Служебная записка: что это и как правильно составить

• Что такое служебная записка
• Виды служебных записок 
• Как писать служебную записку
• Пример служебной записки

Что такое служебная записка

Служебная записка — это разновидность рабочей документации, внутренний документ компании. Его цель — решать проблемы, касающиеся организации, регулировать трудовые и производственные процессы.

В Трудовом кодексе нет понятия служебной записки. Нет законов и нормативных актов, которые бы диктовали, как должна выглядеть бумага и в каких случаях ее составляют. В широком смысле служебная записка — это инструмент для обмена информацией внутри компании.

Ее может составить любой сотрудник для решения рабочего вопроса. 

Как правило, «служебкой» пользуются подчиненные, когда хотят решить рабочие вопросы. Но на практике бумагу может составить любой сотрудник. 

Например, таким образом руководитель вправе известить отдел о премировании за заслуги. Учитель — попросить у директора средства на дополнительное техническое оснащение класса. Высшее руководство редко пользуется служебной запиской, чаще прибегает к приказам.

В небольших организациях часто обходятся без дополнительного документооборота. Чем крупнее фирма — тем больше нюансов рабочих взаимоотношений. Как использовать «служебку», зависит от внутренних актов и корпоративной культуры компании.

Виды служебных записок 

Ситуаций, когда понадобится официальное извещение, может быть очень много. Все зависит от специфики рабочих процессов конкретной организации.

Перечислим основные.

• Докладная. Цель — информировать коллег или руководство о событии, проблеме, ситуации. Например, завуч может уведомить учителей о том, что суббота станет днем дистанционного обучения.
• Материальная. Цель — попросить у руководителя выделить матпомощь на решение текущей проблемы. Как правило, это закупка оборудования. Например, учитель попросит заменить старый ноутбук на новый, так как прежний не поддерживает все рабочие программы.
• Аналитическая. Цель — проанализировать текущую рабочую ситуацию, собрать и систематизировать данные, дать рекомендации. Если сотрудник видит проблемные моменты и знает, как их решить, может сократить расходы, оптимизировать процессы, внедрить что-то полезное, он может обратиться к руководству через аналитическую «служебку».
• Объяснительная. Цель — разъяснить ситуации, связанные со сбоем в рабочих процессах, дисциплинарными нарушениями сотрудников. В ней прописывают обстоятельства, которые привели к текущей ситуации. Например, если произошел сбой в выпуске продукции, ушла в продажу бракованная партия товара или сотрудник не явился на работу без предупреждения.
• Пояснительная. Цель — информировать сотрудников о внутренних процессах организации. Например, о вводе в эксплуатацию нового оборудования, изменении формата работы. От докладной отличается тем, что более подробно описывает рабочие процессы.

Хотите сменить сферу деятельности и выйти на новый уровень профессионального развития? Лучшее решение в этой ситуации — сменить рабочую траекторию и получить новое образование. 

Реализовать все амбиции позволит карта «Халва».

Как писать служебную записку

Поскольку нет единого образца и норм, регулирующих порядок написания документа, структура может зависеть от поставленных задач. Вы можете взять за образец ГОСТ для составления документов, но и он носит рекомендательный характер. 

Особенности «служебки» могут зависеть от внутреннего регламента компании, допустима и свободная форма.

Не забывайте, что служебная записка — это документ, который должен решить конкретные рабочие вопросы. Поэтому необходимы четкая структура со всеми данными и внятное, краткое изложение ситуации.

• В верхнем правом углу напишите Ф. И. О. адресата, его должность, департамент или отдел, где он работает. Например, Иванову Петру Геннадьевичу, директору СОШ (средней образовательной школы) №55. 
• Затем Ф. И. О. и должность отправителя в родительном падеже (от Терентьева Михаила Сергеевича).
• В центре — название документа. 
• Прямо под ним — заголовок, отражающий суть обращения (Служебная записка о переводе на дистанционное обучение по субботам). 
• В основном тексте опишите возникшую ситуацию, проблему, рабочее предложение. Подтверждайте все фактами и четко формулируйте просьбы. При необходимости укажите временные рамки, в течение которых желательно решить вопрос и почему. 
• В самом низу справа поставьте подпись и расшифровку (сначала инициалы, а потом фамилия полностью), напишите дату подачи заявки. Если бумагу подписывают несколько лиц, их фамилии должны располагаться одна под другой в соответствии с иерархией занимаемых должностей. 
• Если нужно прикрепить дополнительные документы, напишите об этом в конце основного текста и включите все в раздел «Приложение».

Вы можете написать служебную записку от руки или распечатать, а потом подписать. Можно отправить скан по электронной почте (в этом случае любое официальное уведомление по работе становится служебной запиской).

Не пишите слишком много и размыто — все должно быть кратко и по существу. Если подаете документ в рукописном формате, позаботьтесь о том, чтобы почерк был понятным и аккуратным. 

Пример служебной записки

Директору СОШ №55

Иванову С. М.

от учителя русского языка и литературы

Петровой А. С.

Прошу выдать мне новый рабочий ноутбук в связи с тем, что старый пришел в негодность.

                                                     Подпись (Расшифровка)

                                                     19.11.2024

Отвечать на служебные записки подчиненных и принимать решение — право руководителя, а не его обязанность. Начальник может отказать в просьбе или проигнорировать ее. 

Маршрут документа и время ответа зависят от целей подающего и внутренней политики организации. Если хотите о чем-то попросить руководителя, лучше вручить документ лично. 

Если же планируете предоставить документ в качестве доказательства — в суде или во время служебной проверки, — лучше перестраховаться. Напишите служебную записку в двух вариантах, зарегистрируйте их у секретаря, одну направьте адресату, а вторую, с пометкой о приеме, оставьте себе.

Самая лучшая служебная записка — это та, которую не надо писать. Не стоит ломать голову над тем, как правильно написать служебную записку руководителю, если есть возможность обратиться к нему напрямую. Мелкие вопросы лучше решать с глазу на глаз или в мессенджерах, а документальное обращение придержать для особо важных ситуаций.

Помните: чем больше фактов, конструктивных предложений, последовательного и четкого изложения мыслей, тем больше шансов решить ситуацию в вашу пользу.