Нарочно передать документы: как правильно подготовить и отправить бумаги

Если вам нужно передать документы, воспользуйтесь способом, который сохранит посылку в целости и сохранности. Передайте документы нарочно: самостоятельно или с помощью курьерской службы. Рассказываем, как правильно это сделать.

• Нарочный способ доставки: что это такое и как правильно подготовить бумаги
• Как передать документы нарочно с помощью курьерской службы
• Что делать, если курьер потерял бумаги

Для нарочного способа передачи документов нужно знать несколько важных нюансов. Например, стоит ли сделать копии, может ли курьер потерять бумаги и что делать в таком случае.

Нарочный способ доставки: что это такое и как правильно подготовить бумаги

Нарочно передать документы — отдать их получателю лично в руки. Так вы будете уверены, что бумаги доставлены по адресу и сохранны. О процессе рассказывает Алексей Яковлев, руководитель маркетингового отдела аутсорсинговой компании MIMINO.

Что необходимо сделать для подготовки бумаг:

• отсортируйте документы по дате, алфавиту или степени важности — так проще проверить, что весь комплект на месте и в порядке;
• убедитесь, что документы правильно заполнены, подписаны и заверены при необходимости;
• сделайте копии, если требуется, плюс, вы сможете оставить экземпляр себе на случай, если оригиналы потеряются или окажутся испорчены;
• упакуйте бумаги в пластиковый конверт или папку, чтобы защитить и точно сохранить их до вручения.

Теперь вы знаете, как подготовить документы нарочной передачей, разберемся с доставкой.

Задумываетесь над расширением бизнеса, наймом новых сотрудников и достижением целей? Получите кредит в Совкомбанке: воспользуйтесь выгодными условиями и простым комфортным оформлением.

Как передать документы нарочно с помощью курьерской службы

Допустим, вы не можете самостоятельно передать бумаги: не успеваете или это не входит в ваши обязанности. Что делать? Прибегнуть к услугам курьерской службы. Алексей Яковлев выделил несколько важных этапов, чтобы передача прошла легко.

Как передать документы с курьером:

• выберите надежную курьерскую компанию, изучите отзывы или попросите совета коллег, которые не раз справлялись с подобной задачей;
• уточните, можете ли вы отправить выбранной курьерской службой подготовленные документы. Например, лицензии или бумаги, которые содержат гостайну;
• оформите курьерскую доставку, укажите все данные и требования, такие как страхование или специальный вид упаковки;
• следите за статусом доставки: как только адресат получит документы, на сайте появится соответствующая информация.

Однако не всегда нарочная передача проходит гладко. Порой возникают форс-мажоры. 

Что делать, если курьер потерял бумаги

Есть вероятность, что курьер случайно испортит, перепутает или потеряет бумаги. Как поступить в такой ситуации? Алексей Яковлев предлагает обезопасить себя с помощью следующих действий.

Как подготовиться к возможному форс-мажору:

• сделайте перед отправкой копии всех документов, чтобы иметь при себе дубликаты на случай потери;
• застрахуйте документы при пересылке через курьерскую службу, чтобы получить возмещение, если бумаги испортятся или потеряются;
• если документы потерялись, позвоните в курьерскую службу и расскажите о проблеме. Сотрудники проведут внутреннее расследование и постараются решить неприятную ситуацию;
• будьте готовы, что придется восстанавливать потерянные документы и обращаться в соответствующие организации или госструктуры.

Для нарочной передачи документов важно помнить о нескольких этапах: правильно подготовить бумаги, сделать копии, передать самостоятельно или воспользоваться услугами курьерской службы. 

Для отправки курьером выберите проверенную компанию-доставщика, застрахуйте документы. При потере или порче бумаг свяжитесь со специалистами службы и дождитесь результатов внутреннего расследования. При негативном исходе получите компенсацию и подготовьте документы вновь.

Подобное случается не столь часто, но лучше заранее подготовиться, чем в панике пытаться разобраться с непредвиденными последствиями.