполненных работ и зачем он нужен

Просто договориться с контрагентом и исполнить сделку недостаточно. Каждый шаг подкрепляют документами:

• в договоре закрепляют основные условия: число товаров, услуг, работ, их стоимость, сроки и так далее;
• исполнение договора — выполнение работ, оказание услуг или поставку товара подтверждают актом.

В этом документе стороны указывают, что исполнитель выполнил обязательства, а заказчик принял работу, стороны претензий друг к другу не имеют.  

Иногда в документе также указывают информацию об оплате, если заказчик провел ее в форме предоплаты. При постоплате исполнитель сначала выполняет свою часть сделки, стороны подписывают акт, а уже потом, в течение нескольких дней, заказчик переводит деньги.  

Обычно акт составляет исполнитель. Иногда заказчику даже необязательно его подписывать. Так, в договоре можно указать, что, если заказчик не ответил в течение пяти дней, работы считаются принятыми. 

При этом заказчик не обязан принимать работы. Он имеет право отказать в приемке и составить возражения. Устранив их, исполнитель снова направляет акт. Если претензий нет, стороны подписывают документ. 

Акт — это документ первичного учета, предоставлять в налоговую его не надо. При этом во время выездной проверки инспектор имеет право его запросить.

Закон разрешает оформлять бумажный документ либо составлять акт в электронном виде.  

Формат акта в ЭДО

В 2022 года налоговая разработала приказ № ЕД-7-26/691@ от 28 июля 2022 года — в нем есть электронная форма акта. 

Она соответствует Закону о бухгалтерском учете, а также Федеральному стандарту бухгалтерского учета 27/2021 от 16.04.2021.

Что включает документ

Бумажный и цифровой документы идентичны. В них вносят:

• название, дату и номер;
• номенклатуру работ и их количество;
• стоимость;
• наименования организаций;
• фамилии, имена, отчества  подписантов.

Акт подписывают УКЭП.

Как подписать акт выполненных работ электронной подписью

Электронный акт выполненных работ разрешают подписывать только усиленной квалифицированной электронной подписью. Она, в отличие от простой электронной, полностью равнозначна обычной.

На практике УКЭП обычно оформляют на руководителя организации. Хранят такую подпись у главного бухгалтера, поскольку именно он подписывает финансовые документы.

УКЭП можно оформить и на другое лицо, если у него есть доверенность от руководителя организации — например, на того же главного бухгалтера. 

Электронный документооборот позволяет экономить ресурсы бизнеса. Освободившиеся деньги рекомендуем пустить на развитие своего дела, например подключить эквайринг.

Преимущества 

Электронный акт во многом выигрывает у бумажного.

Экономия времени

Подписать документ и отправить его контрагенту можно за несколько минут. 

Бумажный документ придется составлять, распечатывать, «ловить» руководителя на работе, чтобы он подписал акт, либо ждать специального «подписного» дня. 

Минимум ошибок

В электронном документообороте вы копируете старые данные или вводите новые — лишний раз проверяете себя.

Бумажный документ многие делают на основе старых актов, где есть данные прежнего контрагента. Все переносят от руки — это приводит к большому числу ошибок.

Удобство хранения

Электронные акты хранят на жестком диске или в облаке. Доступы можно предоставить сразу нескольким лицам. 

Для бумажного надо делать папку на каждого контрагента. Работник тратит дополнительное время, а компания — теряет деньги. 

Да и лишнего места, особенно в маленьком офисе, может просто не быть.

Легкий поиск

Данные в электронном архиве можно найти буквально за несколько секунд. 

Бумажные, особенно если папку готовил уже покинувший компанию сотрудник, искать сложнее и дольше.

Электронный формат — это удобство, простота и надежность. Над такими документами время практически не властно. Однако помните: любой контракт и акт, независимо от их формы, надо оформлять предельно аккуратно.