Документы ИП и ООО: сроки и способы хранения

Крупный, средний и малый бизнес объединяет кое-что неочевидное: деловые бумаги, которые надо хранить по правилам. Разобрались в сроках и способах хранения налоговых, бухгалтерских и кадровых документов.

• Зачем ИП и ООО хранят документы 
• Правила хранения 
• Бумажные документы 
• Электронные документы 
• Сроки хранения по номенклатуре дел
• Кадровые
• Налоговые
• Бухгалтерские
• Штрафы за нарушения 
• Что делать после истекшего срока

Зачем ИП и ООО хранят документы

Все деловые бумаги, включая графики отпусков, списки сотрудников, счета-фактуры, журналы расходов и доходов, хранят ценную информацию. Ей часто интересуются контролирующие органы.

Частные предприниматели и компании создают архивы как минимум по трем причинам: 

1. Защита интересов в суде.
2. Получение налоговых вычетов.
3. Отсутствие нарушений и штрафов от надзорных органов. 

Правила хранения

Есть несколько нормативных актов, написанных и утвержденных разными ведомствами. Главными считают пять: 

• Налоговый кодекс РФ (НК);
• закон «Об архивном деле»;
• федеральный закон «О бухгалтерском учете»;
• приказ Росархива №77 об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов;
• приказ Министерства культуры РФ №558 об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов.

В каждом из них указаны правила хранения документов, которые не идентичны и даже противоречивы. 

Например, по НК РФ бизнесмены, выбравшие упрощенную систему налогообложения, должны хранить первичные документы и книги учета доходов и расходов (КУДиР) четыре года. Но в перечне Минкульта срок для тех же бумаг другой: постоянный.

Единого регламента в российском законодательстве нет. Из-за таких противоречий некоторые начинающие бизнесмены и неопытные кадровики путаются и допускают ошибки, за которые потом отвечают по статьям Кодекса об административных правонарушениях (КоАП). 

Поэтому надзорные органы советуют делопроизводителям ориентироваться на максимальные сроки, указанные в НК РФ и в перечне Минкульта. Все документы из перечисленных нормативных актов можно условно разделить на два типа: 

• бумажные;
• электронные. 

Для бумажных и электронных документов есть общее правило: срок их хранения начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором ИП или организация перестала использовать документ. 

Допустим, вы заключили договор с поставщиком сырья в 2023 году. В 2024 году завершили все деловые отношения с этим контрагентом. Значит, началом хранения договора считается 1 января 2025 года, а завершением — 31 декабря 2030 года.

Но, как и во всех правилах, здесь тоже есть исключение. Например, срок хранения журнала учета счетов-фактур, книг покупок и продаж рассчитывается с даты последней записи в них.

Документооборот — сложный процесс, за которым должен следить отдельный специалист. В некоторых компаниях за создание, использование и хранение кадровых бумаг отвечает отдел кадров или HR. А за бухгалтерские и налоговые документы — бухгалтерия. 

Бумажные документы 

Их делят на два типа:

Перед тем как переместить документы в архив, сделайте пять шагов:

1. Разложите бумаги по хронологии.
2. Пронумеруйте и прошейте страницы.
3. Присвойте каждому документу в подшивке номер.
4. Создайте опись всех бумаг. 
5. Сделайте заверяющий лист: в нем укажите общее количество листов и опишите состояние каждого, вплоть до заломов или надрывов. 

Более подробную инструкцию с образцами вы найдете в приказе Росархива. Но нельзя просто разложить архивные бумаги по сейфам в отдельном здании и запереть на ключ. В перечне Минкультуры есть особое требование к помещениям с архивами: 

• сигнализация;
• влажность до ⁠55%;
• система пожаротушения;
• температура воздуха не ниже 17–19°C.

Как только срок хранения истекает, ответственный сотрудник привлекает руководителя компании. Тот создает экспертную комиссию (часто из юриста, кадровика и бухгалтера), которая выбирает неактуальные бумаги, составляет протокол, акт и передает документы на уничтожение. 

Руководитель компании передает акт на постоянное хранение сотруднику, ответственному за документооборот.

Электронные документы 

До 2023 года их можно было хранить в формате PDF/A‑1 на семи видах носителей: 

• диск,
• дискета,
• компьютер,
• флеш-накопитель,
• облачное хранилище,
• HDD-, SSD-накопитель,
• программа электронного архива. 

