Как выбрать онлайн-кассу

Практически любому бизнесу нужно выдавать чеки. Но что выбрать: облачную кассу или ньюджер? Зависит от проекта, потока клиентов и функциональности. В материале рассказываем о кассовой технике.

• Кто обязан пользоваться онлайн-кассой
• Онлайн-касса — что это
• Как выбрать ККТ
• Ньюджер
• «Умная» касса
• Фискальный регистратор
• Облачная касса
• Что делать после выбора кассы

Онлайн-касса нужна ИП и юрлицам, которые продают одежду, часы, оказывают различные услуги. Бизнесменов, освобожденных от необходимости обзаводиться ею, совсем мало. Разбираемся вместе, что такое онлайн-касса и как ее выбрать.

Кто обязан пользоваться онлайн-кассой

Практически все предприниматели обязаны использовать контрольно-кассовую технику. Исключения приведены в статье 2 ФЗ «О применении ККТ при осуществлении расчетов в РФ».

В частности, не использовать такие аппараты разрешено:

• газетным киоскам, в которых 50% заработков поступает от продажи журналов и газет;
• предпринимателям, которые обеспечивают питанием школьников, учителей и сотрудников учебных учреждений;
• продавцам на розничных ярмарках и выставках, если они не торгуют через магазины;
• торговцам вразнос, то есть когда предприниматель приносит продукцию в корзине или лотке в места скопления людей;
• продавцам мороженого, кваса, питьевой воды, которые реализуют продукты в киосках;
• приемщикам стеклотары и сырья для утиля (исключение составляют пункты приема металлолома, драгоценностей);
• мастерским по ремонту обуви;
• мастерским по изготовлению ключей;
• няням и сиделкам;
• мастерам, изготавливающим товары народных художественных промыслов;
• тем, кто на заказ вспахивает огороды и пилит дрова;
• предпринимателям-арендодателям, если имущество находится в собственности;
• бизнесменам на патентной системе налогообложения;
• предпринимателям и самозанятым, которые платят налог на профессиональный доход (для них функцию кассовой техники заменяет мобильное приложение «Мой налог»);
• организациям, ведущим деятельность в труднодоступных местностях, где есть проблемы со связью;
• предприятиям, которые сотрудничают с бизнесом и оплачивают счета по банковским реквизитам;
• и т. д.

Отдельно закон указывает, что онлайн-кассы могут не использовать религиозные организации при продаже литературных произведений, икон и проведении обрядов.

Если ваш проект не попадает под положения статьи 2 ФЗ-54, придется покупать и регистрировать технику.

Если будете работать без применения аппаратуры, налоговая вас оштрафует. Индивидуальных предпринимателей обязывают выплатить 25–50% доходов, которые могли бы пройти по кассе, но минимум 10 тысяч. У юридических лиц ставка выше — 75% и более. Минимальная сумма штрафа для организаций — 30 тысяч.

За повторное нарушение бизнесменов ждет приостановка деятельности на 90 дней. Условие действует, если сумма «серых» расчетов достигнет одного миллиона рублей.

Онлайн-касса — что это

Слово «онлайн» значит, что кассовый аппарат передает сведения о наличных и безналичных платежах о товарах и услугах в налоговую через интернет в режиме реального времени. Эту информацию называют фискальными данными.

Покупатели тоже получают эти сведения от продавца: они напечатаны на чеке.

В кассовый аппарат установлен чип — фискальный накопитель. Он:

• хранит сведения о расчетах в первоначальном виде (их нельзя изменить);
• переводит чек в электронный формат и направляет его в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД);
• получает от ОФД подтверждение о получении чека.

ОФД — это организация, которая обрабатывает чеки и передает информацию о них налоговикам. Все операторы проходят регистрацию в федеральной налоговой службе (ФНС). Сейчас в реестре 16 фирм.

Кассовые аппараты выполняют две задачи:

• позволяют налоговикам проверять отчеты и декларации, которые подают предприниматели, и на их основе корректировать сумму фискальных обязательств;
• упрощают бизнесмену контроль поступлений.

Современные онлайн-кассы для ИП отражают передвижение товаров, работу персонала. А еще к ним присоединяют сканеры штрихкодов и подключают программы учета продукции.

Деньги после оплаты товаров попадают на расчетный счет. Поэтому не забывайте, что одной онлайн-кассы для работы не хватит. Начните работу вместе с Совкомбанком.

А еще с нами можно не тратить деньги на кассу, а превратить в нее смартфон.

Как выбрать ККТ

Подбирайте аппарат в зависимости от бизнеса. Это банальное правило позволит экономить. Где-то подойдет ньюджер, а где-то облачная касса и т. д.

Сейчас насчитывается 210 моделей онлайн-касс. Их можно разделить на четыре класса. На это влияет функциональность и мобильность.

Ньюджер — мобильный кассовый аппарат нового типа. Он спроектирован специально для работы малого бизнеса. Вы видели это устройство у официантов, когда они подходили к вашему столику для расчета картой, или у курьера, когда заказывали товар с оплатой картой при получении.

