Как подготовиться к выездной налоговой проверке

О выездной проверке уведомляют за сутки. Привести бухгалтерию в порядок не получится, но избежать крупных штрафов — вполне. Эксперты рассказали, как пережить визит налоговой с минимальными потерями.

• Как проводятся проверки налоговой
• Как подготовиться к выездной налоговой проверке
• Как оценить риски
• Как общаться с инспекторами
• Как обжаловать результаты
• Как избежать проверок в будущем

Как проводятся проверки налоговой

Налоговая инспекция проводит два вида проверок: камеральные и выездные. Цель — убедиться, что компания правильно платит налоги.

Камеральная проверка не требует вашего участия. Инспектор проверит отчеты, сверит с данными из других источников. Если возникнут вопросы, запросит уточняющие документы или пояснения онлайн.

Если вопросов много, вас могут пригласить для беседы. Обратите внимание, как оформлен вызов. Вручили повестку под роспись — дело серьезное. Если не объясните проблемы с документами, могут назначить выездную проверку.

С выездной проверкой (ВНП) инспекторы приезжают к вам в офис. Изучают бумаги, требуют доступ к базам данных, беседуют с топ-менеджментом. Мероприятие стрессовое и бьет по репутации бизнеса.

Самое неприятное — когда приезжают из ОБЭП. Инспекторы ищут признаки уголовного дела: могут обыскать офис, забрать компьютеры и серверы, допросить рядовых сотрудников, свидетелей. В этом случае нужен адвокат, общие рекомендации мало помогут.

Выезды отвлекают ресурсы налоговой, поэтому их проводят, только если бизнес подозревают в нарушениях. Основания перечислены в ч. 3 ст. 73 № 248-ФЗ и приказе ФНС № ММ-3-06/333@. Например:

• компания платит заметно меньше налогов, чем в среднем в отрасли;
• хотя бы раз меняла инспекцию;
• в отчетах за последние пару лет одни убытки;
• доходы растут медленнее расходов;
• есть сделки с фирмами-однодневками или сомнительными партнерами;
• инспекция запрашивала пояснения, но не получила ответ.

Проверьте свой бизнес по 12 критериям из п. 4 приказа ФНС. Зная, какие вопросы будут задавать, проще выстроить линию защиты.

Как подготовиться к выездной налоговой проверке

Эксперт Анастасия Моргунова подчеркивает, что экстренно подготовиться к ВНП не получится, эта работа должна быть повседневной рутиной. Однако можно снизить градус конфликта и защитить свои права.

Первый шаг — перечитайте законы:

• любые выездные проверки регламентирует закон № 248-ФЗ;
• как проходит налоговая проверка, также описано в ст. 89 НК РФ;
• подробности, сроки, образцы актов есть на сайте ФНС.

Минимум за сутки до визита вы получите уведомление-решение о проверке. До конца 2025 года их оформляют электронно и на бумаге, в 2026-м — только электронно.

Что должно быть в уведомлении:

• какие налоги и за какой период будут проверять;
• кто приедет: ФИО и должности инспекторов.

Если информация в уведомлении расходится с делом, это нарушение и первый повод обжаловать налоговую проверку, когда она закончится.

Проинструктируйте команду

Выберите, кто будет общаться с инспекторами: главный бухгалтер, финансовый директор. Помимо знаний, важны софт скиллы: нужно держаться вежливо, но уверенно, не поддаваться панике, давлению.

Остальные сотрудники должны перенаправлять проверяющих к нему. Если вызовут на допрос, отвечать только на поставленные вопросы. Визит проверяющих — стресс для всех, и случайная ошибка может осложнить защиту.

Подготовьте офис

По возможности выделите инспекторам отдельный кабинет. Не давайте свободный доступ к вашим серверам, внутренним сетям, другим кабинетам. Все вопросы решайте через ответственного специалиста.

Сделайте копии документов

Инспекторы запрашивают оригиналы, только если в подлинности копий есть сомнения (п. 8 ст. 94 НК РФ). Заранее распечатайте и заверьте бумаги, по которым уже были или могут возникнуть вопросы.

