Что такое реинжиниринг
Реинжиниринг — поэтапное обновление бизнес-процессов в компании.
Цель реинжиниринга бизнес-процессов — улучшение показателей компании.
Его применяют в ситуациях, когда снижается рентабельность бизнеса. Причем необязательно, что причиной снижения является плохая работа сотрудников. Потеря прибыли может быть связана с неактуальностью продукта, возросшим уровнем конкуренции, износом оборудования.
Обычно реинжиниринг воспринимают как полное обновление бизнес-процессов компании. Однако есть подход, согласно которому он может быть частичным: тогда предприниматель меняет отдельные бизнес-процессы или направления деятельности компании.
Максим открыл кафе с 20 посадочными местами. В период пандемии Covid-19 ему пришлось закрыть заведение из-за карантина. Это подтолкнуло руководителя к реинжинирингу бизнес-процессов. Он расторг договор аренды помещения, взял новое и начал работать на доставку. Благодаря снижению расходов на аренду, Максим нанял курьеров и договорился о партнерстве с сервисами доставки. Финансовые показатели предприятия Максима резко увеличились, а бизнес стал более устойчивым.
Виды реинжиниринга
Виды реинжиниринга бывают разными. По уровню влияния на компанию это могут быть:
- Эволюционный. Бизнес-процессы обновляются, но сфера деятельности остается прежней. Например, Burger King запустил доставку бургеров.
- Революционный. Компания одновременно обновляет бизнес-процессы и сферу деятельности. Яркий пример — компания Nokia, которая практически исключила производство телефонов и начала работать в сфере телекоммуникационного оборудования.
В зависимости от состояния предприятия выделяют:
- Кризисный реинжиниринг. Его используют, когда в работе компании нужны срочные изменения, а их отсутствие может повлечь банкротство предприятия.
- Реинжиниринг развития. Компания работает и приносит прибыль, но показатели замедлились. Чтобы улучшить ситуацию, можно произвести плавные изменения.
Если допускать существование частичного реинжиниринга, то можно выделить:
- Текущий. Изменения затрагивают отдельные показатели внутри одного бизнес-процесса;
- Процессный. Здесь меняют весь бизнес-процесс.
- Системный. В изменения вовлекают все бизнес-процессы предприятия.
Причины реинжиниринга
Поводами для начала реинжиниринга могут служить следующие обстоятельства:
- Компания проигрывает конкуренцию
Причинами могут выступать высокие цены на продукцию или ее низкое качество в сравнении с конкурентами. Также если компания неплохо работает, но на рынок заходят новые игроки, ее доля может сократиться.
Если не поменять ситуацию, последует потеря всей доли рынка.
- Экономический кризис
Снижение доли рынка возможно и при снижении спроса на продукцию. Это происходит во время экономических кризисов. Чтобы пережить трудный период, компания может использовать реинжиниринг.
- Компания хочет увеличить долю рынка
Ситуация для бизнеса стабильна, но руководство хочет выйти на новый уровень по прибыли. При этом старые методы расширения присутствия на рынке не приносят результатов, например, реклама в лифтах.
Также реинжиниринг можно использовать, чтобы занять освободившуюся после ухода иностранных конкурентов долю рынка.
Этапы реинжиниринга
Реинжиниринг включает следующий алгоритм действий:
- Анализ текущей ситуации
Перед обновлением бизнес-процессов стоит оценить текущую ситуацию на рынке. Также стоит посмотреть на показатели самого предприятия. В рамках этого этапа руководство компании определяет, какие бизнес-процессы устарели, а какие стоит обновить.
- Определение целей
Компании важно определить, чего она хочет достичь после реинжиниринга. Это могут быть конкретные показатели прибыльности, количества реализованной продукции.
- Способы достижения целей
Компания определяет, как она придет к новым целевым показателям. Например, решает создать новый отдел обработки заказов, чтобы больше продавать.
- Итоги работы
Важно, чтобы компания оценила промежуточные и финальные результаты изменений в бизнес-процессах.
Для реализации реинжиниринга могут понадобиться заемные средства. С этим поможет Совкомбанк.
Если ваш бизнес нуждается в дополнительном финансировании, возьмите кредит. Совкомбанк предлагает «Легкий кредит», «Программы с господдержкой», «Банковские гарантии», «Кредитная линия» и «Овердрафт». Выберите удобный вариант и оставьте заявку на сайте.
Основные принципы и способы реинжиниринга бизнес-процессов
Разберем конкретные приемы, с помощью которых можно улучшить бизнес-процессы в компании.
- Повышение самостоятельности исполнителей
Важно, чтобы исполнитель постоянно не обращался за согласованиями к руководителю, а принимал отдельные решения сам. Так компания будет экономить время.
- Несколько вариантов исполнения
Необходимо, чтобы у исполнителя была возможность выбрать оптимальный вариант выполнения задачи. Порядок действий специалиста должен быть максимально гибким. Например, это самостоятельная отработка запроса клиента, а не передача ее к другому исполнителю.
- Снижение доли работ по проверке и контролю
Проверка и контроль сами по себе не добавляют стоимости продукту. Компании можно сократить расходы на эти процессы, чтобы повысить рентабельность.
- Снижение согласований
Чтобы получать быстрый результат, нужно упрощать цепочки согласований. Например, при согласовании закупки можно упростить все до цепочки: исполнитель — бухгалтер — руководитель.
- Менеджер — единственное контактное лицо для заказчика
Усложнять коммуникацию и отвлекать от работы других специалистов — нецелесообразно.
