Кто и как составляет служебную записку о премировании

Денежная премия — лучший способ сказать спасибо и мотивировать сотрудника работать дальше. Чтобы начислить ее юридически корректно, нужно обоснование — служебная записка. Расскажем, кто и как ее составляет.

• Что такое служебная записка на премию и зачем она нужна
• Кто составляет служебную записку
• Как правильно составить служебную записку
• Шапка
• Основная часть
• Заключение
• Полезные советы
• Часто задаваемые вопросы

Что такое служебная записка на премию и зачем она нужна

Служебная записка о премировании — внутренний информационно-справочный документ, который выступает основанием для выплаты премии сотруднику или группе сотрудников.

Проще говоря, это официальная просьба руководству с объяснением, почему сотрудник заслуживает награды.

Зачем нужна служебная записка:

1. Сообщает руководству о достижениях сотрудника. В будущем поможет обосновать повышение или индивидуальный пересмотр оплаты.
2. Запускает процесс согласования и выплаты премии. Без основания бухгалтерия не начислит ни копейки сверх оклада.
3. Подтверждает, что премия выдана не просто так, а за конкретные заслуги. Это защита от проверяющих органов и возможных трудовых споров.

После того как служебную записку одобрит руководство, отдел кадров издает приказ о премировании. Приказ направляют в бухгалтерию, которая начисляет нужную сумму.

Как и за что премировать, рассказали в отдельной статье. Описали виды премий, законодательную базу, что изменилось в 2025 году.

Если кратко, разовые премии выписывают:

• за добросовестную работу без нарушений;
• за перевыполнение плана, сверхурочную работу, выход в праздники;
• в честь юбилея, свадьбы, рождения ребенка.

В компании должно быть положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ). С ним знакомят сотрудников при приеме на работу. В небольших компаниях достаточно прописать условия премий в трудовом договоре, не составляя отдельный акт (ст. 309.2 348-ФЗ).

Кто составляет служебную записку

Кого и как премировать, решает непосредственный руководитель сотрудника: начальник отдела или департамента, проект-менеджер, старший специалист. Нельзя написать служебную записку на премию самому себе, коллеге, руководителю.

Как правильно составить служебную записку

У служебных записок нет утвержденной формы. Общие рекомендации, как ее составить, есть в нашей статье и в нормативных документах:

• п. 2 ст. 9 402-ФЗ — реквизиты, структура;
• приказ Росархива №71 — рекомендации по делопроизводству в госорганах;
• ст. 7 ФЗ-59 — требования к письменным обращениям граждан.

Шапка

В правом верхнем углу указывают:

• должность, ФИО руководителя, которому адресована записка;
• должность и ФИО составителя.

Ниже, по центру, пишут название документа — «Служебная записка». Можно добавить «О премировании сотрудника», но не обязательно.

Основная часть

Здесь изложите суть вопроса. Чтобы документ получился убедительным, используйте трехчастную структуру: введение, обоснование, просьба.

Во введении укажите ФИО и должность сотрудника (или сотрудников), которого нужно премировать.

В обосновании опишите заслуги. Избегайте общих фраз, таких как «за хорошую работу». Укажите цифры и факты, например:

• в связи с успешным завершением проекта «Альфа» на две недели раньше срока;
• за перевыполнение плана продаж в III квартале 2024 года на 35%;
• за успешное проведение переговоров с ключевым клиентом N, что привело к заключению долгосрочного контракта на сумму X.

В просьбе обозначьте размер премии — точную сумму или процент от оклада.

Структуру основной части можно менять. Например, начать с просьбы: прошу премировать сотрудника за (указать достижения), в размере (сумма). Или сначала изложить результаты: наша компания досрочно завершила проект благодаря такому-то сотруднику, прошу премировать на такую-то сумму.

Заключение

Поставьте дату в левом нижнем углу. В правом нижнем углу — личную подпись с расшифровкой: инициалы, фамилия.

Образец служебной записки на премирование работников:

Генеральному директору ООО «Вектор» Ивановой И. И.

от начальника отдела продаж Петровой П. П.

Служебная записка

Прошу премировать IT-специалиста М. О. Снегиреву за разработку и внедрение нового алгоритма, который сократил операционные расходы на 15%. Размер премии — 50% от оклада.

15.01.2025 (подпись) И. И. Петрова

Вопросы по документообороту часто возникают даже у опытных кадровиков. С услугой «Мультиюрист» вы всегда сможете проконсультироваться по текущим вопросам и оформить документы по закону.

Полезные советы

Что еще поможет правильно составить служебную записку на премирование:

1. Внутренние документы компании: положение о премировании или оплате труда. Там прописаны виды премий, как их оформить и получить.
2. Путь согласования. Перед тем как записку получит генеральный директор, может потребоваться виза финансового директора, руководителя отдела кадров, другого топ-менеджера. Это также должно быть указано в положении о премировании.

Четкий документооборот — показатель управленческой культуры, а прозрачная система премий — знак уважения к сотрудникам. Оформляйте финансовую благодарность правильно, мотивируйте команду на новые свершения.

Часто задаваемые вопросы

Отвечаем на популярные вопросы о денежной благодарности сотрудникам.

Нужна ли служебная записка на премию?

Да, на основании этого документа составят приказ для бухгалтерии. В записке перечисляют заслуги сотрудника в цифрах и фактах. Со временем записка может стать основанием для повышения в должности.

Кто должен составлять положение о премировании?

В зависимости от штата компании, этим занимаются кадровики, бухгалтеры или юристы. Проект положения согласуют с профсоюзом, если он есть. Затем документ утверждает руководитель, а сотрудников знакомят с ним под подпись.

Кто составляет приказ о премировании?

Приказ составляет отдел кадров или руководитель. Затем его направляют в бухгалтерию. Точный маршрут должен быть указан в положении об оплате труда (премировании), если оно есть у вашей компании.

Как попросить у начальника премию?

Расскажите о своих достижениях в цифрах и фактах. Соберите данные о средней зарплате в вашей нише по рынку. Не давите на эмоции, это часто вызывает обратный эффект. Загляните в нашу статью о том, как добиться повышения зарплаты, там много полезных советов.

Источники

1. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ (дата обращения: 15.01.2025).
2. Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ» от 24.07.2023 №348-ФЗ (дата обращения: 15.01.2025).
3. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 №402-ФЗ (дата обращения: 15.01.2025).
4. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 №59-ФЗ (дата обращения: 15.01.2025).
5. Приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. №71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» (дата обращения: 15.01.2025).