Что такое визирование документов
Визировать документы важно для прозрачности и легитимности корпоративных процессов. Рассмотрим подробнее, что это такое, как выглядит, а также примеры практического применения внутри компаний и во внешней переписке.
Что значит завизировать
Визирование документа — официальное подтверждение должностного лица, что он ознакомился с содержанием. Завизировать — значит согласиться с изложенной информацией и разрешить использовать дальше.
Обычно виза согласования выглядит как личная подпись уполномоченного лица, иногда дополненная датой, Ф. И. О., расшифровкой должности. Также может быть специальной отметкой («утверждаю», «одобрено») или печатью. Иногда к договору подшивают отдельный лист для согласования.
Основные цели:
- Подтверждение, что сотрудник ознакомился с содержимым.
- Согласование положений документа.
- Уточнение статуса бумаги перед тем, как ее утвердит руководство.
Подписи и отметки помогают убедиться, что каждый ответственный сотрудник действительно ознакомился с текстом и принял решение.
Рассмотрим несколько простых примеров.
Отдел кадров
Алексей написал заявление на отпуск. Оно попадает в руки начальника отдела, который сверяет даты с графиком отдыха, проверяет загруженность. Прежде чем отправить заявление дальше, ставит подпись — то есть визирует. Таким образом руководитель подтверждает, что прочитал заявление и согласился с его содержанием.
Далее в отделе кадров документ также утверждают и отправляют в бухгалтерию, чтобы рассчитать отпускные Алексея.
Договорный отдел
Организация заключает крупный договор с поставщиком оборудования. Сначала юрист изучает условия договора. Убедился, что все законно и правильно сформулировано, — ставит подпись, подтверждая согласие.
Но это не все. Затем подключают финансовый департамент. Его сотрудники смотрят, соответствуют ли обязательства бюджету фирмы, нет ли ошибки в цифрах, и тоже ставят штамп.
Наконец, руководитель рассматривает финальную версию и подписывает договор.
Коллективное согласование проекта
Вот еще частый случай.
Мария — руководитель, поручает подготовить проект нового регламента работы офиса. Помощник собирает всю необходимую информацию, составляет черновой вариант и отправляет коллегам. Каждый заинтересованный читает текст, дает замечания, вносит правки.
Только после одобрения всеми участниками Мария утверждает финальный результат.
Это сложная процедура, поэтому сегодня ее чаще всего делают при помощи программ, которые позволяют отслеживать все этапы и работать более слаженно.
Ручное и электронное визирование
Традиционный способ оформления виз — использовать бумажные листы согласования. На них сотрудники оставляют подписи или штампы вручную. Такой метод удобен для небольших организаций с ограниченным объемом документооборота.
Процедура ручного визирования может быть:
- упрощенной — подпись в углу страницы;
- сложной — с подшиванием листа согласования.
В крупных организациях есть утвержденные правила документооборота, где подробно прописаны шаги. А в государственных учреждениях регламенты общие на департамент или министерство. Там установлены полномочия госслужащих и порядок действий.
Сегодня ручной способ менее удобен при больших объемах документов. Кроме того, в крупных компаниях бумага может долго «гулять» между отделами, особенно когда они находятся по разным адресам.
Поэтому вводят электронный документооборот, чтобы автоматизировать и ускорить процедуры, а также отслеживать действия на всех уровнях. Например, в течение часа можно получить визу коллеги и руководителя, который работает в другом регионе. В бумажном виде документ туда-обратно доставляли бы минимум несколько дней.
Электронное визирование выглядит так:
- Создают виртуальный маршрут, по которому движется акт.
- На каждом этапе ответственный сотрудник проверяет акт, вносит предложения или утверждает содержание. По итогу ставит визу на документ и отправляет на следующую ступень. При этом используют цифровые подписи и электронные уведомления.
- История изменений и сведений хранится в базе данных.
Так проще контролировать процесс утверждения документов. Плюс все видят, на каком этапе могли быть задержки.
Мечтаете о работе в крупной компании, где нет бюрократии, а идеи находят поддержку на самом высоком уровне? Присоединяйтесь к команде Совкомбанка.
Работа в Совкомбанке — это возможности для самореализации и достойная заработная плата; это интересные проекты и неформальное общение; это ДМС для сотрудников и детей и коворкинг на море. Хотите так же? Ищите подходящие вакансии в вашем городе и присоединяйтесь к команде мечты!
Изучите все условия в разделе СОВКОМ/People на сайте банка sovcombank.ru
Особенности внутреннего и внешнего визирования
Согласование может происходить для внутренних нужд организации и для работы с контрагентами по договорам.
Внутри компании участвует нескольких подразделений, каждое из которых ставит визу. Тем самым удостоверяет согласие или отказ от предложенных условий.
Например, договоры купли-продажи проходят последовательное утверждение юридическими отделами, бухгалтериями и руководителями структурных подразделений.
Основные правила внутреннего визирования определяют нормативным актом компании.
Во внешнем взаимодействии утверждение играет аналогичную роль, но обычно участвует еще больше людей.
К примеру, контракт на поставку товаров проходит этапы проверки юристами обеих компаний, специалистами службы закупок и финансовыми службами. После завершения всех шагов внешние контрагенты обмениваются подписанными копиями договора.
Постраничное визирование
Некоторые виды документации требуют особого внимания и детальной проработки каждого пункта. В этом случае нужно постранично завизировать документ. Процедура также страхует от подмены листов договора или акта.
Чаще всего требуется для таких видов:
- договоры поставки дорогостоящих товаров или услуг;
- учредительные документы компании;
- финансовые отчеты;
- проекты;
- внутренние регламенты и инструкции.
Постраничные отметки предотвращают возможные недоразумения и обеспечивают тщательную проверку каждого элемента.
Итак, визирование — важная часть работы с документацией в любых организационных процессах. Понимание процедуры, когда и как она должна выполняться, позволяет не только повысить уровень финансовой и правовой грамотности, но и сократить риски в корпоративной работе.
Для тех, кто ценит свое время
Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.
Лучшие статьи у вас под рукой!
А еще интерактивы и мемы — просто подпишитесь на наши соцсети
Знаю тысячу и один способ облегчить вашу жизнь. Легко делюсь информацией, знаниями и опытом.
Комментарии
Комментарии пользователей проходят модерацию, поэтому появляются не сразу
