Как оформить доверенность для России, находясь в другой стране

• Что такое доверенность и зачем она нужна
• Можно ли оформить доверенность дистанционно
• Основные этапы оформления доверенности за границей
• Как оформить консульскую доверенность
• Как оформить нотариальную доверенность
• Как правильно перевести доверенность на русский язык
• Оформление доверенности в странах СНГ
• Оформление доверенности в странах-участницах Гаагской конвенции
• Как оформить доверенность в странах, не входящих в международные соглашения 
• Часто задаваемые вопросы
• Можно ли оформить доверенность электронно
• Какие данные необходимо указать в доверенности
• Какие сроки действия доверенности лучше указывать
• Как избежать проблем с использованием доверенности в России
• Можно ли указать несколько полномочий для одного человека
• Нужны ли доверенности на каждого из членов семьи
• Полезные советы для оформления доверенности за границей

Что такое доверенность и зачем она нужна

Доверенность ― документ, который дает право действовать от имени другого человека или организации: совершать сделки, представлять интересы в суде, получать отправления на почте. Она может быть разовой или действовать определенный срок (например, три года). Если срок не указан, документ считается действительным в течение года с даты подписания.

В документе указывают две стороны:

• доверителя ― от чьего имени действуют, кто передает свои права;
• представителя, он же доверенное лицо, ― кто будет действовать за доверителя.

Также прописывают полномочия представителя. Нельзя выдать разрешение «на все», нужно обозначить, какие права вы передаете: получить пенсию, купить-продать недвижимость, забрать ребенка из детского сада. Даже генеральную доверенность могут не принять на почте, в суде, других организациях.

Можно ли оформить доверенность дистанционно

Для мелких поручений и сделок документ пишут от руки и заверяют обычной подписью. Такую доверенность можно оформить удаленно, сфотографировав или подписав ее онлайн. По ней можно, например, продать машину или продлить ОСАГО. А у Почты России есть электронная форма, дающая право получать за вас письма и посылки. 

Для сделок с недвижимостью, которые регистрируют в Росреестре, документ заверяют у нотариуса. Это гарантирует, что подпись ваша, а не мошенника, и вы поставили ее добровольно. Поэтому оформить нотариальную доверенность удаленно нельзя: к нотариусу приходят лично либо вызывают его на дом.

Подделать доверенности, выданные в России, невозможно: их загружают в открытый реестр Федеральной нотариальной палаты. С выданными за границей сложнее, так как международного реестра нотариусов не существует. Поэтому российские организации придираются к каждой букве.

С некоторыми странами у РФ есть соглашения, допускающие упрощенное оформление документов. Но не со всеми. Рассказываем, как действовать, чтобы доверенность, оформленную за рубежом, приняли в России.

Основные этапы оформления доверенности за границей

Оформить доверенность за границей можно на кого угодно: родственника, друга, коллегу. Главное, чтобы представитель был совершеннолетним и дееспособным гражданином РФ. Можно указать несколько человек или организацию, но чаще выбирают одного-двух доверителей.

Есть два вида доверенностей:

1. Консульская ― оформленная в консульстве РФ. Она ничем не отличается от составленной в России: с ней работает российский нотариус, ее можно проверить в реестре ФНП. Такой документ точно примут.
2. Нотариальная ― оформляется нотариусом в стране пребывания. Ее нужно дополнительно легализовать для России, то есть подтвердить подлинность. Однако на практике даже легализованную доверенность могут не принять. Почему и как этого избежать, расскажем дальше.

Как оформить консульскую доверенность

Зайдите на сайт консульства РФ в стране, в которой находитесь, узнайте требования к доверенности: как составить, нужно ли распечатать или отправить электронно.

Контакты консульств и отделов, выполняющих его функции, есть на сайте МИД: увеличьте карту, нажмите на страну и получите список организаций, куда можно обратиться. Также на сайте есть краткая справка о доверенностях. 

Этапы:

1. Запишитесь на прием на сайте Консульского департамента МИД РФ. Очереди — от пары дней (например, в Мексике) до нескольких месяцев (в Турции). 
2. Оплатите консульский сбор. Оформление на близкого родственника (супруга(-у), детей, родителей, братьев и сестер) обойдется 40 $, в остальных случаях — 70 $. Ставки утверждены правительством РФ и едины во всех странах. Если в доверенности больше одного человека, сбор уплачивают за каждого.
3. Составьте текст по образцу. Как правило, в консульстве только проверяют и заверяют документ. Образцы ищите на сайте консульства, в интернете или на местных русскоязычных площадках.
4. В назначенный день придите на прием. Возьмите документ в электронном (на флешке) и распечатанном виде, если нет иных требований.