Не дать документы или не пустить проверяющих куда-либо нельзя. Они имеют право вскрыть кабинеты, сейфы, забрать бумаги без вашего согласия. Но только относящиеся к делу (пп. 4–5 ст. 94 НК РФ), в присутствии вашего сотрудника и понятых, оформив протокол и опись (п. 6–7 ст. 94 НК РФ).

Как оценить риски

Самая важная часть подготовки. Взгляните на бухучет глазами инспектора. Ваша задача — найти уязвимости раньше него.

Проведите внутренний аудит

Поднимите документы за проверяемый период. Подготовьте объяснение по каждой уязвимости. В фокусе:

1. Первичные документы: акты, накладные, счета-фактуры. Убедитесь, что они правильно оформлены, есть реквизиты, подписи, печати.
2. Договоры. Их условия должны быть реальными, четкими, экономически обоснованными.
3. Контрагенты. Поднимите досье на ключевых партнеров: выписки из ЕГРЮЛ, копии уставов, приказы о назначении директоров, информацию о ресурсах (сотрудников, техники, офиса).
4. Сделки. Если вы закупали товар, проверьте документы на транспортировку, хранение, реализацию. Если заказывали услугу — соберите отчеты, переписку, фото.

Начните с самых крупных сделок. Не пытайтесь спрятать или уничтожить документы с ошибками: оштрафуют от 200 рублей за каждый (ст. 126 НК РФ).

Наведите порядок

Разложите бумаги по видам, периодам, контрагентам. Распечатайте регистры бухгалтерского и налогового учета, оборотно-сальдовые ведомости, главную книгу. Инспекторы ценят порядок.

Как общаться с инспекторами

Ведите себя вежливо и профессионально. Не оправдывайтесь, а объясняйте. Не спорьте, а фиксируйте нарушения.

Попросите инспекторов показать служебные удостоверения. Сверьте данные с уведомлением. Есть расхождения — имеете право не пустить на территорию или потом оспорить результаты.

Помните, что на допросах может присутствовать ваш юрист или адвокат.

Если вам нужна юридическая консультация, вы можете обратиться к специалистам Совкомбанка. Они дополнят вашу экспертизу и сформируют второе мнение. Вся информация защищена банковской тайной.

Как обжаловать результаты

По результатам проверки вы получите акт со списком нарушений. Его можно оспорить в течение месяца.

Подготовьте возражения по каждому пункту со ссылками на законы и судебную практику. Если есть подтверждающие документы, приложите.

Руководитель налоговой инспекции рассмотрит акт, ваши возражения и вынесет решение — принять отчет или привлечь к ответственности.

Решение тоже можно обжаловать. Подайте апелляционную жалобу в вышестоящий орган (ст. 139 НК РФ), если не поможет — в суд.

Помните, что срок давности по налоговым нарушениям — три года, но у долгов срока давности нет. То есть оштрафовать или подать в суд за старые нарушения не смогут, но платежи доначислят, и их придется погасить (ст. 113 НК РФ).

Как избежать проверок в будущем

Лучший способ подготовиться к налоговой проверке — предотвратить ее. 

Правильно ведите бухучет и рассчитывайте налоги. Вовремя сдавайте отчеты. Подключите онлайн-отчетность от Совкомбанка, если не можете позволить себе бухгалтера или он не справляется с объемом работы.

Проверяйте контрагентов через «Прозрачный бизнес». Подробнее о сервисе рассказали в статье. Оформляйте сделки корректно, подтверждайте все операции.

Консультируйтесь с экспертами. Налоговый консультант Тимур Фатыхов призывает не ограничиваться открытыми вебинарами, бесплатными блогами, другими публичными источниками. Во-первых, там редко делятся работающими схемами, во-вторых, они могут не подойти вашему бизнесу.

Выездная налоговая проверка — сложный, но управляемый процесс. Главные принципы защиты: порядок в документах, подтверждение каждой сделки, спокойная, профессиональная коммуникация и специалист по налоговому праву на связи.