Елена – начинающий амбициозный ресторатор. Она придумала, как вдохнуть в старое кафе новую жизнь. С бизнес-планом Елена намерена пойти в банк, чтобы получить кредит.
Документ она готовила самостоятельно, поэтому опасается, что к нему возникнут каверзные вопросы. Зато одно выполнила безукоризненно — провела календарное планирование.
Теперь Елена и инвесторы смогут представить, как предпринимательница модернизирует общепит с большой историей.
Зачем нужно календарное планирование
Представьте, что вы собираетесь покорить новое направление бизнеса или производить товары в ранее незнакомой сфере.
Чтобы точно знать, когда проект будет реализован, создайте график. В нем отражают риски и возможные ограничения.
Календарный план проекта — это максимально подробный и полный список всех работ, которые должны быть сделаны по конкретному проекту, с четким обозначением сроков каждого этапа и, в отдельных случаях, даже каждой задачи внутри одного этапа.
В нем можно указать:
- наименование работ;
- срок выполнения;
- ответственных;
- конкретные задачи для отдельных исполнителей;
- точки промежуточных отчетов с измеряемыми показателями;
- мероприятия, необходимые для реализации проекта (встречи, презентации).
Подготовкой документа занимаются руководители предприятия или менеджеры проектов.
Составить полноценный график не получится без мнения сотрудников, ведь им предстоит решать задачу. Они сообщат, что требуется для выполнения работы.
С таким документом руководителю легко отслеживать реализацию проекта. Полезен он и сотрудникам: работать проще, когда знаешь, что следует выполнить и сколько времени на это есть.
Обязательно знать и бюджет проекта. Когда смета рассчитана, наступает время поиска инвестиций. Найти средства можно и в своей компании, но легче обратиться в банк и не переживать об устойчивости проекта.
Если вы горите идеей об открытии своего бизнеса, мы можем помочь! В Совкомбанке доступны кредиты для предпринимателей до 10 млн рублей. Вы составили бизнес-план и знаете, сколько средств понадобится для открытия собственного бизнеса? Смело рассчитывайте кредит и ежемесячный платеж на специальном калькуляторе!
Что включает календарный план
Объем документа зависит от конкретной ситуации. На окончательную редакцию плана влияют:
- установленные задачи;
- сфера бизнеса;
- ресурсы.
Такой документ неспроста называют планом-графиком. Он включает:
- планируемый день завершения работ;
- прогнозируемый (считается приближенным к реальности, так как учитывает неблагоприятные события);
- фактический (дата, когда задача была выполнена).
Задачи в плане делятся на основные и вспомогательные, даты их завершения также разделены на прогнозируемые и фактические.
Например, для Елены основная цель — открыть кафе за 750 тысяч рублей за полгода. Вспомогательными задачами для реализации проекта станут:
- набор персонала;
- разработка меню;
- ремонт помещения;
- получение лицензий и разрешений.
У каждого направления свои сроки и подзадачи.
Труднее всего выстроить последовательность действий. Закономерный вопрос: как все распланировать, если нет конкретных данных, а есть только примерный прогноз.
Хорошо, когда у вас есть опыт или подчиненный, строивший календарные планы. Иначе придется ориентироваться на гипотетические показатели.
Не отчаивайтесь: в процессе все несколько раз поменяется.
Елена планировала сосредоточиться на кухне южных славян. При разработке меню оказалось, что трудно найти подходящие ингредиенты по доступным ценам. Пришлось менять концепцию и ориентироваться на блюда восточных славян.
Такие обстоятельства не должны «раздувать» смету или сдвигать срок завершения проекта. Изменяться могут даты вспомогательных задач. Так, если планируете фасадные работы, то обязательно учитывайте погодные условия: дожди и снегопады. Если в течение всего проекта вам сопутствовали ясные дни, ремонт вы завершите раньше.
Имейте в виду, что в бизнесе вам часто придется сталкиваться со счетами. Вы их будете получать и выставлять. Отчетность всегда вызывает вопросы и особенно на старте бизнеса. С Совкомбанком вы забудете о трудностях.
Специальный онлайн-сервис для клиентов Совкомбанка, подключенных к ДБО «Совкомбанк Бизнес», позволяет в короткие сроки выставлять счета на оплату товаров или услуг и отправлять их контрагентам. Поставьте выставление счета на турборежим!
Когда можно писать план проекта
Для подготовки структурного документа вашего бизнеса не нужно ждать 21-х солнечных суток, когда Луна окажется в четвертом доме, или завершения ретроградного Меркурия. Вы будете готовы, когда:
- установите цель с задачами проекта;
- сформируете бюджет;
- выявите подзадачи, необходимые для успешного выполнения работы.