Какие документы понадобятся:

• ваши российский и заграничный паспорта;
• паспортные данные представителя;
• текст доверенности на русском языке;
• квитанция об оплате сбора.

Консульство страны может дополнить этот список, а также попросить отправить бумаги за несколько дней до приема почтой или загрузить на сайт.

Как оформить нотариальную доверенность

Если в стране нет консульства РФ или туда трудно попасть, идите к нотариусу. Минус нотариальной доверенности — ее нужно дополнительно легализовать.

Этапы:

1. Подготовьте текст на русском языке. Образец ищите на сайте консульства или в интернете.
2. Найдите местный нотариат. Если русский язык в стране один из официальных и специалист им владеет, то документы заверят сразу. Например, такая схема работает в Казахстане. Нотариус также переведет свои подпись и печать — это важно, чтобы документ приняли в России.
3. Переведите и заверьте документ. Если нотариус составил доверенность на языке страны пребывания, ее нужно перевести на русский язык и снова заверить. Во многих странах переводческие компании сами ищут нотариуса, обращаться к нему отдельно не придется.
4. Поставьте апостиль. В каждой стране этим занимаются разные организации: нотариусы, адвокаты, судьи.

Процедура легализации в каждом государстве проходит по-своему. Об этом расскажем дальше.

Как правильно перевести доверенность на русский язык

В зависимости от законов страны документ составят на русском или местном языке. Документы на иностранных языках в России не примут, так как нельзя проверить их подлинность. Перевод — не прихоть чиновников, а защита от фиктивных сделок.

Частая ошибка — перевести текст, но забыть о подписях и печатях. Переводить нужно все, включая печать и подпись переводчика, а также апостиль (о нем расскажем ниже).

Как перевести подпись и печать:

• в стране пребывания;
• отправить в Россию доверенность без перевода. Представитель сам отнесет ее в бюро переводов и заверит у нотариуса. Важно: заверить перевод, выполненный за границей, российский нотариус не сможет;
• перевести доверенность на русский язык в стране пребывания, а в России заказать перевод штампов и подписей.

Обращайтесь к нотариусам, владеющим русским языком, или в профессиональные переводческие бюро. Если в русскоязычном тексте будут ошибки, Росреестр приостановит регистрацию и запросит проверку документа. Это займет много времени: следователь пошлет запрос в правоохранительные органы страны вашего пребывания, а они могут и не ответить. 

Оформление доверенности в странах СНГ

Проще всего подготовить доверенность в странах СНГ: нет проблем с переводом, многие нотариусы составляют документ сразу на двух языках.

До 2023 года действовали упрощенные условия для стран Минской конвенции (отменена письмом Минпросвета №АБ-2839/07). Сейчас вместо нее действует Конвенция 2002, в которой участвуют Азербайджан, Армения, Белоруссия, Казахстан, Киргизия, Таджикистан, Узбекистан. 

Соглашение между странами регулирует правовые вопросы по гражданским, семейным и уголовным делам. Получение доверенности входит в этот перечень. Согласно ст. 43 Конвенции, доверенность, составленная на русском языке или с нотариально заверенным переводом, принимается без дополнительных подтверждений подлинности.

Та же система работает в странах Евроконвенции об отмене легализации документов, с которыми Россия заключила двусторонний договор о правовой помощи. Среди них Греция, Италия, Кипр, Латвия, Мальта, Норвегия, Польша, Турция, Швеция, Эстония и другие.

Это значит, что на документ не нужно ставить апостиль или еще как-то легализовать. Достаточно нотариально заверенного перевода на русский язык (напомним, печать и подпись нотариуса и переводчика тоже должны быть переведены).

Если вы собираетесь переезжать в одну из стран СНГ, советуем оформить карту «Халва» на платежной системе «Мир». Вы сможете использовать ее и за рубежом, и в России.

Оформление доверенности в странах-участницах Гаагской конвенции

Упрощенную процедуру легализации можно пройти в странах, участвующих в Гаагской конвенции. В этот список входят 124 государства, среди которых США, почти все страны Евросоюза, Саудовская Аравия, Япония и другие. Чтобы легализовать документ, нужно поставить на него апостиль — штамп, подтверждающий подлинность.

Как и в странах СНГ, вы можете получить документ в консульстве РФ или у местного нотариуса. Консульскую доверенность заверять не нужно, на нотариальную необходим апостиль.

В каждом государстве за апостилирование отвечает определенный орган. Единого не существует. Например, в США вам придется обратиться к секретарю штата, а в Германии — в Земельный суд. Учтите это и заранее узнайте, какой орган отвечает за апостилирование. 

Кто бы ни ставил штамп, он должен внести сведения об этом в картотеку.