Как запустить реинжиниринг
Есть два варианта начала реинжиниринга:
- с помощью ресурсов компании;
- через привлечение сторонних специалистов.
Возглавлять процесс реинжиниринга может либо руководитель организации, либо выбранный им специалист. Можно создать специальную рабочую группу для организации данных процессов.
Вместо централизованной организации процессов реинжиниринга, также можно выбрать децентрализованную. При последней поручения по совершенствованию бизнес-процессов передаются конкретным сотрудникам, которые улучшают их в рамках своей зоны ответственности. Рабочих групп не создают.
Также можно привлечь к организации бизнес-процессов третьих лиц. Преимуществом будет то, что они располагают необходимыми компетенциями для улучшения ситуации. Однако затраты на их услуги могут быть нецелесообразно большими, особенно если компания работает в убыток или на грани рентабельности.
Ошибки
При обновлении бизнес-процессов в компании необходимо избегать ошибок. Наиболее типичные из них:
- Фокус на сотрудниках
Вместо того, чтобы менять сущность процесса, руководитель компании постоянно обновляет кадры. Новые люди не приносят результата, а время уходит. Для решения этой проблемы нужно менять содержание трудовой функции работника, а не увольнять сотрудников.
Пример: если у магазина автозапчастей нет продаж, то проблема может крыться не в продавцах, а в отсутствии рекламы.
- Усиление контроля вместо изменения процессов
Руководители часто исправляют ситуацию через усиление контроля. Однако на деле такой подход приводит лишь к увеличению трат.
Пример: доставка привозит еду не вовремя и холодной. Вместо создания отдела контроля качества можно определить реальное время доставки и купить термосумки для еды.
- Процесс ради процесса
Не надо затрачивать чрезмерные ресурсы на организацию реинжиниринга. Вместо выполнения реальных задач по увеличению продаж сотрудники концентрируются на том, как им изменить бизнес-процессы.
Пример: менеджер по продажам в рамках реинжиниринга начал разрабатывать методику продаж, откладывая заявки клиентов.
- Повсеместные изменения
Сначала надо разобраться с болями компании, а уже потом думать над совершенствованием основных процессов. Одновременные реформы по всем направлениям приведут к чрезмерным затратам времени и ресурсов.
Пример: чтобы росли продажи, запустите собственную доставку. А электронный документооборот в фирме может подождать.
Улучшать бизнес-процессы стоит по всем направлениям, в том числе в расчетно-кассовом обслуживании.
Есть прекрасная возможность открыть расчетный счет в Совкомбанке с выгодными предложениями для предпринимателей! Подайте заявку, чтобы узнать индивидуальные условия, которые банк подберет для вас.
- Саботаж сотрудников
Важно донести до сотрудников, что изменения назрели и необходимы. Иначе они будут игнорировать нововведения и работать «по старинке».
Пример: в компании внедрили программу электронного документооборота. С ее помощью быстрее будут проходить согласования, а значит быстрее обрабатываться заявки клиентов. Однако сотрудники не хотят на нее переучиваться и продолжают работать с бумажными документами.
- Нехватка ресурсов
Если есть малейший риск нехватки средств для проведения реинжиниринга, лучше его не проводить.
Пример: Ателье решило увеличить продажи. Однако в ходе анализа трат на реинжиниринг руководитель фирмы понял, что придется брать крупные займы для пополнения рекламного бюджета, что не рационально с учетом того, что результат не гарантирован.
Успешные примеры
Представим наиболее яркие примеры реинжиниринга.
- IBM Credits
У компьютерного гиганта была своя «банковская» дочка, которая должна была выдавать кредиты на приобретение компьютерной техники и оборудования. IBM Credits принимала решения по кредитам в срок от 7 до 14 дней из-за сложной системы согласования. После реинжиниринга процесс согласования сократился с 7 дней до 4 часов.
- Ford Motor
Компания Ford Motor несла значительные расходы на персонал. Так, в отделе оплаты счетов трудились 500 человек против 5 у одного из конкурентов — компании Mazda. Автоконцерн изменил подход к оплате товаров. Вместо старого: «Мы платим, когда получаем накладную» было введено: «Мы платим, когда получаем товар». В итоге численность сотрудников в отделе оплаты сократилась в 4 раза.
- Kodak
В 1987 году конкурент Kodak — компания Fujitsu — объявила о выпуске новой 35-мм камеры. Кодак оказалась к этому не готова и даже не вела исследований в этом направлении. Стандартный цикл на разработку нового продукта у Кодак составлял 70 недель. За это время конкурент мог занять значительную долю рынка.
Поэтому Kodak приняла решение запустить реинжиниринг и сократить срок разработки продукта. В итоге за счет использования метода параллельной разработки отдельных элементов камеры, удалось сократить срок с 70 до 34 недель.
Резюмируем.
Реинжиниринг предполагает изменение бизнес-процессов с целью улучшения показателей компании. Изменения могут реализовываться постепенно или быстро, затрагивать всю деятельность компании или отдельные ее направления.
Реинжиниринг может повлечь изменение сферы деятельности фирмы, например, вместо техники компания начинает заниматься облачными хранилищами.
Процесс включает несколько этапов: анализ ситуации на рынке и проблем в компании, выбор методов для их разрешения, анализ результатов реинжиниринга.
Среди основных приемов реинжиниринга выделяют: повышение самостоятельности исполнителей; создание нескольких вариантов исполнения, снижение доли проверки и контроля, а также согласований; использование менеджера как единственного контактного лица для взаимодействия с заказчиком.
