Что такое реестр и какие виды бывают

Реестры помогают систематизировать информацию и упрощают поиск данных. Используют этот инструмент на разных уровнях — от локального в отдельной компании до федерального и международного. Рассказываем, что такое реестр, простыми словами.

• Что означает слово
• Виды с примерами
• Списки, перечни, описи
• Книги учета
• Базы данных
• Информационный ресурс или организация

Что означает слово

В русский язык термин пришел из Польши. Польский rejestr, в свою очередь, произошел от латинского regestum — «перечисленное, записанное».

Сегодня слово употребляют в нескольких значениях, но всех их объединяет общая суть. Любой реестр — это форма хранения и организации информации на бумажных или электронных носителях. Задача такого инструмента — упорядочить данные, чтобы вы легко могли найти то, что нужно.

Виды с примерами

Реестр может быть простым списком, книгой учета, базой данных в программировании, информационным ресурсом и даже отдельной организацией. Разберем каждый формат подробнее.

Списки, перечни, описи

В самом популярном значении это система учета информации в виде списка, перечня или описи. 

Список подарков на свадьбу, который вы составили для гостей, тоже можно назвать реестром. Но обычно имеют в виду системы учета, которые ведут компании или организации. Они ускоряют поиск нужных документов и снижают риск потери важных данных.

Например:

• общий реестр документов — перечень всех бумаг, которые составляет, получает, отправляет и хранит компания. Для учета документы обязательно сортируют, распределяют по категориям, упорядочивают по дате, а в общем перечне указывают, в какой папке лежит каждая бумага;
• реестр договоров — обычно это таблица с ключевой информацией по договорам, которые заключает компания: номер, предмет, дата, стороны, срок действия;
• реестр сотрудников — список с именами, должностями, датой приема и контактами работников компании;
• реестр книг в библиотеке — перечень произведений, которые есть в организации, с авторами и жанрами.

Книги учета

Это бумажные журналы или электронные системы, в которых фиксируют важную информацию о деятельности компании — по финансовым и хозяйственным операциям, имуществу, документам, работе с контрагентами и сотрудниками. Используют такие книги для отчетности и контроля.

Например:

• книга учета доходов и расходов (КУДиР) — в нее вносят все поступления и траты организации и на основе этой информации рассчитывают налоги;
• книга учета материальных ценностей — фиксирует, какие оборудование, мебель, канцелярию, рабочую форму и другое имущество закупает или списывает компания;
• книга учета выданных лицензий — такой инструмент используют органы власти и лицензирующие организации.

Обычно у каждой книги есть четко определенный формат и правила, как ее заполнять.

Одна из задач любого бизнеса — вести правильный документооборот и соблюдать законы. Разобраться в юридических тонкостях поможет сервис «Совкомопора».

Базы данных 

В программировании реестр — это структурированная база данных, в которой хранятся настройки, параметры и информация о профилях пользователей.

Например:

• системный реестр Windows — содержит настройки операционной системы, сведения о пользователях и данные всех программ, которые вы устанавливаете на ноутбук или компьютер;
• реестр настроек в мобильном приложении по заказу еды — хранит любимые блюда, адрес доставки и способ оплаты;
• реестр игровых достижений в видеоигре — записывает, какие уровни вы прошли и какие награды заработали.

Информационный ресурс или организация

В таком значении реестр — это электронная база данных или целая организация, которая собирает, хранит и предоставляет информацию конкретной тематики. Обычно речь идет о государственном уровне.

Например:

• Единый государственный реестр недвижимости (ЕГРН) — хранит информацию обо всей недвижимости в стране: кто собственник сейчас, кто владел раньше, есть ли обременения и так далее;
• реестр товарных знаков — база данных, в которой регистрируют все бренды и логотипы;
• реестр лекарств — перечень лекарственных препаратов, которые прошли государственную регистрацию в России;
• государственный реестр адвокатов — открытый ресурс, в котором можно проверить, действительно ли человек работает адвокатом.

Реестры нужны, чтобы систематизировать информацию, упростить учет и контроль и облегчить поиск нужных данных.