Онлайн-касса нужна ИП и юрлицам, которые продают одежду, часы, оказывают различные услуги. Бизнесменов, освобожденных от необходимости обзаводиться ею, совсем мало. Разбираемся вместе, что такое онлайн-касса и как ее выбрать.
Кто обязан пользоваться онлайн-кассой
Практически все предприниматели обязаны использовать контрольно-кассовую технику. Исключения приведены в статье 2 ФЗ «О применении ККТ при осуществлении расчетов в РФ».
В частности, не использовать такие аппараты разрешено:
- газетным киоскам, в которых 50% заработков поступает от продажи журналов и газет;
- предпринимателям, которые обеспечивают питанием школьников, учителей и сотрудников учебных учреждений;
- продавцам на розничных ярмарках и выставках, если они не торгуют через магазины;
- торговцам вразнос, то есть когда предприниматель приносит продукцию в корзине или лотке в места скопления людей;
- продавцам мороженого, кваса, питьевой воды, которые реализуют продукты в киосках;
- приемщикам стеклотары и сырья для утиля (исключение составляют пункты приема металлолома, драгоценностей);
- мастерским по ремонту обуви;
- мастерским по изготовлению ключей;
- няням и сиделкам;
- мастерам, изготавливающим товары народных художественных промыслов;
- тем, кто на заказ вспахивает огороды и пилит дрова;
- предпринимателям-арендодателям, если имущество находится в собственности;
- бизнесменам на патентной системе налогообложения;
- предпринимателям и самозанятым, которые платят налог на профессиональный доход (для них функцию кассовой техники заменяет мобильное приложение «Мой налог»);
- организациям, ведущим деятельность в труднодоступных местностях, где есть проблемы со связью;
- предприятиям, которые сотрудничают с бизнесом и оплачивают счета по банковским реквизитам;
- и т. д.
Отдельно закон указывает, что онлайн-кассы могут не использовать религиозные организации при продаже литературных произведений, икон и проведении обрядов.
Если ваш проект не попадает под положения статьи 2 ФЗ-54, придется покупать и регистрировать технику.
Если будете работать без применения аппаратуры, налоговая вас оштрафует. Индивидуальных предпринимателей обязывают выплатить 25–50% доходов, которые могли бы пройти по кассе, но минимум 10 тысяч. У юридических лиц ставка выше — 75% и более. Минимальная сумма штрафа для организаций — 30 тысяч.
За повторное нарушение бизнесменов ждет приостановка деятельности на 90 дней. Условие действует, если сумма «серых» расчетов достигнет одного миллиона рублей.
Онлайн-касса — что это
Слово «онлайн» значит, что кассовый аппарат передает сведения о наличных и безналичных платежах о товарах и услугах в налоговую через интернет в режиме реального времени. Эту информацию называют фискальными данными.
Покупатели тоже получают эти сведения от продавца: они напечатаны на чеке.
В кассовый аппарат установлен чип — фискальный накопитель. Он:
- хранит сведения о расчетах в первоначальном виде (их нельзя изменить);
- переводит чек в электронный формат и направляет его в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД);
- получает от ОФД подтверждение о получении чека.
ОФД — это организация, которая обрабатывает чеки и передает информацию о них налоговикам. Все операторы проходят регистрацию в федеральной налоговой службе (ФНС). Сейчас в реестре 16 фирм.
Кассовые аппараты выполняют две задачи:
- позволяют налоговикам проверять отчеты и декларации, которые подают предприниматели, и на их основе корректировать сумму фискальных обязательств;
- упрощают бизнесмену контроль поступлений.
Современные онлайн-кассы для ИП отражают передвижение товаров, работу персонала. А еще к ним присоединяют сканеры штрихкодов и подключают программы учета продукции.
Деньги после оплаты товаров попадают на расчетный счет. Поэтому не забывайте, что одной онлайн-кассы для работы не хватит. Начните работу вместе с Совкомбанком.
Есть прекрасная возможность открыть расчетный счет в Совкомбанке с выгодными предложениями для предпринимателей! Подайте заявку, чтобы узнать индивидуальные условия, которые банк подберет для вас.
