Непредвиденные расходы в смете: что входит и как правильно рассчитать

• Что такое непредвиденные расходы в смете
• Прочие затраты и непредвиденные расходы: в чем разница
• Что обычно закладывают в резерв сметы
• Непредвиденные расходы в строительстве
• Непредвиденные расходы: сколько процентов закладывать
• Дополнительные работы и затраты: как обосновать

Что такое непредвиденные расходы в смете

Непредвиденные расходы — это затраты, которые невозможно точно спрогнозировать на этапе планирования бюджета. Такие расходы могут возникать и в бизнесе, и в госзакупках, и в IT, и в строительстве.

Чтобы учесть все — и возможное, и неожиданное, — в смете появляются две статьи: «Прочие затраты» и «Непредвиденные расходы».

Прочие затраты и непредвиденные расходы: в чем разница

Это разные статьи сметы, каждая из которых выполняет свою функцию.

Прочие затраты в смете включают в себя заранее известные, но второстепенные расходы. Например, вывоз мусора, аренду бытовок, охрану объекта, страхование, командировочные расходы и прочее.

А непредвиденные затраты в смете — это резерв на случай неожиданных ситуаций.

Что обычно закладывают в резерв сметы

Когда работа уже запущена, могут всплыть проблемы, о которых раньше никто и не подозревал. Для таких ситуаций и нужен резерв средств. Ниже — список расходов, которые попадают в эту категорию:

• дополнительный объем работ (разбор конструкций, усиление, доработка);
• устранение ошибок в смете и чертежах, выявленных уже после утверждения документации;
• удорожание материалов или доставки;
• аренда оборудования сверх графика;
• устранение дефектов, выявленных в процессе;
• скрытые работы;
• оплата простоев, вызванных погодой или изменениями в проекте.

Неожиданные траты случаются у всех: потек кран, вышел из строя ноутбук, срочно понадобились лекарства. Чтобы не брать в долг у друзей — держите под рукой карту «Халва». Она поможет покупать товары в рассрочку без переплат.

Непредвиденные расходы в строительстве

Непредвиденные затраты актуальны и для строительной отрасли, ведь даже самый детальный и продуманный расчет не гарантирует отсутствия неожиданных расходов. Поэтому в сметы обязательно закладывают резерв на такие затраты. 

Простой пример: при ремонте старого здания строители вскрывают перекрытия и обнаруживают, что несущие балки сгнили. Требуется срочная замена, а в смете это не было предусмотрено. Подобные случаи и покрываются за счет статьи непредвиденных расходов. 

Непредвиденные расходы: сколько процентов закладывать?

Универсальной формулы для расчета внеплановых работ нет — все зависит от сферы, условий проекта и требований заказчика. Но если речь идет о строительстве, проектировании или ремонте, есть общие рекомендации, на которые ориентируются специалисты.

Ориентировочные проценты в смете:

•  до 3% — для производственных объектов;
•  до 2% — для жилых и социальных зданий;
•  до 10% — если объект уникальный или технически сложный;
•  1-2% — при капитальном ремонте.

Эти проценты есть в Методических рекомендациях МДС 81-35.2004.

Дополнительные работы и затраты: как обосновать

Если строительство ведется по договору, особенно с госучастием, любые внеплановые работы и затраты должны быть обоснованы. Ведь если работы не входят в заранее утвержденный объем, заказчик может отказать в оплате. 

Обосновать затраты придется, даже если резерв включен в стоимость контракта.

Способы обоснования непредвиденных работ в строительстве:

• акты выполненных работ КС-2, КС-3;
• служебные записки с описанием ситуации;
• фотофиксация, экспертные заключения;
• дополнительное согласование с заказчиком или технадзором.

Резерв на неожиданные затраты — разумная часть сметы. Чтобы не сорвать сроки, не потерять деньги и не останавливать стройку при первой же проблеме, важно:

•  оставлять резерв в бюджете;
•  фиксировать изменения в документах;
•  ответственно вести расчеты с заказчиком или подрядчиком.