Организационная структура предприятия как главный борец с хаосом в бизнес-процессах

На определенном этапе развития бизнеса назревает вопрос о четком распределении задач и ответственности. По мере запуска новых продуктов разрастается и штат компании. Сохранить контроль над командой помогает организационная структура.

• Организационная структура предприятия — что это
  • Базовые элементы оргструктуры компании
  • Принципы и характеристики организационной структуры предприятия
• Основные виды организационных структур
  • Линейная
  • Функциональная
  • Линейно-функциональная
  • Дивизиональная
  • Матричная
• Как разработать схему оргструктуры
• Для чего компании нужна организационная структура

Организационная структура предприятия — что это

Организационная структура предприятия (далее ОСП или оргструктура) — это пакет официальных документов, отражающих иерархию и состав организации, а также функции, права и обязанности ее основных элементов.

По сути, это матрица, которая показывает, как в компании построен процесс функционирования и порядок взаимодействия между различными уровнями управления и подразделениями.

Четкая структура способствует повышению эффективности предприятия. Но для серьезного роста этого мало. На расширение фирмы и запуск новых проектов часто не хватает финансирования.

Базовые элементы оргструктуры компании

При составлении оргструктуры учитывают цели бизнеса и инструменты, необходимые для их достижения. Поэтому уровни управления и процессы в каждой организации могут быть совершенно разные. Однако все ОСП включают несколько базовых составляющих:

• документ, регламентирующий состав и ключевые функции структурных единиц;
• положение о структурных подразделениях, которое более детально описывает протекающие внутри них процессы;
• инструкции, описывающие функции и обязанности каждой должности;
• схема, которая графически отражает, как устроена организация.

Принципы и характеристики организационной структуры предприятия

Классическая модель системы управления Макса Вебера выделяет пять принципов, на которых строится организация:

К ключевым характеристикам современных оргструктур относят сложность, формализацию и централизацию.

Под сложностью понимают количество элементов в организации. Сложность координации деятельности компании увеличивается пропорционально степени специализации и разделения труда, количеству уровней в ОСП и разрозненности подразделений.

Наивысшая сложность структуры управления характерна для предприятий с широким перечнем узконаправленных видов деятельности и развитой филиальной сетью.

Основные виды организационных структур

В мировой и российской практиках существует всего шесть типов ОСП: линейная (или пирамидальная), функциональная, линейно-функциональная (или линейно-штабная), дивизиональная, матричная, комбинированная.

К комбинированным относятся организационные модели с элементами разных систем управления. Рассмотрим отличительные особенности, плюсы и минусы каждой из них.

Линейная

Самая простая оргструктура, согласно которой все распоряжения спускаются строго сверху вниз по четко обозначенной цепочке.

Функции управления структурным элементом единолично выполняет непосредственный начальник. Без его участия вышестоящие руководители не вправе ставить задачи работникам, которые находятся у него в подчинении.

Поскольку один руководитель контролирует деятельность всего подразделения, ему приходится сталкиваться с большим потоком информации и принимать множество решений. Обилие большого числа подчиненных с неоднородными функциями осложняет управление, поэтому линейная схема применима только для небольших организаций.

Функциональная

Заключается в разделении предприятия на обособленные подразделения в соответствии с выполняемыми функциями. 

За редким исключением функциональная модель не применяется на практике в аутентичном виде. Схема более эффективна в сочетании с линейной структурой.

Линейно-функциональная

Представляет собой органичное сочетание линейной и функциональной схем. Часть прав и обязанностей в такой структуре распределяются линейно, но на отдельных уровнях работают функциональные службы, главная задача которых — подготовка по запросу линейных управляющих сведений, необходимых для принятия взвешенных решений.

Такие оргсхемы недостаточно гибкие и плохо адаптируются к изменениям среды, поэтому эффективны только в компаниях, где руководство выполняет однообразные, редко меняющиеся задачи. 

Дивизиональная

Для дивизиональной ОСП характерно разделение на множество структурных единиц. Основой для департаментизации могут быть продукты, рыночные сегменты, географическое положение и другое. 

Например, продуктовая модель основана на выделении групп сотрудников вокруг различных продуктов или услуг. И чем их больше, тем больше подразделений.

Матричная

Самая сложная из практикуемых моделей, которая сочетает в себе преимущества функциональной и дивизиональной схем. Характерна для крупных организаций со своими исследованиями и разработками.

Кроме стандартных функциональных структур, в управлении деятельностью фирмы участвуют кураторы отдельных проектов (иногда привлеченные извне). Отсюда вытекает одна из главных отличительных особенностей такой системы — у исполнителей может быть сразу несколько руководителей одного звена. Например, начальник отдела и руководитель проекта.

Как разработать схему оргструктуры

Чтобы визуализировать схему управления в конкретной организации нужно проделать немалую работу:

• Определить цель создания ОСП

Это подготовительный этап, на котором главный руководитель предприятия должен определить, каким целям отвечает документ. На какие вопросы должна отвечать схема? Кто является основным пользователем? Потребуется ли более детальная проработка структуры для отдельных подразделений?

• Собрать информацию

Это самый важный этап при создании оргструктуры. Он заключается в проведении опроса среди сотрудников о том, какие функции они выполняют, по какому распоряжению, перед кем отчитываются о проделанной работе. Скорее всего, собранные сведения о существующих процессах не позволят разработать четкую схему без каких-либо изменений, но послужат хорошей основой. 

• Отрисовать схему

При этом нужно учитывать специфику деятельности компании, количество и виды товаров и услуг, а также данные, собранные на предыдущем этапе.

• Определиться с функциями управляющих

У менеджеров всех уровней должно быть понимание, какие решения они вправе принимать самостоятельно, а в каких ситуациях необходимо обращаться к вышестоящему руководителю.

• Разработать должностные инструкции

Для этого пригодится обратная связь от сотрудников, собранная на втором этапе.

Кроме того, Алексей Сергеевич решил пересмотреть порядок работы по организации доставки. При детальном рассмотрении оказалось, что организация своего автопарка в перспективе может быть дешевле, чем аренда авто с водителями из другой фирмы. Тем более что у Совкомбанка есть выгодное предложение по лизингу.

Чтобы созданная модель была эффективной, должны быть соблюдены несколько важных моментов:

• гибкий порядок принятия решений с учетом иерархии; 
• максимально короткие цепочки передачи управленческих решений; 
• стандартизация, единообразие и цикличность внутренних процессов. 

Для чего компании нужна организационная структура

Главная цель ОСП — повышение эффективности организации за счет отладки бизнес-процессов, распределения полномочий и ответственности между различными уровнями управления, а также конкретизации обязанностей сотрудников.

Неформальная структура образуется на этапе создания любой организации, но она постепенно перестает отвечать потребностям компании по мере ее роста и развития. Вместе с изменениями, которые происходят в управлении и бизнес-процессах на предприятии, оргструктура также должна эволюционировать и приобретать более точные очертания.

Четкая система управления полезна как для предприятия в целом, так и для его отдельных сотрудников: начальников и подчиненных.

Оргструктура формализует порядок распределения ответственности и полномочий внутри организации, позволяет избежать противоречий в работе руководителей, дублирования функций и задач. Она служит связующим звеном между сотрудниками и имеет большое значение для всех членов команды.