Фирменный бланк организации: что это и зачем он нужен

• Зачем предприятию свой бланк
• Какие они бывают
• Как оформить бланк: основные требования
  • Элементы структуры
  • Дизайн
• Как самостоятельно сделать фирменный бланк

Зачем предприятию свой бланк

Фирменный бланк — элемент делового документооборота, а не просто лист бумаги с логотипом. Его можно назвать визитной карточкой компании или предпринимателя в мире деловой переписки.

В эпоху цифровых технологий фирменный бланк не потерял актуальности. Он перекочевал в электронную почту и онлайн-сервисы.

Какие задачи выполняет фирменный бланк:

1. Информирует о предприятии — это «мини-справочник» об организации. Один взгляд на бланк, и партнер, клиент, контрагент в курсе, как называется компания, где находится, как связаться. Если возникнут вопросы, не нужно будет искать информацию. Бизнес-процессы пойдут быстрее.
2. Создает образ компании — это часть ее фирменного стиля. Оформленная таким образом корреспонденция выглядит солидно, работает на репутацию бизнеса. Коммерческое предложение, отправленное на бланке, смотрится выигрышнее. Предприятие может выбрать дизайн документа, который подчеркнет ценности компании, привлечет внимание.
3. Экономит время на делопроизводстве — в готовый шаблон не нужно каждый раз вписывать повторяющиеся данные. Так меньше опечаток и досадных ошибок, например в реквизитах.

Какие они бывают

Бланки используют для:

• исходящей корреспонденции — писем, запросов, приглашений;
• внутреннего документооборота — приказов, распоряжений;
• бухгалтерских документов, отчетности, доверенностей.

Предприятие может иметь общий шаблон или несколько специальных, например для счетов-фактур или приглашений на корпоративные мероприятия.

Удобство базовой формы — в ее универсальности. Если говорить о бумажном документообороте, то выгоднее напечатать большую партию и по необходимости дополнять документы нужными данными.

В зависимости от ситуации выбирают формат:

• бумажный — выполненные типографским способом шаблоны используют для документов, требующих подписи от руки и «мокрой» печати;
• цифровой — сделанные в DOC, PDF, HTML бланки применяют в электронной переписке.

Как оформить бланк: основные требования 

Правила оформления документов изложены в ГОСТе. Он обязателен для государственных и муниципальных учреждений.

Элементы структуры

Составляя образец документа, руководствуйтесь логикой. Можно дополнить структуру или исключить пункты, которые кажутся лишними.

Обязательно указывают:

• наименование организации (ИП) — полное и сокращенное, если оно используется в деловом общении;
• реквизиты — юридический адрес, ИНН, ОГРН (ОГРНИП);
• банковские реквизиты — название банка, БИК, расчетный счет;
• контакты — телефон, электронную почту сайт, фактический адрес.

Внизу предусматривают поля для даты подписания документа и для его номера.

Есть дополнительные требования для отдельных типов организаций. Медицинские учреждения должны указать номер лицензии, а образовательные — сведения об аккредитации.

Компании, которые работают с иностранными партнерами, должны учитывать международные правила оформления деловых документов. В большинстве европейских стран и США принят стандарт ISO 15489-1:2016.

Дизайн

Он должен гармонировать с корпоративным стилем компании. Используйте такие же графические приемы, как на визитках, буклетах, другой полиграфии и цифровых продуктах.

• Логотип

Разместите его возле названия предприятия или в верхнем углу. Он должен быть четким и соответствовать размеру листа.

• Шрифты

Не более двух шрифтов: один для заголовков, другой для основного текста. Выбирайте легко читаемые — Times New Roman, Arial, Calibri. Размер: название фирмы или ИП — 16-й кегль, реквизиты — 10-й или 12-й. Не используйте курсив и подчеркивание.

• Цвета

Классика — черный текст по белому фону, с акцентами фирменного цвета. Учтите, что при сканировании и на копиях светлые оттенки могут потеряться.

ГОСТ выдвигает такие технические требования:

1. Формат бумаги — А4 (210×297 мм) или А5 (148×210 мм).
2. Размер полей:  верхнее, нижнее и левое — не менее 20 мм, правое — от 10 мм.
3. Расположение реквизитов — верхнее угловое или по центру.

Молодые предприятия откладывают разработку фирменного стиля до лучших времен, пока не встанут на ноги. Потом все же приходят к необходимости иметь логотип, слоган, графические знаки, паттерны и заказывают брендбук в рекламном агентстве или дизайн-бюро. 

Это серьезная, но необходимая статья расходов. Если вопрос только в деньгах, то это не проблема. Подумайте о целевом кредите для бизнеса. 

Как самостоятельно сделать фирменный бланк

Процесс состоит из нескольких этапов:

1. Сбор информации.
2. Создание макета.
3. Его утверждение.
4. Изготовление бумажных экземпляров.

Соберите сведения для документа. Перепроверьте их: в электронной форме ошибки исправить несложно, а печатные шаблоны придется заказывать еще раз.

Заказать макет можно графическому бюро. Обратившись к профессионалам, вы получите результат быстрее — и хорошего качества. 

Однако вполне реально обойтись и своими силами.

Самостоятельно сделать бланк организации можно:

• в офисных программах — Microsoft Word, Publisher;
• в профессиональных графических редакторах — Adobe InDesign, Illustrator;
• в онлайн-конструкторах — Crello.

Разберем подробно создание бланка в MS Word. Здесь есть набор готовых шаблонов. Вот как надо действовать:

1. Откройте документ. 
2. В меню щелкните «Файл», затем — «Создать».
3. Откроется поле с шаблонами. Кликните  по вкладке «Бизнесу».
4. Выберите и откройте подходящую форму.
5. Рядом с формой будет значок «Создать». Нажмите, чтобы документ открылся в новом окне.
6. Внесите нужные сведения.
7. Сохраните.

Если не найдете устраивающего шаблона, введите в поле «Поиск шаблонов в сети» запрос «Фирменный бланк». Возможно, вам понравится что-то из найденных.

Вручную сделать бланк в ворде сложнее, зато вы оформите все по своему вкусу — выберете шрифт и размер, цвета, расположение элементов. 

Чтобы воспользоваться графическим редактором, нужно хотя бы немного ориентироваться в функциях приложений, но ничего особенно трудного там нет. При желании можно быстро разобраться, используя справку и меняя настройки.

Онлайн-конструкторы — это даже проще, чем работа в программах. Весь процесс сводится к тому, чтобы выбрать из множества типовых шаблонов максимально подходящий, адаптировать его под свои потребности (для этого просто меняйте параметры в полях) и внести конкретные данные — информацию о компании. Когда поймете, что результат вас устраивает — скачайте его. 

Итак, вы сумели оформить этот документ — фирменный бланк — самостоятельно или с профессиональной помощью. Сделайте несколько образцов, в которых слегка различаются шрифт, расположение шапки и логотипа на листе, цвет, яркость и другие детали. 

Распечатайте их и сравните. Важно посмотреть, как шаблон выглядит не только на экране, но и на бумаге.

Выберите итоговый макет и согласуйте с руководством.

Теперь подготовьте электронную форму и разошлите ее сотрудникам. Для исходящих бумажных документов сделайте заказ в типографию, для внутреннего документооборота можно распечатать на офисном принтере, только используйте качественную бумагу.

Фирменный бланк — часть корпоративного стиля бизнеса. Он представляет организацию в  деловом мире и должен содержать основные сведения о компании.