Как оплачивается командировка

Одни работники постоянно в командировочных разъездах, а другие — уезжают по работе раз в год или того реже. В любом случае такой выезд должен оплачиваться. Однако не все знают, в каком размере. Рассказываем, как оплачивается командировка.

• Что такое командировка
• Расчет среднего заработка для командировки
• Как оплачивается командировка в выходные дни
• Как оплачивается сверхурочная работа в командировании
• Что входит в командировочные расходы
• Нужно ли платить НДФЛ с командировочных

Что такое командировка

Уйти из офиса работать в кафе или на фудкорт, прихватив ноутбук, — не значит отправиться в командировку. Для этого нужно получить соответствующее поручение от работодателя.

Командировка, или, как ее еще называют, командирование, — это поездка сотрудника в определенное место на указанный срок для выполнения рабочих задач. Но если работа разъездная, то такая поездка не будет командировкой.

Командирование начинается с отъезда сотрудника на место выполнения рабочих обязанностей и заканчивается по его возвращении. При этом если транспорт прибывает после полуночи, то начавшийся день и будет считаться окончанием командирования. Даже если прошло не больше получаса.

Чтобы оформить командировку, раньше сотрудникам приходилось оформляться — подготавливать документы. Среди них командировочное удостоверение и письменное служебное задание. С 2015 года этого больше не требуется.

Больше нет и необходимости вести учет прибывающих и выбывающих работников — волокиты стало намного меньше.

Впрочем, все это и не запрещено: если работодатель считает, что указанные документы должны быть оформлены, он может вести их. Но желающих разводить бюрократию не так много, поэтому многие компании ограничиваются приказом о направлении в командировку. Этот документ все еще обязателен.

Расчет среднего заработка для командировки

Чтобы провести расчет командировочных, нужно определить, сколько дней сотрудник успел потрудиться в расчетном периоде. То есть в течение 12 месяцев, которые предшествовали деловой поездке. Но если со дня трудоустройства сотрудника прошло меньше, то учитывается фактически отработанный срок.

При этом для расчета берут не календарные дни, а только рабочие. В расчетный период не включают:

• больничные, 
• отпуска, 
• дни простоя, 
• дни других командировок.

Часто отправляют в деловые поездки? Заставьте свои средства в это время работать на вас и обеспечивать дополнительный пассивный доход. 

Как оплачивается командировка в выходные дни

Возможна такая ситуация, при которой командирование может попасть на выходные, а то и на праздничные дни. Тогда деловую поездку должны оплачивать в двойном размере. Не всю, конечно, а только те дни, которые являются выходными или праздничными. 

При этом нет никакой разницы, какая у сотрудника форма оплаты труда:

• «Сдельщики» должны получить по двойной ставке сдельного тарифа. 
• Сотрудники, получающие зарплату по тарифу, — в двукратном размере ставки.

Однако есть и другой вариант: рабочие дни в командировке оплачиваются по обычной ставке, но сотрудник получает дополнительный выходной.

Точные ставки оплаты работы в праздники или выходные могут быть указаны в договорах: либо в коллективном, либо в трудовом. Кроме того, они могут фигурировать в других документах, в которых регламентируется деятельность работников внутри предприятия.

В ряде случаев предприятие может отправить работника в командирование настолько далеко, что добираться до места нужно несколько дней. Тогда день выезда или приезда будет оплачиваться так же, как и обычный рабочий день. 

Если этот день совпадает с выходным или праздничным, то он оплачивается по двойной ставке. Либо по обычной, но с выделением дополнительного выходного.

Как оплачивается сверхурочная работа в командировании

В некоторых случаях в деловой поездке сотруднику требуется больше времени для выполнения работы. Обычно это решается сверхурочными часами. Любопытно, что ни в Трудовом кодексе, ни в Положении о командировке об этом не говорится.

Существует мнение, что работника в командировке нельзя заставлять трудиться сверхурочно. Аргументируется оно тем, что сотрудник в этот момент находится не на рабочем месте. К тому же учитываются именно рабочие дни, а не часы.

Но есть письмо Минтруда РФ от 9 июля 2019 года № 14-2/В-527. В нем говорится, что сверхурочная работа во время командирования должна оплачиваться так же, как и на постоянном рабочем месте:

• В первые два часа она оплачивается в полуторакратном размере. 
• В последующие — в двукратном.

Также предусмотрена возможность предоставления сотруднику дополнительного времени для отдыха вместо полутора- или двукратной оплаты.

В любом случае рекомендуется рассчитывать командировку таким образом, чтобы сотруднику не нужно было трудиться сверхурочно.
А если есть свободное время, то его можно потратить на поиск сувениров близким.

Выгодно приобрести подарки друзьям и близким можно с картой «Халва». У Халвы более 250 000 партнеров, у которых можно купить товары в рассрочку* и получить за это солидный кешбэк.

Что входит в командировочные расходы

Входить в них могут любые расходы, но компенсированы будут только определенные:

• На проезд. 
• На проживание в гостинице, съемной квартире, хостеле и т. д. 
• Дополнительные, или, как их обычно называют, суточные. Это расходы, которые связаны с проживанием в командировке. Например, на питание.

Также могут быть компенсированы суммы, которые сотрудник потратит по предварительной договоренности с работодателем. Например, на медицинскую страховку.

Для компенсации трат на дорогу и проживание необходимо предоставить билеты, чеки и квитанции. Если затраты намного меньше выделенной суммы, то разницу придется вернуть. Если же они превысили ее, то работодатель может компенсировать разницу. А вот с суточными могут возникнуть вопросы.

По всем правилам сотруднику должны выплачиваться суточные за каждый день деловой поездки, независимо от того, выпал он на праздничный или же выходной день. Но и тут есть свои нюансы. Суточные не будут выплачиваться, если сотрудник:

• не вернулся по окончании командирования, а остался на выходные или праздники;
• не возвращается домой в конце рабочего дня, если это позволяет транспортная доступность или особенности трудовых обязанностей.
  

Размер суточных обычно зависит от количества дней командировки, а также может быть указан в договоре или другом локальном нормативном акте.

Нужно ли платить НДФЛ с командировочных

Суточные облагаются налогом на доходы физических лиц, но не полностью. Необходимый НДФЛ:

• 700 рублей за каждый день деловой поездки в России; 
• 2500 рублей за каждый день зарубежной командировки.

Деловая поездка поможет сменить рабочую обстановку, хоть и на время. Если не нужно ехать в экстремальные условия, то командировка может даже сойти за отдых. Приятным бонусом можно назвать и то, что работодатель компенсирует расходы на проезд и проживание.

А вот сувениры домашним придется покупать на свои деньги, поэтому в командировку рекомендуется ехать не только с рабочим настроением, но и с запасом средств.

Вся информация о ценах и партнерах актуальна на момент публикации статьи.