А еще с нами можно не тратить деньги на кассу, а превратить в нее смартфон.
Как выбрать ККТ
Подбирайте аппарат в зависимости от бизнеса. Это банальное правило позволит экономить. Где-то подойдет ньюджер, а где-то облачная касса и т. д.
Сейчас насчитывается 210 моделей онлайн-касс. Их можно разделить на четыре класса. На это влияет функциональность и мобильность.
Ньюджер — мобильный кассовый аппарат нового типа. Он спроектирован специально для работы малого бизнеса. Вы видели это устройство у официантов, когда они подходили к вашему столику для расчета картой, или у курьера, когда заказывали товар с оплатой картой при получении.
|
Место торговли |
Автоматизация |
Размеры ККТ |
Эксплуатационные свойства |
Поток клиентов |
|
Если производите товар в одном месте, а продаете в другом — через курьера, на сайте, — обратите внимание на облачную кассу. Подобный вариант не подойдет, если вы оказываете услуги, занимаетесь бизнесом в сфере общепита и продаете товары в магазине |
Если не стремитесь автоматизировать бизнес-процессы и вам важно соблюдать требования законодательства, то вам подойдет ньюджер. Если важно отслеживать действия персонала, вести учет товаров, этот вариант не подойдет |
Палатка, павильон на рынке — маленькие помещения. Там не удастся установить габаритные аппараты. Идеальным вариантом в таком случае станет ньюждер или «умная» касса. |
Маленькие автономные устройства наиболее устойчивы к отрицательным температурам. На них дополнительно можно надеть чехол, что повысит работоспособность. Такие устройства нужны, если торгуете на рынках или ярмарках. Обращайте внимание на маркированные товары. Если хотите их продавать и принимать, выбирайте оборудование со специальным сканером или то, которое позволяет его установить: фискальный регистратор или смарт-кассу. При розничной торговле или продаже товаров на ярмарках необходим аккумулятор |
При большом потоке клиентов лучше отдать предпочтение фискальному регистратору. Компанию ему составит компьютер и сканер штрихкодов. Такое оборудование быстрее всего обрабатывает платежи и отпускает клиентов с чеком |
Ньюджер
Наиболее простой вариант кассовой техники — кассы-калькуляторы, или ньюджеры. Аппарат выглядит как толстый калькулятор. У него есть кнопки и экран. Он работает на аккумуляторе, который прослужит без подзарядки до восьми часов. Также он оснащен разъемом для питания от сети.
Компактность позволяет использовать его для мобильной и стационарной торговли. Это не многофункциональное устройство, но с прямыми задачами справляется.
Ньюджер не подойдет, если у вас богатый товарный ассортимент. Аппарат долго печатает чек, анализ продаж здесь практически сведен к нулю. Обновление программного обеспечения требует наем специалиста, так как автоматические «апдейты» недоступны.
Но если у вас ассортимент ограничен десятью позициями, а поток клиентов небольшой, устройство подойдет.
«Умная» касса
Аппараты с сенсорным экраном напоминают смартфоны или планшеты. Они быстро формируют и печатают чеки. Кассы бывают компактными, их удобно переносить, но есть и стационарные.
Фискальный накопитель встроен в корпус аппарата, а личный кабинет предпринимателя находится в облачном хранилище.
Большой плюс таких устройств — в автоматическом обновлении.
Фискальный регистратор
Вы могли видеть эти устройства рядом с кассирами «Пятерочки», «Перекрестка» или «Ленты». Это коробка без дисплея, из которой выходит чековая лента. Экрана у нее нет, и без подключения к компьютеру или планшету она бесполезна.
Чтобы она работала, нужно установить специальное кассовое программное обеспечение.
Устройства работают так:
- продавец сканирует штрихкод;
- информация об этом попадает в кассовую программу;
- оттуда сведения направляются в фискальный регистратор;
- он печатает чек, шифрует информацию о покупке и передает ее ОФД.
Это многофункциональное устройство. С его помощью бизнес может подключать аппараты для бесконтактных расчетов картой, устанавливать программы для учета товаров.
Для работы нужно стабильное электропитание, плюсовая температура и место для установки компьютера или планшета.
