УПД простыми словами
УПД — это универсальный передаточный документ. Он объединяет функции счета-фактуры, на основании которого принимают к вычету предъявленные продавцом суммы НДС и первичные документы по сделке. В роли таких «закрывающих» документов выступают товарные накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг и т. д. Обычно их оформляют после выполнения обязательств исполнителем.
Форма УПД разработана и утверждена письмом Федеральной налоговой службы от 21.10.2013 No ММВ-20-3/96. Она не обязательная. Фирма сама определяет, стоит использовать документ или нет.
Согласно ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, руководитель организации сам определяет, какими документами первичного учета будет фиксировать сделки. Однако во избежание спорных ситуаций лучше отразить в учетной политике организации возможность применения УПД.
Отметим, что на практике универсальный передаточный документ активнее используют при купле-продаже продукции. А вот при работах и услугах чаще применяют связку акта и счета-фактуры.
УПД подписывает уполномоченное лицо. В организациях это работник, имеющий право действовать без доверенности, обычно это генеральный директор. Либо директор письменной доверенностью от организации может уполномочить другого человека подписывать УПД.
Также можно всегда вернуть прежний формат работы с документами, отказавшись от УПД и заменив их на счет-фактуру, акт или товарную накладную.
Только создали ООО и дебютируете в предпринимательстве? Рассмотрите расчетно-кассовое обслуживание от Совкомбанка.
Есть прекрасная возможность открыть расчетный счет в Совкомбанке с выгодными предложениями для предпринимателей! Подайте заявку, чтобы узнать индивидуальные условия, которые банк подберет для вас.
Способы применения УПД
Универсальный передаточный документ используют двумя способами:
- Как первичный документ + счет-фактура. В графе «Статус» прописываем цифру «1». Документ будет «закрывающим», то есть влияющим на признание расходов при исчислении налога на прибыль. Также его можно будет использовать для расчетов по НДС.
- Только как первичный документ. Тут делают отметку «2» в разделе «Статус». УПД будет заменять только товарную накладную или акт. Счет-фактуру нужно будет выставлять отдельно. Не нужно заполнять часть реквизитов, например, «К платежно-расчетному документу».
Для чего нужен УПД
- Отгрузка товаров, включая вариант с транспортировкой и передачей их покупателю или перевозчику.
- Передача имущественных прав.
- Передача результатов выполненных работ подрядчиком и принятие их заказчиком.
- Фиксация факта оказания услуг исполнителем или иными лицами по договору. Например, в случае с хранением факт исполнения обязательств хранителем подтверждает поклажедатель.
- Посреднические сделки, например, выполнение поручения по агентскому договору.
- Иные предусмотренные законом случаи.
Важно! При необходимости УПД можно выставлять на несколько видов операций, совершенных одним контрагентом.
ООО «Василек» заключило договор на выполнение работ и оказание услуг с ООО «Ромашка». По смыслу статьи 421 ГК РФ — это смешанный договор. В роли первичного документа по такому договору может выступать один универсальный передаточный документ.
Какой УПД использовать: бумажный или электронный
Универсальные передаточные документы бывают:
- Электронные — утвержденные с помощью электронной подписи. Их отличает большая гибкость, поскольку вносить и корректировать реквизиты проще.
- Бумажные. Здесь будет непросто с добавлением новой информации, поскольку внести новые строки в уже распечатанный документ невозможно.
Мы рекомендуем отразить в учетной политике организации возможность использования как бумажных, так и электронных УПД. Так у компании будет больше вариантов взаимодействия с поставщиками.
УПД и счет-фактура
Нет никаких ограничений для одновременного использования УПД и счета-фактуры. Такой подход удобен по нескольким причинам.
Не все контрагенты в учетной политике фиксируют УПД. Для взаимодействия с ними нужно будет использовать счета-фактуры и товарные накладные (акты приемки).
С некоторыми поставщиками нужна предоплата, а УПД для авансирования применять нельзя. В такой ситуации идеально подойдет счет-фактура.
В одну счет-фактуру запрещено включить товары и услуги одновременно. С УПД это возможно, а значит, объем документооборота будет ниже.
Налоговые требования к счету-фактуре более лояльные в сравнении с УПД. В силу Закона о бухгалтерском учете, первичный документ (накладные, акты) оформляют или в день совершения сделки, или на следующий день после нее, если в момент сделки оформить невозможно. А вот счета-фактуры нужно выставлять в течение 5 календарных дней. Причем день отгрузки товара входит в этот срок.
ООО «Василек» оказало консультационные услуги ООО «Ромашка» в период с 10 по 19 декабря 2022 года. Закрыть сделку актом нужно или 19 декабря, или 20 декабря 2022 года. Оформить счет-фактуру нужно до 23 декабря 2022 года включительно. Если же использовать УПД, сочетающий в себе оба перечисленных документа, его нужно будет подписывать или 19 декабря или 20 декабря 2022 года (как и акт).
Обязательные реквизиты УПД
У УПД есть обязательные реквизиты. Они определены Законом о бухгалтерском учете:
- наименование;
- дата;
- наименование организации, оформившей УПД;
- информация о сделке и ее параметры;
- имена ответственных лиц, совершивших сделку, а также их подписи с указанием ФИО.
Также часть элементов нужно включать в УПД на основании Постановления правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. Так, в число реквизитов входит номер. Его нужно указывать согласно хронологии поступления счетов-фактур. Кроме того, в УПД нужно включать юридический адрес организации. Еще в числе обязательных элементов — статус документа и сведения о получателе товаров.
При внесении исправления указывайте его порядковый номер и дату в специально отведенной строке. Документ должны подписать ответственные лица, составлявшие УПД с указанием их ФИО.
Полный перечень требований к порядку заполнения бумаг можно посмотреть здесь.
Бизнесу постоянно нужны оборотные средства, чтобы нормально функционировать. Если их не хватает, воспользуйтесь кредитом для бизнеса от Совкомбанка.
Если ваш бизнес нуждается в дополнительном финансировании, возьмите кредит. Совкомбанк предлагает «Легкий кредит», «Программы с господдержкой», «Банковские гарантии», «Кредитная линия» и «Овердрафт». Выберите удобный вариант и оставьте заявку на сайте.
Если поменялась стоимость
В ходе исполнения договора стороны решили поменять стоимость. Это бывает связано, например, с тем, что материалы и комплектующие стали дороже. В таком случае исправления в универсальный передаточный документ вносить не надо. Достаточно составить УКД. Также его можно оформить, если покупатель подал претензию продавцу по количеству, ассортименту или качеству продукции, а продавец с этим согласился.
Иные особенности УПД
Отсутствие УПД признают правонарушением. Например, в силу пункта 1 статьи 126 НК РФ, если налогоплательщик не предоставит документы по требованию налогового органа, он может получить штраф 200 рублей за каждый такой документ.
Срок хранения УПД, счетов-фактур и актов составляет 5 лет. Это правило применимо как к электронным, так и к бумажным версиям.
Гражданам выдавать УПД не нужно, ведь они получают при оплате товаров, работ или услуг кассовые чеки.
Вывод
УПД — необязательный документ. Однако закрепить его в учетной политике организации полезно, так как с ним можно серьезно сократить документооборот. Универсальный передаточный акт сочетает в себе функции счета-фактуры и акта (накладной). В то же время не нужно прекращать использовать альтернативные документы, ведь иногда они могут больше подходить для сделки.