Это слагаемые разработки календарного плана. Но готовая картина не появляется сама собой даже с учетом этих данных. Выполните еще несколько шагов.
|
Шаг |
Описание |
|
Проанализировать цель, задачи и смету проекта |
Так вы выясните, сколько времени уйдет на работу |
|
Декомпозировать цель на задачи и подзадачи |
Весь проект разделяют на этапы. По каждому из них устанавливают даты реализации. Главная цель Елены — запуск общепита за полгода. Одна из задач проекта — ремонт помещения. Обновление кафе необходимо разбить на этапы: ремонт кухни, гостевой зоны, входной группы. Вместе со строителями или наставником нужно определить временные затраты, а затем точно так же разработать план по созданию меню и найму персонала |
|
Уточнить все детали плана |
Определить, что еще может потребоваться для реализации подзадач. Елена планирует посетить несколько ресторанов национальной кухни, чтобы посмотреть на оформление и меню общепита |
|
Верифицировать план |
Чтобы график не вызывал вопросов, покажите его команде или экспертам, которые помогают вам в реализации проекта. Знающие люди подскажут, какие сроки невыполнимы. Например, в январе вы заказываете товар из Китая. Автоматическая система расчета скорости доставки подсказывает, что груз вы получите через 30 дней. Это стандартный срок, который не учитывает, что в конце января китайцы празднуют Новый год. В это время весь бизнес там практически засыпает, значит, отправка может состояться только в феврале. Тут же вы перепроверите, хватает ли ресурсов |
Свой подробнейший календарный план необязательно показывать инвестору. Он должен поверить, что вы точно представляете, как выполнять работу и что получите в финале. Все тонкие нюансы будете знать только вы.
Например, если планируете ремонт, укажите, что конкретно будете делать: красить стены или перестилать полы. Подробно перечислять все материалы и описывать каждый гвоздь не нужно: для инвесторов это лишняя информация. В документе должны быть этапы, даты, денежные расходы.
Календарный план создают через специальные сервисы. Но можно воспользоваться стандартными Microsoft Excel или «Гугл-таблицами».
Как выглядит календарный план
Проектная деятельность неотделима от схем и графиков. Календарный план чаще всего представляют в виде обновляемой таблицы.
В нее записывают виды работ и даты их выполнения. А также указывают последовательность. Например, Елена сначала нашла шеф-повара, составила меню, а потом искала остальной персонал.
Некоторые работы ведутся параллельно — это экономия времени.
Часто план сопровождает смета, в которую включены трудозатраты на работу.
Если для контроля за процессом нужны встречи, отразите это в графике. Заранее определите день для отчетов. Так сотрудники будут в курсе, когда им готовить аналитические справки.
Декомпозируйте задачи, чтобы итоговый документ был ближе к реальности. Это удобно вам и подчиненным. Учитывайте, что время работ считают без учета выходных дней.
Инструменты и полезные сервисы для календарного планирования
Сегодня рынок софта предлагает множество решений для составления календарных планов и мониторинга выполнения работ. Инструменты и сервисы доступны как по бесплатной подписке, так и за деньги. Каждый сможет подобрать подходящий для проекта сервис.
Рассмотрим некоторые из них.
Google Tasks. Планировщик от Google предоставляет пользователям все возможности для планирования и синхронизации. Работает даже офлайн. Полностью бесплатен. Удобный функционал с добавлением и удалением задач и списков. Есть резервное копирование. Оптимальный вариант для тех, кому нужен простой и эффективный инструмент.
ЛидерТаск. Российская разработка, то есть проблем с доступом не будет. Сервис отлично подходит для небольших компаний или для студенческих задач. Есть встроенный планировщик, напоминания о встречах, корпоративный чат, визуализация целей. Интерфейс интуитивно понятный и простой. Может работать офлайн. Линейка тарифов — от бесплатной версии, рассчитанной на сотню задач, до «Бизнес плюс» с максимально расширенным функционалом за 400 рублей в месяц с пользователя.
Worksection. Сервис рассчитан на широкий круг пользователей и планирование самых разных проектов, от технических до чисто гуманитарных. Полная пробная версия предоставляется бесплатно на две недели, далее подписка за $29 в месяц и доступ к десяти проектам для десяти человек. Есть и полностью бесплатная версия с ограниченным функционалом: два проекта и пять участников. Сервис работает только онлайн, мобильное приложение иногда подглючивает.
Wrike. Тоже условно бесплатный продукт, есть тестовая версия на 14 дней, далее — подписка по нескольким тарифам, из которых можно выбрать подходящий. В бесплатной версии на проект выдают 2 Гб. В полной версии можно выбирать количество как гигабайт, так и активных задач и участников проекта. Удобно, что в сервисе есть дашборды для каждого пользователя, а также встроенные шаблоны и возможность интегрировать задачи. К минусам можно отнести то, что сервис часто зависает, а техподдержка может «проспать».
Kissflow Project. Название сервиса вполне говорящее. Он легкий, без излишеств, но все нужные для планирования проекта функции — в наличии. Есть возможность расставить задачи по приоритетности, напоминания о дедлайнах. Несомненный плюс сервиса — возможность интеграции с Google Workspace. Бесплатная пробная версия предоставляется на две недели. Далее — гибкая сетка тарифов с нижней границей в $10. Сервис работает только онлайн, иногда глючит экспорт документов.
Календарное планирование — удобный и надежный способ реализации проектов в самых разных сферах бизнеса. Упорядочивание задач поможет не запутаться и выполнять все работы вовремя, а также без проблем отслеживать деятельность коллег и подчиненных.