Если клиентов много и вы пытаетесь сократить очереди, обратите внимание на модели, самостоятельно отрезающие чеки.
Облачная касса
Предприниматели могут арендовать кассу, которая физически находится в другом месте. Такое решение называют облачным. Использование техники напоминает интернет-сервис. ККТ внедряется на сайт, чтобы оплачивать покупки через интернет.
Такой вариант подойдет, если:
- вы принимаете оплату на портале и в приложении;
- у вас есть курьеры, которые принимают оплату;
- вы занимаетесь перевозками пассажиров на такси или общественном транспорте;
- вы продаете напитки, батончики, шоколадки и прочее через вендинговые аппараты.
Преимущество облачного решения в том, что не нужно закупать технику, заниматься установкой и уходом за ней. Отчеты доступны в телефоне и на компьютере.
Содержанием кассы занимается центр обработки данных.
Такие кассы ничем не уступают привычным устройствам. Разница лишь в сфере применения. Так, при электронной торговле необходимо настроить интернет-эквайринг. Сделать это можно с Совкомбанком.
У вас есть бизнес в интернете? Подключите интернет-эквайринг от Совкомбанка и пользуйтесь всеми преимуществами торговли онлайн.
Что делать после выбора кассы
Использовать технику сразу после покупки нельзя. Перед этим предстоит обратиться к оператору фискальных данных и заключить договор на обслуживание.
Обратите внимание, что заявление о регистрации кассы подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). С Совкомбанком получить КЭП легко: оформление заявки занимает считанные минуты, а использовать цифровую подпись можно не только для регистрации аппаратуры, но и для торгов и передачи отчетов ФНС.
Зарегистрированный аппарат останется подключить к интернету. Стационарные кассы соединяются с Сетью через компьютер или планшет, а мобильная ККТ — через Wi-Fi, оптоволоконный кабель. В некоторые устройства можно поставить сим-карту.
Чтобы техника печатала чеки, не забудьте загрузить в устройство ленту.
Заявление о регистрации кассового аппарата в налоговую подают тремя способами:
- пишут или приносят в отделение инспекции;
- на сайте ФНС через личный кабинет налогоплательщика;
- через личный кабинет на сайте оператора фискальных данных.
ООО «Ромашка» купило онлайн-кассу. Гендиректор Елена Ветрова решила регистрировать аппаратуру через сайт налоговой инспекции.
Для этого она открыла сайт ФНС, кликнула по разделу для юрлиц и зашла в личный кабинет.
Там она выбрала «учет ККТ». Затем она нажала кнопку регистрации техники и выбрала вариант ручного заполнения.
В разделе с адресом Елена указала, где установят кассу. Она начала писать модель аппарата — и из списка подставился номер ее модели. Название устройства генеральный директор посмотрела в документации.
После этого менеджер записала заводской номер кассы и заполнила поле с моделью фискального накопителя. Он указан в его паспорте.
Номер накопителя состоит из 16 символов и записан в документации и на самом аппарате. Его тоже нужно указать.
На следующем этапе Елена выбрала подходящие пункты. Так, продавцы алкоголя ставят галочку напротив пункта с продажей подакцизных товаров. Если вашему проекту ничего не подходит, оставьте все как есть.
Затем руководитель «Ромашки» выбрала своего ОФД. После этого она подписала и отправила электронный документ.
Проверить статус заявки можно в разделе «Информация о документах, направленных в налоговый орган». Когда в нем появится фраза, что кассовому аппарату присвоен номер, останется закончить регистрацию:
- создать и распечатать на кассовом аппарате сведения о регистрации;
- зайти в личный кабинет, в разделе «РНМ» кликнуть по регистрационному номеру устройства;
- откроется окно, где нужно будет кликнуть по кнопке «Завершить регистрацию».
После этого документ нужно повторно подписать и отправить.
Сотрудники налоговой инспекции проверят отчет и подготовят карточку регистрации. Это событие считают моментом постановки устройства на учет.
Повторите шаги Елены Ветровой и станьте обладателем зарегистрированной онлайн-кассы для интернет-магазина или салона красоты.