Ньюджер

Наиболее простой вариант кассовой техники — кассы-калькуляторы, или ньюджеры. Аппарат выглядит как толстый калькулятор. У него есть кнопки и экран. Он работает на аккумуляторе, который прослужит без подзарядки до восьми часов. Также он оснащен разъемом для питания от сети.

Компактность позволяет использовать его для мобильной и стационарной торговли. Это не многофункциональное устройство, но с прямыми задачами справляется.

Ньюджер не подойдет, если у вас богатый товарный ассортимент. Аппарат долго печатает чек, анализ продаж здесь практически сведен к нулю. Обновление программного обеспечения требует наем специалиста, так как автоматические «апдейты» недоступны.

Но если у вас ассортимент ограничен десятью позициями, а поток клиентов небольшой, устройство подойдет.

«Умная» касса

Аппараты с сенсорным экраном напоминают смартфоны или планшеты. Они быстро формируют и печатают чеки. Кассы бывают компактными, их удобно переносить, но есть и стационарные.

Фискальный накопитель встроен в корпус аппарата, а личный кабинет предпринимателя находится в облачном хранилище.

Большой плюс таких устройств — в автоматическом обновлении.

Фискальный регистратор

Вы могли видеть эти устройства рядом с кассирами «Пятерочки», «Перекрестка» или «Ленты». Это коробка без дисплея, из которой выходит чековая лента. Экрана у нее нет, и без подключения к компьютеру или планшету она бесполезна.

Чтобы она работала, нужно установить специальное кассовое программное обеспечение.

Устройства работают так:

• продавец сканирует штрихкод;
• информация об этом попадает в кассовую программу;
• оттуда сведения направляются в фискальный регистратор;
• он печатает чек, шифрует информацию о покупке и передает ее ОФД.

Это многофункциональное устройство. С его помощью бизнес может подключать аппараты для бесконтактных расчетов картой, устанавливать программы для учета товаров.

Для работы нужно стабильное электропитание, плюсовая температура и место для установки компьютера или планшета.

Если клиентов много и вы пытаетесь сократить очереди, обратите внимание на модели, самостоятельно отрезающие чеки.

Облачная касса

Предприниматели могут арендовать кассу, которая физически находится в другом месте. Такое решение называют облачным. Использование техники напоминает интернет-сервис. ККТ внедряется на сайт, чтобы оплачивать покупки через интернет.

Такой вариант подойдет, если:

• вы принимаете оплату на портале и в приложении;
• у вас есть курьеры, которые принимают оплату;
• вы занимаетесь перевозками пассажиров на такси или общественном транспорте;
• вы продаете напитки, батончики, шоколадки и прочее через вендинговые аппараты.

Преимущество облачного решения в том, что не нужно закупать технику, заниматься установкой и уходом за ней. Отчеты доступны в телефоне и на компьютере.

Содержанием кассы занимается центр обработки данных.

Такие кассы ничем не уступают привычным устройствам. Разница лишь в сфере применения. Так, при электронной торговле необходимо настроить интернет-эквайринг. Сделать это можно с Совкомбанком.

Что делать после выбора кассы

Использовать технику сразу после покупки нельзя. Перед этим предстоит обратиться к оператору фискальных данных и заключить договор на обслуживание.

Обратите внимание, что заявление о регистрации кассы подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). С Совкомбанком получить КЭП легко: оформление заявки занимает считанные минуты, а использовать цифровую подпись можно не только для регистрации аппаратуры, но и для торгов и передачи отчетов ФНС.

Зарегистрированный аппарат останется подключить к интернету. Стационарные кассы соединяются с Сетью через компьютер или планшет, а мобильная ККТ — через Wi-Fi, оптоволоконный кабель. В некоторые устройства можно поставить сим-карту.

Чтобы техника печатала чеки, не забудьте загрузить в устройство ленту.

Заявление о регистрации кассового аппарата в налоговую подают тремя способами:

• пишут или приносят в отделение инспекции;
• на сайте ФНС через личный кабинет налогоплательщика;
• через личный кабинет на сайте оператора фискальных данных.

Проверить статус заявки можно в разделе «Информация о документах, направленных в налоговый орган». Когда в нем появится фраза, что кассовому аппарату присвоен номер, останется закончить регистрацию:

• создать и распечатать на кассовом аппарате сведения о регистрации;
• зайти в личный кабинет, в разделе «РНМ» кликнуть по регистрационному номеру устройства;
• откроется окно, где нужно будет кликнуть по кнопке «Завершить регистрацию».

После этого документ нужно повторно подписать и отправить.

Сотрудники налоговой инспекции проверят отчет и подготовят карточку регистрации. Это событие считают моментом постановки устройства на учет.

Повторите шаги Елены Ветровой и станьте обладателем зарегистрированной онлайн-кассы для интернет-магазина или салона красоты.