Теперь файлы надо передавать Росархиву, который внесет их в систему хранения электронных документов (СХЭД). Вас не накажут, если вы решите создать свою систему или передать электронные документы операторам ЭДО.

Операторы принимают информацию на HDD- или SSD-дисках и флеш-накопителях. Но перед этим проверят исправность носителей, подлинность документов, электронных подписей и удостоверятся, что данные не заражены вирусами.

Если вы создаете свою систему хранения, назначьте ответственных. Сотрудники должны вносить файлы и каждые пять лет проверять их сохранность, а при необходимости (например, после изменения требований или программного обеспечения) менять способ или место хранения. 

По истечению срока эти же сотрудники создают акты об утилизации и уничтожают неактуальные документы. 

Если бумаги только электронные, то дубликаты на бумаге делать не надо. Если же у электронных документов изначально были бумажные исходники, их тоже надо хранить по установленным правилам. 

Сроки хранения по номенклатуре дел

Каждая деловая бумага хранится по-разному: от года до 75 лет (либо бессрочно). Конкретные сроки для всех видов документов указаны в специальном перечне Федерального архивного агентства (Росархив) и в перечне Минкульта. 

Например, в списке, составленном Министерством культуры РФ, больше 1000 видов бумаг. Для каждого установлен срок и прописаны примечания.

Рассмотрим три основные группы документов, которые актуальны для ИП и компаний:

• кадровые,
• налоговые,
• бухгалтерские.

Кадровые 

Кадровые документы есть почти в любой муниципальной или коммерческой организации. Бумаги, регламентирующие трудовые отношения, делятся на два типа: 

1. Персональные договоры, акты, дополнительные соглашения с каждым сотрудником.
2. Обобщенные документы, отражающие трудовые отношения по отделам.

Налоговые 

Бизнесмены с трепетом относятся к налоговой документации, потому что за ее отсутствие чаще всего выписывают штрафы и останавливают деятельность. К тому же в ней проще всего запутаться. Нередко эти документы ведет бухгалтерия, которая взаимодействует с налоговиками. 

Бухгалтерские

Любой бизнес, независимо от масштаба продаж или производства, нуждается в опытном и честном бухгалтере. Если вы задумались о своем деле, заранее поищите специалиста, которому поручите профильный документооборот. 

Конечно же, можно разобраться во всем самостоятельно, но придется потратить много времени. Лучше делегируйте эксперту: он правильно составит, распределит и сохранит все деловые бумаги. А еще вовремя направит их контролирующим организациям. 

Срок хранения бухгалтерских документов разнится в зависимости от назначения деловой бумаги. 

Если ваш бизнес проверяют контрольно-надзорные органы, не спешите избавляться от первичных учетных документов: 

• чековых корешков,
• авансовых отчетов,
• кассовых и банковских книг и других. 

Обязательно сохраните их на время проверки, даже если срок по ним истек. Не исключено, что архивная «первичка» пригодится для вынесения решения. 

Пока ваша бухгалтерия корпит над документами, подумайте о будущем бизнеса и откройте специальный накопительный счет на выгодных условиях. 

Штрафы за нарушения 

Если вы неверно рассчитали срок или потеряли документы, готовьтесь к административной ответственности в виде штрафов. 

Что делать после истекшего срока

Итак, мы разобрались, что сроки хранения документов делятся на: 

• временные от полугода до 50–75 лет;
• постоянные;
• до ликвидации фирмы или организации;
• до замены архивных документов новыми. 

После истечения сроков вы как руководитель фирмы действуете по алгоритму: 

1. Оформите приказ о созыве экспертной комиссии.
2. Выберите в комиссию трех специалистов, например юриста, кадровика и бухгалтера.
3. Назначьте кадровика председателем.
4. Попросите комиссию проверить сроки хранения и выбрать неактуальные документы.
5. Проследите, чтобы комиссия составила акт об уничтожении документов.
6. Уничтожьте документы: сожгите или измельчите в шредере. Если они электронные, сотрите.
7. После уничтожения составьте второй акт и укажите, как, когда и с кем вы избавились от бумаг или файлов. 

Индивидуальным предпринимателям не обязательно созывать комиссию: можно все сделать самостоятельно и без приказа. Главное, постоянно проверять, правильно ли рассчитаны сроки, чтобы из-за ошибок не терять деньги на штрафах.