Коды в табеле рабочего времени и их расшифровка

• Зачем нужны коды в табеле рабочего времени
• Обозначение рабочих часов
• Кодировка выходных дней и отпусков
• Коды для учета отсутствий
• Коды для больничных листов
• Прогулы и неявки
• Коды для учебных отпусков и командировок
• Как правильно заполнять табель с кодами
• Расшифровка кодов для других случаев

Табель учета рабочего времени помогает следить за тем, как сотрудники соблюдают график. А также правильно рассчитывать зарплату, отпускные, больничные и другие выплаты. 

Это важно и для работодателя, и для сотрудников. Табель пригодится в случае недоразумений или споров. 

Структурировать информацию помогают специальные коды. В статье расскажем, какие обозначения в табеле учета рабочего времени используют и что они означают.

Зачем нужны коды в табеле рабочего времени

Каждый день, когда сотрудник приходит на работу, берет отпуск, выходит на больничный или пропускает рабочие дни, это фиксируется в табеле с помощью определенных кодов. 

Коды упрощают жизнь кадровику: можно быстро узнать нужную информацию о сотруднике в табеле. Например, если в табеле стоит код «Н», значит, работник трудится в ночное время. 

Обозначение рабочих часов

Благодаря кодам кадровые специалисты и бухгалтеры могут быстрее и эффективнее обрабатывать данные.

Если сотрудник пришел на работу позже или ушел раньше, это также отмечают в табеле.

«Я» — это базовый код, который обозначает обычный рабочий день. К примеру, если Василий Петров работает с 9 до 18 с понедельника по пятницу, то за каждый день ему ставят код «Я». 

Если Василий ушел пораньше, ему также ставят код «Я», но рядом указывают количество отработанных часов.

Когда Василий задерживается, ему должны учесть переработку. Это можно обозначить буквой «С» — кодом сверхурочной работы. 

Важно: если сотрудник опоздал, это также отмечают в табеле. Кадровик ставит код «ВП» — время простоя по вине работника.  

Кодировка выходных дней и отпусков

Выходные отмечают в табеле кодом «В». Это относится и к праздничным дням, например, 1 января. 

Но если сотрудник трудится в субботу и воскресенье, а также в праздничные дни, то ему ставят «РВ» — работа в выходной день. 

«ПН» в табеле: что означает? Такой код кадровики сейчас не применяют в официальных табелях. Но иногда ставят в следующем случае: вместо оплаты выходного дня работодатель дает сотруднику выходной в другой день. 

Допустим, Василий Петров работал в свой обычный выходной день — в субботу. Вместо того чтобы заплатить ему повышенную ставку за работу в выходной, начальник дал ему дополнительный выходной день. 

Предположим, это — следующая среда. В табеле учета рабочего времени для этой среды вместо кода «Я» будет стоять «ПН». 

Табель Василия за эту неделю будет выглядеть так:

• Понедельник: «Я»;
• Вторник: «Я»;
• Среда: ПН;
• Четверг: «Я»;
• Пятница: «Я»;
• Суббота: «Я»  (день, в который он отработал в выходной);
• Воскресенье: «В» (обычный выходной).

«ОТ» — код для ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Если сотрудник уходит в отпуск с 1 по 14 августа, эти дни будут отмечены кодом «ОТ». Это означает, что дни оплачиваются, но сотрудник не находится на рабочем месте.

«НВ» — означает в табеле  дополнительные выходные дни без сохранения зарплаты. Так можно обозначить отгул в табеле учета рабочего времени. 

Также отгул отмечают кодом «ОВ», если его оплачивают. Например, при сверхурочной или «вредной» работе. 

Пример: Ирина Соломоновна взяла два дополнительных выходных дня без сохранения зарплаты, чтобы отвезти кота в ветлечебницу. В ее табеле бухгалтерия отметила эти дни кодом «НВ». Кадровику сразу видно, что сотрудницы не было на работе по личным обстоятельствам, а не по причине болезни или отпуска.

Отпуск по беременности и родам в табеле обозначается кодом «Р». 

«ОЖ» в табеле: расшифровка. Этим кодом отмечают отпуск по уходу за ребенком, пока ему не исполнится три года.

«ОД» — используют для ежегодного дополнительного отпуска, например, за вредные условия труда. Такие дни оплачивают.

Коды для учета отсутствий

Сюда относятся больничные листы, прогулы и неявки, а также командировки и учебные отпуска. Рассмотрим их подробнее. 

Коды для больничных листов

«Б» — больничный лист. Если сотрудник заболел и врач открыл ему больничный лист, все дни отсутствия фиксируют этим кодом.  Работник может быть уверен, что эти дни ему оплатят по ТК РФ. 

Пример: Петр заболел, его не было на работе с 10 по 15 марта. В бухгалтерии приняли больничный и проставили в табеле код «Б» за эти дни. 

Прогулы и неявки

«ПР» — прогул или неявка на работу без уважительной причины. Это серьезное нарушение трудовой дисциплины. Такой проступок может привести к выговорам или штрафам.

Если Александр не вышел на работу 7 сентября без объяснений, его отсутствие отмечают кодом «ПР». Это влияет на его зарплату, так как за этот день он не получит ничего — в лучшем случае. В худшем — ему грозит увольнение. 

«НН» в табеле: что означает? Этот код ставят, когда причина отсутствия сотрудника пока не выяснена. Пример: Наталья не пришла на работу в понедельник, так как потеряла сознание, когда ехала в офис. Никто с ней не мог связаться. Бухгалтерия отметила этот день кодом «НН». Потом ее отправили на больничный. 

«ДО» в табеле учета рабочего времени — это отпуск без сохранения  зарплаты, которые работодатель предоставляет сотруднику. 

Коды для учебных отпусков и командировок

«У» — учебный отпуск. Например, если сотрудник получает первое высшее образование или проходит курс повышения квалификации и ему нужно сдать экзамены. За эти дни ему ставят код «У» и выплачивают зарплату.

Пример: Дмитрий Иванов получил учебный отпуск, так как сдает сессию в университете. 

«К» — служебная командировка. Если сотрудник едет в командировку, его дни отсутствия на рабочем месте отмечают этим кодом.

Пример: Валентина улетела в Саратов в командировку для встречи с партнерами. Эти дни будут отмечены кодом «К» в ее табеле учета рабочего времени.

Если вы в поиске работы в стабильной, надежной компании, присмотритесь к вакансиям от Совкомбанка. Если для вас важны интересные задачи, заработная плата в рынке и нетоксичный коллектив — присоединяйтесь. 

Как правильно заполнять табель с кодами

Табель заполняют каждый день или каждую неделю — зависит от правил компании. Важно использовать утвержденные коды и следить за актуальностью данных. Так не будет ошибок в расчетах.

Пример: Если Анна взяла отгул за ранее отработанный день, этот день нужно правильно отметить кодом «ОВ» (отгул). Если код не будет проставлен, это может вызвать путаницу и неверный расчет зарплаты.

Пример ошибки при использовании кодов:

• Отпуск без сохранения заработной платы в табеле обозначается —  «ДО». Если вместо этого указать «ОТ», сотруднику будет ошибочно начислят зарплату за эти дни. 

Расшифровка кодов для других случаев

Рассмотрим здесь другие случаи, не указанные в статье. 

Табель учета времени помогает избежать ошибок в расчетах. Это гарантия прозрачных отношений между работодателем и сотрудником.