Теперь подробно разберем, как оформить доверенность с апостилем в другой стране.

• Обратитесь к нотариусу или другому лицу, которое выполняет его полномочия. 

Не во всех странах документы заверяют только у нотариуса. Иногда это право есть у судей и адвокатов. Узнайте, кто может помочь в вашем случае.

• Переведите доверенность.

Нотариус, судья или адвокат может заверить только документ, который составлен на его языке. Не беритесь за перевод сами, обратитесь к профессиональному переводчику.

После получения новой доверенности ее можно заверить. 

• Легализуйте документ. 

Проставьте апостиль. Сразу после этого бумагу можно отправлять в Россию.

Важно: в некоторых государствах можно дополнительно попросить доверенность на русском языке. 

Если вы отправили оригинал — ничего страшного. Перевести документ можно в России — главное, не забыть о подписях, апостиле и других штампах.

Последний шаг: обратиться к российскому нотариусу, чтобы он заверил подпись переводчика. После этого бумагу должны принять во всех российских организациях.  

Как оформить доверенность в странах, не входящих в международные соглашения 

В других странах придется легализовывать бумаги полностью. Для этого нужно сначала получить доверенность, а затем утвердить ее в консульстве.

Куда обратиться, если российского консульства в стране нет:

• консульские отделы при посольствах РФ;
• секции интересов РФ при посольствах других стран;
• те же организации в соседних странах.

Заранее свяжитесь с организацией, представляющей интересы РФ, чтобы узнать требования к документу и записаться на прием.

Этапы:

1. Подготовьте доверенность. Ее составляют по местному образцу и на языке страны пребывания. Это можно сделать самостоятельно или обратиться к нотариусу.
2. Заверьте документ у нотариуса или другого специалиста — в разных странах подлинность документов удостоверяют разные организации.
3. Поставьте удостоверительную печать в МИД вашей страны. 
4. Передайте документ в консульство РФ.
5. Оплатите сбор за легализацию. 

Какие документы понадобятся:

• заявление;
• паспорт и/или загранпаспорт;
• доверенность, которую нужно легализовать;
• квитанция об оплате сбора.

Процесс может затянуться на несколько месяцев. Как только получите документ, отправьте своему представителю почтой, транспортной компанией или через надежные руки.

Важно: обычно перед легализацией документа в консульстве просят предоставить заверенный перевод на русский язык. Консул сам подтвердит, что его выполнили верно.

Часто задаваемые вопросы

Собрали ответы на частые вопросы.

Можно ли оформить доверенность электронно

Оформить документ электронно не получится. Нотариус или работник консульства должен убедиться, что за услугой обратились именно вы, по своему желанию. 

Какие данные необходимо указать в доверенности

Паспортные данные ваши и представителя, полномочия, срок действия. Для некоторых сделок может понадобиться СНИЛС доверителя и доверенного лица. Например, его обязательно потребует Росреестр для регистрации договора купли-продажи недвижимости.

Какие сроки действия доверенности лучше указывать

По умолчанию документ действует год после подписания.

Умножьте срок, который закладываете на сделку, вдвое или втрое на случай форс-мажоров. Если необходимость в документе отпадет раньше, отзовите его через консульство РФ.

Как избежать проблем с использованием доверенности в России

Проверьте, как правильно называются организации, в которые будут обращаться от вашего имени. Например, с начала 2023 года перестал существовать Пенсионный фонд. Теперь он называется Фонд пенсионного и социального страхования РФ.

Уточните, какие полномочия и права передаете. Иначе во время сделки может выясниться, что доверенное лицо не может подписать бумаги или получить нужные выписки.

Можно ли указать несколько полномочий для одного человека

Нотариусу все равно, какими правами вы наделите своего представителя. Например, он может одновременно вести сделку купли-продажи и ваше наследственное дело. 

Нужны ли доверенности на каждого из членов семьи

Если вы участвуете в одной и той же сделке или получаете услугу, оформите одну доверенность от всех. Но консульский сбор нужно заплатить за каждого.

Полезные советы для оформления доверенности за границей

Посоветуйтесь с теми, кто успешно прошел такую же процедуру. Почти в каждой стране есть русскоязычные интернет-сообщества, где вам покажут образец и поделятся опытом.

Будьте осторожны и не платите посредникам. Мошенники могут предложить оформить доверенность за вас, в том числе электронную, или поговорить с «нужным человеком», который якобы одобрит документ. Это обман.

Вести дела в России из-за границы сложно, но возможно. Действуйте по официальным каналам, заранее уточните требования, расспросите знакомых об их опыте. И, разумеется, тщательно выбирайте доверенное лицо, особенно для крупных сделок.