7 программ для преобразования PDF в Excel

Отчеты, сметы — рабочие файлы все время разные, а свести их в одну таблицу трудно. Преобразовать PDF в Excel проще, чем думаете. Power Query уже есть в офисном пакете Microsoft, но можно воспользоваться и внешними программами.

• Как воспользоваться Power Query
  • Как преобразовать PDF в Excel с помощью Power Query
  • Как соединить две таблицы из файла
• Программы для ПК
  • WPS Office
  • Adobe Acrobat Pro
  • PDFelement
• Онлайн-конвертеры PDF в Excel
• Что делать, если конвертация бессильна

Как воспользоваться Power Query

Power Query — это встроенный инструмент для импорта, очистки и преобразования данных. С его помощью в Excel загружают информацию из разных источников, в том числе из PDF-файлов, и переводят ее в удобные таблицы.

В Excel 2016 и новее Power Query встроен по умолчанию. А в старых версиях Microsoft официально прекратил поддержку надстройки. Скачать ее с официального сайта нельзя.

В интернете до сих пор встречаются установочные файлы, но они распространяются через сторонние сайты. Мы не рекомендуем их использовать: целостность, безопасность и совместимость таких файлов никем не гарантирована.

Как преобразовать PDF в Excel с помощью Power Query

Power Query извлекает данные не только из PDF, но и из веб-страниц, баз данных, CSV-файлов и других источников. Все это — без ручного копирования.

Как соединить две таблицы из файла

Если нужно добавить другую таблицу, повторите те же шаги. А если требуется объединить две таблицы, сначала добавьте их по отдельности. Затем в области справа «Запросы и подключения» нажмите правой кнопкой мыши на одну из них.

Выберите «Добавить». Укажите, какая таблица будет первой, какая второй. Настройте новую в редакторе и нажмите «Загрузить и закрыть». Результат появится на новом листе.

Программы для ПК

Если встроенных средств Excel недостаточно, выручат сторонние программы. Некоторые из них платные. Оплатите подписку на нужный сервис в рассрочку* Халвой. И не забывайте про кешбэк — до 10% на покупки.

WPS Office

WPS Office — бесплатный офисный пакет, во многом похожий на Microsoft Excel, но со встроенным PDF-редактором.

Можете добавить сразу несколько PDF-файлов для конвертации, объединить все страницы в один лист или преобразовывать каждую отдельно.

Базовая версия WPS Office бесплатная.

Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro — профессиональный инструмент для работы с документами. В нем вы можете просматривать, редактировать и конвертировать файлы. 

Данные из PDF переносятся в отдельные ячейки в Excel с сохранением структуры. Acrobat умеет распознавать текст даже с отсканированных документов, превращая их в редактируемые таблицы.

Вы можете настроить электронную подпись и подписывать документы внутри программы.

Программа платная — 19,99 $ (примерно 1445 ₽).

PDFelement

PDFelement — золотая середина между дорогим Acrobat и бесплатными аналогами. Программа также работает с PDF-файлами: можно объединять и разделять страницы, конвертировать, редактировать, подписать документ или защитить его.

Есть бесплатная пробная версия с ограничениями, но для постоянной работы нужна годовая подписка — 77,49 $ (примерно 5614 ₽).

Онлайн-конвертеры PDF в Excel

Конвертировать из PDF в Excel без установки программ помогут онлайн-сервисы. Они работают в браузере на любом устройстве:

• Adobe Acrobat Online — бесплатный конвертер от Adobe. Перетащите файл в окно, получите таблицу за секунды. Можно скачать готовый или поделиться ссылкой.
• Smallpdf — сервис распознает сканы. Загружайте файлы с компьютера, «Google Диска», OneDrive или Dropbox. Бесплатная версия с ограничениями.
• iLovePDF — простой и быстрый инструмент. Поддерживает загрузку из облачных хранилищ.

Что делать, если конвертация бессильна

Из-за самого файла конвертация может не получиться. Все съедет, а данные перемешаются друг с другом. Вот какие проблемы мешают автоматическому переносу:

• объединенные ячейки — ПО не понимает, как разбить документ на отдельные поля;
• таблицы без четких границ — если линии нарисованы, а не прописаны как настоящие ячейки, конвертер не видит структуру;
• текст внутри картинок;
• разрывы страниц;
• нестандартные шрифты или символы (например, стрелки, галочки, иероглифы) — программа заменяет их или пропускает;
• многоуровневые заголовки и примечания;
• цветовое выделение и заливка ячеек;
• большой объем.

Если исправлять ошибки долго, то лучше вбить цифры руками. К сожалению, других способов не остается.

При работе с важными данными всегда проверяйте результат конвертации. Даже лучшие инструменты могут ошибиться в форматировании или распознавании символов. А если вы регулярно обмениваетесь таблицами с коллегами или клиентами, старайтесь сразу запрашивать исходные файлы в Excel — это сэкономит время и нервы.